সঠিক অভিবাদন দিয়ে একটি ইমেল শুরু করা কঠিন হতে পারে। পেশাদার ইমেইল পাঠানোর সময় বা আপনি যাকে ভালভাবে চেনেন না তাকে লিখার সময়, আপনার সেরা বাজিটি সাধারণত তার নাম দ্বারা ব্যক্তিকে সম্বোধন করার আগে "হাই" এর মতো একটি সহজ, বহুমুখী সালাম বেছে নেওয়া হবে। আপনি যদি কোনো বন্ধু, পরিবারের সদস্য বা অন্য কারও সাথে লিখছেন যা আপনার সাথে আরও নৈমিত্তিক সম্পর্ক রাখছে, তবে কেবল তাদের প্রথম নাম দিয়ে তাদের উল্লেখ করা ঠিক আছে।
ধাপ
4 এর মধ্যে 1 পদ্ধতি: একটি উপযুক্ত অভিবাদন নির্বাচন করা
ধাপ 1. বন্ধুত্বপূর্ণ নোটে আপনার ইমেল শুরু করতে "হাই" বলুন।
ব্যক্তির নাম অনুসারে একটি সাধারণ "হাই" বেশিরভাগ ইমেলের জন্য ঠিক কাজ করবে। এটি অত্যধিক আনুষ্ঠানিক বা নৈমিত্তিক অনুভূতি ছাড়াই স্বচ্ছন্দ এবং ব্যক্তিগত। এবং যেহেতু এটি এত সংক্ষিপ্ত এবং সরাসরি, এটি আপনার পাঠককে বিভ্রান্ত করবে না বা স্থান থেকে দূরে দেখবে না।
একই সাথে একাধিক প্রাপকদের সম্বোধন করার সময় আপনি "হাই" ব্যবহার করতে পারেন, যেমন "হাই সবাই"।
টিপ:
"হাই" একটি দুর্দান্ত বিরক্তিকর, সর্ব-উদ্দেশ্য অভিবাদন, আপনার ইমেলটি কোনও বন্ধু, একজন সুপারভাইজার বা অপরিচিত ব্যক্তির উদ্দেশ্যে করা হোক না কেন।
পদক্ষেপ 2. আরো আনুষ্ঠানিক বার্তাগুলির জন্য "প্রিয়" দিয়ে খুলুন।
"প্রিয়" একটি বহুমুখী অভিবাদন-এটি "হাই" এর চেয়ে বেশি সঠিক, কিন্তু এখনও এটির জন্য একটি উষ্ণ, আনন্দদায়ক পুরানো ধাঁচের আংটি রয়েছে। এটি ঘনিষ্ঠ প্রিয়জন এবং যাদের আপনি খুব ভাল জানেন না তাদের সাথে চিঠিপত্র আমন্ত্রণ করার একটি নিখুঁত উপায় করে তোলে।
এই অভিবাদন বন্ধু এবং পরিবারের জন্যও ব্যবহার করা যেতে পারে।
ধাপ 1.
- "প্রিয়" শব্দটিও এর সাথে উপযুক্ততা এবং শ্রদ্ধার একটি নোট বহন করে যা কম আনুষ্ঠানিক শুভেচ্ছা জানায় না।
- এই ওপেনারের একটি অসুবিধা হল যে এটি কিছু লোকের জন্য বিশেষ করে একটি ব্যবসায়িক পরিবেশে একটু বেশি আনুষ্ঠানিক হিসাবে বিবেচিত হতে পারে।
পদক্ষেপ 2. যদি আপনি আপনার প্রাপকের নাম না জানেন তবে একটি বেনামী সালাম ব্যবহার করুন।
"শুভেচ্ছা" এবং "যার জন্য এটি উদ্বিগ্ন হতে পারে" দুটি সবচেয়ে সাধারণ, অপমানজনক বেনামী শুভেচ্ছা। এগুলি সেই সময়ের জন্য একটি নিরাপদ বাজি যখন আপনি নিশ্চিত নন যে আপনার বার্তাটি কে পড়বে।
- আপনি "প্রিয় স্যার বা ম্যাডাম" এর মতো অস্পষ্ট কিছু চেষ্টা করতে পারেন, যদিও এটি সবচেয়ে আনুষ্ঠানিক ইমেইলগুলি ছাড়াও কিছুটা জঘন্য হিসাবে আসতে পারে।
- বেনামী অভিবাদনগুলি প্রায়শই ব্যক্তিদের পরিবর্তে গোষ্ঠী, যেমন ব্যবসা এবং সংস্থাগুলিতে লেখার সময় নিযুক্ত করা হয়।
ধাপ you. যদি আপনি ঠিক বিন্দুতে পেতে চান তবে ব্যক্তির নামটি নিজেই রাখুন।
আপনি কোন অভিবাদন ব্যবহার করবেন তা নিয়ে যদি আপনি হতবাক হয়ে থাকেন বা আপনি বরং আপনার বার্তাটিকে কেন্দ্রস্থলে নিতে চান, তাহলে আপনার প্রাপকের নাম বলা এবং এটিকে ছেড়ে দেওয়া সম্পূর্ণ ঠিক আছে। শুধু একটি কমা যোগ করুন, একটি লাইন এড়িয়ে যান এবং আপনি যা বলতে চান তা বলুন।
- "মাইক্রোসফট. থম্পসন "হাই মিসেস থম্পসন" এর চেয়ে কম বা কম আনুষ্ঠানিক শোনায় না এবং এটি আপনাকে সবচেয়ে উপযুক্ত অভিবাদন গ্রহণের সিদ্ধান্তহীনতাকে এড়িয়ে যেতে দেয়।
- ব্যক্তির নামটি একটি অভিবাদন হিসাবে ব্যবহার করা ফলো-আপ চিঠিপত্রের ক্ষেত্রেও সহায়ক হতে পারে যখন আপনি অগত্যা প্রতিবার একটি নতুন অভিবাদন নির্বাচন করতে চান না।
পদ্ধতি 4 এর 2: আপনার প্রাপককে সম্বোধন করা
ধাপ 1. যদি আপনি তাদের ভালভাবে চেনেন তবে তাদের প্রথম নামে ডাকুন।
এই নিয়মটি বেশ সহজ: আপনি যদি কারও সাথে প্রথম নামের ভিত্তিতে থাকেন তবে তাদের প্রথম নামটি ব্যবহার করা ঠিক আছে। অন্যথায়, অহংকার এড়ানোর জন্য এবং তাদের ভুল পথে ঘষা এড়াতে তাদের শেষ নাম ধরে রাখা ভাল ধারণা।
একজন পরিচিত ব্যক্তির কাছে লেখার সময়, আপনি হয়ত তাদের নামের সাথে নিজে থেকে নেতৃত্ব দিতে পারেন অথবা ভূমিকা হিসাবে আরও নৈমিত্তিক শুভেচ্ছা সংযুক্ত করতে পারেন (যেমন "হে জ্যাকি")।
সতর্কতা:
এমন কাউকে কখনও উল্লেখ করবেন না যাকে আপনি তার দেওয়া নাম দিয়ে দেখেননি যদি না তারা আপনাকে বিশেষভাবে বলে যে ঠিক আছে তাই করুন। এটা শুধু ভদ্র নয়!
ধাপ 2. তাদের শেষ নাম দ্বারা পেশাদার এবং অজানা পরিচিতি পড়ুন।
একটি উপযুক্ত অভিবাদন চয়ন করুন (মনে রাখবেন, "হাই," "প্রিয়," এবং "শুভেচ্ছা" সবগুলি বিভিন্ন পরিস্থিতিতে কার্যকর), তারপরে ব্যক্তির পারিবারিক নামটি ধরুন। আপনার পাঠানো বেশিরভাগ ইমেল সম্ভবত আপনার প্রাপকের শেষ নাম দিয়ে শুরু হবে, বিশেষত যদি সেগুলি কাজের সাথে সম্পর্কিত হয়।
- আপনি যে ব্যক্তিকে ইমেল করছেন তিনি যদি মহিলা হন, তাহলে "Ms." উপসর্গটি ব্যবহার করুন। "মিসেস" এর পরিবর্তে যদি না আপনি জানেন যে তিনি বিবাহিত।
- আপনার প্রাপকের শেষ নাম ব্যবহার করার একটি বিন্দু তৈরি করা চিঠিপত্র অনুসরণ করার জন্য একটি বিনয়ী এবং সম্মানজনক স্বর স্থাপন করে।
ধাপ one. একাধিক প্রাপককে শুভেচ্ছা জানানোর সময় "সবাই" এর মতো একটি শব্দ ব্যবহার করুন।
বড় গোষ্ঠীতে বিভিন্ন ধরণের মানুষ থাকতে পারে এবং আপনি তাদের লিঙ্গ বা পরিচিতির স্তর সম্পর্কে কোন অনুমান করতে চান না। যেহেতু "বন্ধুরা" এবং "ভদ্রমহিলা এবং ভদ্রলোক" এর মতো শব্দগুলি লিঙ্গ-সীমাবদ্ধ হিসাবে ব্যাখ্যা করা যেতে পারে, সেগুলি আরও অন্তর্ভুক্তিমূলক কিছু করার পক্ষে সবচেয়ে ভাল।
- "লোক" বা "সবাই" এর মতো অতিরিক্ত-নৈমিত্তিক শুভেচ্ছা থেকে দূরে থাকতে ভুলবেন না।
- ভুল সমষ্টিগত সর্বনাম নিক্ষেপ করা আপনার পাঠকদের একজনকে প্রান্তিক বা সম্পূর্ণ উপেক্ষা করতে পারে।
ধাপ 4. ব্যক্তির শিরোনাম বা অবস্থান উল্লেখ করুন যদি এটি আপনার বার্তার জন্য প্রাসঙ্গিক হয়।
স্বাভাবিক পরিস্থিতিতে, "শুভেচ্ছা প্রধান গ্রাহক পরিষেবা প্রতিনিধি" এর সাথে একটি ইমেল শুরু করা অদ্ভুত লাগতে পারে। যদি ব্যক্তির অবস্থান সরাসরি আপনার লেখার কারণের সাথে সম্পর্কিত হয়, তবে এটি একটি প্রশ্ন, অনুরোধ বা অভিযোগের জন্য তাদের প্রধান করার একটি ভাল উপায় হতে পারে।
- "Mr. এভারেট”আপনার প্রাপককে জানাবে যে হাতের ব্যাপারটি তাদের ব্যক্তিগত দায়িত্ব পালনের সাথে জড়িত।
- একইভাবে, যখন কোনও সংস্থার নেতার সাথে যোগাযোগ করা হয়, তখন আপনি "প্রিয় সল্টলেক সিটি ইউনিয়ন আয়োজক" এর মতো একটি অভিবাদন দিয়ে জিনিসগুলি বন্ধ করতে পারেন।
4 এর মধ্যে পদ্ধতি 3: সাধারণ অভিবাদন ভুল এড়ানো
ধাপ 1. সবসময় একটি অভিবাদন অন্তর্ভুক্ত মনে রাখবেন।
একটি ইমেইল শুভেচ্ছা লেখার জন্য এক নম্বর নিয়ম হল সেখানে একটি আছে তা নিশ্চিত করা। এটি একটি ইমেইল খুলতে এবং কোন পরিচিতি বা ব্যক্তিগত আনন্দ ছাড়া পাঠ্যের একটি ব্লকের মুখোমুখি হতে বিরক্তিকর হতে পারে এবং আপনার যোগাযোগের অভিপ্রায়ের সংক্ষিপ্তসার যোগ করতে কয়েক শব্দ টাইপ করতে কয়েক সেকেন্ড সময় লাগে।
শুভেচ্ছা ছাড়া একটি ইমেইল অনেকের কাছে অসম্পূর্ণ হিসেবে দেখা যাবে। ফলস্বরূপ, এটি আপনার বা কার্যকরভাবে যোগাযোগ করার ক্ষমতা সম্পর্কে খারাপভাবে প্রতিফলিত হতে পারে।
টিপ:
এটি নিয়ে অতিরিক্ত চিন্তা করবেন না-যদি আপনি নিশ্চিত না হন যে আর কী রাখবেন, তাহলে একটি সহজ "হাই" বেছে নিন এবং আপনার মস্তিষ্কের শক্তিকে আপনার বাকী ইমেলটি রচনা করার জন্য চ্যানেল করুন।
ধাপ ২। "হে" এড়িয়ে চলুন যতক্ষণ না আপনি যে ব্যক্তির সাথে লিখছেন তার সাথে ঘনিষ্ঠ হন।
"আরে" ঠিক ততটা নৈমিত্তিক। এই কারণে, এটি আপনার সেরা বন্ধু বা একই র ranking্যাঙ্কিংয়ের সহকর্মীর কাছে একটি ইমেল পাঠানোর একটি গ্রহণযোগ্য উপায়, কিন্তু একজন উচ্চতর ব্যক্তি বা আপনি যাদের সাথে প্রথমবার যোগাযোগ করছেন তাদের কাছে নয়।
- যদিও তারা নিরীহ মনে হতে পারে, "হে" এর মতো অতিরিক্ত অনানুষ্ঠানিক শুভেচ্ছাগুলি অনিচ্ছাকৃতভাবে আপনার প্রাপকের প্রতি শ্রদ্ধার অভাব নির্দেশ করতে পারে।
- ঠিকানার অন্যান্য স্থির মোড, যেমন "হোয়াটস আপ" বা "ইয়ো" কখনই ইমেলগুলিতে ব্যবহার করা উচিত নয়। এই শুভেচ্ছা পাঠ্য বার্তা বিনিময়ের জন্য আরও সংরক্ষিত।
ধাপ 3. সময়-নির্দিষ্ট শুভেচ্ছা ব্যবহার করার সময় সতর্ক থাকুন যেমন "শুভ বিকাল।
আপনি যে সময় লিখছেন তা উল্লেখ করে আপনার ইমেলকে আরও ব্যক্তিগতকৃত অনুভূতি দিতে পারে এবং আপনাকে আপনার প্রাপকের সাথে আরও ভালভাবে সম্পর্ক স্থাপন করতে দেয়। যাইহোক, আপনার কেবল তখনই এটি করা উচিত যখন আপনি নিশ্চিত হন যে তারা একই টাইম জোনে রয়েছে। যদি আপনি না হন, তাহলে আপনি অজ্ঞান বা অবাস্তব দেখাতে পারেন।
- বিশ্বের অন্য প্রান্তে বসবাসকারী কাউকে "গুড মর্নিং" বললে বিভ্রান্তি হতে পারে, বিশেষ করে যদি আপনার ইমেইলে সময় সংবেদনশীল তথ্য থাকে।
- আপনি যদি এই অভিবাদনগুলির মধ্যে একটি ব্যবহার করে আপনার হৃদয়কে স্থির করে থাকেন, তাহলে আপনার প্রাপক আপনার বার্তাটি পড়বেন সেই জায়গায় এটি কী সময় (এবং তারিখ!) তা দেখতে একটুও সময় লাগবে না।
ধাপ 4. আপনার বিরামচিহ্ন সহজ এবং উপযুক্ত রাখুন।
যেকোনো অভিবাদনকে ফরম্যাট করার সর্বোত্তম উপায় হল আপনার পছন্দের সালাম এবং আপনি প্রাপকের নাম টাইপ করুন, তারপর তাদের চোখ ইমেলের বডিতে স্থানান্তরিত করতে সাহায্য করার জন্য একটি কমা োকান। আপনি ভাবতে পারেন যে একটি বিস্ময়কর শব্দটি আরও বেশি প্রকাশযোগ্য, তবে এটি একটি কিশোর বা অবাস্তব হিসাবে পড়ার সুযোগ রয়েছে।
- কিছু ক্ষেত্রে, আপনি যথাক্রমে আরও আনুষ্ঠানিক বা নৈমিত্তিক প্রভাবের জন্য কোলন বা ড্যাশ দিয়ে আপনার অভিবাদন শেষ করতে পারেন।
- খুব বেশি উত্তেজনা প্রকাশ করা এমনকি আপনি যাকে লিখছেন তাকে বিরক্ত করতে পারে যদি তারা আপনার উৎসাহকে ভাগ না করে।
পদক্ষেপ 5. নিশ্চিত করুন যে আপনি আপনার প্রাপকের নাম সঠিকভাবে বানান করেছেন।
আপনি "পাঠান" চাপার আগে ব্যক্তির নামের বানানটি পূর্বের ইমেল বা আসল নথিতে প্রদর্শিত হওয়ার সাথে সাথে দুবার পরীক্ষা করুন। একটি নিরীহ ভুল বানান শব্দের শেষ নয়, কিন্তু একই ত্রুটি একাধিকবার করে বলছে যে আপনি এটি সঠিক করার জন্য যথেষ্ট যত্ন নেন না।
- আপনি যদি বিশেষভাবে চ্যালেঞ্জিং বা অস্বাভাবিক নাম নিয়ে থাকেন, তাহলে দেখুন আপনি বাইরের উৎস থেকে সরাসরি আপনার ইমেইলে কপি করে পেস্ট করতে পারেন কিনা।
- আপনি আপনার পাঠকের নাম ভুলভাবে অসঙ্গতিপূর্ণ বানান করে বিচ্ছিন্ন হওয়ার ঝুঁকি চালান।
4 এর পদ্ধতি 4: আপনার ইমেলের খোলার লাইন তৈরি করা
ধাপ 1. আপনার ইমেইলের উদ্দেশ্য এখনই বলুন।
আপনি কেন লিখছেন তা আপনার প্রাপককে জানাতে আপনার প্রথম বাক্যটি ব্যবহার করুন। এইভাবে, তারা ঝুলন্ত অবস্থায় থাকবে না। এটি সাধারণত আপনার বার্তার মূল অংশে আপনি যা আলোচনা করবেন তা সরিয়ে দেওয়ার মতো সহজ এবং এটিকে একটি সংক্ষিপ্ত পরিচিতিতে পরিণত করা।
- আপনার ইমেলের জন্য একটি কঠিন ওপেনার হতে পারে, "আমি জিজ্ঞাসা করার জন্য লিখছি …" বা, "আমি আপনার মতামত পেতে চেয়েছিলাম …"
- আপনার প্রাপককে দীর্ঘ বাতাসের প্রস্তাবনা বা অপ্রয়োজনীয় তথ্য দিয়ে বিরক্ত করবেন না। ঝোপের চারপাশে বীট করার দরকার নেই-কেবল এটিতে ঝাঁপ দাও।
পদক্ষেপ 2. যদি আপনি একটি প্রতিক্রিয়া লিখছেন তবে আপনার প্রাপককে ধন্যবাদ।
আপনি যখন তাদের কাছে পাঠানো একটি বার্তা সম্পর্কে কারো কাছে ফিরে আসছেন, তখন ধন্যবাদ জানানোর জন্য কিছুক্ষণ সময় নেওয়ার রেওয়াজ আছে। কোন কিছুর জন্য কৃতজ্ঞ হওয়া খুব সন্তোষজনক হতে পারে এবং কৃতজ্ঞতার সামান্য অভিব্যক্তি আপনাকে নিশ্চিত করতে সাহায্য করবে যে আপনার চিঠিপত্র ডান পায়ে শুরু হচ্ছে।
- আপনার প্রথম বাক্যটি ফ্রেজ করার সময়, মূল ইমেলের উদ্দেশ্য স্বীকার করতে বা সংক্ষিপ্ত করতে ভুলবেন না, যেমন "আপনার সাম্প্রতিক অভিজ্ঞতা সম্পর্কে অ্যাকমি কর্পোরেশনের সাথে যোগাযোগ করার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ", অথবা "এত দ্রুত উত্তর দেওয়ার জন্য ধন্যবাদ।"
- যদি আপনার চিঠিপত্র ব্যবসার সাথে সম্পর্কিত না হয়, আপনি এইরকম কিছু দিয়ে খুলতে পারেন, "যোগাযোগ করার জন্য ধন্যবাদ। আমরা কথা বলেছি অনেক দিন হয়ে গেছে!"
ধাপ close. আরও ব্যক্তিগত নোট দিয়ে ঘনিষ্ঠ পরিচিতিদের শুভেচ্ছা জানাবেন
আপনি যদি আপনার প্রাপককে যুক্তিসঙ্গতভাবে ভালভাবে চেনেন, তাহলে আপনি তাদের উপর চেক করে বা তাদের জীবন সম্পর্কে আপডেট জিজ্ঞাসা করে আরও অনুভূতিমূলক পন্থা অবলম্বন করতে পারেন। ব্যক্তিগত শুভেচ্ছা একটি অন্তরঙ্গ অনুভূতি আছে এবং একটি বন্ধুত্বপূর্ণ, হৃদয়গ্রাহী গতিশীল প্রতিষ্ঠার জন্য পরিবেশন।
- আপনি একটি লিড লাইন ব্যবহার করতে পারেন, যেমন "নতুন শিশুর জন্য অভিনন্দন!" অথবা "আমি শুধু ব্রুকলিনে ছিলাম এবং এটি অনেক ভাল স্মৃতি ফিরিয়ে এনেছিল" একটি আত্মীয় বা ছদ্মবেশী অফিস সঙ্গীকে মনে করিয়ে দেওয়ার জন্য যে তারা আপনার চিন্তায় রয়েছে।
- আপনার প্রাপকের সাথে আপনার সম্পর্কের পরিপ্রেক্ষিতে আপনি যা কিছু ব্যক্তিগত মন্তব্য বা প্রশ্ন অন্তর্ভুক্ত করেছেন তা নিশ্চিত করুন। জিজ্ঞাসা করা, "আপনি আপনার নতুন অ্যাপার্টমেন্টটি কেমন পছন্দ করছেন?" আপনি এমন একজনকে খুঁজে বের করতে পারেন যার সাথে আপনি কেবল একবার বা দুবার দেখা করেছেন।
ধাপ 4. মনোযোগ আকর্ষণকারী আইসব্রেকার হিসেবে একটু হাস্যরসে কাজ করুন।
যদিও পেশাগত জগতে হাস্যরসকে প্রায়ই নিরুৎসাহিত করা হয়, তবে এটি যুক্তিসঙ্গতভাবে ব্যবহার করার সময় ব্যবহারিক দৈনন্দিন যোগাযোগের নিষ্ঠুর প্রকৃতি থেকে একটি স্বাগত স্বস্তি প্রদান করতে পারে। বেশিরভাগ মানুষ শুকনো, টু-দ্য-পয়েন্ট ইমেইল করতে অভ্যস্ত, তাই মজার শুভেচ্ছা আপনার পাঠককে আকৃষ্ট করার এবং তাদের আরও বেশি ব্যস্ত করার প্রভাব ফেলতে পারে।
"যদি আপনি জিনিসগুলিকে কিছুটা হালকা করতে চান, তাহলে একটি খোলার লাইন চেষ্টা করুন," এটা কি শুক্রবার? " অথবা, "আমি জানি আপনি সকালে আমার প্রথম কথা শুনে কতটা ভালোবাসেন।"
সতর্কতা:
একটি দ্রুত বুদ্ধিমান কৌতুক বা মূর্খ ওয়ার্ডপ্লে রঙহীন পেশাদার ইমেলগুলি জীবিত করার জন্য কার্যকর হতে পারে, কিন্তু শুধুমাত্র যখন পরিস্থিতি এটির জন্য আহ্বান করে।
পরামর্শ
- সংক্ষিপ্ত হওয়া সত্ত্বেও, শুভেচ্ছা একটি ব্যবসায়িক ইমেলের অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ অংশ। এটি মূলত আপনার প্রাপককে আপনার এবং পেশাদার আচরণ সম্পর্কে তাদের প্রথম ধারণা দেয়।
- বেশিরভাগ মানুষের দেওয়া বা পছন্দের নাম তাদের প্রেরকের তথ্য, অথবা তাদের ইমেল ঠিকানায় পাওয়া যাবে।
- আপনি যদি আপনার প্রাথমিক ইমেইলের পরে কোন বেনামী প্রাপকের নাম জানতে চান, তাহলে পরিবর্তনটি স্বীকার করতে এবং আরও ব্যক্তিগত সুরে আঘাত করার জন্য পরবর্তী বার্তাগুলিতে এটি অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না।
