এটা সহজ শোনাচ্ছে, কিন্তু এটা? আপনি কি সঠিক পদক্ষেপ নিচ্ছেন? মাইক্রোসফ্ট আউটলুক মেইল ফোল্ডার ব্যবহার করে ইমেল পরিচালনা করার একটি উপায় আছে, কিন্তু এটি কীভাবে কার্যকরভাবে করা যায় তা সবসময় স্পষ্ট নয়।
ধাপ
ধাপ 1. আপনি যাদের কাছ থেকে নিয়মিত ইমেল পান তাদের ব্যক্তি বা গোষ্ঠী চিহ্নিত করুন।
ধাপ ২. আউটলুক মেইল, ক্রিয়াকলাপ, নিয়ম এবং সতর্কতা থেকে, প্রতিটি পৃথক গোষ্ঠী বা ব্যক্তির জন্য নতুন নিয়ম তৈরি করুন যা আপনি নিয়মিত ইমেল পান এবং এই ইমেলগুলিকে ইনবক্স ফোল্ডারের অধীনে একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে স্থানান্তরিত করার নির্দেশ দিন।
ধাপ Det. আপনি এই ব্যক্তি বা গোষ্ঠীর কাছ থেকে বিশেষ বার্তা পেলে A) সতর্কতা অবলম্বন করতে চান কিনা তা নির্ধারণ করুন এবং/অথবা B) অবিলম্বে পড়া হিসাবে চিহ্নিত করুন
অন্যান্য কর্ম বিকল্পগুলি পর্যালোচনা করুন যে তারা আপনাকে আরও সহায়তা করতে পারে কিনা।
ধাপ each। প্রত্যেকটি পৃথক গ্রুপ বা ব্যক্তির জন্য নতুন নিয়ম তৈরি করুন যা আপনি নিয়মিত ইমেল পাঠান এবং এই ইমেলগুলিকে পাঠানো ফোল্ডারের অধীনে একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে পাঠানো ইমেলের একটি অনুলিপি হিসাবে স্থানান্তরিত করার নির্দেশ দিন।
পদক্ষেপ 5. অগ্রাধিকার ভিত্তিতে, কখন এবং কোন ক্রমে আপনি একটি নিয়ম প্রক্রিয়া বন্ধ করতে চান তা নির্ধারণ করুন।
আপনার ইমেলগুলি নিয়ে কাজ করে এমন নিয়মগুলির সাথে কাজ করার সময় এটি বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ পাঠান - অন্যথায় আপনি একই ইমেলের একাধিক কপি সংরক্ষণ করবেন।
ধাপ Stop। প্রেরিত প্রক্রিয়াকরণ সহ পাঠানো নিয়মগুলির নীচে একটি পাঠানো নিয়ম আছে।
এই নিয়মটি এমন সব ইমেল ধরবে যা স্বতন্ত্র সাবফোল্ডারে স্থান পায়নি।
ধাপ 7. চলমান ভিত্তিতে, প্রেরিত ইমেলগুলি মূল্যায়ন করুন যা প্রেরিত ফোল্ডারে যায় যা অন্য সাবফোল্ডারে স্থানান্তরিত হয় না।
এ বার্তার সংখ্যা পাঠানো হয়েছে পাঠানো ইমেইলের নতুন উপশ্রেণী তৈরি করার সময় হলে ফোল্ডার নির্দেশ করতে পারে।
ধাপ an. চলমান ভিত্তিতে, ইনবক্স ইমেলগুলি যা ইনবক্সে যায় এবং অন্য উপশ্রেণীতে স্থানান্তরিত হয় না তা মূল্যায়ন করুন।
প্রধান বার্তার সংখ্যা ইনবক্স প্রাপ্ত ইমেলের নতুন উপশ্রেণী তৈরি করার সময় কখন ফোল্ডার নির্ধারণ করতে পারে।
ভিডিও - এই পরিষেবাটি ব্যবহার করে, কিছু তথ্য ইউটিউবের সাথে শেয়ার করা যেতে পারে।
পরামর্শ
- মাইক্রোসফট আউটলুক ব্যবহার করে ইমেইল পরিচালনার মূল চাবিকাঠি হল কিভাবে ইমেইল বিভাগ তৈরি করতে হয় এবং আপনার ইমেইলকে অগ্রাধিকার দিতে হয় - এটিকে আপনার ইমেল বাগান ছাঁটাই এবং আগাছা হিসাবে মনে করুন - যাতে আপনি উপলব্ধ তথ্যের সমৃদ্ধি থেকে উপকৃত হতে পারেন।
- অপঠিত আইটেমের মোট সংখ্যার পরিবর্তে আইটেমের মোট সংখ্যা দেখানোর জন্য ফোল্ডারগুলির বৈশিষ্ট্যগুলি পরিবর্তন করার কথা বিবেচনা করুন, বিশেষ করে, যদি আপনি ইতিমধ্যে গুরুত্বপূর্ণ নতুন বার্তা পাওয়ার জন্য সতর্কতা পেয়ে থাকেন।
- আপনার তৈরি করা ফোল্ডারগুলির জন্য পাঠানো হয়েছে মেইল করুন, ভিউ অ্যাডজাস্ট করুন (ফোল্ডারের ডিসপ্লে/সাজানোর বারে ডান ক্লিক করুন, কাস্টমাইজ কারেন্ট ভিউ, ফিল্ডস ইত্যাদি) থেকে এবং প্রাপ্তি এবং যোগ করুন প্রতি এবং পাঠানো হয়েছে ক্ষেত্র
- একদা পাঠানো হয়েছে এবং প্রাপ্তি ইমেইলগুলিকে শ্রেণিবদ্ধ করা হয়েছে, "ইমেইল বৃদ্ধি" কোথা থেকে আসছে তা দেখা সহজ এবং সিদ্ধান্ত নিতে হবে কোথায় ছাঁটাই করতে হবে এবং নতুন শাখা তৈরি করতে হবে।
- উদাহরণস্বরূপ, বিজ্ঞাপনের ইমেলগুলি প্রথম আসার পর পর্যালোচনার যোগ্য হতে পারে, কিন্তু সেগুলি শীঘ্রই বাসি হয়ে যায় এবং সরানো যায়। ব্যাঙ্ক নোটিশ এবং রসিদগুলি আপনি বেশিদিন ধরে রাখতে চাইতে পারেন।
- আপনি আপনার ফোল্ডারের ভিউতে অন্যান্য দরকারী ক্ষেত্রগুলি যুক্ত করতে চাইতে পারেন। সাইজ আপনাকে বার্তার আকার অনুসারে দেখতে এবং সাজানোর অনুমতি দেয়। আপনি বড় ইমেইলগুলির আপনার ইমেল ফোল্ডারগুলি বোঝা এবং ইমেলের বাইরে সেগুলি পরিচালনা করার সিদ্ধান্ত নিতে পারেন (যেমন, গুরুত্বপূর্ণ সংযুক্তিগুলি সংরক্ষণ করুন বা একটি সম্পূর্ণ ইমেল আউটলুকের বাইরে অবস্থান সংরক্ষণ করুন)।
- Outlook এ স্প্যামের সাহায্যের প্রয়োজন? spambayes। এটা দ্রুত। এটি সহজ. এটা বিনামূল্যে.
সতর্কবাণী
- যখন একটি ফোল্ডারে বার্তাগুলির সংখ্যা একটি নির্দিষ্ট সংখ্যার (50? 100? 200?) কাছে আসে, তখন সেই ফোল্ডারে আপনার ইমেলগুলিকে আগাছা, ছাঁটাই, উপ-শ্রেণীভুক্ত করার মূল্যায়ন করার সময় এসেছে।
- আপনার আউটলুকের কাজের সংস্করণে পরিবর্তন করার আগে আপনার আউটলুকের ইমেইল নিয়ম তৈরির জন্য আপনার আউটলুকের আপনার হোম সংস্করণটি তৈরি করা উচিত (অথবা উল্টো, যা আপনি বেশি যত্ন করেন তার উপর নির্ভর করে)।
