একটি স্বীকৃতি ইমেইল অন্য ব্যক্তিকে জানতে দেয় যে আপনি একটি বার্তা বা অনুরোধ পেয়েছেন, এমনকি যদি আপনি এখনই সম্পূর্ণ প্রতিক্রিয়া দিতে না পারেন। যদিও আপনার প্রাপ্ত প্রতিটি ব্যক্তিগত ইমেইলের জন্য আপনাকে একটি স্বীকৃতি পাঠানোর দরকার নেই, আপনি যখন সরাসরি সম্বোধন করবেন তখন আপনার পেশাদার বা ব্যবসায়িক সেটিংয়ে প্রতিক্রিয়া জানানো উচিত। আপনি যদি অন্য ব্যক্তিকে তাদের ইমেইল পেয়ে থাকেন কেবল তা বলার প্রয়োজন হয়, তাহলে তাকে জানাতে একটি স্বল্প স্বীকৃতি পাঠান। যদি ব্যক্তি কোন পরিষেবার জন্য অনুরোধ করে বা কোন পণ্যের অর্ডার দেয়, তাহলে কখন উত্তর আশা করা যায় বা কোন সমস্যার সমাধান করা যায় সে সম্পর্কে আরও তথ্য প্রদান করুন।
ধাপ
2 এর মধ্যে 1 পদ্ধতি: আপনি একটি ইমেল পেয়েছেন তা নিশ্চিত করা
ধাপ 1. আপনি যদি: লাইনে তালিকাভুক্ত হন বা বার্তায় নাম দেওয়া হয় তবে প্রতিক্রিয়া জানান।
প্রেরক আপনার ইমেল ঠিকানাটি "প্রতি:" লাইনে তালিকাভুক্ত করেছেন কিনা তা দেখতে ইমেলের শীর্ষে চেক করুন। যদি আপনি সেখানে তালিকাভুক্ত না হন, তাহলে ইমেইলের মূল অংশে স্ক্যান করে দেখুন যে আপনার নাম সেখানে কোথাও প্রদর্শিত হয় কিনা। আপনি যদি আপনার নাম দেখেন, তাহলে একটি স্বীকৃতি পাঠাতে ভুলবেন না যেহেতু আপনাকে সরাসরি সম্বোধন করা হয়েছিল।
যদি আপনার ইমেইল ঠিকানা শুধুমাত্র ইমেইলের "সিসি" লাইনে তালিকাভুক্ত থাকে কিন্তু আপনার শরীরে উল্লেখ করা না থাকে, তাহলে আপনাকে একটি স্বীকৃতি পাঠানোর দরকার নেই কারণ বার্তাটি সম্ভবত একটি বড় গোষ্ঠীর কাছে পাঠানো হয়েছিল।
সতর্কতা:
স্প্যাম বার্তাগুলি স্বীকার করা এড়িয়ে চলুন কারণ তারা যদি আপনি প্রতিক্রিয়া জানান তবে তারা আপনাকে ইমেল পাঠানো চালিয়ে যেতে পারে।
ধাপ 2. সালাম দিয়ে প্রেরককে নাম দিয়ে সম্বোধন করুন।
আপনার ইমেইলের শীর্ষে আপনার অভিবাদন শুরু করুন যাতে অন্য ব্যক্তি এটি খুললে তা অবিলম্বে দেখতে পায়। একটি আনুষ্ঠানিক শুভেচ্ছা ব্যবহার করুন, যেমন "হ্যালো" বা "প্রিয়", তাদের নামের পরে। আপনি যদি কোনো উচ্চতর বা আপনার পরিচিত নন এমন ব্যক্তির প্রতি সাড়া দিচ্ছেন, তাহলে তাদের উপাধির পরে তাদের পদবি ব্যবহার করুন। আপনি যদি অন্য ব্যক্তিকে ভালভাবে চেনেন তবে আপনি তাদের প্রথম নাম ব্যবহার করতে পারেন।
উদাহরণস্বরূপ, আপনি বলতে পারেন, "হ্যালো মিসেস ডেভিস," বা "প্রিয় জোনাথন," আপনার অভিবাদন হিসাবে।
পদক্ষেপ 3. সংক্ষিপ্তভাবে উল্লেখ করুন যে আপনি ইমেলের মাধ্যমে পড়েছেন।
আপনার স্বীকৃতির জন্য কেবল কয়েকটি বাক্য ব্যবহার করুন যাতে এটি খুব শব্দযুক্ত মনে না হয়। ইমেল পাঠানোর জন্য ব্যক্তিকে ধন্যবাদ দিন অথবা তাদের জানান যে আপনি তাদের বার্তা পেয়েছেন। যদি কোন সুনির্দিষ্ট বিবরণ থাকে, তাহলে তাদের বার্তাটি পুনরায় বলুন যাতে দেখা যায় যে আপনি তাদের বার্তার মাধ্যমে পড়েছেন।
- উদাহরণস্বরূপ, আপনি এমন কিছু লিখতে পারেন, "আগামী সপ্তাহের মিটিং সম্পর্কে আমাকে একটি বার্তা পাঠানোর জন্য আপনাকে ধন্যবাদ," অথবা "আমাদের নতুন সম্ভাব্য ক্লায়েন্টের ব্যাপারে আমি আপনার ইমেলের মাধ্যমে পেয়েছি এবং পড়েছি।"
- আপনার যদি ইমেলের মাধ্যমে পড়ার সময় না থাকে, আপনি এমন কিছু বলতে পারেন, "আমার সাথে যোগাযোগ করার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ। আমি আপনার বার্তা পেয়েছি এবং আমি যত তাড়াতাড়ি সম্ভব এটি পড়ব।”
ধাপ the। ইমেইলে অনুরোধ বা প্রশ্ন থাকলে উত্তর দেওয়ার জন্য আনুমানিক সময় দিন।
আপনার যদি অবিলম্বে সম্পূর্ণ প্রতিক্রিয়া জানানোর সময় থাকে, তাহলে যত তাড়াতাড়ি সম্ভব আপনি বিশ্বস্ত এবং নির্ভরযোগ্য তা দেখাতে সাহায্য করুন। অন্যথায়, একটি সময়সীমা দিন যেখানে অন্য ব্যক্তি আপনার কাছ থেকে অন্য বার্তা আশা করতে পারে যাতে তারা মনে না করে যে আপনি তাদের উপেক্ষা করছেন। আপনি যদি মনে করেন যে এটি আরও বেশি সময় নিতে পারে তবে আপনি কত তাড়াতাড়ি সাড়া দিতে পারেন তা নিয়ে বাড়াবাড়ি না করার বিষয়ে সতর্ক থাকুন।
- উদাহরণস্বরূপ, আপনি বলতে পারেন, "আমি আপনাকে 2 দিনের মধ্যে সেই তথ্য পেতে সক্ষম হব," অথবা, "সমস্যাটি আরও আলোচনার জন্য আমি আজ পরে আবার যোগাযোগ করব।"
- প্রতিক্রিয়া জানাতে কতক্ষণ লাগবে তা যদি আপনি না জানেন, তবে ব্যবহার করুন, "আমি যত তাড়াতাড়ি সম্ভব আপনার কাছে কোন প্রশ্ন বা মন্তব্য নিয়ে ফিরে আসব।"
- যদি কোন অনুরোধ বা সমস্যা না থাকে তবে আপনাকে ইমেইলে ঠিকানা দিতে হবে, আপনাকে সময়সীমার সাথে সাড়া দেওয়ার দরকার নেই।
ধাপ ৫. ইমেইলটি পাঠানোর আগে একটি ক্লোজিং এবং আপনার নাম দিয়ে শেষ করুন।
আপনার ইমেলের একটি আনুষ্ঠানিক সমাপ্তি ব্যবহার করুন, যেমন "সেরা," বা "আবার ধন্যবাদ," বার্তাটিকে আরো পেশাদারী মনে করতে সাহায্য করার জন্য। আপনার বার্তাটি শেষ করার জন্য আপনার নামটি লিখুন। সেন্ড বাটনে ক্লিক করার আগে নিশ্চিত করুন যে সবকিছু ঠিক আছে।
- উদাহরণস্বরূপ, আপনি লিখতে পারেন, "সেরা, বেথ" বা "আবার ধন্যবাদ, ট্র্যাভিস।"
- যদি আপনি অন্য ব্যক্তিকে আপনার সাথে যোগাযোগ করার ভিন্ন উপায় দিতে চান তবে আপনি আপনার নামের পরে একটি ফোন নম্বর বা একটি বিকল্প ইমেল ঠিকানা প্রদান করতে পারেন।
পদক্ষেপ 6. যত তাড়াতাড়ি সম্ভব একটি সম্পূর্ণ প্রতিক্রিয়া ইমেল অনুসরণ করুন।
যদি আসল ইমেইলটিতে কোন অনুরোধ বা প্রশ্ন থাকে, আপনি যখন সক্ষম হবেন তখন সম্পূর্ণ প্রতিক্রিয়া লিখতে সময় নিন। মেসেজের সমস্ত উদ্বেগ বা প্রশ্নের উত্তর দিন যাতে দেখা যায় যে আপনি তাদের বার্তা বিবেচনা করার জন্য সময় নিয়েছেন। তাদের সাথে একটি ভাল ভাণ্ডার বজায় রাখার জন্য বার্তা জুড়ে একটি নম্র এবং ইতিবাচক স্বর বজায় রাখুন।
যদি আপনার আরো সময় প্রয়োজন হয়, যেমন আপনি যদি কোন রিপোর্ট বা ডকুমেন্টের অপেক্ষায় থাকেন, তাহলে আপডেট এবং নতুন সময়সীমা সহ একটি ফলো-আপ ইমেল পাঠানোর চেষ্টা করুন যাতে অন্য ব্যক্তি মনে না করে যে আপনি তাদের কথা ভুলে গেছেন।
2 এর পদ্ধতি 2: ব্যবসায়িক পরিষেবা এবং আদেশের প্রতিক্রিয়া
ধাপ ১. আপনি যে ব্যক্তির সাথে যোগাযোগ করছেন তার নাম ইমেলের শীর্ষে রাখুন।
আপনার বার্তায় পেশাদার সুর বজায় রাখতে একটি আনুষ্ঠানিক শুভেচ্ছা, যেমন "হ্যালো" বা "প্রিয়" দিয়ে শুরু করুন। আপনি যদি সেই ব্যক্তিকে ভালভাবে না চেনেন, তাহলে আনুষ্ঠানিক থাকার জন্য তার পদবি এবং তার শেষ নাম ব্যবহার করুন। আপনি যদি সেই ব্যক্তির সাথে বেশি পরিচিত হন বা তারা তাদের প্রথম নামটি প্রদান করেন তবে আপনি এর পরিবর্তে তাদের দ্বারা সম্বোধন করতে পারেন।
উদাহরণস্বরূপ, আপনি আপনার অভিবাদন হিসাবে "প্রিয় মি Mr. ক্রিস্টেনসান" বা "হ্যালো ডানা" লিখতে পারেন।
ধাপ ২। ব্যক্তিকে ধন্যবাদ দিন এবং তাদের অনুরোধ করা পণ্য বা পরিষেবা উল্লেখ করুন।
আপনার ইমেলের প্রথম বাক্যে ব্যক্তির প্রতি প্রকৃত কৃতজ্ঞতা প্রকাশ করুন। একই বাক্যে, সেই ব্যক্তি যে পণ্যটি অর্ডার করেছেন বা পূর্ববর্তী চিঠিপত্রে তারা কী সমস্যা বা উদ্বেগ উল্লেখ করেছেন তা পুনরায় বলুন। এইভাবে, ব্যক্তিটি বুঝতে পারবে যে আপনি তাদের আগের বার্তাগুলি পড়তে বা প্রক্রিয়া করার জন্য সময় নিয়েছেন।
উদাহরণস্বরূপ, আপনি বলতে পারেন, "আমাদের দোকান থেকে চকোলেটের ২ টি বাক্স অর্ডার করার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ," অথবা, "আপনি যে চাকরি খোলার জন্য আবেদন করেছেন তার জন্য আমরা আপনাকে ধন্যবাদ জানাই।"
ধাপ the। ব্যক্তিকে কখন একটি উত্তর বা ডেলিভারি আশা করতে হবে তার একটি সময়সীমা দিন।
পরের বাক্যে উল্লেখ করুন যে অন্য ব্যক্তির আপনার কাছ থেকে উত্তর পেতে কত সময় লাগবে যাতে তারা মনে না করে যে আপনি তাদের সম্পর্কে ভুলে গেছেন। আপনার প্রদত্ত সময়সীমাটি সঠিক এবং সৎ কিনা তা নিশ্চিত করুন, অন্যথায় তারা যদি আপনার কাছ থেকে ফিরে না আসে তবে তারা বিরক্ত হতে পারে।
উদাহরণস্বরূপ, আপনি বলতে পারেন, "আপনি 3 কার্যদিবসের মধ্যে আপনার প্যাকেজ আশা করতে পারেন," অথবা, "দয়া করে আমাদের সাড়া দেওয়ার জন্য 1-2 ব্যবসায়িক দিনের অনুমতি দিন।"
বৈচিত্র:
প্রতিক্রিয়া জানাতে কতক্ষণ লাগবে তা যদি আপনি না জানেন, তাহলে এমন কিছু বলুন, "আমরা যত তাড়াতাড়ি সম্ভব আপনার উদ্বেগ মোকাবেলার জন্য আপনার কাছে পৌঁছাব।"
ধাপ 4. ইমেইলের মাধ্যমে সমাধান করতে না পারলে কোনো সমস্যা থাকলে পরামর্শ দিন।
আপনি যদি সরাসরি তাদের সমস্যার সমাধান করতে না পারেন, তবে অন্যান্য বিকল্পগুলি সুপারিশ করার চেষ্টা করুন যা আরও সহায়ক হতে পারে। পুরো বার্তা জুড়ে একটি বিনয়ী এবং বোঝার স্বর বজায় রাখুন যাতে এটি নেতিবাচক না লাগে বা অসৎ বলে মনে হয় না। ব্যক্তিকে যতটা সম্ভব বিস্তারিত জানানোর চেষ্টা করুন যাতে তারা তাদের সমস্যা সমাধানের জন্য পরবর্তী পদক্ষেপ নিতে পারে।
উদাহরণস্বরূপ, আপনি বলতে পারেন, "আপনার চেকিং অ্যাকাউন্টে টাকা স্থানান্তর করতে সমস্যা হচ্ছে শুনে আমি দু sorryখিত। আপনার সমস্যা সমাধান করা হয়েছে কিনা তা দেখতে আমাদের প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নগুলি দেখার চেষ্টা করুন। অন্যথায়, আপনার লেনদেন নিশ্চিত করার জন্য আপনাকে আপনার ব্যাঙ্কে যেতে হবে এবং আপনার অ্যাকাউন্ট ম্যানেজারের সাথে কথা বলতে হতে পারে।
পদক্ষেপ 5. ইমেলের নীচে যোগাযোগের তথ্য ছেড়ে দিন।
আনুষ্ঠানিক সমাপ্তির সাথে আপনার ইমেলটি শেষ করুন, যেমন "সেরা" বা "আবার ধন্যবাদ", যাতে আপনি একটি ভাল নোটে বার্তাটি শেষ করেন। বন্ধ করার পরে আপনার নাম অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না। আপনি যদি আপনার সাথে যোগাযোগ করার জন্য অন্য ব্যক্তিকে অপশন দিতে চান, তাহলে আপনি আপনার নাম অনুসারে একটি ফোন নম্বর, বিকল্প ইমেইল ঠিকানা বা ওয়েবসাইটও ছেড়ে দিতে পারেন।
