এই উইকিহাউ আপনাকে শেখায় কিভাবে আপনি এক্সেল স্প্রেডশীটে ডেটা পরিষ্কার করবেন যখন আপনি উইন্ডোজ বা ম্যাকওএস ব্যবহার করছেন। বানান পরীক্ষা চালানো, ডুপ্লিকেট ডেটা অপসারণ, ফাইন্ড-এন্ড-রিপ্লেস ব্যবহার করা, এবং একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ কেস ফরম্যাটে স্যুইচ করা সবই আপনার ওয়ার্কবুকের মান উন্নত করতে পারে।
ধাপ
পদ্ধতি 4 এর 1: বানান চেক ব্যবহার করে
ধাপ 1. এক্সেলে আপনার স্প্রেডশীট খুলুন।
আপনি আপনার কম্পিউটারে ফাইলটিতে ডাবল ক্লিক করে এটি করতে পারেন।
একটি স্প্রেডশীটে পরিবর্তন করার আগে আপনাকে সবসময় নিশ্চিত করতে হবে যে আপনার একটি ব্যাকআপ আছে।
পদক্ষেপ 2. কীবোর্ডে F7 কী টিপুন।
এটি বানান উইন্ডো খোলে, যা স্প্রেডশীটে প্রথম সম্ভাব্য ভুল প্রদর্শন করে।
পদক্ষেপ 3. একটি ভুল সংশোধন করুন।
যদি ত্রুটিটি এমন কিছু হয় যা আপনি সংশোধন করতে চান তবে এটি করার বিভিন্ন উপায় রয়েছে:
- আপনি যদি "সাজেশন" বক্সে সঠিক সংশোধন দেখতে পান, এটি নির্বাচন করুন, তারপর ক্লিক করুন পরিবর্তন.
- যদি আপনি সঠিক বানান জানেন, তাহলে আপনি উইন্ডোর উপরের বক্সে সংশোধন টাইপ করতে পারেন, তারপর ক্লিক করুন পরিবর্তন.
- ব্যবহারে সতর্ক থাকুন সব পরিবর্তন করুন, যেহেতু আপনি এমন কিছু পরিবর্তন করতে পারেন যা পরিবর্তনের প্রয়োজন নেই। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি "থেকে" থেকে "ফর্ম" এর সমস্ত উদাহরণ পরিবর্তন করেন, তাহলে আপনি "থেকে" শব্দটির প্রয়োজন এমন একটি বাক্যকে গোলমাল করতে পারেন।
ধাপ 4. প্রকৃতপক্ষে একটি শব্দ দিয়ে কী করবেন তা ঠিক করুন।
এক্সেল এমন একটি শব্দ জুড়ে আসতে পারে যা একটি যথাযথ বিশেষ্য, বিশেষায়িত বা অশ্লীল শব্দ, বা অন্য কোনো ভাষায় যা সংশোধনের প্রয়োজন হয় না। এই মোকাবেলা করার জন্য আপনার কিছু বিকল্প আছে:
- ক্লিক উপেক্ষা করুন পরবর্তী ত্রুটি এড়িয়ে যেতে, অথবা সবগুলো উপেক্ষা করুন এই শব্দের সমস্ত দৃষ্টান্ত এড়িয়ে যেতে।
- ক্লিক অভিধানে যোগ করুন ভবিষ্যতে Excel এই শব্দ/বানানটিকে সঠিক মনে করে তা নিশ্চিত করার জন্য।
4 এর পদ্ধতি 2: ডুপ্লিকেট মানগুলি সরানো
ধাপ 1. এক্সেলে আপনার স্প্রেডশীট খুলুন।
আপনি আপনার কম্পিউটারে ফাইলটিতে ডাবল ক্লিক করে এটি করতে পারেন।
একটি স্প্রেডশীটে পরিবর্তন করার আগে আপনাকে সবসময় নিশ্চিত করতে হবে যে আপনার একটি ব্যাকআপ আছে।
ধাপ 2. ডাটা ট্যাবে ক্লিক করুন।
এটি এক্সেলের শীর্ষে।
ধাপ 3. ডুপ্লিকেট সরান ক্লিক করুন।
এটি এক্সেলের শীর্ষে ফিতা বারের "ডেটা সরঞ্জাম" গোষ্ঠীতে রয়েছে। একটি ডায়লগ বক্স প্রদর্শিত হবে।
ধাপ 4. আপনি যে কলামগুলি পরীক্ষা করতে চান তা নির্বাচন করুন।
ডুপ্লিকেট মানগুলির জন্য সেই কলামটি চেক করতে প্রতিটি কলামের নামের পাশে বাক্সটি চেক করুন।
- দ্রুত সব কলাম একসাথে নির্বাচন করতে, "সব নির্বাচন করুন" এর পাশের বক্সে ক্লিক করুন।
- সমস্ত কলাম অনির্বাচন করতে, "সমস্ত নির্বাচন বাতিল করুন" এর পাশের বাক্সে ক্লিক করুন।
ধাপ 5. ঠিক আছে ক্লিক করুন।
আপনি একটি বার্তা দেখতে পাবেন যে কতগুলি সদৃশ সরানো হয়েছে তা তালিকাভুক্ত করে। যদি কোন ডুপ্লিকেট পাওয়া না যায়, তাহলে আপনি একটি বার্তা দেখতে পাবেন যা বলে যে কোন ডুপ্লিকেট মান সরানো হয়নি।
পদক্ষেপ 6. ঠিক আছে ক্লিক করুন।
এটি জানালা বন্ধ করে দেয়।
4 এর মধ্যে পদ্ধতি 3: পাঠ্য সন্ধান এবং প্রতিস্থাপন
ধাপ 1. এক্সেলে আপনার স্প্রেডশীট খুলুন।
আপনি আপনার কম্পিউটারে ফাইলটিতে ডাবল ক্লিক করে এটি করতে পারেন।
- পাঠ্যের একটি স্ট্রিং অনুসন্ধান করতে এবং এটি অন্য কিছু দিয়ে প্রতিস্থাপন করতে এই পদ্ধতিটি ব্যবহার করুন।
- একটি স্প্রেডশীটে পরিবর্তন করার আগে আপনাকে সবসময় নিশ্চিত করতে হবে যে আপনার একটি ব্যাকআপ আছে।
ধাপ 2. Ctrl+F চাপুন (উইন্ডোজ) অথবা ⌘ কমান্ড+এফ (ম্যাকওএস)।
এটি ফাইন্ড অ্যান্ড রিপ্লেস উইন্ডোটি খুলবে।
ধাপ 3. প্রতিস্থাপন ট্যাবে ক্লিক করুন।
এটি উইন্ডোর শীর্ষে দ্বিতীয় ট্যাব।
ধাপ 4. আপনি যা খুঁজছেন তা "কী খুঁজুন" বাক্সে টাইপ করুন।
প্রযোজ্য হলে স্পেস অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না। এছাড়াও, শর্তাবলীর আগে বা পরে বহিরাগত স্থানগুলি এড়িয়ে চলুন।
- আপনি ওয়াইল্ডকার্ড ব্যবহার করতে পারেন * এবং? আপনার অনুসন্ধানে
- যেমন: "s" দিয়ে শুরু হওয়া এবং "d" দিয়ে শেষ হওয়া যেকোনো শব্দ খুঁজতে s*d টাইপ করুন (যেমন দু sadখিত, শুরু, বাদ দেওয়া)।
- যেমন: "s" দিয়ে শুরু হওয়া যে কোন শব্দ খুঁজতে s? D টাইপ করুন এবং "d" দিয়ে শেষ হয় এবং মাঝখানে একটি অক্ষর থাকে (উদা sad sad, sid, sod)।
ধাপ 5. প্রতিস্থাপন পাঠ্যটি "এর সাথে প্রতিস্থাপন করুন" ক্ষেত্রটিতে টাইপ করুন।
প্রতিস্থাপন পাঠ্যের জন্য একই নিয়ম প্রযোজ্য।
ধাপ 6. অতিরিক্ত ফিল্টার সেট করার জন্য বিকল্পগুলিতে ক্লিক করুন।
এই স্ক্রিনে, আপনি কর্মপুস্তকে শুধুমাত্র নির্দিষ্ট সারি, কলাম বা শীট অনুসন্ধান করতে পারেন। এটি alচ্ছিক।
ধাপ 7. পরবর্তী খুঁজুন ক্লিক করুন।
এটি প্রথম ম্যাচ প্রদর্শন করে, যদি একটি থাকে।
ধাপ 8. অনুসন্ধান শব্দটি প্রতিস্থাপনের পাঠ্যের সাথে প্রতিস্থাপন করতে প্রতিস্থাপন ক্লিক করুন।
আপনি যদি চান, আপনি ক্লিক করতে পারেন সমস্ত প্রতিস্থাপন পাওয়া পাঠ্যের সমস্ত দৃষ্টান্ত প্রতিস্থাপন পাঠ্যের সাথে প্রতিস্থাপন করতে।
সঙ্গে সতর্ক থাকুন সমস্ত প্রতিস্থাপন, যেহেতু আপনি দুর্ঘটনাক্রমে এমন কিছু সংশোধন করতে পারেন যা সংশোধনের প্রয়োজন নেই।
4 এর পদ্ধতি 4: টেক্সট কেস পরিবর্তন করা
ধাপ 1. এক্সেলে আপনার স্প্রেডশীট খুলুন।
আপনি আপনার কম্পিউটারে ফাইলটিতে ডাবল ক্লিক করে এটি করতে পারেন।
- যদি আপনার ডেটাতে ক্যাপিটালাইজেশন ত্রুটি থাকে, যেমন সব ক্যাপিটাল অক্ষর, সব ছোট হাতের অক্ষর, অথবা অন্য কিছু ভুল কনফিগারেশন
- একটি স্প্রেডশীটে পরিবর্তন করার আগে আপনাকে সবসময় নিশ্চিত করতে হবে যে আপনার একটি ব্যাকআপ আছে।
ধাপ 2. আপনি যে ডেটা পরিবর্তন করতে চান তার পাশে একটি অস্থায়ী কলাম করুন।
যদি আপনার ডেটাতে কলাম শিরোনাম থাকে, তাহলে অস্থায়ী কলামের প্রথম ঘরে একটি হেডার লিখতে ভুলবেন না।
ধাপ 3. প্রথম কক্ষে কেস ফাংশনের সূত্রটি টাইপ করুন।
যদি একটি কলাম শিরোনাম থাকে, তাহলে তার ঠিক নীচে কোষে সূত্রটি টাইপ করুন। আপনি কি করতে চান তার উপর নির্ভর করে সূত্রটি পরিবর্তিত হয়:
- টাইপ করুন = PROPER (সেল) একটি কোষের মান কেস কেসকে যথাযথ ক্ষেত্রে পরিবর্তন করতে (যেমন নাম, বংশ, ঠিকানা)। আপনি যে প্রথম সেল নম্বরটি পরিবর্তন করতে চান তার সাথে "সেল" প্রতিস্থাপন করুন (যেমন B2)।
- টাইপ করুন = UPPER (সেল) একটি সেল ভ্যালুর ক্ষেত্রে সমস্ত বড় অক্ষরে (যেমন NAME, BREED, ADDRESS) পরিবর্তন করতে। আপনি যে প্রথম সেল নম্বরটি পরিবর্তন করতে চান তার সাথে "সেল" প্রতিস্থাপন করুন (যেমন B2)।
- #* টাইপ = LOWER (সেল) একটি সেল ভ্যালুর ক্ষেত্রে সব ছোট হাতের অক্ষরে (যেমন নাম, বংশ, ঠিকানা) পরিবর্তন করতে। আপনি যে প্রথম সেল নম্বরটি পরিবর্তন করতে চান তার সাথে "সেল" প্রতিস্থাপন করুন (যেমন B2)।
ধাপ Press এন্টার টিপুন অথবা ফিরে আসুন।
সূত্র ধারণকারী কক্ষটিতে এখন কোষের জন্য নতুন কেস বিন্যাস রয়েছে।
ধাপ 5. ঘরে ক্লিক করুন।
সেলটি এখন হাইলাইট করা হয়েছে এবং একটি বাক্স দিয়ে ঘেরা।
ধাপ 6. বাক্সের নিচের-ডান কোণাকে কলামের ডেটার শেষে নিচে টেনে আনুন।
এটি কলামের অন্যান্য সমস্ত কোষে সূত্রটি প্রযোজ্য।
