সংরক্ষণাগার হল তথ্য সংরক্ষণ বা সংরক্ষণ। নথিপত্রের আয়ু বাড়ানোর জন্য সংস্থাগুলি প্রতিদিন কাগজের নথিকে ডিজিটাল রূপান্তর করছে। এটি, আজকের দিনে কম্পিউটারে প্রচুর পরিমাণে ডেটা উৎপন্ন হওয়ার সাথে সাথে, এর অর্থ হল যে নথি সংরক্ষণ করা কেবলমাত্র গুরুত্ব বাড়বে। আপনি যদি ডকুমেন্টস আর্কাইভ করতে জানেন, তাহলে আপনি জায়গা খালি করতে পারেন যাতে আপনার কম্পিউটার বর্তমান ডকুমেন্টগুলি আরও দক্ষতার সাথে পরিচালনা করে।
ধাপ
ধাপ 1. একটি জিপ ফাইলে নথি সংরক্ষণ করুন।
বিশেষ করে গুরুত্বপূর্ণ, কিন্তু খুব কমই প্রয়োজনীয় ফাইলগুলির সাথে সহায়ক, জিপ ফাইলগুলি আপনার হার্ড ড্রাইভে নথিগুলি গ্রহণের স্থান হ্রাস করে।
- আপনি যে ফাইলগুলিকে জিপ ফরম্যাটে রূপান্তর করতে চান তা কেবল হাইলাইট করুন।
- আপনার মাউস দিয়ে ডান ক্লিক করুন এবং তারপরে "পাঠান" নির্বাচন করুন।
- আপনি ফাইলগুলিকে "সংকুচিত (জিপ করা) ফোল্ডারে পাঠাতে চান।"
- জিপ ফোল্ডারে ডাবল ক্লিক করে ফাইলগুলি আসলে আছে কিনা তা পরীক্ষা করুন। যদি সেগুলি হয়, তাহলে আপনি মূল ফাইলগুলি মুছে ফেলতে পারেন।
ধাপ 2. আপনার নথিগুলি একটি পৃথক স্টোরেজ মিডিয়ামে স্থানান্তর করুন।
ডিজিটাল আর্কাইভিংয়ের জন্য জনপ্রিয় পছন্দগুলি হল বাহ্যিক টেপ ড্রাইভ, বাহ্যিক হার্ড ড্রাইভ বা থাম্ব ড্রাইভ।
ধাপ documents। যদি আপনার সিডি বা ডিভিডি রেকর্ডার থাকে তাহলে সিডি বা ডিভিডিতে ডকুমেন্ট ব্যাক আপ করুন।
ব্যাকআপগুলি আর্কাইভ করার আরেকটি উপায়, যদিও আপনি সম্ভবত এই পদ্ধতিটিকে অন্য নামে জানেন - একটি ডিস্ক পোড়ানো। উদাহরণস্বরূপ, সিডি বা ডিভিডিতে ফাইল অনুলিপি করার জন্য উইন্ডোজ একটি লাইভ ফাইল সিস্টেম এবং একটি মাস্টার্ড ফরম্যাট (অন্যান্য ডিভাইসে সামঞ্জস্যের জন্য ভাল) ব্যবহার করে।
- লাইভ ফাইল সিস্টেমের জন্য আপনার কম্পিউটারের সিডি বা ডিভিডি রেকর্ডার -এ একটি লেখার যোগ্য সিডি বা ডিভিডি োকান।
- যখন ডায়ালগ বক্সটি উপস্থিত হয়, "ফাইলগুলিকে ডেটা ডিস্কে বার্ন করুন" ক্লিক করুন।
- ডিস্কের নাম দিন, তারপর "পরবর্তী" ক্লিক করুন।
- ডিস্ক প্রদর্শিত হওয়ার জন্য একটি খালি ফোল্ডারের জন্য অপেক্ষা করুন। এর অর্থ ডিস্কটি ফরম্যাট করা এবং ফাইলগুলি অনুলিপি করার জন্য প্রস্তুত।
- আপনি যে ডকুমেন্টগুলি আর্কাইভ করতে চান তার সাথে ফোল্ডারটি খুলুন এবং ফাইলগুলিকে খালি ডিস্ক ফোল্ডারে টেনে আনুন।
- মাস্টার্ড ফরম্যাটের জন্য, একটি কম্পিউটারের সিডি বা ডিভিডি রেকর্ডার -এ একটি লেখার যোগ্য সিডি বা ডিভিডি োকান।
- যখন ডায়ালগ বক্সটি উপস্থিত হয়, "ফাইলগুলিকে ডেটা ডিস্কে বার্ন করুন" ক্লিক করুন।
- ডিস্কের নাম দিন এবং "ফর্ম্যাটিং বিকল্পগুলি দেখান" ক্লিক করুন।
- "মাস্টার্ড" নির্বাচন করুন এবং "পরবর্তী" ক্লিক করুন।
- ডিস্ক প্রদর্শিত হওয়ার জন্য একটি খালি ফোল্ডারের জন্য অপেক্ষা করুন। এর অর্থ ডিস্কটি ফরম্যাট করা এবং ফাইলগুলি অনুলিপি করার জন্য প্রস্তুত।
- আপনি যেসব ডকুমেন্ট আর্কাইভ করতে চান সেই ফোল্ডারটি খুলুন এবং এই ফাইলগুলিকে খালি ডিস্ক ফোল্ডারে টেনে আনুন।
ধাপ 4. অফসাইট স্টোরেজে ডকুমেন্ট পাঠান।
- আর্কাইভ করা ফাইলের লোকেশন হিসেবে কাজ করা ছাড়াও, নিরাপদ অফসাইট স্টোরেজ লোকেশনগুলি অগ্নি এবং হার্ড ড্রাইভের ব্যর্থতার মতো ডেটাকে রক্ষা করে।
- এই পরিষেবা প্রদানকারী অনেক কোম্পানির সাথে, আপনাকে অবশ্যই একটি কোম্পানির সাথে সরাসরি যোগাযোগ করতে হবে যাতে তারা কীভাবে কাজ করে সে সম্পর্কে সুনির্দিষ্টভাবে এবং কোন গ্যারান্টিগুলি নথিভুক্ত করা নথিভুক্ত করা হয়।
ধাপ 5. ডিজিটাল সংরক্ষণাগারের জন্য সফটওয়্যার ব্যবহার করুন।
- একটি নথির চেহারা এবং অনুভূতি সংরক্ষণের অন্যতম পরিচিত পদ্ধতি হল একটি পিডিএফ ফাইল তৈরি করা। অ্যাডোব দ্বারা অফার করা, এই সফটওয়্যার - - অ্যাডোব অ্যাক্রোব্যাট নামে পরিচিত - - বিভিন্ন সফটওয়্যার প্রোগ্রাম থেকে ডকুমেন্টগুলিকে পিডিএফ ফরম্যাটে রূপান্তর করা সহজ করে তোলে। এছাড়াও বেশ কয়েকটি ফ্রি প্রোগ্রাম রয়েছে যা এই ফাইলগুলি তৈরি করবে।
- স্পেসিফিকেশনগুলি সর্বজনীন হওয়ার অর্থ হল যে অ্যাডোবের সফ্টওয়্যারের ভবিষ্যতের সংস্করণগুলি নথির আগের সংস্করণগুলি পড়তে সক্ষম হবে।
- অতিরিক্তভাবে, পিডিএফ রিডারগুলি অ্যাডোব ওয়েব সাইট থেকে বিনামূল্যে ডাউনলোড হিসাবে সহজলভ্য।
পদক্ষেপ 6. নথি সংরক্ষণ করতে প্রযুক্তির সাথে বর্তমান থাকুন।
প্রযুক্তির দ্রুত উন্মোচনের সাথে সাথে আজ যা বর্তমান তা কাল অপ্রচলিত হতে পারে। আর্কাইভ করা ফাইলগুলিকে নতুন সিস্টেমে স্থানান্তর করার সময় এটি একটি সমস্যা হতে পারে।
পরামর্শ
- ক্যাটালগ আর্কাইভ করা ফাইল যাতে আপনি বা অন্য লোকেরা সময়ের সাথে প্রয়োজনীয় ফাইল খুঁজে পেতে সক্ষম হবেন। বিষয়বস্তুর নাম সহ ফাইল বা ফোল্ডারগুলির নামকরণ এবং ফাইলগুলি অন্তর্ভুক্ত করার তারিখগুলির মতো এটি সহজ হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি ব্যবসার রেকর্ড সংরক্ষণাগারভুক্ত করেন, তাহলে আপনি একটি ফোল্ডারের নাম দিতে পারেন "বিজনেস ফাইল ১ ম কোয়ার্টার 1997।" বৃহত্তর সিস্টেমে, আর্কাইভগুলি সম্ভবত ক্যাটালগিংয়ের উদ্দেশ্যে মেটাডেটা ব্যবহার করে।
- ফাইলগুলি আর্কাইভ করার আরেকটি কারণ হল যে কখনও কখনও আইনী প্রয়োজনীয়তা থাকে যা তথ্য সংরক্ষণের প্রয়োজন হয়।
সতর্কবাণী
- মাল্টিমিডিয়া ডেটা প্রায়ই নির্দিষ্ট হার্ডওয়্যার বা সফটওয়্যারের সাথে সংযুক্ত থাকে এবং মালিকানাধীন সিস্টেমের বাইরে অ্যাক্সেসযোগ্য নাও হতে পারে।
- একটি বিপত্তি হল ফাইল দুর্নীতির ঝুঁকি। নিশ্চিত করুন যে আপনি আপনার তথ্যের ব্যাক আপ নিতে একটি ভাল-পরীক্ষিত সিস্টেম ব্যবহার করেছেন।
- ডকুমেন্ট আর্কাইভ করার জন্য একটি সিস্টেম না থাকার কারণে ফাইলগুলির অনিচ্ছাকৃত ক্ষতি হতে পারে, বিশেষ করে যদি সেগুলি ভুল করে মুছে ফেলা হয়।
