মাইক্রোসফট আউটলুক -এ সংগঠিত হয়ে আপনি কীভাবে সময়কে মুক্ত করতে পারেন। এর জন্য শৃঙ্খলা প্রয়োজন কিন্তু বেশিরভাগ প্রোগ্রামের সংগঠন এবং আপনি সরঞ্জামগুলির সাথে কী করেন।
ধাপ
ধাপ 1. প্রথম যে কাজটি করতে হবে তা হল নতুন ইমেল বিজ্ঞপ্তি বন্ধ করা।
এটি করার জন্য, ফাইল মেনুটি টানুন, সরঞ্জামগুলি নির্বাচন করুন, তারপরে বিকল্পগুলি নির্বাচন করুন। অপশন উইন্ডো খুলবে। Preferences ট্যাবে "E-mail Options" বাটনে ক্লিক করুন। খোলা বিকল্প উইন্ডোতে, "উন্নত ই-মেইল বিকল্প" বোতামে ক্লিক করুন। খোলা বিকল্প উইন্ডোতে, "যখন নতুন আইটেম আমার ইনবক্সে আসে" বিভাগে দেখুন। সমস্ত বিকল্পগুলি নির্বাচন করুন।
পদক্ষেপ 2. আউটলুকে ক্যালেন্ডারটিকে আপনার ডিফল্ট ভিউ করুন।
এটি আপনাকে দিনের জন্য নির্ধারিত কাজের একটি দৃশ্য প্রদান করবে। ক্যালেন্ডারকে আপনার ডিফল্ট ভিউ হিসাবে সেট করতে, ফাইল মেনুটি টানুন, সরঞ্জামগুলি নির্বাচন করুন এবং তারপরে বিকল্পগুলি নির্বাচন করুন। বিকল্প উইন্ডোতে, "অন্যান্য" ট্যাবটি নির্বাচন করুন, তারপরে "উন্নত বিকল্পগুলি" বোতামটি ক্লিক করুন। "উন্নত বিকল্পগুলি" উইন্ডোতে, "সাধারণ সেটিংস" বিভাগে সন্ধান করুন এবং ব্রাউজে ক্লিক করুন। নির্বাচিত ফোল্ডারটি খুলবে। "ফোল্ডার নির্বাচন করুন" উইন্ডোতে, "ক্যালেন্ডার" নির্বাচন করুন এবং তিনবার ঠিক আছে ক্লিক করুন।
পদক্ষেপ 3. ডিফল্ট উইন্ডোতে আপনার কাজগুলি অন্তর্ভুক্ত করার জন্য, ফাইল মেনুটি টানুন এবং দেখুন নির্বাচন করুন, তারপর টাস্ক প্যাড নির্বাচন করুন।
ধাপ today। শুধুমাত্র আজকের কাজগুলি দেখার জন্য, ফাইল মেনুটি টানুন এবং দেখুন নির্বাচন করুন, তারপর "টাস্ক প্যাড ভিউ" নির্বাচন করুন, তারপর "আজকের কাজগুলি" নির্বাচন করুন।
ধাপ 5. আপনার ইমেল দেখার জন্য প্রতিদিন একটি নির্দিষ্ট সময় নির্ধারণ করুন।
আপনার ইমেলগুলির সাথে কাজ করার জন্য দিনে 2 থেকে 3 বার সেট করুন, এবং অন্য কোন সময়ে তাদের দিকে তাকাবেন না। ইমেলগুলি একটি বিভ্রান্তি এবং আপনাকে বাস্তব কাজ করা থেকে বিরত রাখে।
ধাপ Whenever. যখনই আপনি ইমেইল পড়বেন, সবসময় আপনার ইনবক্স পরিষ্কার করুন। ইমেইল সেশন শেষে কোন কিছু অবশিষ্ট রাখা উচিত নয়। আপনার ইনবক্স পরিষ্কার করতে, আপনাকে অবশ্যই প্রতিটি ইমেলের সাথে কী করতে হবে তা নির্ধারণ করতে হবে। আপনার চারটি পছন্দ আছে: মুছুন, স্থগিত করুন, প্রতিনিধিত্ব করুন বা করুন।
ধাপ 7. আপনি যদি ইমেলটি নিয়ে থাকেন তবে এটি মুছুন।
ধাপ 8. একটি ই-মেইল স্থগিত করতে, আউটলুকের নিচের বাম কোণে টাস্ক বোতামে ইমেলটি টেনে এনে একটি টাস্ক তৈরি করুন।
একটি কাজ স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি হবে; একটি শুরু তারিখ এবং সময়, এবং একটি নির্দিষ্ট তারিখ এবং সময় নির্বাচন করুন, তারপর এটি সংরক্ষণ করুন।
ধাপ 9. একটি ইমেইল ডেলিগেট করার জন্য, একটি টাস্ক তৈরি করুন এবং টাস্কটি অন্য ব্যক্তিকে অর্পণ করুন অথবা ইমেলটি অন্য ব্যক্তিকে ফরওয়ার্ড করুন।
ধাপ 10. ইমেইলের জন্য যে কাজটিই করা হোক না কেন শেষ পছন্দ।
আপনি যদি এটি করেন তবে এটি আপনার ইনবক্স থেকে মুছে ফেলুন বা এটি একটি ব্যক্তিগত ফোল্ডারে স্থানান্তর করুন যেখানে আপনি পুরানো ডিল করা ইমেলগুলি রাখেন।
ধাপ 11. আপনার ক্যালেন্ডারে সময় বন্ধ করতে, আউটলুকের নিচের বাম কোণে ক্যালেন্ডার বোতামে একটি ইমেল টেনে আনুন।
একটি মিটিং বিজ্ঞপ্তি খুলবে। আপনি যে সময় এবং তারিখ বন্ধ করতে চান তা লিখুন, তারপরে এটি সংরক্ষণ করুন। ইমেইলের একটি কপি মিটিং নোটিশের সাথে অন্তর্ভুক্ত করা হবে। ইনবক্স থেকে ইমেলটি মুছুন বা একটি ব্যক্তিগত ফোল্ডারে যান।
