ইমেইল, অন্যান্য যোগাযোগের মত, এর নিজস্ব শিষ্টাচার এবং সামাজিক প্রোটোকল রয়েছে। আপনার যদি কর্মক্ষেত্রে বা স্কুলে, অথবা লিখিত পাণ্ডুলিপিতে মতামত চাওয়ার জন্য একটি ইমেইল লেখার প্রয়োজন হয়, তাহলে আপনার ইমেলটি যতটা সম্ভব কার্যকর করার জন্য আপনার ফ্রেজিং, টাইমিং এবং স্ট্রাকচার বিবেচনা করা উচিত। আপনার ইমেলগুলিতে ভদ্র, সময়ানুবর্তী এবং সুনির্দিষ্ট হওয়া আপনাকে আপনার প্রয়োজনীয় প্রতিক্রিয়া পেতে সহায়তা করতে পারে।
ধাপ
পদ্ধতি 4 এর 1: কর্মক্ষেত্রে মতামত চাওয়া
ধাপ 1. আপনার কাজের বিষয়ে মন্তব্য করার জন্য সবচেয়ে যোগ্য ব্যক্তিকে সম্বোধন করুন।
প্রায়শই এটি আপনার উপরে অবিলম্বে ম্যানেজার হবে। যে কোন ক্ষেত্রে, আপনি তাদের সঙ্গে শুরু করা উচিত, অথবা একটি আরো সিনিয়র সহকর্মী বা সহকর্মী সঙ্গে। তারা আপনাকে সাহায্য করার অভিজ্ঞতা পাবে এবং আপনার প্রয়োজনীয় মতামত দেবে।
পদক্ষেপ 2. ইমেইলে নম্র এবং নম্র হন।
আপনার ইমেলের জন্য আপনার অফিসের নিয়মগুলি অনুসরণ করা উচিত। নম্রতা মতামত চাওয়ার ক্ষেত্রে অনেক দূর এগিয়ে যায়, কিন্তু এত বিনয়ী হবেন না যে আপনার বস বা ম্যানেজার মনে করেন যে আপনি আপনার কাজ সম্পর্কে কিছুই জানেন না। বরং, প্রশ্নগুলি এমনভাবে ফ্রেম করুন যা একটি প্রকল্প বা কাজের ক্ষেত্রে আপনার অগ্রগতি দেখায়। এটি বসকে জানাবে যে আপনি শুধু আপনার হাতের উপর বসে মতামতের জন্য অপেক্ষা করছেন না। এছাড়াও নিম্নলিখিত টিপস মনে রাখবেন।
- আপনি বলতে পারেন, "আমি আগামীকালের জন্য উপস্থাপনা নিয়ে কাজ করছিলাম যখন আমি ফর্ম্যাটটি নিয়ে ছুটে এসেছিলাম-আমি নিশ্চিত নই যে আমি কোম্পানির মান অনুসরণ করছি কিনা। আমি উপস্থাপনা সংযুক্ত করেছি। ফরম্যাটের জন্য আপনার কোন পরামর্শ আছে? এই সঙ্গে আপনার সাহায্যের জন্য ধন্যবাদ."
- ইমেইলে তাদের ধন্যবাদ জানাতে ভুলবেন না।
ধাপ 3. আপনার প্রতিক্রিয়া অনুরোধে সুনির্দিষ্ট হন।
এটি আপনাকে অতিরিক্ত বিস্তৃত প্রতিক্রিয়া এড়াতে সাহায্য করতে পারে যা আপনার চাকরিতে আপনাকে সাহায্য করার সম্ভাবনা কম। প্রয়োজন ছাড়া হ্যাঁ বা না প্রশ্ন এড়িয়ে চলুন। পরিবর্তে একটি প্রকল্পের নির্দিষ্ট অংশগুলিতে ফোকাস করুন যার জন্য কাজের প্রয়োজন। আপনার বস বা সহকর্মীকে আপনার চাকরি সম্পর্কে যে সমস্ত সম্ভাব্য প্রশ্ন থাকতে পারে তা নিয়ে একবারে বোমা মারার চেষ্টা করবেন না।
- আপনি বলতে পারেন, উদাহরণস্বরূপ, "আমি নিশ্চিত ছিলাম না কিভাবে ইস্টম্যান ফাইলটি নিয়ে এগিয়ে যেতে হবে। ক্লায়েন্ট আমার ইমেইলগুলিতে সাড়া দেয়নি, এবং যেহেতু এটি একটি উচ্চ-অগ্রাধিকার অ্যাসাইনমেন্ট, তাই আমি ভেবেছিলাম আপনাকে ইমেল করা ভাল যে আমি কি করব।"
- যদি আপনি একটি পর্যালোচনা বা প্রতিবেদন আকারে আরো সাধারণ প্রতিক্রিয়া খুঁজছেন, বিশেষভাবে যে অনুরোধ। বিনয়ী, সংক্ষিপ্ত এবং যতটা সুনির্দিষ্টভাবে আপনি সাহায্য করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ আপনি আপনার দক্ষতা বা সৃজনশীলতার প্রতিবেদন চাইতে পারেন। আপনি যদি আপনার কাছে রিপোর্ট করেন তাদের কাছ থেকে মতামত চাচ্ছেন, তাহলে আপনাকে একটি বেনামী জরিপ করতে হতে পারে।
এক্সপার্ট টিপ
Alyson Garrido, PCC
Workplace Coach Alyson Garrido is an International Coach Federation accredited Professional Certified Coach (PCC), Facilitator, and Speaker. Using a strengths-based approach, she supports her clients with job search and career advancement. Alyson provides coaching for career direction, interview preparation, salary negotiation, and performance reviews as well as customized communication and leadership strategies. She is a Founding Partner of the Systemic Coach Academy of New Zealand.
অ্যালিসন গ্যারিডো, পিসিসি
কর্মস্থল কোচ < /p>
আপনি সাধারণ মতামত চাওয়ার সময় KISS পদ্ধতি ব্যবহার করে দেখুন।
KISS মডেলটি আপনাকে উপযুক্ত, কার্যকরী মতামত দিতে সাহায্য করার একটি দুর্দান্ত উপায়। ব্যক্তিকে জিজ্ঞাসা করুন,"
রাখা? আমার কী বলা উচিৎ উন্নতি? আমার কী বলা উচিৎ শুরু? এবং আমার কি করা উচিত থামুন?"
ধাপ 4. তারা একটি সাড়া দেওয়ার পরে একটি ধন্যবাদ ইমেল পাঠান।
যদি মতামত দেওয়া হয় যে আপনার অনেক উন্নতি প্রয়োজন বা আপনার কাজ সমান নয়, তাহলে আপনি কীভাবে এটি ঠিক করবেন তার একটি সংক্ষিপ্ত বিবৃতি অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না। অবিলম্বে সাড়া দেওয়ার আগে আবেগ প্রক্রিয়া করার জন্য নিজেকে সময় দিন।
নিশ্চিত করুন যে আপনি সর্বাধিক 1-2 দিনের মধ্যে উত্তর দিয়েছেন।
পদ্ধতি 4 এর 2: স্কুলে মতামত চাওয়া
ধাপ 1. নিজেকে সনাক্ত করুন।
আপনার শিক্ষকের শত শত ছাত্র থাকতে পারে, বিশেষ করে যদি তারা কলেজের অধ্যাপক হয়। আপনাকে আপনার নাম (প্রথম এবং শেষ), আপনার ক্লাস এবং বিভাগ অন্তর্ভুক্ত করতে হবে। আপনি যদি এখনও উচ্চ বিদ্যালয়ে থাকেন, এর অর্থ হতে পারে আপনার পিরিয়ড বা সময় স্লট। এইভাবে আপনি শিক্ষকের সময় নষ্ট করবেন না যাতে আপনি তাদের খুঁজে বের করতে পারেন এবং তারা আপনার প্রয়োজনীয় মতামতের জন্য আরও সময় ব্যয় করবে।
পদক্ষেপ 2. এটি আনুষ্ঠানিক রাখুন।
কখনও কখনও শিক্ষার্থীরা প্রথমবার শিক্ষকদের ইমেল করার সময় এর সাথে লড়াই করে। আপনি "হাই ড Smith স্মিথ" বা "প্রিয় মিসেস টার্নার" বলতে পারেন। যদি আপনার শিক্ষক আপনাকে ইমেইল করে থাকেন, তাহলে তাদের চেয়ে কম আনুষ্ঠানিক হবেন না। স্বর পেশাদার রাখুন। পরিবর্তে বলছে, "আরে, আপনি আমার কাগজ সম্পর্কে কি মনে করেন? এটি সর্বশ্রেষ্ঠ নয়, "বলুন," আমি নিশ্চিত নই যে আমি অ্যাসাইনমেন্টটি বুঝতে পেরেছি। কাগজ সম্পর্কে আমার কিছু নির্দিষ্ট প্রশ্ন ছিল।”
পদক্ষেপ 3. এটি সংক্ষিপ্ত রাখুন।
আপনার প্রশ্নের সমস্ত প্রসঙ্গ ব্যাখ্যা করার বিষয়ে চিন্তা করবেন না যদি না সেই প্রশ্নগুলির জন্য প্রসঙ্গটি প্রয়োজনীয় হয়। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি সম্ভাব্য এক্সটেনশন সম্পর্কে মতামত চাচ্ছেন, আপনার শিক্ষকের প্রেক্ষাপটের প্রয়োজন হতে পারে, কিন্তু আপনি যদি কেবল একটি অ্যাসাইনমেন্ট সম্পর্কে একটি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করার চেষ্টা করছেন, তাহলে আপনার কুকুরটি আপনাকে কিভাবে দেরিতে দৌড়ালো এবং কেন সে সম্পর্কে তাদের গল্প বলবেন না আপনি এখন ইমেইল করছেন (যদি না এটি অ্যাসাইনমেন্ট সময়ের খুব কাছাকাছি থাকে), অথবা অন্য কিছু যা হাতে অ্যাসাইনমেন্টের জন্য অপ্রাসঙ্গিক হতে পারে।
ধাপ an। পরীক্ষা বা নির্ধারিত তারিখের আগের রাত পর্যন্ত মতামত চাওয়ার জন্য অপেক্ষা করবেন না।
আপনার শিক্ষক আপনাকে শুধুমাত্র একটি নির্দিষ্ট তারিখের কাছাকাছি মতামত দেবেন না, তারা বিরক্ত হওয়ার সম্ভাবনা রয়েছে যে আপনি তাদের কাছে মতামত চাইতে শেষ মুহূর্ত পর্যন্ত অপেক্ষা করেছেন। যদি আপনাকে শেষ মুহূর্তের প্রশ্ন পাঠাতে হয় তবে সংক্ষিপ্ত, নির্দিষ্ট এবং ক্ষমাশীল হন। এটি শিক্ষককে উত্তর দেওয়ার সম্ভাবনা বাড়িয়ে দেবে, ধরে নিচ্ছি যে তারা সময়মত ইমেলটি দেখে।
পদক্ষেপ 5. আপনার শিক্ষক অনুরোধ করেছেন ফাইল ফরম্যাট ব্যবহার করুন।
প্রায়শই, শিক্ষক আপনাকে পাঠ্যসূচিতে বলবেন যে তারা কোন ফাইল ফর্ম্যাটগুলি অ্যাসাইনমেন্ট বা ইমেলের জন্য গ্রহণ করবে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার শিক্ষক একটি.doc ফাইল নির্দিষ্ট করেন, তাহলে.pdf বা.pages ফাইল পাঠাবেন না। যদি আপনি অনিশ্চিত থাকেন, তাহলে আপনি একটি.rtf বা.pdf ফাইল পাঠাতে পারেন, অথবা কেবল জিজ্ঞাসা করতে পারেন।
ধাপ a। ইতিমধ্যে আপনি যে কাগজ বা পরীক্ষায় প্রবেশ করেছেন তার বিষয়ে প্রতিক্রিয়া জানতে চান।
আপনাকে কেবল অধ্যাপককে ইমেল করতে হবে এবং নম্র হতে হবে। যদি অধ্যাপকের অফিসের সময় থাকে, আপনি সেগুলি দেখতে পারেন, অথবা একটি অ্যাপয়েন্টমেন্ট করতে পারেন। আপনি বলতে পারেন, "প্রিয় অধ্যাপক স্মিথ, আমি আমার পরীক্ষায় যেমনটা আশা করেছিলাম তেমন ভালো করিনি। আপনি কি আমার করা কিছু ভুলের মাধ্যমে আমাকে সাহায্য করতে পারেন যাতে আমি পরের পরীক্ষায় আরও ভালো করতে পারি?" আপনার অধ্যাপকের সাধারণত এই ধরনের অনুরোধের অনুকূল সাড়া দেওয়া উচিত।
4 এর মধ্যে পদ্ধতি 3: একটি পাণ্ডুলিপিতে মতামত চাওয়া
ধাপ 1. আপনার পরিচিত কাউকে ইমেইল করুন।
আপনি যদি মনোযোগী মতামত চান, এটি দেওয়ার জন্য সেরা ব্যক্তিটি আপনার পরিচিত কেউ, বিশেষত বন্ধু বা সহকর্মী। মতামতের জন্য আপনার পরিচিত কাউকে ইমেল করার সময়, আপনি যেভাবে ইমেইল করবেন তা নিশ্চিত করুন। যদি আপনি সাধারণত তাদের কল করেন, তাহলে আপনার সম্ভবত এটি করা উচিত। প্রথম ইমেলে পাণ্ডুলিপি পাঠাবেন না, যতক্ষণ না আপনি জানেন যে তারা হ্যাঁ বলতে পারে (যার জন্য আপনি একটি পাণ্ডুলিপি পড়েছেন, অথবা যে কেউ আপনার পড়ার প্রস্তাব দিয়েছে)।
আপনি যে ব্যক্তিকে ইমেল করছেন তিনি বন্ধু বা সহকর্মী কিনা তার উপর নির্ভর করে আপনি একটি সংক্ষিপ্ত বিবরণ বা একটি বিমূর্ততা অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন।
পদক্ষেপ 2. একজন বিশেষজ্ঞকে ইমেল করুন।
আপনার যদি সত্যিই বিশেষজ্ঞের পরামর্শের প্রয়োজন হয়, আপনার পরিচিত একজন বিশেষজ্ঞকে একটি ইমেল পাঠান এবং আপনার প্রকল্পটি ব্যাখ্যা করুন এবং কেন আপনার প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন। ধাক্কা খাবেন না, বরং তাদের বিবেচনার জন্য দয়া করে তাদের ধন্যবাদ দিন এবং বলুন, "আপনার মতামত দেওয়ার সময় না থাকলে আমি বুঝতে পারি।" আপনি এমনকি জিজ্ঞাসা করতে চাইতে পারেন যে তারা সময় এবং দক্ষতার সাথে এমন কাউকে চেনে কিনা যারা না পারলে আপনাকে সাহায্য করতে পারে।
ধাপ someone. কাউকে পাণ্ডুলিপি পাঠান না।
এটি সম্ভবত উত্তরহীন হয়ে যাবে, যদি না আপনি বিশেষভাবে তাদের বলেন যে আপনি তাদের সাহায্যের জন্য অর্থ প্রদান করবেন। যদি তারা একজন বিখ্যাত লেখক হন, তবে তারা এই ধরনের ইমেলের উত্তর দেওয়ার সম্ভাবনা কম কারণ তারা এই ধরনের ইমেলগুলির একটি টন পান। পরিবর্তে, প্রথমে আপনার বন্ধু, সহকর্মী, অধ্যাপক ইত্যাদি জিজ্ঞাসা করুন। তারা আপনাকে সাহায্য করতে সক্ষম হওয়ার সম্ভাবনা বেশি, এবং আপনাকে সাহায্য করতে চায়।
ধাপ 4. তাদের প্রতিক্রিয়া থেকে আপনি কি চান সে সম্পর্কে সুনির্দিষ্ট হন।
আপনি যদি শুধুমাত্র ইতিবাচক প্রতিক্রিয়া চান, তাদের তাই বলুন। আপনি বিস্তারিত প্রতিক্রিয়া, স্থানীয় বা বৈশ্বিক প্রতিক্রিয়া, এবং আপনি নান্দনিক, ব্যাকরণগত, বা কাঠামোগত প্রতিক্রিয়া চান কিনা তা তাদের বলুন। এটি আপনার পাঠককে তাদের কাছ থেকে আপনি কী চান তা জানতে সাহায্য করতে অনেক দূর যেতে পারে।
- ইতিবাচক প্রতিক্রিয়া অ গঠনমূলক হতে হবে। যদি তারা ব্যাখ্যা করে যে তারা কেন তাদের পছন্দ করে তবে আপনি আপনার পাণ্ডুলিপি সম্পর্কে অনেক কিছু শিখতে পারেন।
- যদি আপনি নেতিবাচক প্রতিক্রিয়া পান, নিজেকে প্রতিক্রিয়া জানানোর জন্য সময় দিন। যদি তারা আপনার বন্ধু হয় তবে তারা সম্ভবত সাহায্য করতে চায়। যদি তারা একজন অধ্যাপক হন, আপনি যতই রাগান্বিত বা বিরক্ত হোন না কেন, আপনার সেই পদ্ধতিতে প্রতিক্রিয়া জানানো উচিত নয়। পরিবর্তে, তাদের সাহায্যের জন্য তাদের ধন্যবাদ, এবং এগিয়ে যান। কিছু সময় পরে আপনি দেখতে পারেন যে প্রতিক্রিয়াটি সহায়ক ছিল, এমনকি এটি যেভাবে বিতরণ করা হয়েছিল তা না হলেও।
পদক্ষেপ 5. আপনার পাঠককে প্রতিক্রিয়া জানাতে সময় দিন।
আপনি যদি একটি উপন্যাসের পাণ্ডুলিপির বিষয়ে বিস্তারিত মতামত চেয়ে থাকেন, তাহলে একদিন বা এক সপ্তাহের মধ্যে প্রতিক্রিয়া আশা করবেন না। এই দৈর্ঘ্যের একটি পাণ্ডুলিপি সম্পাদনা করতে সময় লাগে। আপনার যদি কোন সময়সীমা থাকে যার জন্য আপনি কাজ করছেন, আপনার পাঠককে এটি জানাতে দিন। আপনি কেবল তাদের জিজ্ঞাসা করতে পারেন যে তারা একটি নির্দিষ্ট তারিখের মধ্যে সম্পাদনা করতে পারে কিনা। মনে রাখবেন তাদের নিজস্ব জীবন এবং বাধ্যবাধকতা রয়েছে।
পদক্ষেপ 6. তাদের সাহায্যের জন্য তাদের ধন্যবাদ।
যদি এটি একটি বন্ধু হয়, আপনি তাদের চকোলেটের বাক্সের মতো একটি উপহার কিনতে চাইতে পারেন, অথবা কেবল সময়মত অনুগ্রহ ফিরিয়ে দিতে পারেন। যদি এটি একজন অধ্যাপক হয়, তাহলে আপনি তাদের কাজ এবং সময়ের প্রশংসা করতে তাদের জানাতে একটি ধন্যবাদ ইমেল লিখতে চাইতে পারেন। আপনার পাঠককে ধন্যবাদ জানাতে ভুলে যাওয়া তাদের ব্যবহার এবং/অথবা অপ্রস্তুত বোধ করতে পারে এবং ভবিষ্যতে তাদের সাহায্য করার সম্ভাবনা কম করে দিতে পারে।
পদ্ধতি 4 এর 4: গ্রাহকদের কাছ থেকে মতামত চাওয়া
পদক্ষেপ 1. খুব বেশি প্রশ্ন করবেন না।
ক্রেতারা প্রায় প্রতিটি ব্যবসার জরিপে অভিভূত। আপনি যদি এটি নিশ্চিত করতে চান যে একজন গ্রাহক আপনার ইমেইলটি পড়ার পর স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলে, এটি একটি টন প্রশ্নের সাথে পূরণ করুন। আপনি যদি গ্রাহককে আগ্রহী রাখতে চান, তাহলে একটি বা দুটি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন এবং এটিকে ছেড়ে দিন।
ধাপ 2. উন্মুক্ত প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন।
বরং হ্যাঁ/না প্রশ্ন ব্যবহার করে, এমন প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন যা পূর্ণ উত্তর দেয়। "আপনি কি আমাদের কোন বন্ধুকে সুপারিশ করবেন?" জিজ্ঞাসা করার পরিবর্তে, জিজ্ঞাসা করুন "আপনি আমাদের কোন বন্ধুর কাছে কীভাবে বর্ণনা করবেন?" এই ধরণের প্রশ্নগুলি আপনাকে একটি সাধারণ হ্যাঁ/না প্রশ্নের চেয়ে উত্তরে আরও তথ্য দেয়।
ধাপ the। গ্রাহককে জানান যে আপনি দ্রুত তাদের কাছে ফিরে আসবেন।
এটি গ্রাহককে মনে করে যে তাদের মতামত কেবল কিছু বিশাল ইনবক্সে যাচ্ছে না, যেখানে এটি পড়তে বা বিবেচনা করা যেতে পারে না। আপনি সম্ভবত আরো স্পষ্ট প্রতিক্রিয়া পাবেন, যদি তারা জানেন যে আপনি সাড়া দেবেন।
যখন আপনি সাড়া দেন, তখন স্পষ্টবাদী এবং পেশাদার হন। আজকের ভাইরাল ইন্টারনেট সংস্কৃতিতে, যদি আপনি পেশাদারিত্ব এবং আন্তরিকতা ছাড়া অন্য কিছু দিয়ে সাড়া দেন তবে আপনি একটি কোম্পানির সুনাম নষ্ট করতে পারেন।
ধাপ 4. ফ্ল্যাশ বা অন্যান্য ধীর গতিতে লোড বৈশিষ্ট্য অন্তর্ভুক্ত করবেন না।
যদি কোনও গ্রাহকের ধীর সংযোগ থাকে, তারা সম্ভবত ইমেলটি মুছে ফেলবে যখন তারা দেখবে যে এটি লোড করতে ব্যর্থ হচ্ছে। মনে রাখবেন যে প্রতিক্রিয়াগুলি তাদের চেয়ে প্রায়শই আপনার কাছে গুরুত্বপূর্ণ।
ধাপ 5. ভালভাবে ডিজাইন করা ফন্ট এবং ফরম্যাট ব্যবহার করুন।
আপনি চান আপনার ইমেইল পরিচ্ছন্ন এবং পেশাদার দেখায়। নোংরা গ্রাফিক্স বা কমিক সান ফন্ট সহ একটি ইমেল আপনার গ্রাহকদের প্রভাবিত করার সম্ভাবনা কম। পরিবর্তে, টাইমস নিউ রোমান বা এরিয়ালের মতো স্ট্যান্ডার্ড ফন্ট ব্যবহার করুন যদি আপনি ফন্ট সম্পর্কে অনিশ্চিত থাকেন এবং অতিরিক্ত গ্রাফিক্স সর্বনিম্ন রাখুন।
পদক্ষেপ 6. নিশ্চিত করুন যে ইমেলটি ডিভাইস-বান্ধব।
একটি একক-কলাম বিন্যাস মাল্টি-কলাম ডিজাইনের চেয়ে বেশি নমনীয়। আপনি নিশ্চিত করতে চান যে আপনার ফন্টগুলি খুব ছোট নয়। আপনি চাইবেন যে ইমেইলটি ল্যাপটপ, ফোন এবং ট্যাবলেটে উপকৃত হবে। অনেক লোক তাদের ফোনে তাদের ইমেইল চেক করছে, তাই আপনার ইমেলগুলি সেই অনুযায়ী ফরম্যাট করা অপরিহার্য।
ইমেল-রাইটিং সহায়তা
মতামত চাওয়া একটি ইমেইলে অন্তর্ভুক্ত করার বিষয়গুলি
মতামত চাওয়া একটি ইমেইল এড়িয়ে চলার বিষয়
টীকা দেওয়া ইমেইল মতামত চাওয়া
ভিডিও - এই পরিষেবাটি ব্যবহার করে, কিছু তথ্য ইউটিউবের সাথে শেয়ার করা যেতে পারে।
পরামর্শ
- ফিডব্যাকের জন্য লোকেদের বদনাম করবেন না।
- পরিস্থিতির জন্য সঠিক ইমেল শিষ্টাচার বজায় রাখুন।
- একটু নম্রতা অনেক দূর এগিয়ে যায়।
