একটি অপরিচ্ছন্ন মেইলবক্স ব্যবহারকারীদের জন্য তাদের প্রয়োজনীয় ইমেল খুঁজে পাওয়া কঠিন করে তুলতে পারে। মাইক্রোসফট আউটলুক বেশ দরকারী সরঞ্জাম সরবরাহ করেছে যা আপনাকে আপনার ইমেলগুলি ফিল্টার করতে এবং আপনার বার্তাগুলিকে আরও পরিচালনাযোগ্যভাবে সংগঠিত করতে সহায়তা করে। আউটলুক এমনকি আপনার জন্য দক্ষতা এবং কর্মক্ষমতা বাড়াতে সাহায্য করতে পারে। আপনি আউটলুক 2010, আউটলুক 2007 বা আউটলুক 2003 ব্যবহার করছেন কিনা, আপনি সহজেই আপনার ইমেলগুলি পরিচালনা করতে পারেন, আপনার ইনবক্স পরিষ্কার করার জন্য নিম্নলিখিত সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করুন, সেইসাথে আপনার প্রয়োজনীয় তথ্য খুঁজে পাওয়া সহজ করে তুলুন।
ধাপ
6 এর 1 পদ্ধতি: ফিল্টারিং
ধাপ 1. দ্রুত বার্তাগুলি ফিল্টার করুন।
আউটলুক 2010 এর একটি নতুন বৈশিষ্ট্য রয়েছে যা বার্তাগুলিকে তারিখ অনুসারে বাছাই করতে এবং কথোপকথনে সাজাতে সহায়তা করে।
- এই বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করার সময়, একই থিমের বার্তাগুলি কথোপকথন হিসাবে উপস্থিত হবে এবং ব্যবহারকারীরা বিষয় লাইনের বাম দিকে আইকনে ক্লিক করে তাদের দেখতে, প্রসারিত বা সঙ্কুচিত করতে পারেন। প্রতিটি কথোপকথনের ভিতরের বার্তাগুলিকে উপরে রাখা নতুন বার্তা দিয়ে শ্রেণীবদ্ধ করা হয়। যখন একটি নতুন বার্তা আসে, সমস্ত কথোপকথন ইমেল তালিকার শীর্ষে চলে যাবে যা আপনাকে সহজেই ইমেলের প্রবাহ ট্র্যাক করতে সাহায্য করবে।
- কথোপকথন সক্রিয় করতে, কথোপকথন গোষ্ঠীর ভিউ ট্যাবে, কথোপকথন হিসাবে দেখান বাক্সে টিক দিন। আপনি ক্লিন আপ ফিচারের মাধ্যমে কথোপকথনের আকার কমাতে পারেন। এই বৈশিষ্ট্যটি কথোপকথনের ডুপ্লিকেট বার্তাগুলি অপসারণ করতে সহায়তা করবে।
- ডিলিট গ্রুপের হোম ট্যাবে, ক্লিন আপ -এ ক্লিক করুন তারপর ক্লিন -আপ কথোপকথনে ক্লিক করুন। আউটলুকের সমস্ত সংস্করণে, ব্যবহারকারীরা ইমেল ফোল্ডারে শ্রেণীবদ্ধ করার পদ্ধতি পরিবর্তন করে মেলবক্স ফোল্ডারে বার্তাগুলি দ্রুত খুঁজে পেতে পারে। উদাহরণস্বরূপ আপনি তারিখ, প্রেরক এবং ফাইলের আকার বা গুরুত্বের স্তর অনুসারে আপনার ইমেলগুলি বাছাই করতে পারেন।
ধাপ 2. প্রমিত বিষয় শিরোনাম ব্যবহার করুন।
পরিবর্তনশীল বিষয়ের মধ্যে ফোকাস স্থানান্তর করার জন্য প্রয়োজনীয় মানসিক শক্তি আপনাকে ভলিউম নয়, ড্রেন করে। আপনি ক্রমানুসারে বা "সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ব্যক্তি" দ্বারা ক্রমানুসারে পড়ার প্রবণতা রাখেন। এটি একটি মস্তিষ্কের বার্নআউট। পরিবর্তে এই নিয়ম ব্যবহার করুন; এটি সরাসরি রিপোর্ট থেকে ইমেলের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য এবং কথোপকথনের চেইনের চেয়ে ভাল কাজ করে।
- আপনি সবচেয়ে বেশি উদ্বিগ্ন শীর্ষ 2-5 প্রকল্প চিহ্নিত করুন; এগুলি প্রতিফলিত করার জন্য বিষয় শিরোনাম তৈরি করুন।
- দলকে জানাতে হবে যে আপনি এই সব ইমেইলগুলিতে এই মানসম্মত বিষয়ের শিরোনামগুলির সাথে প্রাথমিক মনোযোগ দেবেন। এই বিষয়গুলি এই মুহুর্তে আপনার শীর্ষ অগ্রাধিকার প্রকল্প - আপনার ইমেল বিষয় লাইন দ্বারা সাজানো হবে এবং শীর্ষ অগ্রাধিকার প্রথমে পড়া/সাড়া দেওয়া হবে।
- এটা পরিষ্কার করুন যে অনুপযুক্ত শিরোনামযুক্ত ইমেলগুলি 1-x দিনের জন্য আপত্তিজনক প্রেরককে কালো তালিকাভুক্ত করবে।
6 এর মধ্যে পদ্ধতি 2: গ্রুপিং
ধাপ 1. ফোল্ডারে একই বার্তাগুলিকে গ্রুপ করুন।
একটি নতুন ইমেল ফোল্ডার তৈরি করে, ব্যবহারকারীরা সংশ্লিষ্ট বার্তাগুলিকে ফোল্ডারগুলিতে একত্রিত করতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি বিষয়, প্রকল্প, যোগাযোগ বা অন্যান্য বিভাগ দ্বারা বার্তাগুলিকে গ্রুপ করতে পারেন যা আপনার কাজ বা আপনার শখের জন্য উপযুক্ত। ব্যবহারকারীরা আপনার বস বা গুরুত্বপূর্ণ কারো কাছ থেকে পাঠানো সমস্ত বার্তাগুলির জন্য একটি ফোল্ডার তৈরি করতে পারে যার মধ্যে মূল তথ্য যা সংরক্ষণের প্রয়োজন। Outlook 2010 এ একটি নতুন ফোল্ডার তৈরি করতে, ফোল্ডার ট্যাবে, নতুন, নতুন ফোল্ডারে ক্লিক করুন। Outlook 2007 বা Outlook 2003 এ একটি নতুন ফোল্ডার তৈরি করতে, মেনু বারে, ফাইলটিতে ক্লিক করুন, নতুন তারপর ফোল্ডার নির্বাচন করুন।
6 এর মধ্যে পদ্ধতি 3: ফোল্ডার অনুসন্ধান করুন
পদক্ষেপ 1. বার্তাগুলি খুঁজে পেতে একটি অনুসন্ধান ফোল্ডার তৈরি করুন।
অনুসন্ধান ফোল্ডার হল একটি দ্রুত এবং সুবিধাজনক উপায় ইমেল বার্তাগুলির একটি সংগ্রহ। এটি কোনও বার্তা সংরক্ষণ করে না কিন্তু ভার্চুয়াল ফোল্ডারগুলি প্রদান করে যা আপনার ইনবক্সে সমস্ত বার্তাগুলি প্রদর্শন করে এমন বৈশিষ্ট্যগুলির উপর ভিত্তি করে প্রদর্শন করে। আউটলুক অনুসন্ধান ফোল্ডারগুলি অপঠিত মেইলের মতো ডিফল্ট বৈশিষ্ট্য সরবরাহ করে তবে আপনি নিজের নিয়মও তৈরি করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি নির্দিষ্ট প্রকল্প, গুরুত্বপূর্ণ ক্লায়েন্ট বা আসন্ন মিটিং সম্পর্কিত সমস্ত তথ্য খুঁজে পেতে সাহায্য করার জন্য অনুসন্ধান ফোল্ডার ব্যবহার করতে পারেন।
- আউটলুক 2010 এ একটি অনুসন্ধান ফোল্ডার তৈরি করতে, ফোল্ডার ট্যাবে মেইলে, নতুন, নতুন অনুসন্ধান ফোল্ডারে ক্লিক করুন।
- আউটলুক 2007 বা আউটলুক 2003 এ একটি অনুসন্ধান ফোল্ডার তৈরি করতে, ফাইল মেনুতে মেইলে, মাউসটিকে নতুনতে সরান তারপর অনুসন্ধান ফোল্ডারে ক্লিক করুন।
6 এর মধ্যে 4 টি পদ্ধতি: ইমেল ফিল্টার
ধাপ 1. ইমেল ফিল্টার দিয়ে জাঙ্ক ইমেলগুলি হ্রাস করুন।
আউটলুক জাঙ্ক ইমেল ফিল্টার ব্যবহার করে ইনবক্স থেকে অপ্রয়োজনীয় ইমেল বার্তাগুলি রাখুন। এই ফিল্টারটি ইমেইলগুলিকে পাঠাবে যা জাঙ্ক ইমেল হিসাবে পতাকাঙ্কিত হয় মেলবক্সের একটি পৃথক ফোল্ডারে। ব্যবহারকারীরা এই ফোল্ডারের বিষয়বস্তু দেখতে পারেন যাতে ভুল করে কোনো বৈধ ইমেল পাঠানো না হয়। যদি তা হয় তবে ভবিষ্যতে বার্তাগুলিতে ভুল চিহ্ন এড়াতে আপনার ফিল্টারটি সামঞ্জস্য করা উচিত।
6 এর মধ্যে 5 টি পদ্ধতি: রঙের বিভাগ
ধাপ 1. একটি রঙ বিভাগ বরাদ্দ করুন।
একটি অসম্পূর্ণ ইমেল বার্তা গোষ্ঠী এবং আউটলুকের অন্যান্য বিভাগ যেমন নোট, পরিচিতি এবং অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলিতে একটি রঙ বরাদ্দ করুন। সেখান থেকে, ব্যবহারকারীরা সহজেই তাদের সনাক্ত করতে এবং বাছাই করতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি কম্পিউটার বিক্রয় প্রকল্পের জন্য সমস্ত বার্তা, অ্যাপয়েন্টমেন্ট এবং পরিচিতিগুলি সহজেই ট্র্যাক করতে পারেন "কম্পিউটার বিক্রয়" নামে একটি বিভাগ তৈরি করে এবং বার্তাগুলি বরাদ্দ করে।
6 এর পদ্ধতি 6: পতাকা লাগানো
ধাপ 1. অনুসরণ করার জন্য পতাকা।
ব্যবহারকারীরা ইমেল বার্তাগুলি এবং কাজগুলিকে তাদের বাছাই বা চিহ্নিত করতে সাহায্য করার জন্য পতাকা ফলো করার জন্য পতাকা ব্যবহার করতে পারে। পতাকাগুলি আপনাকে একটি সমস্যা ট্র্যাক করতে অনুরোধ করবে, কারও অনুরোধ বা একটি অনুরোধ করা বার্তা এবং যোগাযোগের জন্য আদেশ নির্দেশ করবে। তারা আপনার ইমেইল ফোল্ডারটি সহজেই সাজাতে পারে কারণ আপনি ঠিক জানেন কি করতে হবে এবং কখন করতে হবে। মনে রাখবেন যে যখন আপনি একটি টাস্ক তৈরি করেন এবং টাস্কের জন্য একটি মেয়াদোত্তীর্ণ তারিখ নির্ধারণ করেন, তখন এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে পতাকাঙ্কিত হয়ে যাবে যাতে আপনি কর্মের জন্য মেয়াদোত্তীর্ণ তারিখটি ভুলে যাবেন না এবং এটি পূরণ করবেন।
