একটি গ্রাহক ডাটাবেস একটি ব্যবসার জন্য প্রচুর পরিমাণে কাগজপত্র দূর করতে পারে, মূল্যবান ক্লায়েন্ট তথ্যের জন্য একটি একক সংগ্রহস্থল সরবরাহ করে যা বিক্রয় দল, গ্রাহক সহায়তা কর্মী এবং এমনকি অ্যাকাউন্টিং টিম ব্যবহার করতে পারে। যদিও এই ধরণের ডাটাবেসের জন্য মৌলিক বিন্যাস সরবরাহকারী সফ্টওয়্যার পণ্য কেনা সম্ভব, তবে ফর্ম এবং ফাংশন সম্পর্কে কয়েকটি মৌলিক বিষয় মাথায় রেখে কাস্টমাইজড ডেটাবেস তৈরি করা যেতে পারে।
ধাপ
ধাপ 1. ডাটাবেস তৈরির সফটওয়্যার কিনুন।
এমন একটি পণ্য চয়ন করুন যা ওয়ার্ড প্রসেসিং এবং ব্যবসায় ব্যবহৃত অন্যান্য সফ্টওয়্যার সরঞ্জামগুলির সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ। এটি অন্যান্য উত্স থেকে ডেটা আমদানি বা রপ্তানি করা সহজ করে দেবে, যার ফলে নতুন তৈরি ডাটাবেজে বিপুল পরিমাণ ডেটা প্রবেশ করা এড়ানো সম্ভব হবে।
ধাপ 2. গ্রাহকের ডাটাবেসে যে ধরনের তথ্য থাকবে তা নির্ধারণ করুন।
বেশিরভাগ ডিজাইনে কোম্পানির নাম, মেইলিং অ্যাড্রেস, ফিজিক্যাল অ্যাড্রেস, যোগাযোগের নাম, টেলিফোন এবং ফ্যাক্স নম্বর এবং ইমেইল অ্যাড্রেস এর মতো তথ্য অন্তর্ভুক্ত থাকবে। অতিরিক্ত ডেটা যেমন চুক্তির শর্তাবলীর তথ্য, মূল্য এবং প্রতিটি ক্লায়েন্টের সাথে যুক্ত মুলতুবি কাজগুলির নোটগুলি প্রায়শই এই ধরণের ইলেকট্রনিক রিসোর্সে ধারণ করা এবং রক্ষণাবেক্ষণ করা ডেটাতে অন্তর্ভুক্ত থাকে।
ধাপ 3. ডাটাবেসের সম্ভাব্য ব্যবহারগুলি বিবেচনা করুন।
গুরুত্বপূর্ণ তথ্য পুনরুদ্ধারের জন্য একটি কেন্দ্রীভূত সম্পদ প্রদানের পাশাপাশি, ডেটা ব্যবহার করে কোন ধরনের রিপোর্ট তৈরি করা যেতে পারে, অথবা ডেটাবেসটি মেইলিং লেবেল, ইমেল তালিকা, এমনকি ব্যবহার করার জন্য তালিকা তৈরিতে রিসোর্স হিসাবে ব্যবহারের উদ্দেশ্যে তৈরি করা হয়েছে কিনা তা বিবেচনা করুন। ফ্যাক্স সম্প্রচারের ক্ষেত্রে। এটি মনে রাখলে ডেটা ধারণকারী প্রতিটি ক্ষেত্রের নাম কীভাবে নির্ধারণ করতে হবে এবং সেই ক্ষেত্রগুলি থেকে টানা রিপোর্ট ফর্ম্যাট তৈরির প্রক্রিয়া সহজ হবে।
ধাপ 4. ডেটা ক্ষেত্র সংগঠিত করুন।
একটি সহজ টেমপ্লেট তৈরি করুন যা নাম, ঠিকানা এবং অন্যান্য যোগাযোগের তথ্য প্রবেশ করার সময় একটি যৌক্তিক ক্রম অনুসরণ করে। এটি করার ফলে ন্যূনতম বাধা সহ 1 টি ক্ষেত্র থেকে পরবর্তী স্থানে যাওয়া সহজ হয় এবং যুক্তিসঙ্গত সময়ের মধ্যে একটি নতুন গ্রাহক রেকর্ডের প্রবেশ সম্পূর্ণ হয়।
ধাপ 5. প্রতিটি ক্ষেত্রের অনুমোদন সেট করুন।
এর মধ্যে রয়েছে প্রতিবেদন বিন্যাসে কোন ক্ষেত্রগুলি অন্তর্ভুক্ত করা হবে তা চিহ্নিত করা এবং সেইসঙ্গে কোনটি ডাটাবেস এন্ট্রি বাছাই বা অনুসন্ধানের ভিত্তি হিসেবে কাজ করতে পারে। প্রতিটি ক্ষেত্রে সঠিক অনুমোদন বরাদ্দ করলে সঠিক তথ্য পুনরুদ্ধার দ্রুত হবে যখন প্রয়োজন হবে।
ধাপ 6. রিপোর্ট ফরম্যাট প্রস্তুত করুন।
কিছু মৌলিক ফরম্যাট যা ঘন ঘন ব্যবহার করা যায় তা প্রায়ই যথেষ্ট হবে, যদিও মূল ব্যবহারকারীদের কাস্টমাইজড রিপোর্ট তৈরির ক্ষমতা প্রদান করা যেতে পারে যা ব্যবহারকারীর কাজের অবস্থান এবং গ্রাহকের ডেটা অ্যাক্সেসের স্তরের সাথে সম্পর্কিত ক্ষেত্রগুলি অন্তর্ভুক্ত করে।
পদক্ষেপ 7. লগইন শংসাপত্র এবং অ্যাক্সেস অধিকার প্রতিষ্ঠা করুন।
একটি কার্যকর গ্রাহক ডাটাবেস লগইন শংসাপত্র তৈরি করার ক্ষমতা অন্তর্ভুক্ত করে যা শুধুমাত্র অনুমোদিত কর্মীদের তথ্য অ্যাক্সেস করার অনুমতি দেয়। আরও এগিয়ে গিয়ে, বিভিন্ন স্তরের অধিকার বরাদ্দ করা নিশ্চিত করে যে প্রতিটি ব্যবহারকারী তার চাকরির দায়িত্বের সাথে সম্পর্কিত ডেটা দেখতে, পরিবর্তন করতে এবং প্রবেশ করতে সক্ষম, কিন্তু অন্যান্য কর্মীদের ব্যবহারযোগ্য অন্যান্য তথ্য দেখতে সক্ষম নয়।
ধাপ 8. মুক্তির আগে গ্রাহকের ডাটাবেস পর্যালোচনা করুন এবং পরীক্ষা করুন।
প্রতিটি ফাংশন কল্পনা অনুযায়ী কাজ করে তা নিশ্চিত করার জন্য কর্মীদের একটি ছোট গোষ্ঠীর সাথে বিটা সংস্করণ ব্যবহার করার চেষ্টা করুন। পারফরম্যান্স, ফর্ম্যাট এবং ব্যবহারের সহজতার সাথে যে কোন সমস্যা দূর করতে এই টেস্ট গ্রুপের ফলাফলগুলি ব্যবহার করুন। একবার সমস্ত সমস্যা সমাধান করা এবং সমাধান করা হলে, চূড়ান্ত সংস্করণটি পুরো সংস্থায় চালু করা যেতে পারে।
পরামর্শ
- ডাটাবেস ডিজাইন করার চেষ্টা করুন যাতে কোম্পানির চাহিদা পরিবর্তনের সাথে সাথে আরও ক্ষেত্র বা বৈশিষ্ট্য যুক্ত করার সুযোগ থাকে। এটি আরও শক্তিশালী পণ্য দিয়ে প্রতিস্থাপন না করেও বেশ কয়েক বছর ধরে পণ্যটির ব্যবহার চালিয়ে যাওয়া সম্ভব করবে।
- একটি নতুন গ্রাহক ডাটাবেসের বিকাশের জন্য দীর্ঘ সময় লাগার জন্য এটি অস্বাভাবিক নয়। এমনকি এমন একটি সফটওয়্যার ব্যবহার করার সময় যেটি বেশ কয়েকটি কাজ সহজে সম্পাদন করতে পারে, আদর্শ ফরম্যাটে আসতে কয়েক সপ্তাহ লেগে যেতে পারে।
