আপনার ইমেইল ইনবক্স খোলা অপর্যাপ্ত ব্যাকরণ, দুর্বল বানান এবং খারাপ স্বাদের প্যান্ডোরার বাক্স খোলার মতো হতে পারে। আপনার ইমেলগুলি অন্যদের উপর কী প্রভাব ফেলে তা বিবেচনা করুন; আপনার ইমেলগুলি প্যাক থেকে আলাদা করার জন্য এটি সর্বদা সঠিক সময়। এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন এবং আপনার ইমেল শিষ্টাচার উন্নত করুন।
ধাপ
ধাপ 1. আপনার ইমেল সংক্ষিপ্ত, কথোপকথনমূলক এবং ফোকাসে রাখুন।
কম্পিউটারের স্ক্রিনে কাগজের পাতার চেয়ে চিঠি পড়া কঠিন, তাই ইমেলগুলি সংক্ষিপ্ত এবং বিন্দুতে রাখুন। যদিও কোন আদর্শ ইমেল দৈর্ঘ্য নেই, বাক্যগুলি ছোট রাখুন, প্রায় 8-12 শব্দ এবং অনুচ্ছেদের মধ্যে একটি স্থান ছেড়ে দিন।
একটি কাজের ইমেলে, সরাসরি কথা বলুন: "আমি আশা করছি আপনি করবেন …" "আমি মনে করি আমাদের উচিত …" ইত্যাদি ঠিক সামনে, নিম্নলিখিত লাইনগুলিতে কেস তৈরি করা। অনেক লোক সাড়া দেওয়ার সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগে বা পরে সংরক্ষণ করার সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগে প্রথম কয়েকটি লাইন পড়ে। সেই লাইনের উচিত যথেষ্ট পরিমাণে "মাংস" দেওয়া যাতে একটি অবগত সিদ্ধান্ত নেওয়া যায়। ব্যক্তিগত ইমেইলগুলির জন্য, আপনার ইমেলের মূল পয়েন্টে আসার আগে একটি সংক্ষিপ্ত ব্যক্তিগত নোট দিয়ে খোলা প্রায়ই একটি চমৎকার ধারণা।
পদক্ষেপ 2. অভিনব বিন্যাস এড়িয়ে চলুন।
ফন্ট এবং রং পরিবর্তন করা, বুলেট তালিকা,োকানো, অথবা এইচটিএমএল ব্যবহার করা একটি ইমেইলকে উদ্ভট দেখাতে পারে বা প্রাপকের জন্য এটি অপঠনযোগ্য করে তুলতে পারে, এমনকি যদি আপনার কম্পিউটারে ফর্ম্যাটিংটি ভাল দেখায়। সহজবোধ্য রাখো.
পদক্ষেপ 3. সংযুক্তি সীমাবদ্ধ করুন।
সত্যিই প্রয়োজন না হলে একটি সংযুক্তি যোগ করবেন না। সংযুক্তি যতটা সম্ভব ছোট রাখুন। বেশিরভাগ ইমেইল অ্যাপ্লিকেশন 1 এমবি পর্যন্ত সংযুক্তি পাঠাতে এবং গ্রহণ করতে পারে, কিন্তু এর উপরে যেকোনো কিছু আপনার বা প্রাপকের জন্য ঝামেলা হতে পারে এবং প্রাপকের ইমেল সংযোগ ধীর হলে এমনকি ছোট ফাইলগুলি খুলতে অনেক সময় নিতে পারে। যদি আপনি একটি বড় ফাইল পাঠাতে চান, এটি সংকুচিত বা জিপ করুন অথবা অনলাইন পরিষেবাগুলি ব্যবহার করুন যা আপনাকে YouSendIt.com এর মতো বড় ফাইল পাঠাতে সাহায্য করবে। যদি আপনার একাধিক পৃষ্ঠা পাঠানোর প্রয়োজন হয়, যেমন মিটিং প্ল্যান বা বড় পাঠ্য সংশোধন, একটি চিঠিতে একটি ফ্যাক্স বা টাইপ করা পৃষ্ঠাগুলির পাঠান।
- প্রয়োজন ছাড়া ইমেল সংযুক্তিগুলি জিপ করবেন না। অন্যথায় পাঠানোর জন্য একটি সংযুক্তি খুব বড় না হলে, আপনি আপনার প্রাপকের সময় নষ্ট করার ঝুঁকি নেন এবং সম্ভবত আপনার সংযুক্তিগুলি অ্যাক্সেস করতে তাদের বাধা দেন। অনেক মোবাইল ডিভাইস জিপ ফাইলগুলিকে কম্প্রেস করতে অক্ষম। অতিরিক্তভাবে এটি অপ্রয়োজনীয় যেহেতু অনেক সাধারণ ফাইল যেমন.xlsx,.docx,.pptx (MS Excel, Word এবং Powerpoint) ইতিমধ্যে একটি সংকুচিত বিন্যাসে রয়েছে।
- মনে রাখবেন যে অনেক লোক বা ব্যবসা তাদের অচেনা কারো কাছ থেকে সংযুক্তি খুলবে না এবং কিছু ইমেল অ্যাকাউন্ট স্বয়ংক্রিয়ভাবে স্প্যাম ফোল্ডারে সংযুক্তি সহ ইমেল পাঠানোর জন্য সেট আপ করা হয়, তাই আপনি যদি চাকরির জন্য আবেদন করছেন, উদাহরণস্বরূপ, আপনি সংযুক্তি সংক্রান্ত প্রাপকের নির্দেশাবলী অনুসরণ নিশ্চিত করুন। যদি কোন নির্দেশনা না দেওয়া হয়, তাহলে প্রাপককে জানাতে অন্য ইমেল পাঠান যে আপনি একটি সংযুক্তি সহ একটি ইমেল পাঠাবেন।
ধাপ 4. আপনি পাঠানোর আগে চিন্তা করুন।
আপনি আবেগপ্রবণ হলে ই-মেইল পাঠাবেন না। নির্দ্বিধায় ইমেলের বিষয় এবং পাঠ্য লিখুন, তারপর এটি সংরক্ষণ করুন। আপনি কি পাঠাচ্ছেন তা চিন্তা করার সময় পাওয়ার পরে কেবল প্রাপকদের যোগ করুন এবং এটি প্রেরণ করুন; আপনি আপনার মন পরিবর্তন করতে পারেন এবং এর জন্য আরও ভাল হতে পারেন।
ইমেইল এমন একটি বিষয়ও হয়ে উঠেছে যা মানুষকে জিজ্ঞাসা করা বা বলার জন্য যা আপনি সাধারণত কখনো মুখোমুখি বলবেন না (কখনও ভাবছেন কেন আপনি অনলাইনে স্বতন্ত্র মানুষ হয়ে উঠছেন?)। আপনি যদি কাউকে পাঠাচ্ছেন কিছু, এটি পুনরায় পড়ুন এবং নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন আপনি যদি তাদের এই কথাটি বলবেন যদি তারা আপনার পাশে ছিল, অথবা সামনাসামনি। যদি এটি একটি স্পর্শকাতর বিষয়ে থাকে তবে এটি দুবার পড়ুন।
পদক্ষেপ 5. সংক্ষিপ্ত বিবরণ এবং ইমোটিকন ব্যবহার করে সতর্ক থাকুন।
এটি একটি অনানুষ্ঠানিক ই-মেইলে গ্রহণযোগ্য হতে পারে যেমন বন্ধুর সাথে। যাইহোক, একটি আনুষ্ঠানিক চিঠিতে আপনাকে কাউকে বলতে হবে না যে আপনি "জোরে জোরে হাসছেন", লোকেরা এটিকে অনুপযুক্ত মনে করতে পারে এবং মনে করতে পারে যে আপনি বেপরোয়া।
কিছু সংক্ষিপ্ত রূপ, যেমন "বাই দ্য ওয়ে" এর জন্য "বিটিডব্লিউ" সাধারণত ইমেইলে ব্যবহৃত হয় এবং সাধারণত আনুষ্ঠানিক, পেশাদার ইমেইল ছাড়া গ্রহণযোগ্য।
3 এর মধ্যে পদ্ধতি 1: নতুন ই-মেইল লেখা
ধাপ 1. প্রাপকের ক্ষেত্রগুলি সঠিকভাবে ব্যবহার করুন।
"টু" ক্ষেত্রের অ্যাড্রেসসিরা পদক্ষেপ নেবে বলে আশা করা হচ্ছে, এবং যারা "সিসি" তে আছেন তারা সহকর্মী বা বসকে অবহিত রাখার জন্য।
- "To:" ক্ষেত্রের একাধিক ব্যক্তির কাছ থেকে ACTION অনুরোধ করার বিষয়ে সতর্ক থাকুন। এটি একই কাজের জন্য একাধিক প্রচেষ্টার দিকে পরিচালিত করতে পারে, বা কোনও প্রচেষ্টা করতে পারে না কারণ এটি অনুমান করা হয় যে অন্য কেউ অনুরোধটি পরিচালনা করছে।
- যদি আপনি যাদের ঠিকানা গোপন রাখতে চান তাদের তালিকায় একটি ই-মেইল পাঠান, তাদের সবাইকে বিসিসি ফিল্ডে রাখুন এবং আপনার নিজের ঠিকানা "টু" ফিল্ডে রাখুন।
- যদি আপনি থ্রেড থেকে কাউকে বের করতে চান (উদাহরণস্বরূপ, যদি তারা আপনাকে অন্য কারও সাথে পরিচয় করিয়ে দেয়, এবং এখন আপনি এবং সেই ব্যক্তি কিছু বিবরণ নিয়ে কাজ করছেন এবং আপনি প্রবর্তকের ইনবক্সটি নষ্ট করতে চান না) সরান ব্যক্তির ঠিকানা "থেকে" বা সিসি ক্ষেত্র থেকে বিসিসি মাঠ পর্যন্ত।
ধাপ ২. সাবজেক্ট লাইনকে উপযোগী করুন।
একটি ভাল বিষয় লাইন ইমেইলের বিষয়বস্তুর একটি দরকারী সারসংক্ষেপ প্রদান করে, পাঠককে দ্রুত প্রস্তুত করে। ইমেল ইনবক্সগুলি ঘন ঘন জলাবদ্ধ হয়, তাই একটি ভাল বিষয় লাইন প্রাপককে আপনার ইমেলের অগ্রাধিকার নির্ধারণে সহায়তা করে। এটি আপনার ইমেইলটি এমনকি পড়ার আগে মুছে ফেলা থেকে রোধ করতে সাহায্য করে। যেহেতু বিষয়টি আপনার প্রাপক প্রথম দেখেন, তাই এটিকে ত্রুটি মুক্ত, সংক্ষিপ্ত রাখুন এবং জেনেরিক লাইন যেমন "হাই," "হোয়াটস আপ" বা প্রাপকের নাম এড়িয়ে চলুন (পরেরটি স্প্যাম বিরোধী ফিল্টার দ্বারা অবরুদ্ধ হতে পারে)।
প্রাপকের জন্য আপনার বার্তাগুলিকে অগ্রাধিকার দেওয়া এড়িয়ে চলুন। প্রতিটি ইমেলকে "জরুরী" হিসাবে চিহ্নিত করার অভ্যাস থেকে বেরিয়ে আসুন। অথবা "উচ্চ অগ্রাধিকার" বা আপনার ইমেলগুলি সেই ছেলেটির মতো আচরণ করা হবে যিনি নেকড়ে কেঁদেছেন এবং তারা সবাই উপেক্ষা করবে। আপনার ই-মেইল অনুরোধটি অন্য কারো চেয়ে বেশি, বিশেষ করে একটি কাজের প্রেক্ষাপটে। আপনার বার্তাটিকে কীভাবে অগ্রাধিকার দিতে হয় তা নিজের জন্য কাজ করার জন্য প্রাপকের কৃতিত্ব দেওয়ার জন্য যথেষ্ট অনুগ্রহশীল হোন।
3 এর 2 পদ্ধতি: ই-মেইলগুলির উত্তর দেওয়া
ধাপ 1. আপনি উত্তরগুলিতে কপি করেন সে সম্পর্কে সতর্ক থাকুন।
যদি আপনি একটি বার্তার উত্তর দেন এবং তারপর CC: একটি তৃতীয় পক্ষ যা মূল প্রেরককে অন্তর্ভুক্ত করেনি, আপনার মনে নিশ্চিত থাকুন যে মূল প্রেরক এটি সম্পর্কে বিরক্ত হবেন না। এই তথ্য হতে পারে "শুধুমাত্র আপনার চোখের জন্য"। এটি বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ যদি মূল প্রেরক আপনার কাজের তত্ত্বাবধায়ক হন। বিসিসি ব্যবহার সম্পর্কে সতর্ক থাকুন:। এটি বিস্ফোরিত হতে পারে যদি একজন ব্যক্তি বিসিসি: 'ডি উত্তর দেয়, দেখেনি যে তাদের কপিটি অন্ধ ছিল।
ধাপ 2. আপনি কাকে উত্তর দিতে হবে তা নির্ধারণ করুন।
আপনাকে পাঠানো ইমেইলগুলির জন্য সাধারণত প্রয়োজন হয় যে আপনি কেবল প্রেরককে উত্তর দিন, কিন্তু বেশ কয়েকজনকে পাঠানো ইমেলগুলির জন্য, আপনার প্রতিক্রিয়া সবার কাছে পাঠানোর জন্য আপনাকে "সবার কাছে উত্তর দিন" বিকল্পটি বেছে নিতে হতে পারে। বিচক্ষণ হোন; সব সময় "রিপ্লাই অল" ব্যবহার করে প্রচুর পরিমাণে রিটার্ন তৈরি করে এবং অনেক লোকের ইন-বক্সে বার্তাগুলি আটকে রাখে। একটি ইমেইল প্রাপ্তির পরিণাম বিবেচনা করুন, সবগুলো জবাব মারুন এবং এটি বিশ জনের কাছে চলে যায় এবং তারপর সেই বিশ জন সকলের কাছে প্রত্যুত্তর আঘাত করে; এটি খুব তাড়াতাড়ি কয়েক হাজার ইমেইলে পরিণত হতে পারে এবং প্রত্যেকেই সবাইকে লুপে রাখার মাধ্যম হিসেবে "প্রত্যুত্তর" বোতামে চাপ দিতে বাধ্য বোধ করে কারণ কেউ জানে না যে এটি পড়ার জন্য কে বোঝানো হয়েছে এবং কে নয়।
ধাপ 3. শুধু ধন্যবাদ বলার জন্য উত্তর দেওয়ার আগে দুবার চিন্তা করুন।
কিছু মানুষ এমন একটি ইমেইল চায় না যা বলে "ধন্যবাদ"। ইমেইলটি খুলতে এবং এটি পড়ার জন্য অতিরিক্ত সময় লাগে যা আপনি ইতিমধ্যেই জানেন। কিছু লোক একটি লাইন অন্তর্ভুক্ত করে যা বলে "NTN" - "কোন ধন্যবাদ প্রয়োজন নেই।"
ধাপ 4. দীর্ঘ আলোচনার সারসংক্ষেপ।
একটি আলোচনা বুঝতে উত্তরের পৃষ্ঠাগুলি স্ক্রোল করা বিরক্তিকর। একটি বার্তা স্ট্রিং ফরওয়ার্ড অব্যাহত রাখার পরিবর্তে, আপনার পাঠকদের জন্য এটি সংক্ষিপ্ত করার জন্য এক মিনিট সময় নিন।
ধাপ 5. আপনি যে তথ্য সাড়া দিচ্ছেন তা অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না।
অনেক মানুষ, এবং কোম্পানি, প্রতিদিন শত শত ইমেইল লিখে এবং সাড়া দেয়। শুধুমাত্র 'হ্যাঁ' বলে একটি অস্পষ্ট ইমেল পাঠানো এড়িয়ে চলুন। প্রাপক যে প্রশ্নটি করেছেন তা অন্তর্ভুক্ত করুন যাতে তারা জানতে পারে যে আপনি কী প্রতিক্রিয়া জানাচ্ছেন। ইতিহাসের একক বার্তার চেয়ে প্রাপককে আরও নিচে স্ক্রোল করা থেকে বিরত থাকুন।
পদক্ষেপ 6. অবিলম্বে উত্তর দিন।
ইমেলের উত্তর দেওয়ার আগে যদি আপনার কিছু গবেষণা বা কিছু চিন্তাভাবনা করার প্রয়োজন হয়, অথবা যদি আপনি দ্রুত একটি সম্পূর্ণ প্রতিক্রিয়া লিখতে ব্যস্ত থাকেন, তাহলে প্রেরককে জানিয়ে দিন যে আপনি ইমেল পেয়েছেন এবং আপনি কখন প্রতিক্রিয়া জানাবেন তা জানিয়ে একটি সংক্ষিপ্ত প্রতিক্রিয়া পাঠান ।
পদক্ষেপ 7. সক্রিয় হোন।
একটি ইমেইলের উত্তর দেওয়ার সময়, আপনি যে কোন প্রশ্ন বা উদ্বেগের পূর্বাভাস দিয়ে সবাইকে কিছুটা সময় বাঁচাতে পারেন। তাদের সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করার জন্য কাউকে নতুন ইমেল পাঠানোর আগে আপনার উত্তরে এগুলিকে ঠিকানা দিন।
পদ্ধতি 3 এর 3: কিছু বেসিক ডোন্টস
পদক্ষেপ 1. ব্যক্তিগত যে ইমেলগুলি ফরোয়ার্ড করবেন না।
উদাহরণস্বরূপ, একটি গোপন ইমেইল ফরওয়ার্ড করা এড়িয়ে চলুন, বিশেষ করে যদি আপনি ই-মেইল করছেন এমন ব্যক্তি আপনাকে না চান। এটি করা সম্ভবত প্রাপককে আপনার উপর আস্থা হারাতে পারে এবং আপনি সম্ভবত আপনার সম্পর্ককে নষ্ট করতে পারেন। আপনি অবশ্যই চান না যে এটি ঘটুক।
পদক্ষেপ 2. মানুষ সম্পর্কে গুজব ছড়াবেন না।
যদি আপনি এটি করতে প্রলুব্ধ বোধ করেন, নিজেকে অন্য ব্যক্তির জুতাতে রাখুন, এবং যদি সেই ব্যক্তি আপনার সম্পর্কে গুজব ছড়ায় তাহলে আপনি কেমন অনুভব করবেন তা চিন্তা করুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার বন্ধুর গড়পড়তা এবং হিংস্র হওয়ার খ্যাতি থাকে, তবে আপনার বন্ধু যদি আপনার অন্য বন্ধুদের আপনার একটি কৌতুক সম্পর্কে বলে তবে আপনি কেমন অনুভব করবেন তা ভেবে দেখুন। আপনি খুব খুশি হবেন না, তাই না?
পদক্ষেপ 3. মানুষের ব্যক্তিগত ব্যবসা নিয়ে আলোচনা এড়িয়ে চলুন।
উদাহরণস্বরূপ, আপনার বন্ধুকে জানাতে এড়িয়ে চলুন যে তার বন্ধু প্রাক্তন প্রেমিকের সাথে সম্পর্ক ছিন্ন করেছে। ইমেইল সম্পূর্ণ ব্যক্তিগত নয়, তাই এটা সম্ভব যে যার ব্যবসা নিয়ে আপনি আলোচনা করছেন তিনি ইমেইলগুলি দেখে আপনার প্রতি ক্ষিপ্ত হয়ে উঠতে পারেন এবং/অথবা বিব্রত হতে পারেন এবং এটি সেই ব্যক্তির সাথে আপনার সম্পর্ক নষ্ট করতে পারে।
ধাপ 4. জ্বলন্ত এড়িয়ে চলুন।
শিখা মূলত আপনাকে অপমান করার জন্য অনলাইনে পাঠানো অপমান, তাই অন্যদের কাছে আগুন না পাঠানো বা শিখা যুদ্ধ শুরু না করা গুরুত্বপূর্ণ। এটি অন্য ব্যক্তিকে পাগল করে তুলতে পারে এবং এর জন্য আপনি আপনার অ্যাকাউন্টও স্থগিত করতে পারেন।
পদক্ষেপ 5. অনুমতি ছাড়া অন্যের ব্যক্তিগত তথ্য শেয়ার করা থেকে বিরত থাকুন।
এটি যে কোনও ব্যক্তির বয়স থেকে শুরু করে যে স্কুলে যেতে পারে তার নাম পর্যন্ত হতে পারে। নিজেকে অন্য ব্যক্তির জুতাতে রাখুন - যদি কেউ আপনার বন্ধুকে আপনার বাড়ির ঠিকানা দেয় তবে আপনি কেমন অনুভব করবেন? আপনি খুব খুশি হবেন না, তাই ইমেলের মাধ্যমে কারও ব্যক্তিগত তথ্য অন্যদের সাথে শেয়ার করার আগে অনুমতি নিতে ভুলবেন না, অথবা একেবারেই করবেন না।
ধাপ 6. যখন আপনি রাগান্বিত হন তখন একটি ইমেল পাঠাবেন না।
এটি দেখাবে আপনি রাগান্বিত এবং আপনি ব্যক্তিকে বিরক্ত করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি কর্মক্ষেত্রে কারও উপর রাগান্বিত হন, এবং আপনি সেই ব্যক্তিকে সমস্ত ক্যাপে একটি বড় গালি দেন, এটি সেই ব্যক্তির কারণ হতে পারে যে আপনি ইমেল করেছেন বিরক্ত হয়ে। ইমেইলের উত্তর দেওয়ার ক্ষেত্রেও এটি একই জিনিস; আপনি যদি কোন নির্দিষ্ট বার্তা পাঠানোর জন্য কারো উপর রাগান্বিত হন, তাহলে শান্ত না হওয়া পর্যন্ত উত্তর দেওয়া বন্ধ রাখুন।
নমুনা ইমেইল
নমুনা সম্মেলন কল অনুস্মারক ইমেল
উইকিহাউ এবং সমর্থন করুন সব নমুনা আনলক করুন.
নমুনা ইমেল নতুন নীতি রূপরেখা
উইকিহাউ এবং সমর্থন করুন সব নমুনা আনলক করুন.
একটি প্রশ্ন সম্পর্কে ইমেল অধ্যাপক নমুনা
উইকিহাউ এবং সমর্থন করুন সব নমুনা আনলক করুন.
ভিডিও - এই পরিষেবাটি ব্যবহার করে, কিছু তথ্য ইউটিউবের সাথে শেয়ার করা যেতে পারে।
পরামর্শ
- স্ট্যান্ডার্ড ফন্টগুলি সহজে পড়ার জন্য তৈরি করে। উদাহরণস্বরূপ, আড়িয়াল, ক্যাম্ব্রিয়া এবং ন্যারো। ফন্টের আকার স্বাভাবিক রাখুন, সাধারণত 15 এর বেশি নয়। যদি আপনার বিশেষ বা জোরালোভাবে মনোযোগ আকর্ষণ করার প্রয়োজন হয়, তবে গা bold় বা তির্যক ফন্ট ব্যবহার করুন। সমস্ত রাজধানীতে চিৎকার করার চেয়ে এটি অসীম ভাল।
- যদি আপনি একটি শিখা পাঠানো হয়, একটি অগ্নি যুদ্ধ শুরু এড়াতে অবিলম্বে এটি মুছে দিন।
- মনে রাখবেন আপনার সুর ই-মেইলে শোনা যাবে না। আপনি কি কখনও একটি ই-মেইলে ব্যঙ্গ করার চেষ্টা করেছেন এবং প্রাপক এটি ভুল পথে নিয়েছেন? ই-মেইল মেসেজিং মৌখিক যোগাযোগের খুঁটিনাটি বোঝাতে ব্যর্থ হয়। কণ্ঠের স্বর অনুমান করার প্রচেষ্টায়, কিছু মানুষ ইমোটিকন ব্যবহার করে, কিন্তু সেগুলি খুব কম ব্যবহার করে যাতে আপনি অব্যবসায়ী না হন।
এছাড়াও, অনুমান করবেন না যে একটি স্মাইলি ইমোটিকন ব্যবহার করা একটি কঠিন বার্তা নিয়ন্ত্রণ করবে।
- ব্যক্তিগত যোগাযোগ এড়ানোর উপায় হিসাবে ই-মেইল ব্যবহার করা এড়িয়ে চলুন। "আমরা আপনাকে একটি ইমেইল পাঠাব" প্রায়ই যে কারও কাছে সবচেয়ে বিরক্তিকর বাক্য হতে পারে। ই-মেইল করা মুখোমুখি যোগাযোগ বা এমনকি ফোন কথোপকথনের ধারণা এড়ানো উচিত নয়। ক্ষমা চাওয়া বা ভুল আড়াল করার মতো অস্বস্তিকর পরিস্থিতি এড়াতে ই-মেইল ব্যবহার করা থেকে বিরত থাকুন।
- বিনয়ের সাথে আপনার ইমেইল শেষ করুন। "শুভেচ্ছা," "শুভকামনা" বা "আপনার সাহায্যের জন্য আগাম ধন্যবাদ" এর মতো একটি বিবৃতি দিয়ে বন্ধ করা, এমনকি একটি কঠোর ইমেলকে নরম করতে পারে এবং আরও অনুকূল উত্তর পেতে পারে।
- রসিদ চাওয়ার ব্যাপারে যত্ন নিন। যদিও কিছু নির্দিষ্ট উদাহরণ রয়েছে যখন রেকর্ড রাখার উদ্দেশ্যে বা প্রাপ্তির প্রমাণের জন্য প্রাপ্তির প্রয়োজন হতে পারে, বেশিরভাগ সময় এটি কেবল বিরক্তিকর হয় এবং পাঠককে আপনার ইমেলের সাথে মোকাবিলা করতে অতিরিক্ত পদক্ষেপ নিতে বাধ্য করে। যদি কিছু সত্যিই জরুরী হয়, অথবা আপনাকে সত্যিই নিশ্চিত করতে হবে যে প্রাপকের কাছে আপনার বার্তা আছে, টেলিফোনটি তুলুন এবং পরিবর্তে এটি ব্যবহার করুন।
- যদি আপনাকে এমন কিছু পাঠানো হয় যা আপনাকে অস্বস্তিকর করে তোলে, যেমন একটি ফরওয়ার্ড গুজব, তা মুছে ফেলুন। আপনি এটির একটি অংশ হতে চান না।
সতর্কবাণী
- সাইবার বুলিং এড়িয়ে চলুন। এটি অবৈধ, এবং এটি অন্যদের, বিশেষ করে কিশোরদের ব্যাপকভাবে প্রভাবিত করতে পারে (এটি আত্মহত্যার কারণ হতে পারে, উদাহরণস্বরূপ)।
- সব ক্যাপ ব্যবহার করবেন না। এটি একটি অপ্রয়োজনীয় অনুশীলন এবং এটি আপনার প্রাপককে বিরক্ত করতে পারে, বিনিময়ে আপনাকে শিখা চিঠি উপার্জন করতে পারে। সমস্ত রাজধানী "চিৎকার" এর সমতুল্য বলে মনে করা হয়।
- চেইন মেইল ফরওয়ার্ড করা থেকে বিরত থাকুন। খুব কম লোকই থাকবে যারা ক্রমাগত অপ্রয়োজনীয় বার্তা পেয়ে আনন্দ পায়। এই ধরনের ই-মেইলগুলি বিপজ্জনক এবং ক্ষতিকারক ভাইরাসকে কলঙ্কিত করার জন্য কুখ্যাত হয়েছে যা কম্পিউটারে স্থানান্তরিত হতে পারে। আপনি সরাসরি কথোপকথনকারীদের কাছ থেকে সরাসরি প্রাপ্ত বার্তাগুলি ফরওয়ার্ড করার লক্ষ্য রাখুন।
- ব্যক্তিগত ইমেলের জন্য আপনার কাজের স্বাক্ষর ব্যবহার করবেন না - এটি আপনাকে বন্ধুত্বপূর্ণ মনে করবে।
