যখন গ্রাহক পরিষেবাতে একটি ইমেল পাঠানোর কথা আসে, কিছু লোক আটকে থাকতে পারে। আপনি কীভাবে এই চিঠিগুলি ইমেল আকারে তৈরি করেন, যেহেতু সেগুলি কাগজে করা হত? কোন ধরনের কনভেনশন বা প্রটোকল গ্রাহক সেবার অনুরোধে প্রযোজ্য? যদিও এটি শিল্প, অঞ্চল এবং সংস্কৃতি দ্বারা পৃথক, আপনার গ্রাহক পরিষেবা ইমেলগুলি কার্যকর কিনা তা নিশ্চিত করার জন্য কিছু সাধারণ নির্দেশিকা রয়েছে।
ধাপ
নমুনা ইমেইল
নমুনা গ্রাহক প্রশংসা পত্র
উইকিহাউ এবং সমর্থন করুন সব নমুনা আনলক করুন.
3 এর 1 অংশ: ওয়েবসাইট পর্যালোচনা
পদক্ষেপ 1. একটি উত্তর সন্ধান করুন।
আপনি যে কোন কোম্পানির গ্রাহক সেবা বিভাগে একটি ইমেইল লিখতে বসার আগে, আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে যে আপনার প্রশ্নের উত্তর ইতিমধ্যে তাদের ওয়েবসাইটে নেই। অনেক কোম্পানির কাছে তাদের ওয়েবসাইটের বিভিন্ন পাতায় সাধারণ প্রশ্নের উত্তর থাকে, সাধারণত FAQ এবং সাপোর্ট পেজ।
আপনি সাধারণত যেকোনো পৃষ্ঠার নীচে স্ক্রোল করে এবং "আমাদের সাথে যোগাযোগ করুন" বা "সাহায্য" বা "গ্রাহক পরিষেবা" বলে একটি লিঙ্কে ক্লিক করে একটি কোম্পানির ওয়েবসাইটের এই বিভাগগুলিতে অ্যাক্সেস পেতে পারেন।
পদক্ষেপ 2. গ্রাহক সহায়তা পৃষ্ঠা খুঁজুন।
যদি আপনি তাদের ওয়েবসাইটের নীচে গ্রাহক পরিষেবার জন্য একটি লিঙ্ক না দেখেন, তাহলে আপনি অনুসন্ধান বাক্সটি ব্যবহার করতে সক্ষম হতে পারেন। প্রায়ই এমন একটি ক্ষেত্র থাকে যা আপনি টাইপ করতে পারেন অথবা কোম্পানির হোমপেজের উপরের ডানদিকে কোণে একটি ম্যাগনিফাইং গ্লাসের আইকন থাকে। "গ্রাহক পরিষেবা" বা "যোগাযোগ" এর মতো অনুসন্ধানের শর্তাবলী লিখুন এবং এন্টার টিপুন।
-
প্রায়ই "আমাদের সাথে যোগাযোগ করুন" পৃষ্ঠা যেখানে কোম্পানি গ্রাহকদের তাদের মন্তব্য বা অভিযোগ জমা দেওয়ার জন্য একটি ইমেল ক্ষেত্র সরবরাহ করবে।
আপনি একটি কপি ইমেল করা হবে তা নিশ্চিত করার জন্য এই পৃষ্ঠাটি পরীক্ষা করুন; যদি না হয়, আপনার ব্যক্তিগত ইমেইল একাউন্টে ব্যবহার করার জন্য একটি ইমেইল ঠিকানা অনুসন্ধান করুন যাতে আপনি আপনার চিঠিপত্রের রেকর্ড রাখতে পারেন।
ধাপ 3. অনুসন্ধান বার ব্যবহার করুন।
আপনি যে আইটেমটি সম্পর্কে প্রশ্ন করেছেন সেই একই অনুসন্ধান বারে অনুসন্ধান করুন যা আপনি গ্রাহক পরিষেবা ইমেল ঠিকানা খুঁজে পেতে ব্যবহার করেছিলেন। আপনার ইস্যু বা প্রশ্নের জন্য এইভাবে অনুসন্ধান করা ইমেইল পাঠানো ছাড়া উত্তর প্রকাশ করতে পারে।
- যখন আপনি একটি ইমেল পাঠান তখন বুদ্ধিমান এবং সম্মান অর্জনের জন্য এটি অপরিহার্য। যদি আপনি এমন কিছু নিয়ে লিখেন যা ইতিমধ্যেই ওয়েবসাইটে প্রদর্শিত হয়, তাহলে গ্রাহক সেবা দল আপনাকে একটি দাবিদার এবং অলস গ্রাহক হিসেবে দেখতে পারে এবং তাই লাভজনক নয়।
- প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নগুলি দেখুন। অনেকবার আপনার প্রশ্নের উত্তর ইতিমধ্যে জিজ্ঞাসা করা হয়েছে এবং একটি প্রায়শ জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন আকারে প্রকাশিত হয়েছে। এই কারণেই অনেক ওয়েবসাইটের এমন একটি পৃষ্ঠা রয়েছে: গ্রাহক পরিষেবা ইমেলগুলি সর্বনিম্ন রাখতে।
ধাপ 4. কোম্পানির নীতি পর্যালোচনা করুন।
আপনি যদি সার্চ বারে বা প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নাবলীর অধীনে আপনার প্রশ্নের উত্তর না পান, তাহলে আপনি এটি "আমাদের সম্পর্কে" বা রিটার্ন পলিসি পৃষ্ঠায় খুঁজে পেতে পারেন। আবার, ওয়েবসাইটের একেবারে নীচে স্ক্রোল করুন এবং উপলব্ধ লিঙ্কগুলি দেখুন। যে কোনো লিঙ্কে অনুসন্ধান করুন যাতে আপনার প্রশ্নের উত্তর থাকতে পারে: আমাদের সম্পর্কে, সূচক, ক্রেডিট কার্ড, পণ্যের প্রাপ্যতা, রিটার্ন নীতি, গোপনীয়তা নীতি, ব্যবহারের শর্তাবলী ইত্যাদি।
এমনকি যদি আপনি এই লিঙ্কগুলির একটির অধীনে উত্তর না পান, তবে সেগুলি অনুসন্ধান করা দরকারী কারণ আপনি আপনার ইমেইলে তাদের কাছ থেকে আপনার যা প্রয়োজন তা পেতে কোম্পানির আপনার অতিরিক্ত জ্ঞান ব্যবহার করতে পারেন।
3 এর 2 অংশ: ইমেল লেখা
পদক্ষেপ 1. এটি একটি অভিযোগ বা প্রশংসা ইমেল কিনা তা নির্ধারণ করুন।
গ্রাহক সহায়তার সাথে সমস্ত ইমেল যোগাযোগ অভিযোগ বা প্রশ্ন হতে হবে না। আপনি কেবল তাদের ভাল গ্রাহক পরিষেবার জন্য তাদের ধন্যবাদ দিতে চাইতে পারেন। এই ধরনের ইতিবাচক ইমেলগুলি বেশিরভাগ কোম্পানি যেমন ইমেইল প্রশ্ন উত্থাপন করে তেমনই স্বাগত জানায়।
সত্য হল যে কখনও কখনও, ফোন কলের মাধ্যমে অভিযোগ নথিভুক্ত করা একটি ইমেইলের চেয়ে দ্রুত এবং আরও সরাসরি। আপনার কৃতজ্ঞতা জমা দেওয়ার জন্য বা এমন একটি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করার জন্য ইমেলটি দুর্দান্ত যেটির তাত্ক্ষণিক উত্তরের প্রয়োজন নেই, তবে আপনি যদি তাত্ক্ষণিকভাবে কোনও সমস্যার সমাধান করতে চান তবে সর্বোত্তম উপায় হ'ল কল করা।
পদক্ষেপ 2. একটি পরিষ্কার বিষয় লাইন লিখুন।
আপনার বিষয় লাইন অর্থপূর্ণ এবং বিন্দু করুন। আপনি চান গ্রাহক পরিষেবা প্রতিনিধি যারা তাদের ইনবক্সে দেখেন প্রথমে আপনাকে লক্ষ্য করুন যাতে আপনি দ্রুত প্রতিক্রিয়া পান। বিষয়টা সংক্ষিপ্ত করুন, আপনার ইমেইলের সারসংক্ষেপ লিখুন এবং খোলার জন্য অনুরোধ করুন।
উদাহরণস্বরূপ: "কুকুর চিবিয়েছিল আমার আজীবন ওয়ারেন্টি চকোস-প্রতিস্থাপন প্রয়োজন"
পদক্ষেপ 3. একটি শুভেচ্ছা দিয়ে খুলুন।
একবার আপনি একটি কঠিন বিষয় রেখা টেনে ধরলে, পরবর্তী পদক্ষেপটি গ্রাহক পরিষেবা প্রতিনিধিকে শুভেচ্ছা জানানো। শুধু আপনার সমস্যার মধ্যে লঞ্চ করবেন না। আপনি একটি ফোন কল বা ব্যক্তিগতভাবে অভিবাদন এড়িয়ে যাবেন না, তাই না? এটি "প্রিয় গ্রাহক পরিষেবা দলের" মতো সহজ হতে পারে।
- আপনার শুভেচ্ছায় সন্নিবেশ করার জন্য একটি নাম খুঁজে বের করার চেষ্টা করুন। কিছু ছোট কোম্পানি তাদের গ্রাহক সেবা প্রতিনিধিদের নাম তালিকাভুক্ত করতে পারে, এবং এটি ব্যবহার করে আপনি আরো ব্যক্তিত্ববান এবং কাজ করতে পছন্দসই মনে করতে পারেন।
- আপনি কমা বা কোলন দিয়ে এই অভিবাদন শেষ করতে পারেন। প্রিয় গ্রাহক সেবা, অথবা প্রিয় গ্রাহক সেবা:
ধাপ 4. মানসম্মত লেখার অভ্যাস রাখুন।
স্ট্যান্ডার্ড টাইপ ব্যবহার করে প্রতিনিধির সম্মান বজায় রাখুন। সমস্ত ক্যাপ, বড় হাতের এবং ছোট হাতের ক্যাপ বা স্ক্রিপ্ট ফন্ট ব্যবহার করবেন না। শুধু স্ট্যান্ডার্ড বিরামচিহ্ন, বানান এবং ক্যাপিটালাইজেশন ব্যবহার করে টাইপ করুন। এটি আপনার ইমেলকে গুরুত্ব সহকারে নিতে সাহায্য করবে।
ধাপ 5. একটি বিনয়ী সুর বজায় রাখুন।
আপনি যদি একটি অভিযোগ নথিভুক্ত করেন বা আপনার হতাশা প্রকাশ করেন তবুও একটি বিনয়ী সুর রাখুন। আপনি একজন গ্রাহক হিসাবে আরও মূল্যবান হবেন এবং সম্ভবত বিনিময়ে আরও বিনয়ী আচরণ করবেন।
ধাপ 6. নিজেকে চিহ্নিত করুন।
আপনার প্রতিনিধিকে শুভেচ্ছা জানানোর পর, আপনার পরিচয় দিন। আপনার নাম দিন এবং ব্যাখ্যা করুন যে আপনি কোন ধরনের গ্রাহক, প্রথমবার বা পুনরাবৃত্তি। উভয় ক্ষেত্রেই, প্রতিনিধি আপনার ব্যবসা রাখতে চাইবে। যদি এটি প্রাসঙ্গিক হয়, আপনার ভৌগলিক অবস্থান উল্লেখ করুন (যেমন একটি বহিরাগত পণ্য বা পরিষেবার জন্য)।
ধাপ 7. সুনির্দিষ্ট হন।
আপনার ইমেইলে নির্দিষ্ট ভাষা ব্যবহার করুন। জেনেরিক পদ ব্যবহার করা থেকে বিরত থাকুন, যেমন "আমার পণ্য;" পরিবর্তে, বিস্তারিতভাবে বর্ণনা করুন যে পণ্য বা পরিষেবাটি কী এবং কেন এই আইটেমটি ইমেল করার যোগ্য। এর সাথে সম্পর্কিত কোন প্রাসঙ্গিক ঘটনা বর্ণনা করুন যাতে প্রতিনিধি ঠিক বুঝতে পারে সমস্যাটি কী। প্রাথমিক ইমেইলে এই তথ্য দেওয়া একটি দীর্ঘ ইমেল কথোপকথন বাধা দেয়।
- প্রোডাক্টের ইউআরএল ব্যবহার করুন, যদি পাওয়া যায়, যাতে প্রতিনিধির আপনার বিবরণের জন্য তাৎক্ষণিক রেফারেন্স থাকে।
- ইমেইলে আপনার অর্ডার আইডি অন্তর্ভুক্ত করুন, যেহেতু বেশিরভাগ প্রতিনিধিরা আপনাকে এটির জন্য জিজ্ঞাসা করতে যাচ্ছে। এই আইডি নম্বরটি হল কিভাবে আপনার অর্ডার তাদের সিস্টেমে ট্র্যাক এবং রক্ষণাবেক্ষণ করা হয়।
ধাপ 8. পরিষ্কার প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন।
আপনার ইমেইলে সরাসরি চলে আসুন। ঝোপের চারপাশে পেটাবেন না। একবার আপনি প্রতিনিধিকে অভ্যর্থনা জানালে এবং নিজের পরিচয় দিলে, একটি নতুন অনুচ্ছেদ শুরু করুন যা পূর্ববর্তী ধাপে উল্লিখিত নির্দিষ্ট ভাষা ব্যবহার করে প্রতিনিধিকে ঠিক কী ঘটছে তা বলে।
আপনি চান যে কোন ছাড় জন্য সরাসরি জিজ্ঞাসা করুন। আপনি তাদের জন্য জিজ্ঞাসা করতে লজ্জা বোধ করতে পারেন, কিন্তু আপনার ইমেইলে তা সরিয়ে রাখুন। যদি আপনি একটি ত্রুটিপূর্ণ পণ্যের বিনিময়ে কিছু চান, তাই বলুন।
ধাপ 9. ছোট অনুচ্ছেদ লিখুন।
নিশ্চিত করুন যে আপনার অনুচ্ছেদগুলি ছোট। তাদের এক, দুই, বা সর্বাধিক তিনটি বাক্যে রাখা চোখের জন্য সহজ। এটি প্রতিনিধিকে কীভাবে ইমেলটিকে অগ্রাধিকার দিতে হয় তা দ্রুত স্ক্যান করার অনুমতি দেয় এবং যদি আপনার ইমেলটি পাঠ্যের একটি ব্লক হয় তবে তারা সম্ভবত এটিকে তালিকার নীচে নামিয়ে দেবে কারণ তাদের কাছে সময় নেই যে আপনি কি বলছি।
ধাপ 10. একটি সহজ স্বাক্ষর দিয়ে বন্ধ করুন।
আপনার অনুরোধ বা প্রশংসা সংক্ষিপ্ত করার জন্য একটি চূড়ান্ত বাক্য সহ ইমেলটি শেষ করুন, তারপরে একটি অভিবাদন। "আন্তরিকভাবে" হিসাবে স্বাক্ষর করা ভাল কাজ করে, তবে আপনি একটি অভিবাদনও ছেড়ে দিতে পারেন এবং কেবল আপনার ইমেল স্বাক্ষর সন্নিবেশ করতে পারেন। আপনি "আপনার উত্তরের জন্য অধীর আগ্রহে অপেক্ষা করছেন" বা সেই লাইন বরাবর কিছু দিয়ে স্বাক্ষর করে আপনার জরুরীতা নির্দেশ করতে পারেন।
একটি ইমেল স্বাক্ষর হল পাঠ্যের একটি ছোট ব্লক যাতে আপনার নাম, পেশা এবং যোগাযোগের তথ্য অন্তর্ভুক্ত থাকে। আপনি আপনার ইমেল প্রদানকারীর সেটিংসে একটি ইমেল স্বাক্ষর বিন্যাস করতে পারেন এবং এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে নতুন বার্তায় প্রদর্শিত হতে পারে।
ধাপ 11. সংযুক্তিগুলি ছেড়ে দিন।
আপনি যে ইমেলটি প্রথমবার কাউকে পাঠাচ্ছেন তার সাথে কোনও নথি সংযুক্ত না করার চেষ্টা করুন। অনেক ওয়েবসাইটে স্প্যাম ফিল্টার থাকে যা সংযুক্তি দিয়ে ইমেলগুলিকে টার্গেট করে, যার ফলে আপনার ইমেলটি পড়ার আগে ট্র্যাশে চলে যাবে।
- আপনি যদি একটি চাকরিতে একটি ইমেইল আবেদন জমা দিচ্ছেন এবং একটি ওয়ার্ড ডকুমেন্ট হিসাবে আপনার জীবনবৃত্তান্ত সংযুক্ত করতে বলা হয় তাহলে অবশ্যই আপনার একটি সংযুক্তি অন্তর্ভুক্ত করা উচিত।
- কোনও ব্যবহারকারীর নাম, পাসওয়ার্ড, বা ক্রেডিট কার্ড/পেমেন্ট তথ্য অন্তর্ভুক্ত করবেন না।
ধাপ 12. পাঠানোর আগে প্রুফরিড।
আপনার ইমেল সম্পূর্ণ হওয়ার পরে, উত্তেজিত হবেন না এবং এখনও জমা দিন বোতামটি টিপুন। আপনাকে এই ইমেইলটি প্রুফরিড করতে হবে, নিশ্চিত করুন যে কোন অসাবধান টাইপস আপনার শব্দের শ্রেষ্ঠত্বের সাথে হস্তক্ষেপ করবে না। এমনকি যদি আপনি আপনার স্মার্টফোন ব্যবহার করে ইমেইল টাইপ করেন, স্বয়ংক্রিয় "আমার আইফোন থেকে পাঠানো" ট্যাগ ব্যাকরণ এবং বিরামচিহ্নের ত্রুটিকে ক্ষমা করে না যা আপনাকে পেশাদারদের চেয়ে কম দেখায়।
ধাপ 13. অনুসরণ করুন।
আপনি যদি কয়েকদিন পর আপনার ইমেইলের উত্তর না শুনে থাকেন, তাহলে সম্ভবত ইমেইলটি স্প্যাম ফিল্টারে ধরা পড়েছে বা স্ট্যাকের নীচে চলে গেছে। আপনার আগের ইমেইলটি উল্লেখ করে একটি ইমেইল পাঠান এবং জিজ্ঞাসা করুন যে আপনার প্রথমটি পাওয়া গেছে কিনা।
3 এর 3 ম অংশ: ভদ্র থাকা
পদক্ষেপ 1. সঠিক ব্যাকরণ এবং বানান বজায় রাখুন।
আপনি হয়ত তা অনুধাবন করতে পারবেন না, কিন্তু একটি নম্র সুর বজায় রাখার অংশে ভাল ব্যাকরণ এবং বানান ব্যবহার করা অন্তর্ভুক্ত। নিজেকে যোগাযোগ করার জন্য যত্ন নেওয়া পরিষ্কারভাবে দেখায় যে আপনি অন্য পক্ষকে সম্মান করেন, সেইসাথে দেখায় যে আপনি সাধারণত একজন ভদ্র ব্যক্তি।
পদক্ষেপ 2. আপনার শিক্ষা এবং জ্ঞান প্রদর্শন করুন।
ভান করবেন না, কিন্তু ভাল শব্দভান্ডার ব্যবহার করে আপনার শিক্ষাকে উজ্জ্বল করতে দিন। এছাড়াও, যদি আপনি কোম্পানির ওয়েবসাইটটি দেখে থাকেন এবং তাদের নীতি সম্পর্কে কিছুটা শিখে থাকেন তবে উল্লেখ করুন যে আপনি সেগুলি পড়েছেন এবং এখনও আপনার সমস্যার উত্তর খুঁজে পাচ্ছেন না।
ধাপ 3. চারপাশে ঠাট্টা করা এড়িয়ে চলুন।
কৌতুকপূর্ণ মন্তব্য এবং রসিকতা তাদের জায়গা আছে, এবং সেই জায়গাটি এমন একটি ইমেলের মধ্যে নয় যা আপনি গুরুত্ব সহকারে নিতে চান, অন্তত প্রথম চিঠিপত্রের ক্ষেত্রে নয়। এই ধরনের ভাষা অনুপযুক্ত হিসাবে ব্যাখ্যা করা যেতে পারে, এমন কিছু যা আপনি কোন ব্যবসার সাথে ডিল করার সময় এড়াতে চান।
একবার আপনি ইমেলের একটি সিরিজের মাধ্যমে একজন প্রতিনিধির সাথে সম্পর্ক তৈরি করলে, রসিকতা আরও সহজেই গ্রহণ করা হবে এবং বোঝা যাবে।
ধাপ 4. আগ্রাসন ছাড়াই নিজেকে প্রকাশ করুন।
যদিও আপনি কোন পণ্য বা সেবা কিভাবে পরিচালনা করা হয় তাতে রাগান্বিত হতে পারেন, কিন্তু ইমেইলে এটি প্রকাশ করলে আপনার প্রয়োজনীয় ফলাফল পাওয়া যাবে না। আপনার সমস্যাটি সম্মান এবং সৌজন্যের সাথে যোগাযোগ করা একটি গড় বা আক্রমণাত্মক ইমেলের চেয়ে অনেক বেশি এগিয়ে যাবে।
মনে রাখবেন আপনি পাঠ্যের মাধ্যমে সঠিকভাবে আবেগ প্রকাশ করতে পারবেন না। আপনি যদি তাত্ক্ষণিক মনোযোগ পেতে আপনার সমস্যা সম্পর্কে যথেষ্ট বিরক্ত হন তবে একটি ফোন কল অবলম্বন করা আরও কার্যকর হতে পারে।
পদক্ষেপ 5. আপনার আনুগত্য এবং কৃতজ্ঞতা উল্লেখ করুন।
পরিশেষে, উল্লেখ করুন যে আপনি একটি কোম্পানির প্রতি কতটা অনুগত এবং অতীতে তাদের সেবার জন্য আপনি কতটা কৃতজ্ঞ ছিলেন তা উল্লেখ করে প্রতিনিধিদের জন্য আপনার ইমেলের প্রশংসা করা এবং আরও দ্রুত প্রতিক্রিয়া জানানো সহজ করে তোলে।
