এটিটিএন হল "মনোযোগ" শব্দের একটি সংক্ষিপ্ত রূপ এবং সাধারণত ইমেইল এবং লিখিত চিঠিপত্রের মধ্যে ব্যবহার করা হয় যা উদ্দেশ্যপ্রাপ্ত প্রাপককে নির্দেশ করে। ইমেইল চিঠিপত্রে এটিটিএন ব্যবহার করার সর্বোত্তম উপায় হল বিষয়বস্তুর মধ্যে এটি অন্তর্ভুক্ত করা। এইভাবে এটা স্পষ্ট হয় যে বার্তাটি কার জন্য এবং আপনার ইমেলটি সঠিক প্রাপকের দ্বারা পড়ার সম্ভাবনা বেশি।
ধাপ
3 এর মধ্যে পদ্ধতি 1: একটি ইমেইলে ATTN যোগ করা
ধাপ 1. ATTN দিয়ে সাবজেক্ট লাইন শুরু করুন।
কিছু ক্ষেত্রে, যেমন চাকরির আবেদন, আপনার কাছে কেবল একটি কোম্পানির জন্য একটি জেনেরিক ইমেইল থাকতে পারে, কিন্তু আপনি একটি নির্দিষ্ট ব্যক্তি বা বিভাগের দৃষ্টি আকর্ষণ করতে চান। এটি করার সর্বোত্তম উপায় হল সাবজেক্ট লাইনে "ATTN: John Smith" লেখা।
অন্যথায়, যদি আপনি কোন নাম না জানেন, তাহলে আপনি "ATTN: Hiring Manager" অথবা "ATTN: Marketing Department" লিখতে পারেন।
ধাপ 2. বিষয় লাইনে অন্যান্য প্রাসঙ্গিক তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন।
একটি নির্দিষ্ট ব্যক্তি বা মানুষের গোষ্ঠীর দৃষ্টি আকর্ষণ করার পাশাপাশি, আপনার ইমেলের বিষয়বস্তু সম্পর্কে কয়েকটি গুরুত্বপূর্ণ বিবরণও অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। এটি এটিকে আরও প্রাসঙ্গিক করে তুলবে এবং এটি সম্ভবত খোলা হবে এবং দ্রুত পড়বে।
উদাহরণস্বরূপ, আপনি বলতে পারেন "ATTN: John Smith re: Content Marking Position।"
ধাপ the. ইমেইলের মূল অংশ ATTN দিয়ে শুরু করুন যখন সাবজেক্ট লাইন পূর্ণ হয়ে যাবে।
আপনি একটি ইমেলের মূল অংশ বা একটি সংযুক্ত নথিতে একটি ATTN বার্তা অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন। এইভাবে আপনি এখনও যোগাযোগ করছেন যে বার্তাটি কার উদ্দেশ্যে এবং আপনি ইমেইলের উদ্দেশ্য নির্দেশ করার জন্য শুধুমাত্র বিষয় লাইন ব্যবহার করতে পারেন। যখন আপনি একটি ইমেইলের উত্তর দিচ্ছেন তখন এটি প্রয়োজন হতে পারে এবং বিষয় লাইনটি ইতিমধ্যে তৈরি করা হয়েছে।
- উদাহরণস্বরূপ, আপনি "এটিটিএন: সন্দীপ কুমার" বলে ইমেলের মূল অংশটি শুরু করতে পারেন
- আপনি ইমেইলের সাবজেক্ট লাইন এবং বডি উভয় ক্ষেত্রে এটিটিএন সূচক অন্তর্ভুক্ত করতে চাইতে পারেন।
3 এর মধ্যে পদ্ধতি 2: ইমেলগুলিতে কখন ATTN ব্যবহার করবেন তা নির্ধারণ করা
ধাপ 1. যখন আপনার পছন্দসই প্রাপকের ইমেল ঠিকানা না থাকে তখন এটিটিএন ব্যবহার করুন।
যদি আপনি যে ব্যক্তি বা বিভাগের কাছে পৌঁছাতে চান তার সরাসরি ইমেল ঠিকানা না জানেন, তাহলে আপনি একটি কোম্পানির ওয়েবসাইটে প্রদত্ত যোগাযোগের ঠিকানায় একটি ইমেল পাঠাতে পারেন। তারপরে, আপনাকে ATTN ব্যবহার করে সাবজেক্ট লাইনে নির্দেশ করতে হবে, বার্তাটি কাকে নির্দেশিত করা উচিত।
পদক্ষেপ 2. অভ্যন্তরীণ যোগাযোগে ATTN অন্তর্ভুক্ত করুন।
যখন আপনি একটি অভ্যন্তরীণ মেমো লিখছেন তখন ATTN ব্যবহার করুন যা আপনার বিভাগ বা গোষ্ঠীর অনেক লোকের জন্য প্রাসঙ্গিক হতে পারে, কিন্তু এক বা দুই জনের সরাসরি মনোযোগ প্রয়োজন। এইভাবে আপনি এখনও সবাইকে অবহিত রাখছেন, কিন্তু বার্তাটি সরাসরি কার সাথে কথা বলছেন তা অগ্রাধিকার দিচ্ছেন।
আপনি "ATTN: মেরি স্মিথ রি: সেলস টার্গেটস" লিখতে পারেন কিন্তু পুরো সেলস টিমকে বার্তাটি পাঠান।
পদক্ষেপ 3. এটিটিএন ব্যবহার করে নির্দেশ করুন যে আপনার ইমেলটি গুরুত্বপূর্ণ।
আপনি এটাও ইঙ্গিত করতে পারেন যে আপনার সাবজেক্ট লাইনে সংক্ষিপ্ত রূপ ATTN ব্যবহার করে কোন কিছুর তাৎক্ষণিক মনোযোগ প্রয়োজন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি লিখতে পারেন "পে -রোল স্টেটমেন্টের জন্য জরুরি ATTN প্রয়োজন।"
3 এর মধ্যে 3 টি পদ্ধতি: আপনার ইমেলগুলি নিশ্চিত করা মনোযোগ আকর্ষণ করে
ধাপ 1. একটি বিষয় লাইন অন্তর্ভুক্ত করুন।
যখন আপনি একটি ইমেইল পাঠাচ্ছেন তখন এটা খুবই গুরুত্বপূর্ণ যে আপনি সবসময় একটি সাবজেক্ট লাইন অন্তর্ভুক্ত করেন। আপনার ইমেলকে আলাদা করে তোলার এবং ইমেইলের বিষয়বস্তু সম্পর্কে কিছু বিবরণ দেওয়ার জন্য এটি আপনার জন্য একটি সুযোগ। একটি ইমেইল যার মধ্যে একটি সাবজেক্ট লাইন নেই তা ইনবক্সে মুছে ফেলা বা হারিয়ে যাওয়ার সম্ভাবনা বেশি, অথবা এটি প্রাপককে বিরক্ত করবে কারণ তারা ইমেইলটি খুলতে বাধ্য হয় কারণ এটি কী।
ধাপ 2. বিষয় লাইন সংক্ষিপ্ত রাখুন।
বেশিরভাগ ইমেইল ইনবক্সে বিষয়ের লাইন থেকে প্রায় characters০ টি অক্ষর প্রকাশ করা হবে এবং একটি মোবাইল ফোন মাত্র ২৫ থেকে characters০ টি অক্ষর দেখাবে। ফলস্বরূপ, আপনার সাবজেক্ট লাইন সংক্ষিপ্ত রাখা উচিত এবং প্রথমে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য লেখা উচিত।
সংক্ষিপ্ত ফর্ম, যেমন "ATTN" এবং "RE" বিষয় লাইনে আরো তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা সহজ করে তোলে।
ধাপ 3. আকর্ষণীয় কিছু লিখুন।
ইনবক্সগুলি প্রায়ই স্প্যাম এবং প্রচারমূলক সামগ্রীতে প্লাবিত হয় এবং অনেকে ইমেইলগুলি খোলার আগেই মুছে দেয়। আপনি যদি এমন কাউকে ইমেল করছেন যা আপনি সরাসরি জানেন না, আপনার ইমেলটি আলাদা হওয়া গুরুত্বপূর্ণ। আপনি একটি আকর্ষণীয় এবং সৃজনশীল বিষয় লাইন লিখে প্রাপকদের মনোযোগ আকর্ষণ করতে পারেন।
- আপনি লিখতে পারেন "আমি আপনার কাছ থেকে কিছু চাই না" যদি আপনি এমন কারো সাথে যোগাযোগ করেন যা আপনি প্রশংসা করেন, কিন্তু ব্যক্তিগতভাবে কখনও দেখা করেননি। উদাহরণস্বরূপ, এটি একজন প্রিয় লেখক বা এমন কেউ হতে পারে যা আপনি আপনার শিল্পের দিকে তাকান।
- বিকল্পভাবে, আপনি বলতে পারেন "আপনার ক্লায়েন্ট বেস বাড়িয়ে আরও অর্থ উপার্জন করুন।" আপনি যদি ব্যবসায়িক সংযোগ করতে চান এবং আপনার ইমেলগুলি খুলতে চান তবে এটি কার্যকর হবে।
ধাপ 4. গুরুত্বপূর্ণ বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করুন।
এটা খুবই গুরুত্বপূর্ণ যে আপনি সবসময় ইমেইলের বিষয়বস্তু সম্পর্কে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য অন্তর্ভুক্ত করেন। আপনি যদি কোনো প্রকল্পের সহকর্মীকে একটি ইমেইল লিখছেন, তাহলে বিষয়টির লাইনে প্রকল্পের শিরোনাম রাখতে ভুলবেন না। এইভাবে আপনার সহকর্মী জানতে পারবে যে এটি কী এবং এটি প্রয়োজনীয় হিসাবে অগ্রাধিকার দিতে পারে।
- আপনি "প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন" এর মতো কিছু বলতে পারেন। এটি সম্ভবত আপনার ইমেলকে অগ্রাধিকার দেবে।
- বিকল্পভাবে, "দ্রুত প্রশ্ন পুনরায়: মধ্যাহ্নভোজন সভা" লেখা সম্ভবত মনোযোগ পাবে কারণ এটি নির্দেশ করে যে এটি একটি সহজ প্রতিক্রিয়া হবে।
