আপনার যদি ওয়ার্ড থেকে এক্সেলের মধ্যে ডেটার একটি তালিকা বা টেবিল সরানোর প্রয়োজন হয়, তাহলে আপনাকে স্প্রেডশীটে প্রতিটি পৃথক পৃথক তথ্যের কপি পেস্ট করতে হবে না। প্রথমে আপনার ওয়ার্ড ডকুমেন্টকে সঠিকভাবে ফরম্যাট করার মাধ্যমে, আপনি মাত্র কয়েক ক্লিকেই এক্সেলের মধ্যে সম্পূর্ণ ডকুমেন্ট সহজেই আমদানি করতে পারেন।
ধাপ
2 এর পদ্ধতি 1: একটি তালিকা রূপান্তর
ধাপ 1. বুঝুন কিভাবে নথিটি রূপান্তরিত হবে।
যখন আপনি Excel- এ একটি ডকুমেন্ট আমদানি করেন, তখন Excel স্প্রেডশীটে প্রতিটি ঘরে কোন ডেটা যায় তা নির্ধারণ করতে নির্দিষ্ট অক্ষর ব্যবহার করা হবে। আমদানি করার আগে কয়েকটি ফরম্যাটিং ধাপ সম্পাদন করে, আপনি কিভাবে চূড়ান্ত স্প্রেডশীট প্রদর্শিত হবে তা নিয়ন্ত্রণ করতে পারবেন এবং ম্যানুয়াল ফর্ম্যাটিংয়ের পরিমাণ কমিয়ে আনতে পারবেন। এটি বিশেষভাবে দরকারী যদি আপনি একটি ওয়ার্ড ডকুমেন্ট থেকে এক্সেলে একটি বড় তালিকা আমদানি করছেন।
এই পদ্ধতিটি সবচেয়ে ভাল কাজ করে যখন আপনার একাধিক এন্ট্রিগুলির একটি তালিকা থাকে, প্রত্যেকটি একই ফরম্যাট করা হয় (ঠিকানা, ফোন নম্বর, ইমেল ঠিকানা ইত্যাদি তালিকা)।
ধাপ 2. যে কোনো বিন্যাস ত্রুটির জন্য নথি স্ক্যান করুন।
রূপান্তর প্রক্রিয়া শুরু করার আগে, আপনি নিশ্চিত করতে চান যে প্রতিটি এন্ট্রি একই ভাবে ফরম্যাট করা আছে। এর অর্থ কোন বিরামচিহ্ন ত্রুটি সংশোধন করা বা যে কোনো এন্ট্রি পুনর্বিন্যাস করা যা বাকিদের সাথে মেলে না। এটি নিশ্চিত করবে যে ডেটা সঠিকভাবে স্থানান্তরিত হবে।
ধাপ 3. আপনার ওয়ার্ড ডকুমেন্টে ফর্ম্যাটিং অক্ষর প্রদর্শন করুন।
সাধারণত লুকানো বিন্যাসের অক্ষরগুলি প্রদর্শন করা আপনাকে এন্ট্রিগুলিকে বিভক্ত করার সর্বোত্তম উপায় নির্ধারণ করতে সহায়তা করবে। আপনি হোম ট্যাবে "অনুচ্ছেদ চিহ্ন দেখান / লুকান" বোতামটি ক্লিক করে বা Ctrl+⇧ Shift+* টিপে সেগুলি প্রদর্শন করতে পারেন
বেশিরভাগ তালিকায় প্রতিটি লাইনের শেষে একটি অনুচ্ছেদ চিহ্ন থাকবে, অথবা লাইনের শেষে একটি এবং এন্ট্রির মধ্যে ফাঁকা লাইনে একটি থাকবে। আপনি কোষের মধ্যে পার্থক্য করার জন্য এক্সেল দ্বারা ব্যবহৃত অক্ষর সন্নিবেশ করতে চিহ্নগুলি ব্যবহার করবেন।
ধাপ 4. অতিরিক্ত স্থান পরিত্রাণ পেতে প্রতিটি প্রবেশের মধ্যে অনুচ্ছেদ চিহ্ন প্রতিস্থাপন করুন।
এক্সেল সারি নির্ধারণের জন্য এন্ট্রিগুলির মধ্যে স্থান ব্যবহার করবে, কিন্তু বিন্যাস প্রক্রিয়ায় সাহায্য করার জন্য আপনাকে এখনই এটি থেকে পরিত্রাণ পেতে হবে। চিন্তা করবেন না, আপনি এটি আবার একটু যোগ করবেন। এটি সবচেয়ে ভালো কাজ করে যখন আপনার একটি এন্ট্রির শেষে একটি অনুচ্ছেদ চিহ্ন থাকে এবং এন্ট্রির মধ্যবর্তী স্থানে একটি (পরপর দুটি)।
- খুঁজুন এবং প্রতিস্থাপন উইন্ডোটি খুলতে Ctrl+H টিপুন।
- Find ফিল্ডে ^p ^p টাইপ করুন। এটি পরপর দুটি অনুচ্ছেদ চিহ্নের কোড। যদি প্রতিটি এন্ট্রি একটি একক লাইন হয় এবং তাদের মধ্যে কোন ফাঁকা রেখা না থাকে, তার পরিবর্তে একটি একক ^p ব্যবহার করুন।
- প্রতিস্থাপন ক্ষেত্রে একটি সীমাবদ্ধ অক্ষর লিখুন। নিশ্চিত করুন যে এটি একটি অক্ষর নয় যা নথির কোথাও প্রদর্শিত হয়, যেমন।
- সব প্রতিস্থাপন ক্লিক করুন। আপনি লক্ষ্য করবেন যে এন্ট্রিগুলি নিজেদের একত্রিত করতে পারে, কিন্তু এই মুহূর্তে এটি একটি উদ্বেগের বিষয় নয় যতক্ষণ সীমানা অক্ষরটি সঠিক জায়গায় (প্রতিটি এন্ট্রির মধ্যে)
ধাপ 5. প্রতিটি এন্ট্রি পৃথক ক্ষেত্রগুলিতে পৃথক করুন।
এখন যেহেতু আপনার এন্ট্রিগুলি পৃথক করা হয়েছে যাতে সেগুলি পরবর্তী সারিতে উপস্থিত হয়, আপনি প্রতিটি ক্ষেত্রে কোন ডেটা প্রদর্শিত হবে তা নির্ধারণ করতে চান। উদাহরণস্বরূপ, যদি প্রতিটি এন্ট্রি প্রথম লাইনে একটি নাম, দ্বিতীয় লাইনে একটি রাস্তার ঠিকানা এবং তৃতীয় লাইনে একটি রাজ্য এবং জিপ কোড থাকে, তাহলে আপনি
- খুঁজুন এবং প্রতিস্থাপন উইন্ডোটি খুলতে Ctrl+H টিপুন।
- ফাইন্ড ফিল্ডের ^p চিহ্নগুলির একটি সরান।
- প্রতিস্থাপন ক্ষেত্রের চরিত্রটি কমাতে পরিবর্তন করুন,।
- সব প্রতিস্থাপন ক্লিক করুন। এটি অবশিষ্ট অনুচ্ছেদ চিহ্নগুলিকে কমা বিভাজক দিয়ে প্রতিস্থাপন করবে, যা প্রতিটি লাইনকে একটি ক্ষেত্রের মধ্যে আলাদা করবে।
ধাপ 6. বিন্যাস প্রক্রিয়া শেষ করতে সীমাবদ্ধ অক্ষরটি প্রতিস্থাপন করুন।
একবার আপনি উপরের দুটি ফাইন্ড-অ্যান্ড-রিপ্লেস ধাপ সম্পন্ন করলে, আপনার তালিকাটি আর তালিকার মতো দেখাবে না। সবকিছু একই লাইনে থাকবে, প্রতিটা ডেটার মধ্যে কমা থাকবে। এই চূড়ান্ত খুঁজুন এবং প্রতিস্থাপন ধাপ ক্ষেত্রগুলি সংজ্ঞায়িত কমা রাখার সময় আপনার ডেটা একটি তালিকায় ফিরিয়ে দেবে।
- খুঁজুন এবং প্রতিস্থাপন উইন্ডোটি খুলতে Ctrl+H টিপুন।
- ফাইন্ড ফিল্ডে ~ (অথবা যে চরিত্রটি আপনি মূলত বেছে নিয়েছেন) লিখুন।
- প্রতিস্থাপন ক্ষেত্রে ^p লিখুন।
- সব প্রতিস্থাপন ক্লিক করুন। এটি আপনার এন্ট্রিগুলিকে কমা দ্বারা পৃথক পৃথক গোষ্ঠীতে বিভক্ত করবে।
ধাপ 7. ফাইলটি একটি সাধারণ পাঠ্য ফাইল হিসাবে সংরক্ষণ করুন।
এখন যেহেতু আপনার ফর্ম্যাটিং সম্পন্ন হয়েছে, আপনি ডকুমেন্টটি একটি টেক্সট ফাইল হিসাবে সংরক্ষণ করতে পারেন। এটি এক্সেলকে আপনার ডেটা পড়তে এবং বিশ্লেষণ করতে দেবে যাতে এটি সঠিক ক্ষেত্রগুলিতে যায়।
- ফাইল ট্যাবে ক্লিক করুন এবং "সেভ করুন" নির্বাচন করুন।
- "টাইপ হিসাবে সংরক্ষণ করুন" ড্রপ-ডাউন মেনুতে ক্লিক করুন এবং "প্লেইন টেক্সট" নির্বাচন করুন।
- আপনার পছন্দ মতো ফাইলের নাম দিন এবং সংরক্ষণ করুন ক্লিক করুন।
- যদি ফাইল রূপান্তর উইন্ডো প্রদর্শিত হয়, ঠিক আছে ক্লিক করুন।
ধাপ 8. Excel এ ফাইলটি খুলুন।
এখন আপনি ফাইলটি সরল পাঠ্যে সংরক্ষণ করেছেন, আপনি এটি এক্সেলে খুলতে পারেন।
- ফাইল ট্যাবে ক্লিক করুন এবং খুলুন নির্বাচন করুন।
- "সমস্ত এক্সেল ফাইল" ড্রপ-ডাউন মেনুতে ক্লিক করুন এবং "পাঠ্য ফাইল" নির্বাচন করুন।
- পরবর্তী ক্লিক করুন> পাঠ্য আমদানি উইজার্ড উইন্ডোতে।
- ডেলিমিটার তালিকায় "কমা" নির্বাচন করুন। নীচের প্রিভিউতে আপনি দেখতে পারেন কিভাবে এন্ট্রিগুলি আলাদা করা হবে। পরবর্তী> ক্লিক করুন।
- প্রতিটি কলামের জন্য ডেটা ফরম্যাট নির্বাচন করুন এবং শেষ করুন ক্লিক করুন।
2 এর পদ্ধতি 2: একটি টেবিল রূপান্তর
ধাপ 1. আপনার ডেটা দিয়ে ওয়ার্ডে একটি টেবিল তৈরি করুন।
আপনার যদি ওয়ার্ডে ডেটার একটি তালিকা থাকে, আপনি এটিকে ওয়ার্ডে একটি টেবিল ফরম্যাটে রূপান্তর করতে পারেন এবং তারপর দ্রুত সেই টেবিলটি এক্সেলে কপি করতে পারেন। যদি আপনার ডেটা ইতিমধ্যে টেবিল ফর্ম্যাটে থাকে, তাহলে পরবর্তী ধাপে যান।
- আপনি যে সমস্ত পাঠ্যকে একটি টেবিলে রূপান্তর করতে চান তা নির্বাচন করুন।
- সন্নিবেশ ট্যাবে ক্লিক করুন এবং তারপরে টেবিল বোতামটি ক্লিক করুন।
- "টেক্সটে রূপান্তর করুন" নির্বাচন করুন।
- "কলামের সংখ্যা" ক্ষেত্রের প্রতি রেকর্ডের লাইনের সংখ্যা লিখুন। যদি আপনার প্রতিটি রেকর্ডের মধ্যে একটি ফাঁকা লাইন থাকে, মোটটিতে একটি যোগ করুন।
- ঠিক আছে ক্লিক করুন।
পদক্ষেপ 2. আপনার টেবিলের বিন্যাস পরীক্ষা করুন।
ওয়ার্ড আপনার সেটিংসের উপর ভিত্তি করে একটি টেবিল তৈরি করবে। সবকিছু যেখানে আছে তা নিশ্চিত করার জন্য এটি দুবার পরীক্ষা করুন।
ধাপ 3. টেবিলের উপরের-বাম কোণে প্রদর্শিত সামান্য "+" বোতামে ক্লিক করুন।
যখন আপনি টেবিলের উপর মাউস ঘুরছেন তখন এটি প্রদর্শিত হবে। এটিতে ক্লিক করলে টেবিলের সমস্ত ডেটা নির্বাচন হবে।
ধাপ 4. টিপুন।
Ctrl+C ডেটা কপি করতে।
আপনি হোম ট্যাবে "কপি" বোতামে ক্লিক করতে পারেন।
ধাপ 5. এক্সেল খুলুন।
একবার ডেটা কপি হয়ে গেলে, আপনি এক্সেল খুলতে পারেন। যদি আপনি একটি বিদ্যমান স্প্রেডশীটে ডেটা রাখতে চান, তাহলে এটি লোড করুন। আপনার কার্সারটি সেলে রাখুন যেখানে আপনি টেবিলের উপরের বাম কোষটি দেখতে চান।
ধাপ 6. টিপুন।
Ctrl+V ডাটা পেস্ট করতে।
ওয়ার্ড টেবিল থেকে পৃথক কোষগুলি এক্সেল স্প্রেডশীটে পৃথক কোষে স্থাপন করা হবে।
ধাপ 7. কোন অবশিষ্ট কলাম বিভক্ত।
আপনি যে ধরনের ডেটা আমদানি করছেন তার উপর নির্ভর করে আপনার কিছু অতিরিক্ত ফরম্যাটিং থাকতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি শহর, রাজ্যের সংক্ষিপ্ত ঠিকানা এবং পিন কোডগুলি একই কক্ষে আমদানি করেন। আপনি এক্সেলকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে বিভক্ত করতে পারেন।
- পুরো কলামটি নির্বাচন করতে আপনি যে কলামটি বিভক্ত করতে চান তার কলাম শিরোনামে ক্লিক করুন।
- "ডেটা" ট্যাব নির্বাচন করুন এবং "টেক্সট টু কলাম" বোতামে ক্লিক করুন।
- পরবর্তী> ক্লিক করুন এবং তারপরে ডিলিমিটার ক্ষেত্রে "কমা" নির্বাচন করুন। আপনি যদি উপরের উদাহরণটি ব্যবহার করেন, তাহলে এটি শহরকে রাজ্যের সংক্ষিপ্তসার এবং জিপ কোড থেকে আলাদা করবে।
- পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করতে শেষ ক্লিক করুন।
- যে কলামটি এখনও বিভক্ত হওয়া প্রয়োজন এবং প্রক্রিয়াটি পুনরাবৃত্তি করুন, ডিলিমিটার হিসাবে "কমা" এর পরিবর্তে "স্পেস" নির্বাচন করুন। এটি জিপ কোড থেকে রাজ্যের সংক্ষিপ্ত রূপকে আলাদা করবে।
