প্রসেস ডকুমেন্টগুলি পাঠকদেরকে ধাপগুলির যৌক্তিক ক্রম অনুসারে নিয়ে যায় যা সফলভাবে একটি প্রক্রিয়া সম্পন্ন করার জন্য প্রয়োজন। উদাহরণস্বরূপ, উইকিহাউ নিবন্ধগুলি এক ধরণের প্রক্রিয়া নথি। প্রসেস ডকুমেন্টের বিষয়বস্তু জটিল বা সহজ হতে পারে, কিন্তু আপনাকে কোন ধাপগুলো সম্পন্ন করতে হবে তা নির্ধারণ করতে হবে, সেই ধাপগুলোর যৌক্তিক ক্রম এবং সফলভাবে সম্পন্ন হলে কোন ক্রমটি সম্পন্ন হবে। এই মৌলিক বিষয়গুলো মাথায় রেখে, ডিম ফুটানো থেকে শুরু করে আন্তর্জাতিক বিপণন অভিযান চালানো পর্যন্ত যেকোন কিছুর জন্য প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশন তৈরি করা সম্ভব।
ধাপ
3 এর অংশ 1: একটি প্রক্রিয়া নথি শুরু
ধাপ 1. প্রক্রিয়া চিহ্নিত করুন।
প্রায় সবকিছুই একটি প্রক্রিয়ায় বিভক্ত হয়ে একটি প্রক্রিয়া নথিতে পরিণত হতে পারে। কিছু উদাহরণ অন্তর্ভুক্ত:
- পাস্তা বানানো
- গাড়ি চালানো শিখছে
- একটা চিঠি লিখছি
- ড্রাম রোল করা
ধাপ 2. আপনার পাঠকদের কোন সম্পদের প্রয়োজন হবে তা বের করুন।
আপনি যে প্রক্রিয়াটি বর্ণনা করতে চান তা সম্পূর্ণ করার জন্য আপনার পাঠকদের প্রয়োজনীয় সমস্ত সংস্থান সম্পর্কে চিন্তা করুন। প্রতিটি ধাপকে কীভাবে বর্ণনা করবেন তা নির্ধারণ করার সময় জড়িত সম্পদগুলি বোঝা কাজে আসবে। প্রয়োজনীয় সম্পদের কিছু উদাহরণের মধ্যে রয়েছে:
- পাস্তা তৈরি করা: জল, পাস্তা, লবণ, রান্নার পাত্র, কলান্ডার, তাপ, সময়
- গাড়ি চালানো শেখা: যানবাহন, শিক্ষক, সময় (শেখা এবং অনুশীলন উভয়ই), ট্রাফিক আইনের জ্ঞান
- চিঠি লেখা: লেখা এবং বানান দক্ষতা, কাগজ, কলম বা পেন্সিল
- ড্রাম রোল করা: ড্রাম সেট, ড্রাম স্টিক, ড্রাম বাজানোর কিছু অভিজ্ঞতা, সময়
ধাপ 3. আপনার শ্রোতাদের বিবেচনা করুন।
আপনি আরও এগিয়ে যাওয়ার আগে, আপনার শ্রোতা কে এবং আপনার বিষয় সম্পর্কে তারা ইতিমধ্যেই কী জানে সে সম্পর্কে আপনার কিছু সময় নেওয়া উচিত। এই জ্ঞানটি আপনাকে কোন তথ্য অন্তর্ভুক্ত করতে হবে এবং কোন তথ্য আপনি ছেড়ে দিতে সক্ষম হতে পারেন তা নির্ধারণ করতে সাহায্য করতে পারে।
উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি সাধারণ দর্শকদের জন্য কিভাবে পাস্তা রান্না করতে হয় সে সম্পর্কে একটি প্রক্রিয়া নথি লিখছেন যারা রান্না করতে জানেন বা নাও জানেন, তাহলে আপনি সম্ভবত "আল দান্তে" এর মতো শব্দগুলি সংজ্ঞায়িত করতে চান এবং "কি দ্বারা বোঝানো হয়েছে তা বর্ণনা করতে চান" ঘূর্ণায়মান ফোঁড়া।"
ধাপ 4. একটি শিরোনাম তৈরি করুন।
প্রতিটি প্রক্রিয়া নথির একটি স্পষ্ট শিরোনাম প্রয়োজন যা ব্যাখ্যা করে আপনি কোন প্রক্রিয়াটি বর্ণনা করছেন। আপনার প্রসেস ডকুমেন্টকে আপনার কী বলা উচিত তা নির্ধারণ করতে, আপনার পাঠকরা কী করবেন তা শিখতে চান তা নিয়ে চিন্তা করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি আপনার প্রক্রিয়া নথিকে "মেক পাস্তা", "ড্রাইভ করতে শিখুন" বা "একটি চিঠি লিখুন" বলতে পারেন।
আপনার শিরোনাম এবং পদক্ষেপের জন্য অপরিহার্য ফর্ম ব্যবহার করুন। আপনার প্রসেস ডকুমেন্টটি বর্তমান কালের ক্রিয়া দিয়ে শুরু হওয়া উচিত, যেমন "তৈরি," "রান্না," "শিখুন" বা "লিখুন"। আপনার প্রক্রিয়ার ধাপগুলি বর্ণনা করতে আপনার এই কাল ব্যবহার করা চালিয়ে যাওয়া উচিত।
ধাপ 5. আপনার পাঠকদের আকর্ষণ করতে আপনার ভূমিকা ব্যবহার করুন।
আপনার প্রসেস ডকুমেন্টের প্রবর্তন আপনাকে ডকুমেন্টটি কী দেবে তা ব্যাখ্যা করার সুযোগ দেবে এবং আপনার পাঠকের দৃষ্টি আকর্ষণ করবে। আপনার ভূমিকাতে, জরুরী অনুভূতি তৈরি করা একটি ভাল ধারণা যাতে আপনার পাঠক পড়তে চান। আপনার পাঠকদের জন্য একটি সমস্যা তৈরি করার চেষ্টা করুন এবং তারপরে এটি সমাধান করার প্রস্তাব দিন।
উদাহরণস্বরূপ, একটি প্রক্রিয়া নথি প্রবর্তন করার সময় যা পাস্তা কীভাবে তৈরি করা যায় তা ব্যাখ্যা করার সময়, আপনি এমন কিছু বলতে পারেন, "পাস্তা রান্না করা সহজ মনে হতে পারে, কিন্তু পাস্তা ওভারকুক বা আন্ডারকুক করা সহজ। এটি একটি সমস্যা কারণ পাস্তা যা খুব চিবানো বা খুব নরম হয় তা অপ্রীতিকর হতে পারে, আপনি এটিতে যে ধরণের সস রাখেন না কেন। কিন্তু যদি আপনি সঠিক ভাবে পাস্তা তৈরি করেন, তাহলে আপনার পাস্তা আপনার সসের মতই চিত্তাকর্ষক হবে।
3 এর অংশ 2: আপনার প্রক্রিয়া বর্ণনা করা
ধাপ 1. প্রক্রিয়াটি ভেঙে ফেলুন।
আপনি যে প্রক্রিয়াটি বর্ণনা করার চেষ্টা করছেন তার অংশ হিসাবে যে জিনিসগুলি ঘটতে হবে সেগুলি সম্পর্কে চিন্তা করুন। প্রক্রিয়াটি শুরু করার জন্য যতটা সম্ভব লিখুন। এটি একটি পূর্ব-লেখার কৌশল যার নাম "তালিকা"। আপনি এটি করার সময়, প্রক্রিয়াটিকে ছোট, সহজে বোঝার ধাপে বিভক্ত করার চেষ্টা করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি পাস্তা কীভাবে তৈরি করবেন তা ব্যাখ্যা করতে চান, তাহলে আপনি লিখতে পারেন:
- একটি পাত্র বের করুন এবং এটি জল দিয়ে পূরণ করুন।
- চুলায় পাত্র রাখুন এবং তাপ বেশি দিন।
- পাস্তা বের কর।
- পানিতে পাস্তা যোগ করুন।
- আঁচ একটু কমিয়ে দিন।
- প্যাকেজে নির্দেশিত সময়ের জন্য রান্না করুন।
- সিঙ্কে পাস্তা একটি কল্যান্ডারে ড্রেন করুন।
ধাপ 2. আপনার ধাপগুলি ক্রম অনুসারে রাখুন।
একবার আপনার ধাপগুলির একটি মৌলিক তালিকা যা আপনার পাঠকদের সম্পূর্ণ করতে হবে, সেগুলি দেখুন এবং নিশ্চিত করুন যে সেগুলি ঠিক আছে। ধারাবাহিকতায় আগে বা পরে আপনার একটি ধাপ দেওয়া আরও অর্থবহ হবে কিনা তা বিবেচনা করুন।
- উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি পাস্তা তৈরির প্রক্রিয়াটি বর্ণনা করছেন, তাহলে আপনি হয়তো ভাবছেন যে পাঠকদেরকে পানি গরম হওয়ার আগে বা পরে পাস্তা বের করতে বলার কোন অর্থ আছে কি না।
- আপনি যে প্রক্রিয়াটি বর্ণনা করছেন তা যদি বেশ জটিল হয় বা আপনি চিন্তা না করেই করতে পারেন, তাহলে আপনাকে আপনার পদক্ষেপের যুক্তি বিবেচনা করে আরো সময় ব্যয় করতে হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একজন অভিজ্ঞ ড্রামার হন যে কিভাবে ড্রাম রোল করতে হয় তা বর্ণনা করার চেষ্টা করছেন, তাহলে আপনাকে আপনার ড্রাম সেটে বসে কিছু ড্রাম রোল করতে হতে পারে।
- আপনি যখন আপনার প্রক্রিয়ার ধাপগুলো সম্পাদন করছেন, তখন ভাবুন প্রথম, দ্বিতীয়, তৃতীয়, ইত্যাদি কি হয় আপনার ধাপের তালিকার সাথে এই ক্রমটি তুলনা করুন।
ধাপ 3. আপনার কোন অতিরিক্ত তথ্য দিতে হবে কিনা তা নির্ধারণ করুন।
প্রক্রিয়াটি আবার চিন্তা করুন এবং প্রক্রিয়া থেকে কোন তথ্য অনুপস্থিত আছে কিনা তা নির্ধারণ করার চেষ্টা করুন। আপনার একটি ধাপ সম্পূর্ণ করার আগে পাঠকদের কিছু করতে হবে কিনা তা নির্ধারণ করার চেষ্টা করুন।
- উদাহরণস্বরূপ, আপনি আপনার পাঠকদের পানিতে পাস্তা যোগ করার সময় একটি টাইমার সেট করার পরামর্শ দিতে পারেন। অথবা, আপনি পাঠকদের পুরো পাত্র নিষ্কাশন করার আগে এক টুকরো পাস্তা চেক করার পরামর্শ দিতে পারেন।
- আপনার মিস করা কিছু আছে কিনা তা দেখতে আপনার বন্ধুর কাছে আপনার পদক্ষেপগুলি পড়ার চেষ্টা করুন। আপনি যা লিখেছেন তা বিশদভাবে বলবেন না, কেবল আপনার বন্ধুর কাছে আপনার পদক্ষেপগুলি পড়ুন এবং পরামর্শগুলি জিজ্ঞাসা করুন।
ধাপ 4. আপনার ধাপগুলি প্রসারিত করুন।
আপনি আপনার পদক্ষেপের জন্য একটি কঠিন ক্রম তৈরি করার পরে, আপনাকে আপনার প্রতিটি ধাপে প্রসারিত করতে হবে। আপনার প্রক্রিয়া নথির প্রতিটি ধাপে আপনার পাঠকদের প্রতিটি ধাপ কিভাবে সম্পন্ন করতে হয় তা বুঝতে সাহায্য করার জন্য দরকারী তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। যতটা সম্ভব বিস্তারিত হওয়ার চেষ্টা করুন।
উদাহরণস্বরূপ, যখন আপনি পাঠকদের একটি পাত্র বের করে পানি দিয়ে ভরাট করার পরামর্শ দেন, তখন আপনাকে বলতে হবে কোন ধরণের পাত্র পাঠকদের ব্যবহার করা উচিত এবং পাত্রটিতে কতটুকু জল পাঠক যোগ করা উচিত। আপনি পাঠকদের বলতে পারেন যে পাস্তা রান্না করতে এবং 12 কাপ জল দিয়ে এটি একটি বড় স্টকপট ব্যবহার করতে।
পদক্ষেপ 5. উদাহরণ প্রদান করুন।
উদাহরণগুলি আপনার পাঠকদের কীভাবে এমন কিছু করতে হবে সে সম্পর্কে পরিষ্কার ধারণা পেতে সাহায্য করতে পারে যা বুঝতে অসুবিধা হতে পারে। এমন উদাহরণ ব্যবহার করার চেষ্টা করুন যা আপনার পাঠকদের জন্য সহজ হবে এবং ব্যাখ্যা করবেন যে উদাহরণটি আপনি যে প্রক্রিয়ার বর্ণনা দিচ্ছেন তার সাথে উদাহরণ কিভাবে সম্পর্কযুক্ত।
উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি ড্রামসোল করার জন্য ড্রামস্টিক কত শক্তভাবে ধরে রাখতে হয় তা পাঠকদের বোঝানোর চেষ্টা করছেন, তাহলে আপনি কতটা চাপের প্রয়োজন তা বর্ণনা করতে একটি পেন্সিল ধরার উদাহরণ ব্যবহার করতে পারেন। পাঠকরা একটি কলম বা পেন্সিল ধারণের সাথে সম্পর্কিত হতে পারবে এবং সেই জ্ঞানকে সঠিকভাবে ড্রামস্টিক ধরতে সাহায্য করতে ব্যবহার করবে।
পদক্ষেপ 6. সমস্যা সমাধানের পরামর্শ দিন।
এই প্রক্রিয়াটি সম্পন্ন করার সময় লোকেরা যে সাধারণ ভুলগুলি করে সেগুলি সম্পর্কে চিন্তা করুন এবং নিশ্চিত করুন যে আপনি আপনার নথিতে এই সাধারণ ভুলগুলি সমাধান করেছেন। আপনি এই তথ্যগুলিকে আপনার একটি ধাপে কাজ করার উপায় খুঁজে পেতে পারেন অথবা আপনি আপনার নথির শেষে এই তথ্য প্রদান করতে পারেন।
উদাহরণস্বরূপ, সম্ভবত অনেক লোক তাদের পাস্তা বেশি রান্না করার কারণ হল কারণ তারা টাইমার সেট করতে ভুলে যায়। অথবা হয়তো অনেক মানুষ ড্রাম রোল নিয়ে লড়াই করে কারণ তারা তাদের ড্রামস্টিকগুলি খুব শক্ত করে ধরে রেখেছে।
3 এর অংশ 3: ডকুমেন্ট শেষ করা
ধাপ 1. প্রয়োজনে স্থানান্তর অন্তর্ভুক্ত করুন।
ট্রানজিশন হচ্ছে এমন শব্দ যা আপনার লেখার প্রবাহকে উন্নত করতে সাহায্য করে। পাঠকরা যখন আপনার প্রক্রিয়ায় কিছু করবেন বলে মনে করা হয় তখন ট্রানজিশন আপনাকে স্পষ্ট করতে সাহায্য করতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি আপনার পাঠকদের ফুটন্ত পানিতে পাস্তা যোগ করার আগে টাইমার ঠিক করার পরামর্শ দিতে পারেন। অথবা, আপনি আপনার পাঠকদের ওভেন মিটস লাগানোর পরামর্শ দিতে পারেন এবং তারপর সিঙ্কের মধ্যে কোল্ডারে পাস্তা েলে দিতে পারেন। প্রসেস ডকুমেন্টে ব্যবহার করার জন্য আরও কিছু ভাল ট্রানজিশন শব্দ অন্তর্ভুক্ত:
- পরবর্তী
- পরে
- প্রথম
- শেষ
- এছাড়াও
ধাপ 2. আপনার ভাষা সহজ করুন।
একটি বড় শ্রোতার জন্য একটি প্রক্রিয়া বর্ণনা করার সময়, এটি নিশ্চিত করা গুরুত্বপূর্ণ যে আপনি যে শব্দগুলি ব্যবহার করেন তা অধিকাংশ লোকের বোঝার জন্য যথেষ্ট সহজ। প্রচুর পরিভাষা (প্রযুক্তিগত ভাষা) ব্যবহার করে পাঠকদের জন্য নির্দেশাবলী বুঝতে অসুবিধা হতে পারে। আপনার নির্দেশাবলী পড়ার জন্য এক মিনিট সময় নিন এবং ভাষা সহজ করার উপায়গুলি সন্ধান করুন।
আপনার প্রক্রিয়া বর্ণনা করার জন্য যদি আপনার একটি বিশেষ শব্দ ব্যবহার করার প্রয়োজন হয়, তাহলে নিশ্চিত করুন যে আপনি এটি আপনার পাঠকদের জন্য সংজ্ঞায়িত করেছেন। উদাহরণস্বরূপ, যদি পাস্তা কীভাবে তৈরি করতে হয় তা বর্ণনা করে, আপনাকে "আল দান্তে" এর অর্থ কী তা ব্যাখ্যা করতে হবে।
ধাপ 3. প্রক্রিয়াটি পরীক্ষা করুন।
আপনার নির্দেশাবলী অনুসরণ করে আপনি যে প্রক্রিয়াটি বর্ণনা করেছেন তা সফলভাবে সম্পন্ন করা যেতে পারে তা নিশ্চিত করা গুরুত্বপূর্ণ। আপনি যে ক্রমটি রেখেছেন তার প্রতিটি ধাপ অনুসরণ করে এবং আপনার অন্তর্ভুক্ত করা তথ্য ব্যবহার করে আপনি যে প্রক্রিয়াটি বর্ণনা করেছেন তা সম্পূর্ণ করার চেষ্টা করুন।
- আপনি যখন আপনার প্রক্রিয়াটি পরীক্ষা করেন, অনুপস্থিত কোনো তথ্য বা আপনার পাঠকদের কাছে অস্পষ্ট হতে পারে এমন কিছু চিহ্নিত করার চেষ্টা করুন।
- অন্য কাউকে আপনার প্রক্রিয়াটিও পরীক্ষা করতে বলুন। অন্য কাউকে আপনার প্রক্রিয়াটি পরীক্ষা করা আপনার প্রক্রিয়া নথিতে আরও নির্ভুলতা নিশ্চিত করতে পারে। আপনার বর্ণিত প্রক্রিয়াটি সম্পন্ন করার জন্য আপনার পদক্ষেপগুলি ব্যবহার করতে বন্ধু বা পরিবারের সদস্যকে বলুন।
ধাপ 4. আপনার ডকুমেন্ট ফরম্যাট করুন।
আপনি কিভাবে আপনার প্রসেস ডকুমেন্ট ব্যবহার করার পরিকল্পনা করছেন তার উপর নির্ভর করে আপনাকে এটি ফরম্যাট করতে হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার প্রসেস ডকুমেন্টটি একটি ক্লাস অ্যাসাইনমেন্টের জন্য এমএলএ স্টাইলের প্রবন্ধ হিসাবে ফরম্যাট করা হয়, তাহলে আপনাকে আপনার প্রশিক্ষকের নির্দেশিকা পর্যালোচনা করতে হবে এবং নিশ্চিত করতে হবে যে আপনার ডকুমেন্ট তাদের সাথে মেলে। আপনি যদি কোনো ওয়েবসাইটের জন্য আপনার ডকুমেন্ট ব্যবহার করেন, তাহলে আপনার প্রয়োজন মেটাতে আপনার ডকুমেন্ট ফরম্যাট করতে হবে।
