স্বভাব অনুসারে, ইমেল চিঠি লেখার মতো আনুষ্ঠানিক নয়। যাইহোক, আপনার এখনও এমন সময় থাকবে যখন আপনার ইমেল লেখার ক্ষেত্রে আপনাকে আরও আনুষ্ঠানিক হতে হবে। প্রাপক কে তা নিয়ে চিন্তা করুন, এবং তারপর পরিস্থিতির জন্য উপযুক্ত একটি অভিবাদন চয়ন করুন। একবার আপনি এটি বুঝতে পেরেছেন, আপনি শুভেচ্ছা ফর্ম্যাট করতে এবং শুরুর বাক্যগুলি লেখার দিকে এগিয়ে যেতে পারেন।
ধাপ
3 এর অংশ 1: প্রাপকের বিবেচনায়
ধাপ 1. আপনি কতটা আনুষ্ঠানিক হতে হবে তা নির্ধারণ করুন।
এমনকি যদি আপনি একটি "আনুষ্ঠানিক" ইমেল লিখছেন, সেই ইমেলটি কতটা আনুষ্ঠানিক তা নির্ভর করে সেই ব্যক্তির উপর যিনি এটি গ্রহণ করছেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি অধ্যাপক লেখার সময় একই স্তরের আনুষ্ঠানিকতা ব্যবহার করবেন না যা আপনি চাকরির জন্য আবেদন করার সময় করবেন।
আপনি যখন প্রথম কারো সাথে যোগাযোগ করছেন, তখন আপনার যতটা প্রয়োজন, তার চেয়ে বেশি আনুষ্ঠানিক হওয়া ভাল, শুধু নিরাপদ পাশে থাকা।
পদক্ষেপ 2. ব্যক্তির নাম খুঁজুন।
যদি আপনি ইতিমধ্যে এটি না জানেন তবে ব্যক্তির নাম খনন করার জন্য কিছু গবেষণা করুন। ব্যক্তির নাম জানা অভিবাদনকে আরও ব্যক্তিত্বপূর্ণ মনে করে, এমনকি যখন আপনি আপনার ইমেলের জন্য আনুষ্ঠানিক কৌশলগুলি ব্যবহার করছেন।
পদক্ষেপ 3. ব্যক্তির নেতৃত্ব অনুসরণ করুন।
যদি সেই ব্যক্তি ইতিমধ্যে আপনাকে ইমেইল করে থাকেন, তাহলে তাদের অভিবাদন শৈলীটি অনুলিপি করা ভাল। উদাহরণস্বরূপ, যদি তারা "হাই" এবং আপনার প্রথম নাম ব্যবহার করে, তাহলে একই স্টাইলে উত্তর দেওয়ার জন্য গ্রহণযোগ্য, "হাই" এবং ব্যক্তির প্রথম নাম ব্যবহার করে যখন আপনি ইমেলটি সম্বোধন করেন।
3 এর অংশ 2: একটি অভিবাদন নির্বাচন করা
ধাপ 1. ফিরে আসুন "প্রিয়।
"" প্রিয় "(ব্যক্তির নাম অনুসারে) একটি কারণের জন্য একটি পুরানো স্ট্যান্ডবাই। এটি স্টাফ না হয়েই আনুষ্ঠানিক, এবং যেহেতু এটি প্রায়শই ব্যবহৃত হয়, এটি প্রায়শই একটি শুভেচ্ছায় অদৃশ্য হয়ে যায়, যা একটি ভাল জিনিস। আপনি তা করেন না। আপনার অভিবাদন বন্ধ করতে চান কারণ এটি অনুপযুক্ত।
ধাপ ২. "শুভেচ্ছা" চেষ্টা করুন, যখন আপনি ব্যক্তির নাম জানেন না।
শুভেচ্ছা একটি অপেক্ষাকৃত আনুষ্ঠানিক শুভেচ্ছা যা আপনি ব্যবসায়িক ইমেলগুলিতে ব্যবহার করতে পারেন, বিশেষ করে যদি আপনি ব্যক্তির নাম জানেন না। যাইহোক, সম্ভব হলে ব্যক্তির নাম খুঁজে বের করা সবসময় ভাল।
আপনি যদি ইমেইলটি বিশেষভাবে আনুষ্ঠানিক হয় এবং আপনি সেই ব্যক্তির নাম জানেন না, তাহলে "টু হোম ইট মে কনসার্ন" ব্যবহার করতে পারেন। যাইহোক, এই শুভেচ্ছা কিছু লোকের জন্য বন্ধ করা যেতে পারে।
ধাপ 3. সামান্য কম আনুষ্ঠানিক ইমেলগুলিতে "হাই" বা "হ্যালো" বিবেচনা করুন।
ইমেইলগুলি সাধারণত চিঠির চেয়ে কম আনুষ্ঠানিক হয়, তাই আপনি কিছুটা আনুষ্ঠানিক ইমেলে "হাই" এর মতো কিছু পেতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি আপনার অধ্যাপককে ইমেল করছেন, বিশেষ করে যার সাথে আপনি আসলে যোগাযোগ করেন, "হাই" বা "হ্যালো" ঠিক কাজ করা উচিত।
ধাপ 4. "আরে।
"যদিও" হাই "একটি আধা-আনুষ্ঠানিক ইমেলে গ্রহণযোগ্য হতে পারে," আরে "সম্ভবত নয়। এটি একটি খুব অনানুষ্ঠানিক অভিবাদন, এমনকি বক্তৃতায়ও, তাই আপনার যেকোনো ধরনের আনুষ্ঠানিক ইমেইলে এটি এড়ানো উচিত। এমনকি যদি আপনি আপনার বসকে জানেন মোটামুটি ভাল, উদাহরণস্বরূপ, তাদের ইমেল করার সময় সম্ভবত "হে" এড়িয়ে যাওয়া ভাল।
পদক্ষেপ 5. প্রয়োজনে একটি নামের জায়গায় একটি শিরোনাম ব্যবহার করুন।
কখনও কখনও, যখন আপনি একজন ব্যক্তিকে লিখছেন, আপনি কেবল কোম্পানি বা সংস্থার মধ্যে তাদের শিরোনামটি জানেন। সেই ক্ষেত্রে, আপনি কেবল ব্যক্তির নামের জায়গায় ব্যক্তির শিরোনাম রাখতে পারেন, যেমন "প্রিয় নিয়োগের ব্যবস্থাপক," "প্রিয় নিয়োগের কমিটি," বা "প্রিয় অধ্যাপক।"
ধাপ the. ব্যক্তির সম্মানজনক যোগ করুন এটা আরো আনুষ্ঠানিক করতে।
যখন সম্ভব, ব্যক্তির নামের আগে "জনাব," "মিসেস," "ড।", বা "অধ্যাপক" যোগ করুন যাতে এটি আরও আনুষ্ঠানিক হয়। এছাড়াও, ব্যক্তির শেষ নাম বা পুরো নামটি ব্যবহার করুন আরও আনুষ্ঠানিক হওয়ার জন্য, কেবলমাত্র ব্যক্তির প্রথম নামের পরিবর্তে।
3 এর অংশ 3: ইমেল ফর্ম্যাট করা এবং শুরু করা
ধাপ 1. প্রথম লাইনে অভিবাদন রাখুন।
শীর্ষ লাইনটি আপনার নির্বাচিত অভিবাদন হওয়া উচিত, তার পরে ব্যক্তির নাম। সম্ভব হলে ব্যক্তির জন্য একটি শিরোনাম ব্যবহার করুন, যেমন মিস্টার, মিসেস, বা ড Dr., তাদের প্রথম এবং শেষ নাম অনুসরণ করুন।
পদক্ষেপ 2. একটি কমা ব্যবহার করুন।
সাধারণত, অভিবাদন করার পর আপনি একটি কমা ব্যবহার করবেন। আনুষ্ঠানিক অক্ষরে, আপনি একটি কোলন ব্যবহার করতে পারেন, কিন্তু এটি সাধারণত একটি ইমেইলের জন্য খুব আনুষ্ঠানিক, এমনকি একটি আনুষ্ঠানিকও। বেশিরভাগ ক্ষেত্রে একটি কমা যথেষ্ট হবে, যদিও আপনি যদি একটি ইমেইলে একটি কভার লেটার লিখছেন তবে আপনি একটি কোলন ব্যবহার করতে পারেন।
পদক্ষেপ 3. পরবর্তী লাইনে যান।
অভিবাদন শীর্ষে তার নিজস্ব লাইনে যায়, তাই একবার আপনি এটি লিখে ফেললে, পরের লাইনে যাওয়ার জন্য রিটার্ন কী টিপুন। যদি আপনি অনুচ্ছেদ তৈরির জন্য ইন্ডেন্টেশনের পরিবর্তে লাইন বিরতি ব্যবহার করেন, তাহলে আপনাকে অভিবাদন এবং প্রথম অনুচ্ছেদের মধ্যে একটি ফাঁকা লাইন রেখে দিতে হবে।
ধাপ 4. প্রয়োজনে উদ্বোধনী বাক্যে নিজের পরিচয় দিন।
আপনি যদি প্রথমবার কাউকে লিখছেন, তাহলে আপনাকে একটি ভূমিকা প্রদান করা উচিত, এমনকি যদি আপনি বাস্তব জীবনে সেই ব্যক্তিকে চেনেন। সেই ব্যক্তিকে একটি সূত্র দেওয়া যা আপনি তাকে পড়া চালিয়ে যেতে উৎসাহিত করেন।
- উদাহরণস্বরূপ, আপনি লিখতে পারেন, "আমার নাম জেসিকা হিলস, এবং আমি XYZ কোম্পানির বিপণন পরিচালক।" আপনি কীভাবে ব্যক্তিকে চেনেন তাও অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন: "আমার নাম রবার্ট স্মিথ, এবং আমি আপনার মার্কেটিং ক্লাসে আছি (মার্কেটিং 101 যা মঙ্গলবার এবং বৃহস্পতিবার দুপুরে মিলিত হয়)"
- আপনি যদি ইতিমধ্যে সেই ব্যক্তিকে চেনেন এবং সেগুলি আগে লিখে থাকেন, তাহলে আপনি প্রথম বাক্যটি শুভেচ্ছা হিসেবে ব্যবহার করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি বলতে পারেন, "এত তাড়াতাড়ি আমার কাছে ফিরে আসার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ," অথবা "আমি আশা করি আপনি ভাল করছেন।"
ধাপ 5. বিন্দু পেতে।
বেশিরভাগ আনুষ্ঠানিক ইমেলগুলি দ্রুত পয়েন্টে পৌঁছাতে হবে। এর মানে হল যে আপনার প্রথম বা দ্বিতীয় বাক্যটি প্রাপকের কাছে আপনি কেন লিখছেন তার পরিচয় দিতে হবে। আপনার উদ্দেশ্য বর্ণনা করার সময় যতটা সম্ভব সংক্ষিপ্ত মনে রাখবেন।
