বেশিরভাগ মানুষ অগণিত ইমেইল লিখেছেন এবং বিস্মিত হয়েছেন যে কেন তাদের একটি প্রতিক্রিয়ার জন্য দীর্ঘ সময় অপেক্ষা করতে হবে। একটি ইমেইল প্রদান জরুরী বোধ একটি সহজ, কিন্তু আপনি সাবধানে আপনার শব্দ নির্বাচন করা প্রয়োজন। পাঠককে অবিলম্বে কাজ করার আহ্বান জানিয়ে সময় সংবেদনশীল শব্দের উপর নির্ভর করুন। যতক্ষণ আপনি আপনার ইমেল সংক্ষিপ্ত এবং সুরে সামঞ্জস্যপূর্ণ রাখবেন, ততক্ষণ আপনি যেকোনো ইমেইল শব্দকে জরুরি করে তুলতে পারেন।
ধাপ
3 এর অংশ 1: একটি সাবজেক্ট লাইন তৈরি করা
ধাপ 1. আপনার বিষয় লাইনে প্রাপককে পড়ুন।
আপনি যদি সরাসরি অন্য ব্যক্তিকে সম্বোধন করেন, তাহলে আপনার ইমেলটি আরও আলাদা। আপনি ব্যক্তির নাম উল্লেখ করে বা "আপনি" এবং "আপনার" শব্দ ব্যবহার করে এটি করতে পারেন। এই শব্দগুলি সরাসরি, কথোপকথনমূলক এবং প্রাপককে ইমেলটি খুলতে উত্সাহিত করে।
- উদাহরণস্বরূপ, "হে বিল!" অথবা "আপনি কি এখনও কল করেছেন?"
- আপনি যদি ব্যক্তির নাম না জানেন, তাহলে আপনি প্রাপকের অবস্থানের মতো একটি ব্যক্তিগত বিবরণ উল্লেখ করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, বলুন, "আপনার শহরের সেরা রেস্তোরাঁগুলি।"
ধাপ 2. সাবজেক্ট লাইনে জরুরী ভাষা ব্যবহার করুন।
যত তাড়াতাড়ি সম্ভব জরুরী অবস্থা রিলে করা গুরুত্বপূর্ণ। পাঠককে একটি কল টু অ্যাকশন বা অভাবের রেফারেন্স অন্তর্ভুক্ত করে ইমেইলে ক্লিক করতে উৎসাহিত করুন। এই কৌশলগুলি ইঙ্গিত দেয় যে পাঠককে ইমেল থেকে উপকার পেতে এখনই কাজ করতে হবে।
- উদাহরণস্বরূপ, "তাড়াতাড়ি!" এর মতো শব্দ এবং বাক্যাংশ ব্যবহার করুন। অথবা "24 ঘন্টা বাকি" পাঠককে এখনই কাজ করার জন্য কল করুন।
- ইঙ্গিত করুন যে কিছু সীমিত, যেমন এই বলে, "এই জিনিসটি তাক থেকে উড়ে যাচ্ছে।"
ধাপ the. ইমেইলের ভিতরে কি আছে তার ইঙ্গিত।
পাঠকের ইমেলের ভিতরে কী আশা করা উচিত তার একটি স্পষ্ট ছবি সহ জরুরী শব্দটি অনুসরণ করুন। পাঠককে কেমন সাড়া দিতে হবে তা জানাতে কর্মমুখী শব্দ ব্যবহার করুন। নিশ্চিত করুন যে আপনি বিষয় লাইনটি পরিষ্কার এবং সংক্ষিপ্ত রেখেছেন যাতে শিরোনাম বিভ্রান্তিকর না হয়।
- উদাহরণস্বরূপ, আপনি কিছু বলতে পারেন, "তাড়াতাড়ি! এটি একটি বিক্রয়।”
- আপনি সংখ্যার মাধ্যমে ইমেলটি ব্যাখ্যা করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, বলুন, "আপনার বৈদ্যুতিক বিল কমানোর 5 টি উপায়।"
ধাপ 4. আকর্ষক হওয়ার বিকল্প উপায় পাঠককে একটি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন।
একটি প্রশ্ন আপনার ইমেইলের ভিতরে কি আছে তা নির্দেশ করার একটি দুর্দান্ত উপায় হতে পারে। প্রশ্নটি পাঠকের জন্য প্রাসঙ্গিক হতে হবে। এটি একটি জরুরী ঘটনা বা পাঠককে জানতে হবে এমন একটি বিষয়ের উল্লেখ করা উচিত, তাদের সরাসরি ইমেলটি পড়ার জন্য উৎসাহিত করুন।
- উদাহরণস্বরূপ, আপনি কিছু বলতে পারেন, "শেষ সুযোগ - আপনি কি আপনার টিকিট এখনও অর্ডার করেছেন?"
- আরেকটি উদাহরণ হল, "কিভাবে আপনি আজ আরো উত্পাদনশীল হতে পারেন?"
3 এর অংশ 2: ইমেলের পাঠ্য গঠন
ধাপ 1. একটি প্রাসঙ্গিক সমস্যার সমাধান দিয়ে নেতৃত্ব দিন।
পাঠ্যটিতে ব্যাখ্যা করুন যে আপনি কেন ইমেইল পাঠাচ্ছেন। পাঠককে দেখান কি এই ইমেইলটি জরুরী করে তোলে এবং কেন তাদের যত তাড়াতাড়ি সম্ভব এটির উত্তর দেওয়া উচিত। আপনার ইমেইল পড়ে অন্য ব্যক্তি কী পায় তা প্রস্তাব করার জন্য যথাসম্ভব সুনির্দিষ্ট হন।
- উদাহরণস্বরূপ, আপনি এমন কিছু বলতে পারেন, "জীর্ণ জুতা পরে ঘুরে বেড়াতে ক্লান্ত? আমাদের বিক্রিতে রক-বটম দামে ব্র্যান্ড-নামের জুতা রয়েছে।
- আপনি লিখতে পারেন, "নির্দিষ্ট সময়সীমার মধ্যে প্রবেশ করতে আজ ক্লায়েন্টকে কল করুন।"
পদক্ষেপ 2. সংক্ষিপ্ত বাক্যে ইমেলের উদ্দেশ্য বর্ণনা করুন।
একটি জরুরী ইমেল দীর্ঘ এবং বিভ্রান্তিকর করা এড়িয়ে চলুন। নিজেকে কয়েকটি ছোট বাক্য বা অনুচ্ছেদের মধ্যে সীমাবদ্ধ করুন। আপনার বার্তাটি এমনভাবে রিলে করুন যা বোঝা সহজ এবং ব্যাকরণগতভাবে সঠিক।
- আপনার বার্তাটি খুব দীর্ঘ করা এড়াতে, আপনার তৈরি করা সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্টগুলির একটি তালিকা তৈরি করার চেষ্টা করুন।
- অনেক ব্যবসা ইমেইলে একটি ছবি অন্তর্ভুক্ত করে। একটি বিক্রয় বিজ্ঞাপন ইমেইলের উদ্দেশ্য দক্ষতার সাথে ব্যাখ্যা করে।
ধাপ a. একটি মৃদু এবং অ-বিরোধী স্বর ব্যবহার করুন
জরুরী শব্দ করার চেষ্টা করে, আপনি ধাক্কা বা ভয় দেখাতে পারেন। পাঠক মনোযোগ দেয় এবং সাড়া দেয় এমন দাবি করা এড়িয়ে চলুন, কারণ এটি প্রায়শই নয়। পরিবর্তে, সময়-সম্পর্কিত শব্দগুলিকে পাঠকের নেওয়া পদক্ষেপগুলির পরামর্শের সাথে যুক্ত করুন।
- উদাহরণস্বরূপ, বলুন, “বিমানে 5 টি দাগ বাকি আছে। আপনার আসন সংরক্ষণ করতে আজই কল করুন।
- ভয়ঙ্কর শব্দ এড়াতে, একটু পরোক্ষ হন। উদাহরণস্বরূপ, বলুন, "প্রতিবছর পরিচয় চুরি 5% বৃদ্ধি পায়, যা আপনার ব্যক্তিগত তথ্য সুরক্ষার জন্য আগের চেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ করে তোলে।"
ধাপ 4. শেষে একটি কল টু অ্যাকশন অন্তর্ভুক্ত করুন।
আপনার ইমেইলের শেষ বাক্যটি ব্যবহার করুন পাঠককে আপনি যে পদক্ষেপটি নিতে চান তার দিকে পরিচালিত করতে। এটি সুনির্দিষ্ট হওয়া প্রয়োজন, তাই আপনার ইমেলের জবাব দেওয়ার জন্য তাদের যে কোনও তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন। এটি একটি বোতাম টিপতে, একটি ওয়েবসাইটের লিঙ্ক বা একটি ফোন নম্বর হতে পারে।
- উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি কেউ কল করতে চান, তাহলে বলুন, "অনুগ্রহ করে আজ আমাকে কল করুন" এবং আপনার ফোন নম্বর দিয়ে ফলোআপ করুন।
- সঠিক ওয়েবসাইট লিংক দিন। আপনি যদি কোন ব্যক্তি একটি নির্দিষ্ট পণ্য দেখতে চান, তাহলে পণ্য পৃষ্ঠায় লিঙ্কটি পোস্ট করুন, সামগ্রিক ওয়েবসাইট নয়।
- আপনি যদি কাউকে শারীরিক অবস্থানে নিয়ে যেতে চান, এটি নির্দেশনা, মানচিত্র এবং অন্যান্য রেফারেন্স প্রদান করতে সাহায্য করে।
3 এর অংশ 3: ইমেলটি পরিমার্জন করা
ধাপ 1. একটি ইমেল ঠিকানা ব্যবহার করুন যা চিনতে সহজ।
অনেক লোক প্রথমে ইমেইল ঠিকানাটি দেখে, এবং যদি এটি সনাক্ত করা যায় না, তাহলে তারা ইমেলটি এড়িয়ে যেতে পারে। নিশ্চিত করুন যে আপনার ইমেল ঠিকানাটি ইমেলে অন্য ব্যক্তি কি দেখতে আশা করতে পারে তা প্রস্তাব করে। আপনার ইমেলকে আরও দৃশ্যমান করতে আপনার ইমেল ঠিকানা ব্যক্তিগত করুন।
- উদাহরণস্বরূপ, আপনার নাম ব্যবহার করুন। ইমেইলের মত কিছু দেখতে হবে, "জন স্মিথ, উইকিহো" বা "[email protected]"।
- এলোমেলো সংখ্যা এবং প্রতীক ব্যবহার করা এড়িয়ে চলুন, যেহেতু এটি পেশাদার নয় এবং আপনার ইমেলকে স্প্যামের মতো দেখায়।
ধাপ 2. ইমেইলের উত্তর দেওয়ার জন্য একটি সময়সীমা তৈরি করুন।
জরুরী শোনানোর জন্য, এই ধারণাটি বন্ধ করুন যে পাঠককে এখনই কাজ করতে হবে। এমনকি যদি আপনার নির্দিষ্ট সময়সীমা না থাকে, তবুও ভান করুন যে একটি আছে। নিশ্চিত করুন যে আপনি ইমেইল জুড়ে যতবার সম্ভব এই সময়সীমা উল্লেখ করেছেন।
- উদাহরণস্বরূপ, আপনি বলতে পারেন, "এই চুক্তি আগামীকাল শেষ হবে।"
- যদি আপনার নির্দিষ্ট সময়সীমা না থাকে, তাহলে বলুন, "অনুগ্রহ করে মঙ্গলবারের মধ্যে সাড়া দিন" অথবা "যদি আপনি বিকাল ৫ টার মধ্যে সাড়া দেন তাহলে আমি কৃতজ্ঞ হব।"
ধাপ the. ইমেইলটির পুনরাবৃত্তি করুন যাতে এটির সামঞ্জস্যপূর্ণ উদ্দেশ্য থাকে।
ইমেলের সমস্ত তথ্য এটি পাঠানোর জন্য আপনার উদ্দেশ্য সম্পর্কিত হওয়া উচিত। এই উদ্দেশ্যটি বিষয়বস্তু এবং পুরো পাঠ্য জুড়ে জোর দেওয়া দরকার। প্রতিটি বিশদকে সেই উদ্দেশ্যে নেতৃত্ব দেওয়া দরকার, পাঠককে বলুন যে এটিতে কাজ করার জন্য তাদের কী জানা দরকার। যেসব বিবরণ মানানসই নয় সেগুলি সম্পাদনা করুন, কারণ তারা জরুরি সুর থেকে বিচ্ছিন্ন হয়ে যায়।
- আপনি যদি একটি পণ্য বিক্রি করেন, আপনি পণ্যের বৈশিষ্ট্য এবং সবচেয়ে বড় সুবিধাগুলি অন্তর্ভুক্ত করবেন। দীর্ঘ গল্প বা ছোট বিবরণ বিভ্রান্তিকর হতে পারে।
- উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একজন গ্রাহকের কাছে পৌঁছান, তাহলে আপনি তাদের বলতে চাইতে পারেন, "আমার নতুন ওয়েবসাইটে কেনার সময় 20% সাশ্রয় করুন।"
- ব্যক্তির কী জানা দরকার তা ভেবে দেখুন। আপনি যদি ইতিমধ্যেই কারো সাথে যোগাযোগ করে থাকেন, তাহলে আপনি আগে যা বলেছিলেন তার পুনরাবৃত্তি করার দরকার নেই।
ধাপ 4. বড় হাতের অক্ষর বা শর্টহ্যান্ডে টাইপ করা এড়িয়ে চলুন।
ভাল টাইপিং কৌশল এবং ব্যাকরণগত বোধ আপনার ইমেইলকে বুঝতে অনেক সহজ করে তোলে। প্রচুর বিস্ময়কর চিহ্ন বা অপ্রয়োজনীয় বড় অক্ষর ব্যবহার করা এড়িয়ে চলুন। সঠিক ভাষা ব্যবহার করুন এবং শ্রদ্ধাশীল হন।
- "ইউ," "উর," "প্লজ," এবং ইমোজিগুলির মতো সংক্ষিপ্ত শব্দগুলি এড়িয়ে চলুন।
- প্রচুর বিস্ময়কর চিহ্ন, বড় অক্ষর বা সংখ্যাগুলি একটি স্প্যাম ফিল্টারও ট্রিগার করতে পারে, যার অর্থ আপনার ইমেলটি মোটেও দেখা যাবে না।
পরামর্শ
- সাবজেক্ট লাইন থেকে শেষ বাক্য পর্যন্ত আপনার ইমেইল ধারাবাহিক এবং কার্যকরী রাখুন।
- নিশ্চিত করুন যে ইমেলটি আপনি কী প্রকাশ করতে চান তার উপর ফোকাস করে। আপনার বার্তার বিরুদ্ধে যায় এমন কিছু মুছুন।
- আপনার ইমেইল পাঠানোর আগে সর্বদা পুনরায় পড়ুন এবং সম্পাদনা করুন। আপনি প্রায়শই এমন স্পটগুলি পাবেন যা আরও সংক্ষিপ্ত এবং জরুরি হওয়া দরকার।
