প্রতিদিন billion০০ বিলিয়নেরও বেশি ইমেল পাঠানো এবং প্রাপ্ত হওয়ার বিষয়টি বিবেচনা করে, এটি আশ্চর্যজনক নয় যে লোকেরা "ইমেল ক্লান্তি" তৈরি করেছে। এজন্যই কার্যকর ইমেলগুলি লেখা এত গুরুত্বপূর্ণ যেগুলি আপনার বক্তব্য স্পষ্ট এবং সংক্ষিপ্তভাবে জুড়ে দেয়-আপনি চান না যে লোকেরা আপনার মিটিংয়ের আমন্ত্রণের ইমেলটি পুরোপুরি না পড়ে কারণ এটি অত্যধিক দীর্ঘ বা অস্পষ্ট। চিন্তা করবেন না-এই উইকি আপনাকে একটি সভার আমন্ত্রণের জন্য একটি ইমেল লেখার সময় আপনার যা করা উচিত তা কীভাবে চলবে, যেমন একটি শক্তিশালী বিষয় লাইন কীভাবে লিখবেন, আপনার ইমেলের মূল অংশে কী বলা উচিত এবং আপনি কীভাবে এটি ব্যবহার করতে পারেন জিনিসগুলি সহজ করার জন্য ক্যালেন্ডার অ্যাপ।
ধাপ
3 এর 1 পদ্ধতি: একটি শক্তিশালী বিষয় লাইন লেখা
ধাপ 1. বৈঠকের তারিখ এবং বিষয় সহ একটি সংক্ষিপ্ত, প্রাসঙ্গিক বিষয় লাইন লিখুন।
এই বিবরণগুলি অন্তর্ভুক্ত করার অর্থ হল যে লোকেরা কখন ইমেইল না খোলার পরেই জানতে পারবে যে এটি কখন এবং কী নিয়ে আলোচনা করা হবে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি লিখতে পারেন, "মিটিং 12/8: নতুন রিপোর্টিং নির্দেশিকা।"
সতর্কতা:
সভার বিষয়বস্তু বাদ দিলে সম্ভবত লোকেরা উত্তর দিতে পারে, জিজ্ঞাসা করে যে এটি তাদের বিভাগের জন্য প্রাসঙ্গিক কিনা বা তাদের উপস্থিতি বাধ্যতামূলক, তাই বিষয়টি নিশ্চিত করতে ভুলবেন না!
ধাপ 2. সাবজেক্ট লাইনে উপস্থিতির নিশ্চিতকরণের জন্য জিজ্ঞাসা করুন।
যদি আপনি জানতে চান যে কে মিটিং এ আসছেন, বিষয় লাইনে নিশ্চিতকরণের জন্য জিজ্ঞাসা করুন। এইভাবে, তারা জানবে যে তারা যত তাড়াতাড়ি সম্ভব ইমেল খোলার আগে তাদের প্রতিক্রিয়া জানাতে হবে। আপনি লিখতে পারেন, "শুক্রবার 10/6 এইচআর সভা, দয়া করে যত তাড়াতাড়ি সম্ভব নিশ্চিত করুন।"
আপনি এটাও লিখতে পারেন, "অনুগ্রহ করে RSVP: HR মিটিং 10/6।"
ধাপ them. তাদের বিষয়বস্তুতে জরুরী সভা হলে তাদের জানান।
যদি এটি একটি চাপা বা সময়-সংবেদনশীল সমস্যা যা এখনই একটি মিটিংয়ের নিশ্চয়তা দেয়, বিষয়বস্তুতে তাত্পর্য বোধ যোগ করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি "জরুরী সভা সোমবার 2/31: সাইবার নিরাপত্তা" এর লাইন ধরে কিছু লিখতে পারেন।
তাদের কি আশা করা যায় সে সম্পর্কে কিছু ধারণা দেওয়ার জন্য সভার বিষয় নোট করাও গুরুত্বপূর্ণ।
পদক্ষেপ 4. উপস্থিতি বাধ্যতামূলক বা প্রস্তাবিত কিনা তা বলুন।
আপনি যদি একটি বড় কোম্পানিতে কাজ করেন, তাহলে প্রতিটি মিটিংয়ে কিছু লোকের উপস্থিতির প্রয়োজন নাও হতে পারে। সাবজেক্ট লাইনে প্রাসঙ্গিক বিভাগটি বলুন অথবা প্রাপকদের জানাতে হবে যদি তারা অবশ্যই উপস্থিত থাকে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি লিখতে পারেন, "বাধ্যতামূলক বিপণন সভা 10/6।"
যদি সভার প্রয়োজন না হয়, আপনি লিখতে পারেন: "দক্ষ গবেষণা কৌশল সম্পর্কে 10/6 প্রস্তাবিত সভা।"
ধাপ ৫। কোনো ধরনের বিভ্রান্তি এড়াতে আপনার সাবজেক্ট লাইনে সম্পূর্ণ শব্দ ব্যবহার করুন।
সংক্ষিপ্ত বিবরণগুলি কার্যকরী বলে মনে হতে পারে, তবে সেগুলি সম্পূর্ণ শব্দের মতো নির্দিষ্ট নয় এবং বিভ্রান্তির কারণ হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, "এসএপি" এর অর্থ হতে পারে "সিস্টেম এবং প্রক্রিয়াজাতকরণ" বা "নমুনা এবং বিশ্লেষণ পরিকল্পনা" আপনার লিঙ্গোর সাথে কে পরিচিত এবং তার উপর নির্ভর করে না।
যাইহোক, "RSVP," "HR," এবং "Wed." এর মত সাধারণ সংক্ষেপ ব্যবহার করা ঠিক আছে
3 এর পদ্ধতি 2: আপনার ইমেলের মূল অংশটি তৈরি করা
পদক্ষেপ 1. একটি সংক্ষিপ্ত, বন্ধুত্বপূর্ণ ভূমিকা এবং একটি সংক্ষিপ্ত নোট লিখুন।
আপনি যদি একটি বড় সংস্থায় কাজ করেন বা আপনি এখনও সবাইকে না চেনেন তাহলে নিজের পরিচয় দেওয়া প্রয়োজন। এই সংক্ষিপ্ত ভূমিকাতে উল্লেখ করাও গুরুত্বপূর্ণ যদি কোন নথি বা সরবরাহের প্রয়োজন হয় এবং/অথবা মিটিংয়ে আনা হয়।
আপনার ভূমিকা ব্যক্তিত্বপূর্ণ বা কাজের সাথে প্রাসঙ্গিক করুন। উদাহরণস্বরূপ, "হ্যালো টিম, আমি আগামী সপ্তাহে নতুন প্রোগ্রাম চালু হওয়ার অপেক্ষায় আছি!"
টিপ:
প্রাপকদের মনে করিয়ে দিন যদি তাদের কোন কাজ সম্পন্ন করার প্রয়োজন হয় বা তাদের সাথে কিছু মিটিংয়ে আনতে হয়। উদাহরণস্বরূপ, "একটি অনুস্মারক হিসাবে, দয়া করে আপনার বিক্রেতার যোগাযোগের তালিকার 4 টি মুদ্রিত কপি আনুন।"
পদক্ষেপ 2. সভার তারিখ এবং সময় তার নিজস্ব লাইনে তালিকাভুক্ত করুন যাতে এটি আলাদা থাকে।
লোকজন মিটিংয়ে উপস্থিত হওয়ার জন্য এটি অপরিহার্য তথ্য, তাই আপনি চান যে এটি পরিষ্কার এবং বাকী পাঠ্য থেকে আলাদা হয়ে উঠুক। এর উপরে এবং নীচে 2 লাইন ইন্ডেন্ট করুন এবং/অথবা বোল্ড ফন্টে রাখুন।
- উদাহরণ: "6 অক্টোবর, 10:30 - 11:45 AM"
- যদি মিটিং অনলাইনে হয়, টাইম জোন তালিকা করুন যাতে বিভিন্ন টাইম জোনের মানুষ ভুল যোগাযোগের কারণে মিস না করে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি লিখতে পারেন: "6 অক্টোবর, 10:30 - 11:45 AM (PST)"
ধাপ 3. তারিখ এবং সময় পরে অবস্থান তালিকা।
তারিখ এবং সময়ের মতো অবস্থানকে আলাদা করে তুলুন-বিশেষত যদি আপনি কোনও নতুন জায়গায় দেখা করেন, যদি এটি খুঁজে পাওয়া কঠিন হয়, অথবা আপনি যদি জানেন যে কিছু প্রাপক লোকেশনের সাথে পরিচিত নয়। ভার্চুয়াল মিটিংগুলির জন্য (হয় লাইভ ফোরাম বা ভিডিও চ্যাটের মাধ্যমে), সহজে অ্যাক্সেসের জন্য ফোরাম বা ভিডিও কলের লিঙ্ক প্রদান করুন।
নির্দেশনা দেওয়ার সময়, যথাসম্ভব বিশদ বিবরণ দিন। উদাহরণস্বরূপ: "দয়া করে টিমারেন বিল্ডিংয়ের সম্মেলন কক্ষ 592 এ আসুন (209 নিক্স সেন্ট।) রুম 592 বিল্ডিং এর ২ য় স্তরে অবস্থিত, তাই আপনাকে নিচতলা থেকে লিফট উপরে নিয়ে যেতে হবে, 12 এ বেরিয়ে আসতে হবে এবং উপরে যাওয়ার জন্য বিল্ডিংয়ের দক্ষিণ দিকে (আপনার বাম দিকে) লিফট ব্যবহার করতে হবে 59 তলায়।"
ধাপ 4. সভার উদ্দেশ্য শেয়ার করুন।
প্রাপকদের জানাতে হবে যে সভাটি কী করতে যাচ্ছে। মিটিংয়ের জন্য একটি সংক্ষিপ্ত কর্মসূচী দেওয়া তাদের কোন কাজগুলো আগে থেকে করা দরকার তা চিনতে সাহায্য করবে। আপনি কেবল বিষয় (যেমন "সাইবার নিরাপত্তা আপডেট") বলতে পারেন অথবা আপনি একটি টাইমলাইন প্রদান করতে পারেন:
- 10:30 - 10:45 প্রকল্পের জন্য স্ট্যাটাস আপডেট শেয়ার করুন
- 10:45 - 11:10 তুলনীয় এবং কার্যকর অফার নির্বাচন করুন
- 11:10 - 11:30 বুদ্ধিমান এবং লঞ্চের লক্ষ্য
ধাপ ৫। ব্যাকরণগত এবং বাস্তবিক ত্রুটির জন্য আপনার ইমেল প্রুফরিড করুন।
প্রুফরিড করার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হল মিটিংয়ের তারিখ, সময় এবং অবস্থান, তাই নিশ্চিত করুন যে আপনার কাছে সেগুলি সঠিক! আপনি আপনার ভূমিকা, কর্মসূচী, বা অন্যান্য নোট যা আপনি অন্তর্ভুক্ত করেছেন তা নিশ্চিত করতে নিশ্চিত করতে পারেন যে আপনি সমস্ত মূল বিষয়গুলি অন্তর্ভুক্ত করেছেন।
পাঠানোর আগে আপনার লেখা স্পষ্ট এবং সংক্ষিপ্ত তা নিশ্চিত করতে আপনার ইমেল জোরে পড়ুন।
পদ্ধতি 3 এর 3: আউটলুক বা একটি সমন্বিত ক্যালেন্ডার অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার করে
পদক্ষেপ 1. আউটলুকের হোম ট্যাবের অধীনে "নতুন মিটিং" এ ক্লিক করুন।
যদি আপনার কোম্পানি আউটলুকের মত একটি সমন্বিত ক্যালেন্ডারের সাথে একটি যোগাযোগের ডাটাবেস ব্যবহার করে, আপনার মিটিং সেট আপ করতে এটি ব্যবহার করুন। আপনি যাদের সাথে কাজ করেন তাদের জন্য এটি সাধারণত যোগাযোগের পছন্দের পয়েন্ট।
যদি আপনার কোম্পানি আউটলুক বা এর মত কিছু ব্যবহার না করে, আপনি আমন্ত্রণ পাঠানোর জন্য আপনার কর্ম-সম্পর্কিত ইমেল ব্যবহার করতে পারেন।
ধাপ 2. "সময়সূচী সহকারী" উইন্ডো থেকে একটি সময় এবং তারিখ নির্বাচন করুন।
একটি নতুন মিটিং তৈরি করার পরে, ক্যালেন্ডার উইন্ডো পপ আপ হবে। "শিডিউলিং অ্যাসিস্ট্যান্ট" এ ক্লিক করুন এবং আপনার সভার জন্য উপলভ্য সময় এবং তারিখ হাইলাইট করুন।
নিশ্চিত করুন যে এটি এমন একটি সময় যখন আপনি এবং অভিযুক্ত উপস্থিতিরা পাওয়া যাবে। আপনার কোম্পানির আবেদনের উপর নির্ভর করে, প্রত্যেকের সময়সূচী (আপনার নিজের ছাড়াও) দেখানোর জন্য আপনাকে আপনার দেখার সেটিংস সামঞ্জস্য করতে হতে পারে।
পদক্ষেপ 3. অংশগ্রহণকারীদের নাম টাইপ করে অথবা আপনার ঠিকানা বই ব্যবহার করে যোগ করুন।
ম্যানুয়ালি নাম লিখতে পাঠ্য বারে ক্লিক করুন অথবা আপনার ঠিকানা বইয়ের মাধ্যমে স্ক্রোল করুন এবং তালিকা থেকে তাদের নাম নির্বাচন করুন। অন্যান্য মানুষের প্রাপ্যতা যাচাই করতে "সময়সূচী সহকারী" ফাংশনটি ব্যবহার করুন।
যদি মানুষ পাওয়া না যায়, তাদের নাম হাইলাইট করা হবে। সহকারী এমনকি আপনাকে এবং অংশগ্রহণকারীদের সময়সূচী অনুসারে প্রস্তাবিত সময় স্লট দেখাবে।
ধাপ 4. সভার শুরু এবং শেষের সময় নির্ধারণ করুন।
নিশ্চিত করুন যে সভার তারিখটি আপনার আগে নির্বাচন করা তারিখ এবং প্রয়োজনে কোনও পরিবর্তন করতে ক্যালেন্ডার বোতামে ক্লিক করুন। তারপর সঠিক শুরু এবং শেষের সময় নির্বাচন করতে সময় তালিকার ডানদিকে ড্রপ ডাউন তীর ব্যবহার করুন।
শেষ সময় যোগ করা মানুষের সময়ের সবচেয়ে সম্মানজনক তাই তারা জানে কি আশা করতে হবে এবং তাদের যাতায়াতের পরিকল্পনা করতে পারে বা মিটিংয়ের আশেপাশে কাজ করতে পারে।
ধাপ 5. পর্দার শীর্ষে "মিটিং" ট্যাবের অধীনে "অ্যাপয়েন্টমেন্ট" ক্লিক করুন।
এই বোতামে ক্লিক করলে আপনি সাধারণ অ্যাপয়েন্টমেন্ট স্ক্রিনে ফিরে আসবেন এবং আপনার এন্ট্রি নির্ধারিত দেখতে হবে। এখান থেকে, আপনি একটি বিষয়, অবস্থান এবং নোট যোগ করতে সক্ষম হবেন।
আপনি যদি অ্যাপয়েন্টমেন্ট স্ক্রিনে আপনার এন্ট্রি নির্ধারিত না দেখেন, তাহলে ফিরে যান এবং প্রক্রিয়াটি না দেখা পর্যন্ত পুনরাবৃত্তি করুন।
ধাপ 6. বিষয়, অবস্থান এবং নোট প্রবেশ করার সময় সুনির্দিষ্ট হন।
কিছু সংক্ষিপ্ত শব্দে (যেমন, "আসন্ন পণ্য পরীক্ষা") মিটিং সম্পর্কে প্রাপকদের জানাতে দিন। অবস্থান সম্পর্কে সুনির্দিষ্ট হোন, নির্দেশনা প্রদান করুন যদি এটি একটি সাধারণ মিটিং জায়গা না হয় বা যদি এটি পেতে কঠিন হয়। মিটিংয়ের জন্য প্রাসঙ্গিক কোনো অতিরিক্ত নোট (যেমন প্রস্তুতিমূলক কাজ) যোগ করুন।
- অবস্থানের ঠিকানা দিন, এমনকি যদি আপনি মনে করেন যে তারা ইতিমধ্যেই এটি জানেন।
- আপনার কাজ শেষ হলে "পাঠান" ক্লিক করুন।
টিপ:
"মস্তিষ্কচর্চা" এর মতো অতিরিক্ত বিস্তৃত বিষয়গুলি এড়িয়ে চলুন কারণ এটি সভার উদ্দেশ্য সম্পর্কে মানুষকে বেশি কিছু বলে না। পরিবর্তে, আপনি হয়তো বলতে পারেন, "নতুন পণ্যের জন্য বিক্রেতাদের মস্তিষ্ক তৈরি করা।"
পরামর্শ
- আপনার ইমেল বা আমন্ত্রণ প্রুফরিড করার সময়, এটি সংক্ষিপ্ত এবং বিন্দুতে রাখুন।
- বন্ধুত্বপূর্ণ, পেশাদার লেখার স্বর ব্যবহার করুন।
- প্রাপকের তালিকা দুবার যাচাই করুন যাতে নিশ্চিত হওয়া যায় যে সেখানে থাকা প্রত্যেককেই আমন্ত্রণ জানানো হয়েছে।
- "Bcc" লাইনে ঠিকানা টাইপ করুন যদি আপনি চান যে সমস্ত ঠিকানা প্রাপকদের থেকে লুকানো থাকে।
সতর্কবাণী
- তারিখ, সময় এবং অবস্থান ছাড়া আমন্ত্রণ বা ইমেল পাঠাবেন না। এটি সম্ভবত আপনার আমন্ত্রিতদের হতাশ করবে এবং আপনি সেই তথ্যের জন্য জিজ্ঞাসা করে বেশ কয়েকটি উত্তর পাবেন।
- সমস্ত ক্যাপে লিখবেন না, এটি চিৎকার করে ব্যাখ্যা করা হবে এবং এটি অত্যন্ত অব্যবসায়ী।
