একটি বন্ধুত্বপূর্ণ অনুস্মারক ইমেল লেখা কঠিন হতে পারে। আপনি ধাক্কা বা অধৈর্য হয়ে আসতে চান না, তবে আপনার বার্তাটি পৌঁছানো গুরুত্বপূর্ণ। শুভেচ্ছা এবং নরম অভিব্যক্তি সহ আপনার ইমেলে একটি বন্ধুত্বপূর্ণ সুর সেট করুন। আপনার অনুস্মারক ইমেলের প্রয়োজনীয়তাগুলি আবরণ করুন যাতে প্রাপক স্পষ্টভাবে জানেন যে আপনি কী চান। একটি ত্রুটিমুক্ত ইমেইল নিশ্চিত করুন যাতে আপনি শুধুমাত্র বন্ধুত্বপূর্ণ নয়, পেশাদার হিসাবেও পরিচিত হন।
ধাপ
3 এর অংশ 1: একটি বন্ধুত্বপূর্ণ সুর সেট করা
ধাপ 1. প্রাপককে শুভেচ্ছা জানান।
ব্যবসায়িক পরিস্থিতিতে, আপনাকে একটি আদর্শ অভিবাদন ব্যবহার করতে হতে পারে, যেমন "প্রিয় এবং তাই"। যাইহোক, আরো এবং আরো, ব্যক্তিগতকৃত ইমেল মান হয়ে উঠছে। কিছু ইমেইল শুভেচ্ছা যা আপনাকে শুরু থেকেই বন্ধুত্বপূর্ণ সুরে সাহায্য করতে পারে তার মধ্যে রয়েছে:
- হাই জন
- হাই
- অনেক দিন ধরে দেখা নেই
- আরে!
পদক্ষেপ 2. প্রাপকের সাথে আপনার সংযোগ উল্লেখ করুন।
আপনি যদি কেবল অনুস্মারকটি ধরে থাকেন তবে আপনার বার্তাটি ঠান্ডা হয়ে যেতে পারে। আপনার বন্ধুত্ব এবং ভাগ করা অভিজ্ঞতার প্রতিফলনকারী বাক্যাংশগুলি অন্তর্ভুক্ত করে প্রাপকের সাথে আপনার ব্যক্তিগত সংযোগের উল্লেখ করুন। এই অন্তর্ভুক্ত হতে পারে:
- স্কুল কেমন চলছে?
- আমার বন্ধু, কেমন আছো?
- গত সপ্তাহান্তে আমি আপনার সাথে খুব ভালো সময় কাটিয়েছি।
- শেষ কবে আমরা কথা বলেছিলাম, এক মাস আগে?
- আমরা যে ট্রিপটি একসাথে নিয়েছিলাম তা ছিল বিস্ফোরণ! আমাদের শীঘ্রই আবার করতে হবে।
পদক্ষেপ 3. আপনার অভিব্যক্তি নরম করুন।
ইমেইলের অনুস্মারক অংশের জন্য এটি বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ। যদি আপনি প্রাপকের সাথে যোগাযোগ করে থাকেন তবে কিছুক্ষণ হয়ে গেলে, এটি কেবল একটি অনুস্মারকের স্বার্থে যোগাযোগের জন্য হালকা ক্ষমা বা অজুহাত দেওয়া উপযুক্ত হতে পারে। নরম অভিব্যক্তির কিছু উদাহরণের মধ্যে রয়েছে:
- আমি জানি আমাদের কথা বলার কিছুদিন হয়ে গেছে, কিন্তু আমি আপনাকে স্মরণ করিয়ে দিতে চেয়েছিলাম …
- নতুন শিশুর সাথে বিষয়গুলি এত ব্যস্ত ছিল, আমি কেবল আপনাকে মনে করিয়ে দেওয়ার জন্য মনে রেখেছি …
- আমি জানি আপনি ব্যস্ত ছিলেন, তাই আমি আপনাকে বিরক্ত করতে চাইনি, কিন্তু আমি একটি অনুস্মারক পাঠাতে চেয়েছিলাম …
ধাপ 4. বিনয়ী হোন।
যদি অনুস্মারকটি গুরুত্বপূর্ণ হয়, তাহলে খুব শক্তিশালী হয়ে ওঠা সহজ। মনে রাখবেন যে প্রাপকের জীবনে কিছু ঘটছে। "দয়া করে" এবং "ধন্যবাদ" এবং সমতুল্য অভিব্যক্তিগুলিও বলতে ভুলবেন না। আপনি ভদ্র বাক্যাংশ অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন যেমন:
- আপনাকে বিরক্ত করার জন্য দু Sorryখিত, কিন্তু আমি নিশ্চিত করতে চেয়েছিলাম …
- আপনি সময় পেলেই এই ইমেইলের উত্তর দিতে পারেন দয়া করে …
- এই অনুস্মারকের কোন উত্তর পড়ার জন্য সময় নেওয়ার জন্য ধন্যবাদ। আমি এটিকে সমর্থন করি.
- আমি আপনার প্রতিক্রিয়ার অপেক্ষায় থাকব।
3 এর অংশ 2: প্রয়োজনীয়তা আবরণ
ধাপ 1. একটি সাবজেক্ট লাইন ব্যবহার করুন।
আপনাকে একটি চতুর বিষয় লাইন লিখতে হবে না। যেগুলি স্পষ্ট এবং বিন্দুতে সবচেয়ে বেশি কার্যকর হবে। এগুলি প্রাপককে এক নজরে ইমেইলের উদ্দেশ্য জানতে দেবে। একটি বন্ধুত্বপূর্ণ ইমেল অনুস্মারক জন্য কিছু সাধারণ বিকল্প অন্তর্ভুক্ত হতে পারে:
- চেক ইন
- সম্পর্কে দ্রুত অনুস্মারক…
- আসন্ন ট্রিপ/ইভেন্ট/ইত্যাদি।
- ট্রিপ/ইভেন্ট/ইত্যাদির জন্য প্রধান হিসাব।
পদক্ষেপ 2. আপনার অনুস্মারক অন্তর্ভুক্ত করতে মনে রাখবেন।
যখন আপনি বন্ধুত্বপূর্ণ এবং বিনয়ী হওয়ার জন্য এত কঠোর চেষ্টা করছেন, তখন প্রকৃত অনুস্মারকের মতো গুরুত্বপূর্ণ কিছু ছেড়ে দেওয়া সহজ হতে পারে। শুভেচ্ছা বার্তা এবং একটি সংক্ষিপ্ত ব্যক্তিগত সংযোগের পরে, ইমেলের শুরুতে আপনার অনুস্মারকটি রাখুন। উদাহরণ স্বরূপ:
- "হাই, বেন, আমাদের কথা বলার কিছুদিন হয়ে গেছে। আপনার স্ত্রী এবং বাচ্চারা কেমন আছেন? আমার আমাকে বেশ ব্যস্ত রাখে, কিন্তু আমি আপনার সাথে চেক ইন করতে চেয়েছিলাম …"
-
আরে!
দাদী, আমি আপনাকে একটি বার্তা পাঠাতে চাইছি। দু Sorryখিত আমি এত ব্যস্ত ছিলাম। আমি শুধু আমাদের দুপুরের খাবারের কথা মনে করিয়ে দিতে চেয়েছিলাম …"
ধাপ conc. সংক্ষিপ্ত ভাষা কাজে লাগান।
এটা সাধারণত সত্য যে ভদ্র ভাষা দীর্ঘ এক্সপ্রেশন ব্যবহার করে। উদাহরণস্বরূপ, "কঠোর পরিশ্রম করুন" বাক্যটি রাজনীতিবিদ হবে "যদি আপনি আরও কঠোর পরিশ্রম করেন তবে এটি একটি ভাল ধারণা হতে পারে।" ভদ্রতার সাথে, এই দীর্ঘ অভিব্যক্তিগুলি আপনার ইমেলের ফোকাসকে চিহ্নিত করা কঠিন করে তুলতে পারে।
আপনার ইমেলের জন্য একটি সরলীকৃত কাঠামো ব্যবহার করুন। এটি এমন কিছু দেখতে পারে: শুভেচ্ছা (খোলা) → ব্যক্তিগত সংযোগ → অনুস্মারক → সমাপ্তি (বন্ধ)
ধাপ 4. অপ্রয়োজনীয় তথ্য সম্পাদনা করুন।
প্রতিটি বাক্য এবং প্রতিটি বাক্যের প্রতিটি অংশের জন্য, নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন, "এটি কি প্রয়োজনীয়?" কিছু ক্ষেত্রে, "প্রয়োজনীয়" এর অর্থ হতে পারে "এটা প্রয়োজনীয় তাই আমার ইমেইল ঠান্ডা লাগছে না।" ইমেইলের অপ্রয়োজনীয় অংশগুলি সরান।
আপনার বার্তাকে আরো সংক্ষিপ্ত করার জন্য সাধারণত, বিশেষণ (যেমন "খুব," "সত্যিই," "সত্যিই," "অত্যন্ত," এবং "অবশ্যই") সরানো যেতে পারে।
ধাপ ৫. ইমেইলটি বন্ধ করে দিন।
"সমাপ্তি" একটি অভিনব শব্দ যার অর্থ "বিদায় বলা।" সমাপ্তির মধ্যে রয়েছে "সেরা," "শুভেচ্ছা", "আপনার সত্যিকারের" এবং "আন্তরিকভাবে" এর মত প্রকাশ। আপনার স্বাক্ষর আপনার পরিণতি অনুসরণ করা উচিত। এই সাধারণ পরিণতিগুলি অবশ্য নৈর্ব্যক্তিক বলে মনে হতে পারে। আপনি এমন কিছু চেষ্টা করতে পারেন:
- তোমার বন্ধু
- চিয়ার্স
- শুভকামনা
- দিন শুভ হোক
- ট্যাগ, আপনি এটা
- আপনার কাছ থেকে শ্রবণ করার জন্য উন্মুখ
3 এর 3 অংশ: একটি ত্রুটি-মুক্ত ইমেইল নিশ্চিত করা
ধাপ 1. আপনার ইমেল প্রুফরিড করুন।
এমনকি আপনার ইমেইলের মাধ্যমে একবার বা দুবার দ্রুত নজর দিলে অনেকগুলি সাধারণ ত্রুটি দূর হয়ে যাবে যা এটি লেখার সময় লুকিয়ে থাকতে পারে। আপনি রচনা করা শেষ করার পরে, বানান এবং ব্যাকরণের জন্য আপনার ইমেল প্রুফরিড করুন।
- অনেক ইমেইল পরিষেবার একটি বিনামূল্যে ব্যাকরণ এবং বানান পরীক্ষক আছে। এগুলোর মান আপনার ইমেইল প্রদানকারীর উপর নির্ভর করবে। কিছু ক্ষেত্রে, এই চেকারগুলি খুব সঠিক নাও হতে পারে।
- আপনার বিষয় লাইন, আপনার অভিবাদন, এবং আপনার সমাপ্তি (সমাপ্তি) চেক করতে ভুলবেন না। এগুলি চকচকে করা সহজ এবং কেবল আপনার ইমেলের মূল অংশে ফোকাস করুন।
ধাপ 2. জোরে আপনার ইমেইল পড়ুন।
যদি আপনি একটি গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল লিখছেন, অথবা আপনি যদি সত্যিই কারো সাথে বিশেষভাবে বন্ধুত্বপূর্ণ বা বিনয়ী হতে চান, তাহলে শুরু থেকে জোরে শেষ পর্যন্ত আপনার ইমেলটি পড়ুন। এটা কথোপকথন শোনাচ্ছে? যদি তাই হয়, আপনার ইমেল পাঠানোর জন্য প্রস্তুত।
বাক্য বা অনুচ্ছেদগুলি পুনর্লিখন করুন যা অস্পষ্ট মনে হয়। এটি মূল্যায়ন করার সময় আপনার সেরা রায় ব্যবহার করুন। আপনার কথা বলার ধরন অনুসারে এটি ব্যক্তিভেদে পরিবর্তিত হবে।
ধাপ another. অন্য একজনকে ইমেইলটি দেখতে দিন।
গুরুত্বপূর্ণ যোগাযোগের জন্য, যেমন ব্যবসার উদ্দেশ্যে করা হয়েছে, আপনি অন্য কাউকে এটি পাঠানোর আগে রিমাইন্ডার চেক করতে চাইতে পারেন। যদি আপনি একটি সংক্ষিপ্ত ইমেইল লিখে থাকেন, এটি সাধারণত খুব কম সময় নেয় এবং এমনকি ক্ষুদ্রতম ত্রুটিগুলি ধরতে সাহায্য করতে পারে।
- আপনার অনলাইন মেসেজিং পরিষেবা পরীক্ষা করুন। অনলাইনে বন্ধুকে একটি বার্তা পাঠান যেমন, "আরে, আপনি কি আমাকে পাঠানোর জন্য একটি ছোট ইমেইল পড়তে পারেন? এটি মাত্র এক মিনিট সময় নেবে।"
- যে কেউ আপনার ইমেইল পড়ে তার প্রতি কৃতজ্ঞতা প্রকাশ করতে ভুলবেন না। সর্বোপরি, তারা আপনার প্রতি অনুগ্রহ করছে।
