যদিও সেগুলি আজকাল প্রায়শই ব্যবহৃত হয় না, একটি ফ্যাক্স মেশিন এখনও গুরুত্বপূর্ণ নথি, ফর্ম এবং হাতে লেখা নোটগুলি দ্রুত এবং দক্ষতার সাথে প্রেরণের জন্য একটি গুরুত্বপূর্ণ ডিভাইস, বিশেষ করে একটি অফিস সেটিংয়ে। একটি ফ্যাক্স মেশিন নথি প্রেরণ এবং গ্রহণের জন্য একটি সক্রিয় টেলিফোন ল্যান্ডলাইন ব্যবহার করে এবং একটি ব্যবহার করা টেলিফোন নম্বর ডায়াল করার মতই সহজ। একবার আপনি আপনার ফ্যাক্স মেশিনটি সঠিকভাবে সেট আপ করে ফেলুন এবং ফ্যাক্স পাঠানোর এবং গ্রহণ করার পদ্ধতিগুলির সাথে নিজেকে পরিচিত করুন, আপনি খুব সহজেই ডকুমেন্ট পাঠাতে পারবেন!
ধাপ
3 এর অংশ 1: আপনার ফ্যাক্স মেশিন সেট আপ করা
ধাপ 1. ফ্যাক্স মেশিনের অবস্থান।
ফ্যাক্স মেশিনটি পাওয়ার আউটলেট এবং টেলিফোন জ্যাকের কাছাকাছি সমতল পৃষ্ঠে রাখুন। নিশ্চিত করুন যে কাগজের ফিডটি বাইরের দিকে মুখ করছে। এটি ইনকামিং ফ্যাক্স এবং স্ক্যান করা ডকুমেন্টগুলিকে প্রাচীর এবং মেশিনের মধ্যে আটকে যাওয়া এবং ক্ষতিগ্রস্ত হওয়া থেকে রক্ষা করতে সাহায্য করবে।
ধাপ 2. শক্তি উৎস সংযুক্ত করুন।
ফ্যাক্স মেশিনটি নিকটতম প্রাচীরের আউটলেটে লাগান। নিশ্চিত করুন যে সংযোগটি সাউন্ড এবং প্লাগটি সঠিকভাবে আউটলেটে ফিট করে। একবার ফ্যাক্স মেশিনটি শক্তির উৎসের সাথে সংযুক্ত হয়ে গেলে, নিশ্চিত হয়ে নিন যে এটি সেট-আপের বাকি অংশের জন্য বন্ধ রয়েছে।
ধাপ 3. ফোন লাইন সুরক্ষিত করুন।
একটি ফ্যাক্স মেশিন নথি তৈরি এবং মুদ্রণের জন্য তথ্য প্রেরণ এবং গ্রহণের জন্য একটি টেলিফোন লাইন ব্যবহার করে। তারা ইন্টারনেট ভিত্তিক ফোন লাইনের মাধ্যমে কাজ করবে না। ফ্যাক্স মেশিনের জন্য একটি সক্রিয় ফোন লাইন এবং একটি ফোন নম্বর নিশ্চিত করুন যাতে আপনার মেশিন নথি তৈরি করতে সংকেত প্রেরণ এবং গ্রহণ করতে পারে।
প্রয়োজনে ল্যান্ডলাইন সেট-আপ করতে আপনার কেবল এবং টেলিফোন প্রদানকারীকে কল করুন।
ধাপ 4. ফোন তারের সংযোগ করুন।
একটি আদর্শ ফোন ক্যাবল ফ্যাক্স মেশিনের ফোন জ্যাকের সাথে সংযুক্ত করা উচিত, যা সাধারণত মেশিনের পিছনে থাকে। কর্ডের অন্য প্রান্তটি সরাসরি প্রাচীরের নিকটবর্তী ফোন জ্যাকের মধ্যে সুরক্ষিত করা উচিত। ডবল চেক করে দেখুন যে কর্ডটি মেশিন এবং দেয়ালের ফোন জ্যাকের সাথে সংযুক্ত।
ধাপ 5. কাগজ এবং কালি যোগ করুন।
ইনকামিং ডকুমেন্ট তৈরি এবং প্রিন্ট করতে ফ্যাক্সের জন্য কাগজ এবং কালির সরবরাহের প্রয়োজন হবে। নিশ্চিত করুন যে আপনার কাছে এই সরবরাহগুলি রয়েছে।
- কাগজ Beforeোকানোর আগে, ফ্যান বা কাগজের স্ট্যাকের মাধ্যমে উল্টে নিশ্চিত করুন যে তারা একসাথে লেগে নেই। এটি কাগজের জ্যাম প্রতিরোধে সাহায্য করবে।
- প্রতিটি মেশিনে একটি নির্দিষ্ট ধরণের, আকার এবং কালির কার্তুজের সংখ্যা থাকবে। আপনার মেশিনের সাথে কোন কালি সবচেয়ে ভাল কাজ করে তা নির্ধারণ করতে মেশিনের নির্দেশাবলী পর্যালোচনা করতে ভুলবেন না।
পদক্ষেপ 6. সংযোগ পরীক্ষা করুন।
একবার আপনার ফ্যাক্স মেশিন সংযুক্ত হয়ে গেলে এবং কাগজ এবং কালি beenোকানো হয়ে গেলে, মেশিনটি চালু করুন এবং টেলিফোন সংযোগ পরীক্ষা করুন। ফ্যাক্স মেশিন ব্যবহার করার জন্য সংযোগটি নিরাপদ হতে হবে।
- আপনার ডিভাইসে যদি ফ্যাক্স মেশিনের রিসিভার পাওয়া যায় তাহলে ল্যান্ডলাইনটি সঠিকভাবে সংযুক্ত আছে কিনা তা পরীক্ষা করুন। রিসিভার একটি টেলিফোনের অনুরূপ হওয়া উচিত। একটি ডায়াল স্বরের গুনগুন শব্দ শুনুন, যা নির্দেশ করবে যে সংযোগটি নিরাপদ।
- যদি ফ্যাক্সের রিসিভার না থাকে, আপনি ফ্যাক্স মেশিনে বাইরের ফোন জ্যাকের মাধ্যমে একটি ফোন সংযোগ করতে পারেন। সংযোগটি শোনা গেলে আপনার ডায়াল টোনের গুনগুন শব্দ শোনা উচিত।
3 এর অংশ 2: একটি ফ্যাক্স পাঠানো
ধাপ 1. মেশিন চালু করুন।
একটি নথি পাঠানোর আগে নিশ্চিত করুন যে মেশিনটি চালু আছে এবং টেলিফোন কর্ডটি নিরাপদে রয়েছে। সংযোগটি সুরক্ষিত কিনা তা নিশ্চিত করার জন্য আপনি ডায়াল টোনের জন্য রিসিভার চেক করতে চাইতে পারেন।
পদক্ষেপ 2. একটি কভার শীট ব্যবহার করুন।
একটি কভার শীট আপনার দলিল সঠিক ব্যক্তির কাছে পৌঁছানোর নিশ্চয়তা দেওয়ার একটি দুর্দান্ত উপায়। এটি এমন একটি ব্যবসার জন্য ফ্যাক্স পাঠানোর সময় বিশেষভাবে সহায়ক যেখানে অনেক কর্মচারী একই ডিভাইস ব্যবহার করতে পারে। একটি কভার শীটে প্রাপকের নাম, তাদের ফ্যাক্স নম্বর এবং আপনার, আপনার যোগাযোগের তথ্য এবং প্রাপকের ফ্যাক্সে প্রাপ্ত পৃষ্ঠাগুলির সংখ্যা অন্তর্ভুক্ত করা উচিত।
কভার শীটে পেজ কাউন্ট সহ প্রাপকের জন্য দরকারী তাই তারা জানতে পারবে যে তারা প্রয়োজনীয় সব পেজ পেয়েছে কিনা।
পদক্ষেপ 3. ডকুমেন্টগুলি সঠিকভাবে অর্ডার করুন।
পৃষ্ঠা নম্বর যোগ করতে ভুলবেন না এবং দস্তাবেজের পৃষ্ঠাগুলিকে সেই ক্রমে রাখুন যাতে আপনি সেগুলি পেতে চান। আপনি চান না যে প্রাপক একসাথে পৃষ্ঠাগুলিকে ধাঁধা দিন। এটি বিভ্রান্তির কারণ হতে পারে এবং নথির পিছনের উদ্দেশ্যকে হস্তক্ষেপ করতে পারে। পৃষ্ঠাগুলি অর্ডার করা এবং তাদের নম্বর দেওয়া তথ্যের দক্ষ স্থানান্তর নিশ্চিত করবে।
ধাপ 4. স্ক্যানারে নথি োকান।
বেশিরভাগ ফ্যাক্স মেশিনের প্রয়োজন হবে যে আপনি ফ্যাক্স মেশিনের স্ক্যানার অংশে নথিটি মুখোমুখি বা মুখোমুখি রাখুন। সমস্ত ডিভাইস জুড়ে কোন আদর্শ পদ্ধতি নেই। বেশিরভাগ ফ্যাক্স মেশিনই নির্দেশ করবে যে কোন পদ্ধতিটি ডিভাইসের সামনের অংশে সহজে পড়া যায় এমন চিহ্ন দিয়ে ব্যবহার করতে হবে।
ধাপ 5. প্রাপকের ফ্যাক্স নম্বর ডায়াল করুন।
ফ্যাক্সের সামনে কী প্যাড ব্যবহার করে, প্রাপকের ফ্যাক্স নম্বর ডায়াল করুন, এরিয়া কোড সহ। আপনি যদি আন্তর্জাতিকভাবে কোন ডকুমেন্ট ফ্যাক্স করে থাকেন, তাহলে আপনাকে অবশ্যই দেশের কোড লিখতে হবে। যদি কোনও কর্পোরেট নম্বর থাকে যা বাহ্যিকভাবে ডায়াল করার জন্য ব্যবহৃত হয় (প্রায়শই "7" বা "9"), এলাকা বা দেশের কোড এবং ফ্যাক্স নম্বরের আগে সেই অঙ্কটি আঘাত করতে ভুলবেন না।
পদক্ষেপ 6. নথি পাঠান।
একবার আপনি নম্বরটি ডায়াল করলে, বেশিরভাগ ফ্যাক্স মেশিনের প্রয়োজন হবে যে আপনি নথি প্রেরণের জন্য একটি "পাঠান" বা "শুরু" বোতামটি চাপুন। একটি ত্রুটি বা একটি কাগজ জ্যাম ক্ষেত্রে নথি প্রেরণ করা হয় হিসাবে দেখুন। যখন ডকুমেন্ট ট্রান্সফার সফল হয়েছে, একটি প্রগতি রিপোর্ট বা নিশ্চিতকরণ পৃষ্ঠা মুদ্রণ সহ ফ্যাক্স। যদি আপনি একটি ত্রুটি বার্তা পান, আবার নথি পাঠানোর চেষ্টা করুন।
3 এর অংশ 3: একটি ফ্যাক্স গ্রহণ
ধাপ 1. সংযোগ পরীক্ষা করুন।
নিশ্চিত হোন যে ফ্যাক্স মেশিন চালু আছে। ফ্যাক্স পাওয়ার জন্য ফ্যাক্স মেশিনটি পাওয়ার সোর্স এবং ফোন জ্যাকের সাথে সংযুক্ত কিনা তা নিশ্চিত করাও গুরুত্বপূর্ণ। যথাযথ সংযোগ নিশ্চিত করার জন্য আপনি রিসিভার নিতে এবং ডায়াল টোন শুনতে চাইতে পারেন।
পদক্ষেপ 2. কাগজ এবং কালি সরবরাহ পরিদর্শন করুন।
আপনি ফ্যাক্স মেশিনে পর্যাপ্ত কাগজ এবং কালি দিতে চাইবেন। আপনি যদি ফ্যাক্স মেশিনের মাধ্যমে অনেক ডকুমেন্ট পান, তাহলে ঘন ঘন এই সরবরাহগুলি পরীক্ষা করুন। অন্যথায়, এটি আপনাকে সম্পূর্ণরূপে একটি নথি গ্রহণ থেকে বা তার আগমনে বিলম্ব করতে পারে।
ধাপ 3. রিংটোন শুনুন।
ফ্যাক্স মেশিনটি রিং করবে বা একটি ডায়াল-আপ শব্দ করবে যখন এটি একটি আগত নথি গ্রহণ করবে। মেশিনটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে এই নথিগুলি প্রক্রিয়া করার জন্য সেট করা আছে, তাই এই সময়ে আপনাকে কিছু করার দরকার নেই। এই সময় মেশিনে বোতাম টিপে এড়িয়ে চলুন অন্যথায় সংযোগ বিঘ্নিত বা বিচ্ছিন্ন হতে পারে।
ধাপ 4. নথিটি পর্যালোচনা করুন।
একবার ফ্যাক্স মেশিন সফলভাবে ডকুমেন্ট পেয়ে গেলে, এটি প্রেরক কর্তৃক যে ক্রমগুলি স্থাপন করা হয়েছিল সেভাবে পৃষ্ঠাগুলি মুদ্রণ করবে। কভারশীট পর্যালোচনা করুন যে আপনি নিশ্চিতভাবে প্রাপক এবং সমস্ত পৃষ্ঠা সফলভাবে প্রেরণ এবং মুদ্রিত হয়েছে তা নিশ্চিত করতে।
ধাপ 5. প্রেরকের সাথে ফলো-আপ করুন।
আপনি যদি নিশ্চিত করতে চান যে আপনি ফ্যাক্স পেয়েছেন, অথবা যদি আপনি চিন্তিত হন যে আপনি সমস্ত প্রয়োজনীয় তথ্য পাননি, আপনি প্রেরকের সাথে ফোন বা ইমেইলের মাধ্যমে ফলো-আপ করতে পারেন। যোগাযোগের তথ্য কভারশীটে তালিকাভুক্ত করা হতে পারে, তাই আপনার কাছে প্রেরকের তথ্য না থাকলে এই পৃষ্ঠাটি পড়ুন।
