এটা সবসময়ই হতাশাজনক যখন আপনাকে কোন প্রতিক্রিয়ার জন্য অপেক্ষা করতে হবে, সেটা চাকরির সাক্ষাৎকারের জন্য, ব্যবসায়িক প্রস্তাবের জন্য, অথবা শুধু বন্ধুর সাথে পরিকল্পনা করা। একটি ফলো-আপ ইমেল পাঠানো সেই সাড়া পেতে খুব কার্যকর হতে পারে, বিশেষ করে যদি আপনি যুক্তিসঙ্গত অপেক্ষা করার পর আপনার অনুরোধ করেন এবং তা স্পষ্টভাবে, সংক্ষিপ্তভাবে এবং শ্রদ্ধার সাথে লিখেন। আপনার সাফল্যের সম্ভাবনাকে আরও উন্নত করার জন্য, আপনার প্রাপকের জন্য জিনিসগুলি সহজ করার জন্য যতটা সম্ভব "লেগ ওয়ার্ক" করুন।
ধাপ
3 এর মধ্যে পদ্ধতি 1: কখন এবং কোথায় ফলো-আপ পাঠাতে হবে তা নির্বাচন করা
ধাপ 1. একটি ফলো-আপ পাঠাতে কমপক্ষে 3 ব্যবসায়িক দিন অপেক্ষা করুন।
ফলো-আপ ইমেল পাঠানোর আগে আপনার কতক্ষণ অপেক্ষা করা উচিত তার কোন সার্বজনীন নিয়ম নেই। একটি ভাল নিয়ম হল business টি ব্যবসায়িক দিন, যদি না আপনার পরিচিত ব্যক্তি কোন নির্দিষ্ট তারিখ দেন যখন তারা সাড়া দেয়। সেক্ষেত্রে সেই তারিখের পরে কমপক্ষে 1 ব্যবসায়িক দিন অপেক্ষা করুন।
- উদাহরণস্বরূপ, যদি ব্যক্তি বলে যে তারা 19 তারিখের আগে বা মঙ্গলবার উত্তর দেবে, উত্তর দেওয়ার জন্য অন্তত 20 তারিখ পর্যন্ত অপেক্ষা করুন।
- চাকরির ইন্টারভিউ ফলো-আপের জন্য, সাধারণত কমপক্ষে 5 ব্যবসায়িক দিন অপেক্ষা করা ভাল।
- ব্যক্তিগত ক্ষমতা অনুসরণ করার সময় কেবল ব্যবসায়িক দিনগুলি (অর্থাৎ সপ্তাহান্তে এবং ছুটি এড়িয়ে যাওয়া) গণনা করা প্রয়োজন হয় না।
- আপনি চাকরি পাননি বা তারা আপনার ব্যবসার প্রস্তাবে আগ্রহী নয়- এমনটি সবচেয়ে খারাপ মনে করবেন না-কারণ আপনি দ্রুত প্রতিক্রিয়া পাননি। আপনার যোগাযোগের ব্যক্তি সত্যিই ব্যস্ত হতে পারে!
ধাপ 2. আপনার যোগাযোগের ব্যক্তির কাছে সরাসরি ইমেলটি ঠিকানা দিন।
এটা সবসময় ব্যক্তিগত ইমেইলের ক্ষেত্রে, অবশ্যই, এবং সাধারণত ব্যবসায়িক ফলো-আপের জন্য সর্বোত্তম কৌশল। যদি সেই ব্যক্তি আপনাকে তাদের যোগাযোগের তথ্য দেয় বা তাদের সাথে ফলো-আপ করার জন্য আপনাকে আমন্ত্রণ জানায়, সর্বদা সরাসরি তাদের কাছে বার্তাটি পাঠান (এবং শুধুমাত্র তাদের)।
- যদি সেই ব্যক্তি আপনাকে তাদের যোগাযোগের তথ্য না দেয় বা তাদের সাথে ফলো-আপ করার জন্য আপনাকে আমন্ত্রণ না জানায়, তাহলে আপনার নির্দেশিত যোগাযোগ ব্যক্তিকে আপনার ইমেল পাঠান (যেমন প্রশাসনিক সহকারী বা নিয়োগ সমন্বয়কারী)। সাবজেক্ট লাইনে অনুরোধ করুন যে বার্তাটি সেই ব্যক্তিকে নির্দেশিত করা উচিত যা আপনি আগে মোকাবেলা করেছিলেন।
- যদি আপনি ইমেলের মাধ্যমে ব্যক্তির সাথে পূর্বে যোগাযোগ করে থাকেন, তাহলে আগের মতই "থেকে" এবং "থেকে" ইমেল ঠিকানা ব্যবহার করুন।
ধাপ 3. মোট 2 টির বেশি ফলো-আপ ইমেল পাঠান না।
ফলো-আপ কখন পাঠাতে হবে তা জানা যথেষ্ট কঠিন, তাই ফলো-আপের জন্য ফলো-আপের কী হবে? যদি আপনার প্রথম ফলো-আপ উত্তর না দেয়, দ্বিতীয় ফলো-আপ পাঠানোর জন্য কমপক্ষে 1-2 ব্যবসায়িক দিন অপেক্ষা করুন। যদি এই দ্বিতীয় বার্তাটি উত্তর না দেয়, তাহলে অনুসরণ করা বন্ধ করুন অথবা ব্যবসার মধ্যে অন্য কারও সাথে যোগাযোগ করুন।
- আপনি যদি চান তবে একটি নতুন ফলো-আপ বার্তা তৈরি করতে পারেন, আপনার আসল ফলো-আপের মতো একই বার্তা পাঠানোও ঠিক আছে, কিন্তু নিচের মতো উপরের দিকে একটি নোট যোগ করুন: “(টম: আমি এই ফলো-আপটি পাঠিয়েছি গত মঙ্গলবার এবং আমি গত বৃহস্পতিবার যে ব্যবসায়িক সুযোগ নিয়ে আলোচনা করেছি সে বিষয়ে আপনার কাছ থেকে উত্তর জানতে আগ্রহী। ধন্যবাদ, জানুয়ারি)
- একটি সাধারণ নিয়ম হিসাবে, যদি আপনি 1 টি ফলো-আপ পাঠাতে চান তবে মোটেও চিন্তা করবেন না (চাকরি না পাওয়ার বিষয়ে)। যদি আপনাকে 2 টি ফলো-আপ পাঠাতে হয় তবে কেবল একটু চিন্তা করুন। দ্বিতীয় ফলো-আপের পরে যদি আপনি ফিরে না পান তবে একটু বেশি চিন্তা করা শুরু করুন!
ধাপ 4. একটি ধন্যবাদ ইমেল সহ একটি ফলো-আপের প্রয়োজনীয়তা পূর্বে প্রকাশ করুন।
যেকোনো ব্যবসায়িক মিটিং-এর পরের দিন একটি ধন্যবাদ-ই-মেইল পাঠানো সর্বদা নম্র-বিশেষ করে নয়, শুধুমাত্র একটি চাকরির ইন্টারভিউ-সেইসাথে অনেক ব্যক্তিগত যোগাযোগের দৃশ্যের পরেও। আপনি যদি এই ফলো-আপের উল্লেখ ভাঁজ করেন ধন্যবাদ
- ধন্যবাদ ইমেল প্রায় একই বিন্যাস এবং বিষয়বস্তু ফলো-আপ ইমেইল হিসাবে ব্যবহার করতে পারে, শুধু ব্যক্তিকে ধন্যবাদ জানানোর জন্য কিছুটা বেশি জায়গা এবং একটি প্রতিক্রিয়া অনুরোধের জন্য একটু কম ব্যয় করা।
- এটি একটি "অফিসিয়াল" ফলো-আপ হিসাবে গণনা করা হয় না, তাই প্রয়োজন হলে আপনি এখনও 2 টি "বাস্তব" ফলো-আপ পাঠাতে পারেন!
3 এর মধ্যে পদ্ধতি 2: ফলো-আপ ইমেলগুলি ফর্ম্যাট করা
ধাপ 1. সাবজেক্ট লাইনে আপনার পূর্বের যোগাযোগের জন্য সরাসরি দেখুন।
যদি আপনার সাবজেক্ট লাইন অস্পষ্ট বা অপ্রাসঙ্গিক হয়, আপনার ফলো-আপ অপঠিত বা ট্র্যাশ বিনে শেষ হতে পারে। সাবধানে আপনার শব্দ চয়ন করুন যাতে সাবজেক্ট লাইন অবিলম্বে এবং স্পষ্টভাবে প্রাপকের সাথে আপনার মিথস্ক্রিয়ার সাথে সংযুক্ত হয়।
- একটি কৌশল হল আপনার পূর্বের কথোপকথনের বিবরণে "RE:" যোগ করা যাতে এটি সেই ইভেন্টের ধারাবাহিকতার মতো পড়ে: "RE: শুক্রবার সকাল 9/23 এ সাক্ষাৎকার 11 টায়।"
- আরেকটি বিকল্প হল আপনার নাম, একটি সংক্ষিপ্ত এবং সরাসরি বর্ণনাকারী এবং আপনার ইমেইলের কারণ: "টেরি রেগুলা 9/23 সাক্ষাৎকার ফলো-আপ।"
- কখনও মনে করবেন না যে ব্যক্তি আপনার ইমেল ঠিকানা চিনবে এবং বার্তাটি খুলবে। আপনার সুবিধার জন্য সাবজেক্ট লাইন ব্যবহার করুন।
পদক্ষেপ 2. আপনার শুভেচ্ছায় প্রাপকের নাম দিন এবং আপনার সমাপ্তিতে তাদের ধন্যবাদ দিন।
যদিও আপনি একটি ব্যক্তিগত ফলো-আপ ইমেলের জন্য যথাযথভাবে অনানুষ্ঠানিক হতে পারেন, একটি ব্যবসায়িক ফলো-আপকে সম্মানজনক আনুষ্ঠানিকতা এবং আপনার পূর্ব মিথস্ক্রিয়া দ্বারা উত্পাদিত পরিচিতির মধ্যে ভারসাম্য বজায় রাখা উচিত। বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, উদাহরণস্বরূপ, আপনি ব্যক্তিকে তার প্রথম নাম দিয়ে শুভেচ্ছা জানাতে পারেন-যতক্ষণ না তারা নিজেদেরকে "জো সেলমন" হিসাবে পরিচয় দেয় বা "আমাকে বার্ব বলে ডাকো"।
- আপনার অভিবাদন সাধারণত এইরকম হতে পারে: "প্রিয় জো," বা "প্রিয় বার্ব", যদি না আপনি আরও আনুষ্ঠানিকতা উপযুক্ত মনে করেন: "প্রিয় মি Mr. সেলমন," বা "প্রিয় ড Dr. বেনেট।"
- সমাপ্তির জন্য, তাদের শেষবারের মতো ধন্যবাদ দিন এবং আপনার প্রথম এবং শেষ নামটি ব্যবহার করুন: "ধন্যবাদ, স্টিভ কারাওয়ে।"
ধাপ 3. 3-4 অনুচ্ছেদের বেশি ব্যবহার করবেন না, প্রতিটি একটি 2-3 বাক্য দীর্ঘ।
যখন ফলো-আপ লেখার কথা আসে, বিন্দুতে যান এবং দ্রুত সেখানে যান! এর অর্থ এই নয় যে কেবল একটি বাক্য লেখা, কিন্তু এর অর্থ কোনও অতিরিক্ত উপাদান ছাড়াই একটি স্ট্রিমলাইনড ইমেল তৈরি করা। নিম্নলিখিত লাইন (বা অনুরূপ) বরাবর পাতলা, পরিষ্কার অনুচ্ছেদ তৈরি করুন:
- অভিবাদন
- অনুচ্ছেদ 1: আপনাকে ধন্যবাদ এবং একটি স্পষ্ট বিবৃতি যা আপনি অনুসরণ করছেন।
- অনুচ্ছেদ 2: আপনার যোগাযোগের বিশদগুলির একটি দ্রুত পুনরাবৃত্তি।
- অনুচ্ছেদ 3: আপনার আগ্রহ বা আগ্রহের দ্রুত পুনরায় নিশ্চিতকরণ।
- অনুচ্ছেদ 4: একটি বিবৃতি যা আপনি একটি আপডেটের জন্য "উন্মুখ" বা এটি "প্রশংসা করা হবে।"
- বন্ধ
ধাপ 4. প্রাপকের প্রয়োজনীয় সকল প্রাসঙ্গিক তথ্য প্রদান করুন।
নিশ্চিত করুন যে আপনাকে ফলো-আপ দেওয়ার জন্য অন্য ব্যক্তিকে যতটা সম্ভব কম করতে হবে। তারা এখনও আপনার কাছে ফিরে আসেনি তার একমাত্র কারণ সম্ভবত তারা ব্যস্ত ছিল। অতএব, যদি আপনার আগের ইন্টারঅ্যাকশনের তথ্য পেতে তাদের নোট বা ফাইলের মাধ্যমে তাদের পিছনে ফিরে তাকাতে হয়, তাহলে তারা সিদ্ধান্ত নেওয়ার সম্ভাবনা বেশি যে এটি এখন আপনার কাছে ফিরে আসার সময় নয়।
- যদি আপনার কোন সাক্ষাৎকার হয়, তাহলে নির্দিষ্ট তারিখ এবং সময়, পদের নাম উল্লেখ করুন এবং সাক্ষাৎকারের একটি খুব দ্রুত পুনরাবৃত্তি অথবা এটি থেকে একটি নির্বাচিত উপাখ্যান বা পর্ব উল্লেখ করুন। উদাহরণস্বরূপ: "আমি গত সোমবার 23 তারিখে দুপুরে আমাদের সাক্ষাৎকারে ফলো-আপ করার জন্য লিখছি। আপনার সম্ভবত মনে আছে যে আমি সেলস ম্যানেজারের অবস্থান সম্পর্কে কথা বলতে এত আগ্রহী ছিলাম যে আমি আপনার ডেস্কে আমার কফি প্রায় ফেলে দিয়েছি!
- যোগাযোগের প্রতিটি ফর্মের জন্য স্পষ্ট তথ্য প্রদান করতে ভুলবেন না যাতে আপনি তাদের ব্যবহার করার বিকল্প পান: ইমেল, ফোন/টেক্সট, মেইল ইত্যাদি।
3 এর পদ্ধতি 3: পরিষ্কার, সংক্ষিপ্ত এবং সম্মানজনক হওয়া
ধাপ 1. প্রাপককে ধন্যবাদ দিন এবং বলুন যে আপনি শুরুতেই অনুসরণ করছেন।
আপনি ইমেলের মাঝখানে একটি ফলো-আপ লিখছেন এই সত্যটি দাফন করবেন না। পরিবর্তে, সেই ব্যক্তিকে অবিলম্বে জানতে দিন যে আপনি কেন তাদের কাছে পৌঁছাচ্ছেন-এবং যখন আপনি সেখানে থাকবেন তখন তাদের কিছু প্রশংসা দেখান!
এরকম কিছু চেষ্টা করুন: "গত বৃহস্পতিবার আমার সাথে দেখা করার জন্য সময় নেওয়ার জন্য আবার ধন্যবাদ। আমি সেই বৈঠক এবং আমার প্রস্তাব সম্পর্কে আপনার চিন্তাভাবনা অনুসরণ করার জন্য লিখছি।”
পদক্ষেপ 2. আপনার ইন্টারঅ্যাকশন পুনরায় ক্যাপ করুন এবং দ্রুত আপনার আগ্রহ পুনরায় নিশ্চিত করুন।
আপনার পূর্বের যোগাযোগের জন্য ব্যক্তিকে একটি রিফ্রেশার দিন, বিশেষ করে একটি ব্যবসায়িক পরিস্থিতিতে যখন আপনি জানেন যে অন্য ব্যক্তি অনেক সাক্ষাৎকার, মিটিং ইত্যাদি পরিচালনা করছে। আপনি কে এবং আপনি কি আলোচনা করেছেন তা তারা অবিলম্বে মনে রাখবেন তা নিশ্চিত করুন।
উদাহরণস্বরূপ: "আপনার বিলিং ক্রিয়াকলাপগুলিকে সুসংহত করার জন্য আমার পরিকল্পনা উপস্থাপন করতে পেরে আনন্দিত হয়েছিল এবং আমি আশাবাদী যে আপনি এটি বাস্তবায়নের জন্য একসাথে কাজ করার জন্য আমার উৎসাহ ভাগ করে নেবেন।"
ধাপ direct. সরাসরি এবং বিনয়ী হোন, ধাক্কাধাক্কি নয়, ক্ষমাশীল বা প্যাসিভ-আক্রমনাত্মক।
ফলো-আপ করতে লজ্জিত হবেন না! আপনার আগ্রহ এবং আপনি কোথায় আছেন তা জানার ইচ্ছা নিশ্চিত করার জন্য এটি একটি ভাল জিনিস, যতক্ষণ আপনি এটি বিনয়ের সাথে এবং শ্রদ্ধার সাথে করেন। মনে রাখবেন যে আপনি আপনার শর্তাবলীতে সাড়া পাচ্ছেন না, তবে একটি অনুরোধ করুন, দাবি নয়।
- এইরকম একটি সুর ব্যবহার করুন: "আমি কমিউনিটি আউটরিচ অবস্থানের ব্যাপারে কোথায় দাঁড়িয়ে আছি তা শোনার অপেক্ষায় আছি।"
- ধাক্কা খাবেন না: "আপনি গতকালের মধ্যে একটি প্রতিক্রিয়ার প্রতিশ্রুতি দিয়েছিলেন এবং যত তাড়াতাড়ি সম্ভব আপনার কাছ থেকে আমার উত্তর পাওয়া দরকার।"
- প্যাসিভ-আক্রমনাত্মক হবেন না, হয়ত: "আমি মনে করি আমি চাকরি পাইনি যেহেতু আপনি আমার কাছে ফিরে আসেননি, কিন্তু আমি এটি নিশ্চিত করতে চাই।"
ধাপ 4. প্রাপককে দেখান এবং বলুন যে আপনি তাদের সময়কে মূল্য দেন।
একটি পরিষ্কার বিষয় লাইন ব্যবহার করা এবং আপনার ইমেলের বিন্দুতে পৌঁছানো অন্য ব্যক্তির সময়ের প্রতি সম্মান প্রদর্শন করে। বার্তাটিতে একবার বা দুবার বিশেষভাবে উল্লেখ করা একটি ভাল ধারণা যে তারা আপনাকে উৎসর্গ করার সময়টির প্রশংসা করে। চাটুকারীর সাথে এটি করা অতিরিক্ত বা এমনকি সহায়ক নয়, তবে কিছু সম্মান প্রদর্শন করা আপনার দ্রুত প্রতিক্রিয়ার সম্ভাবনাকে উন্নত করে।
- উদাহরণস্বরূপ: "আমি জানি আপনি বছরের এই সময়ে সত্যিই ব্যস্ত এবং আপনি আমার সাথে আলাপচারিতায় সময় কাটানোর জন্য আমি প্রশংসা করি।"
- অথবা: “গত বৃহস্পতিবার আমার প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার জন্য সময় নেওয়ার জন্য আবার ধন্যবাদ। আমার আরও একটি দ্রুত অনুরোধ আছে।”
- যদি ব্যক্তিটি আপনার কাছে ফিরে আসতে খুব ব্যস্ত হয়ে থাকে, তাহলে তাদের সময় দেখান এবং বলুন যে আপনি তাদের সময়কে কতটা মূল্য দেন তাদের প্রতিক্রিয়া জানাতে একটি দুর্দান্ত উপায়!
