যদি আপনার আইবিএম নোটস ইমেইলে জায়গা শেষ হয়ে যায়, কিন্তু ইমেলগুলি মুছে ফেলার জন্য প্রস্তুত না হন, সেগুলিকে আর্কাইভ করার কথা বিবেচনা করুন। ইমেইল আর্কাইভ করা মানে আপনার কম্পিউটারে একটি ভিন্ন স্থানে বার্তা কপি করা। আসল ইমেলগুলি সংরক্ষণ করার সময় কীভাবে আপনার অ্যাকাউন্টে স্থান খালি করতে আইবিএম নোট সংরক্ষণাগার করতে হয় তা শিখুন। এটি আপনার কম্পিউটার এবং সফটওয়্যারকে সর্বোচ্চ পারফরম্যান্সে চালাতে সাহায্য করে।
ধাপ
পদক্ষেপ 1. আপনার মেইল ফাইলের আকার সীমিত করুন।
আপনার মেইল ফাইলের আকার 500MB এর কম রাখুন। (কিছু সংস্থার কঠোর সীমাবদ্ধতার প্রয়োজন হতে পারে, যেমন 200 এমবি।)
- File, Database, Properties- এ গিয়ে আপনার ডেটার সাইজ চেক করুন। লোটাস 8 এ, ফাইল, অ্যাপ্লিকেশন, বৈশিষ্ট্যগুলিতে যান।
- "I" ট্যাবে ক্লিক করুন। "ডিস্ক স্পেস" এর পরের সংখ্যা হল আপনার বর্তমানে IBM নোটগুলিতে কতটা ডেটা আছে।
পদক্ষেপ 2. আপনার প্রতিষ্ঠানের পূর্বনির্ধারিত সেটিংস জানুন।
আপনি যদি স্কুল বা কাজের জন্য আইবিএম নোট ব্যবহার করেন, সেখানে ইতিমধ্যেই আর্কাইভ সেটিংস আছে। এটি সংস্থাগুলিকে প্রতি ব্যবহারকারীর ইমেলের পরিমাণ নিয়ন্ত্রণের পাশাপাশি প্রতিষ্ঠানের মধ্যে কম্পিউটারের সাধারণ কর্মক্ষমতা নিয়ন্ত্রণ করতে সহায়তা করে। যদি আর্কাইভ সেটিংস ইতিমধ্যেই প্রতিষ্ঠিত থাকে, তাহলে আপনার প্রযুক্তিগত সিস্টেমের কর্মীদের সাথে কথা বলুন সেগুলি সংশোধন করা যায় কিনা।
পদক্ষেপ 3. আপনার পছন্দসই আর্কাইভ সেটিংস নির্ধারণ করুন।
আপনি সমস্ত আইবিএম নোট ইমেইল আর্কাইভ করতে পারেন অথবা নির্দিষ্ট কিছু নির্বাচন করতে পারেন। আপনি কতবার আইবিএম নোট আর্কাইভ করতে চান তাও আপনাকে সিদ্ধান্ত নিতে হবে।
- উপযুক্ত অ্যাপ্লিকেশন (মেইল) খুলুন।
- অ্যাকশন, আর্কাইভ, সেটিংস এ যান।
- মাপদণ্ড ট্যাবে যান এবং নিশ্চিত করুন "শেষ পরিবর্তনের জন্য ডিফল্ট" নির্বাচন করা হয়েছে।
- পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করতে "ঠিক আছে" ক্লিক করুন।
- মানদণ্ড সক্রিয় আছে তা নিশ্চিত করুন।
ধাপ 4. স্বয়ংক্রিয় আর্কাইভের সময়সূচী।
স্বয়ংক্রিয় আর্কাইভের সময়সূচী নিশ্চিত করে যে আপনি নিয়মিত এবং ধারাবাহিকভাবে আর্কাইভ করছেন। এটি আপনার সময়ও বাঁচায়।
- উপযুক্ত অ্যাপ্লিকেশন (মেইল) খুলুন।
- অ্যাকশন, আর্কাইভ, সেটিংস এ যান।
- সময়সূচী ট্যাবে যান। নিশ্চিত করুন "সংরক্ষণের সময়সূচী" নির্বাচন করা হয়েছে।
- আপনার কম্পিউটার আপনার ফাইলগুলি আর্কাইভ করার জন্য উপযুক্ত সময় এবং দিন নির্বাচন করুন।
পদক্ষেপ 5. ম্যানুয়ালি আইবিএম নোট সংরক্ষণ করুন।
এমনকি যদি আপনি স্বয়ংক্রিয় আর্কাইভিংয়ের সময়সূচী করেন, তবুও আপনি যেকোনো সময় ম্যানুয়ালি আর্কাইভ করতে পারেন।
- উপযুক্ত অ্যাপ্লিকেশন (মেইল) খুলুন।
- আপনি যে মেল বা ফোল্ডারটি সংরক্ষণ করতে চান তা খুলুন।
- অ্যাকশনে যান, আর্কাইভ করুন, এখন আর্কাইভ করুন।
- আপনার পূর্বনির্ধারিত সেটিংস অনুযায়ী আর্কাইভ করতে হ্যাঁ ক্লিক করুন।
ধাপ 6. ড্র্যাগ এবং ড্রপ পদ্ধতি ব্যবহার করে আর্কাইভ করুন।
আইবিএম নোটগুলি ম্যানুয়ালি আর্কাইভ করার এটি একটি সহজ উপায়।
- উপযুক্ত অ্যাপ্লিকেশন (মেইল) খুলুন।
- আপনি যে মেল বা ফোল্ডারটি সংরক্ষণ করতে চান তা খুলুন।
- উপযুক্ত বার্তা (গুলি) নির্বাচন করুন।
- আপনার ন্যাভিগেশন ফলকে প্রয়োজনীয় আর্কাইভে বার্তা (গুলি) টেনে আনুন।
ধাপ 7. আর্কাইভ করা বার্তাগুলি দেখুন।
যদিও আপনি একটি ইমেইল আর্কাইভ করেছেন, তবুও আপনাকে সময় সময় এটি অ্যাক্সেস করতে হতে পারে। আপনার আর্কাইভ ফাইলটি আপনার IBM Notes অ্যাকাউন্টে সেট করা ফোল্ডারগুলির অনুকরণ করবে। সবকিছু আপনি যেভাবে ডিজাইন করেছেন সেভাবেই সংগঠিত থাকবে।
- উপযুক্ত অ্যাপ্লিকেশন (মেইল) খুলুন।
- আপনার ন্যাভিগেশন প্যানে আর্কাইভে ক্লিক করুন।
- উপযুক্ত সংরক্ষণাগার নির্বাচন করুন (যেমন, সর্বশেষ পরিবর্তনের জন্য ডিফল্ট)।
পরামর্শ
- গুরুত্বপূর্ণ ইমেইলগুলি ব্যাক আপ করুন। আপনার যদি IBM Notes- এ গুরুত্বপূর্ণ ইমেল থাকে, তাহলে সেগুলি CD বা DVD- এর মতো অন্য কোনো স্থানে অনুলিপি করতে ভুলবেন না। এটি আপনাকে একটি অতিরিক্ত অনুলিপি সরবরাহ করে যদি সার্ভারে কিছু ঘটে বা আপনার ব্যক্তিগত কম্পিউটারে সংরক্ষিত অনুলিপি।
- পুরানো এবং অপ্রয়োজনীয় বার্তাগুলি মুছুন, বিশেষত যদি এতে সংযুক্তি থাকে। এটি আপনার ডেটা সাইজ কমাতে এবং আপনার কম্পিউটারের পারফরম্যান্সকে সাহায্য করবে।
