আপনি যদি কিছু সময়ের জন্য কাজ করে থাকেন তবে আপনি সম্ভবত জানেন যে ইমেলগুলি কতটা গুরুত্বপূর্ণ। যেহেতু ইন্টারনেটে টোন বা বডি ল্যাঙ্গুয়েজ জানানোর কোনো উপায় নেই, তাই আপনি যখন কারো স্ক্রিনে দেখবেন তখন তার মেসেজের ভুল ব্যাখ্যা করা সহজ। পেশাদার সেটিংয়ে আপনি কীভাবে স্পষ্ট, সংক্ষিপ্ত এবং কার্যকর ইমেলগুলি লিখতে পারেন তা জানতে পড়তে থাকুন।
ধাপ
10 এর 1 পদ্ধতি: যখন আপনি ফোকাস করতে পারেন তখন ইমেল লিখুন।
ধাপ 1. যদি আপনি বিভ্রান্ত হন, আপনার ইমেলটি একসাথে নাও থাকতে পারে।
যখন আপনার কাছে লিখার জন্য একটি ইমেল থাকে, তখন আপনি যখন লক্ষ লক্ষ অন্যান্য বিষয়ে চিন্তা করছেন না তখন নিরবচ্ছিন্নভাবে বসে থাকার চেষ্টা করুন। আপনার লেখা পরিষ্কার হবে এবং আপনি আপনার ব্যাকরণ, সুর এবং সামগ্রিক বার্তার উপর ফোকাস করতে পারবেন।
- এটি বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ যদি আপনার ইমেল একাধিক ব্যক্তির কাছে চলে যায়।
- একটি শান্ত ঘরে ইমেল লিখুন এবং আপনার ফোন এবং অন্যান্য বিভ্রান্তিগুলি সরিয়ে দিন।
10 এর পদ্ধতি 2: আপনার প্রথম কয়েকটি শব্দের সাথে সুর সেট করুন।
ধাপ 1. আপনার খোলার বাক্য একটি বড় প্রভাব ফেলতে পারে।
আপনি যদি আপনার সুর হালকা এবং নৈমিত্তিক হতে চান, তাহলে এমন কিছু দিয়ে খুলুন, "হাই জেসিকা! আশা করি, আপনার একটি ভাল সপ্তাহ কেটেছিল." আপনি যদি এটিকে আরও বেশি পেশাদার রাখতে চান তবে কেবল কিছু বলুন, "হাই ডেভিড।"
খুব প্রিয় জিনিস এড়ানোর চেষ্টা করুন, যেমন "প্রিয় রবার্ট।" একটু নৈর্ব্যক্তিক মনে হচ্ছে।
10 এর 3 পদ্ধতি: আপনার ইমেলগুলি ছোট রাখুন।
ধাপ ১. লম্বা হাওয়া বার্তাগুলি আপনার প্রাপককে বিভ্রান্ত করতে থাকে।
সম্ভব হলে সংক্ষিপ্ত এবং সংক্ষিপ্ত হওয়ার চেষ্টা করুন। আপনার বাক্য সংক্ষিপ্ত রাখুন, এবং খুব বেশি বিশদ যুক্ত করবেন না-যদি আপনি নিজেকে 1 বা 2 অনুচ্ছেদের বেশি লিখতে দেখেন, তাহলে আপনার সম্ভবত ভিডিও চ্যাটে বা ব্যক্তিগতভাবে মানুষকে তথ্য দেওয়া উচিত।
- দ্রুত মূল্যে পৌঁছানোর চেষ্টা করুন, এবং এক টন আনন্দদায়ক লেখা এড়িয়ে চলুন।
- মানুষ অল্প সময়ের মধ্যে ইমেইল পড়ার প্রবণতা রাখে। যদি আপনি খুব বেশি তথ্য যোগ করেন, সম্ভাবনা আছে, এর কিছু হারিয়ে যাবে।
- আপনার ইমেলগুলি সংক্ষিপ্ত রাখুন, তবে ভোঁতা বাক্য বা এক-শব্দের উত্তর এড়ানোর চেষ্টা করুন। এগুলো একটু অসভ্য মনে হতে পারে, বিশেষ করে কম্পিউটারের স্ক্রিনে।
10 এর মধ্যে 4 টি পদ্ধতি: আপনার কী প্রয়োজন তা স্পষ্টভাবে বলুন।
ধাপ 1. আপনি যদি কিছু অনুরোধ করছেন, নিশ্চিত করুন যে এটি বোধগম্য।
আপনার যা প্রয়োজন তা পরিষ্কারভাবে এবং সরাসরি গুল্ম-রাজ্যের চারপাশে মারবেন না যাতে কোনও ভুল বোঝাবুঝি না হয়। যদি একটি টাইমলাইন থাকে, তবে এটিও অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না। যদিও আপনার স্বর হালকা রাখতে ভুলবেন না। এই ক্ষেত্রে:
- "সোমবার সন্ধ্যার মধ্যে আমার ইনবক্সে সেই মাসিক অগ্রগতি রিপোর্ট দরকার।"
- "যদি সপ্তাহের শেষের দিকে আপনি আমার কাছে সেই দলীয় প্রতিক্রিয়া ফর্মটি পেতে পারেন, তবে এটি দুর্দান্ত হবে।"
10 এর 5 পদ্ধতি: অনুচ্ছেদের সাথে আপনার চিন্তাগুলি সংগঠিত করুন।
ধাপ 1. এটি মানুষকে সহজে তথ্য পড়তে সাহায্য করবে।
যখন আপনি একটি নতুন বিষয়ে যান, এটি একটি নতুন অনুচ্ছেদ দিয়ে আলাদা করুন যাতে আপনার ইমেলটি স্কিমযোগ্য হয়। এটি আপনার পাঠককে বার্তাটি দ্রুত স্ক্যান করতে সাহায্য করবে যেগুলি তাদের জন্য সবচেয়ে প্রাসঙ্গিক।
আপনার অনুচ্ছেদগুলি শুরু করতে "এছাড়াও," "পরবর্তী," এবং "শেষ পর্যন্ত" শব্দ ব্যবহার করুন।
10 এর 6 পদ্ধতি: একটি নির্দিষ্ট বিষয় লাইন যোগ করুন।
ধাপ 1. ইমেলটি ঠিক কী সম্পর্কে তা মানুষকে জানাতে দিন।
নিশ্চিত করুন যে আপনার বিষয় নির্দিষ্ট; উদাহরণস্বরূপ, "রিপোর্ট" লেখার পরিবর্তে "মাসিক পরিকল্পনা প্রতিবেদন: জুন 2021" এর মতো কিছু চেষ্টা করুন। আপনার সহকর্মীরা এটি খুলতে এবং এটি পড়ার সম্ভাবনা বেশি হবে যদি তারা জানেন যে এটি তাদের জন্য গুরুত্বপূর্ণ এবং প্রাসঙ্গিক।
এটি আপনার ইমেলগুলিকে স্প্যাম ফোল্ডারের বাইরে রাখতে সাহায্য করে।
10 এর 7 পদ্ধতি: টাইপোসের জন্য প্রুফরিড।
পদক্ষেপ 1. ভুলগুলি সত্যিই আপনার বার্তাটি ফেলে দিতে পারে।
যদিও অধিকাংশ বানান-পরীক্ষক ভুল বানান শব্দ ধরবে, তারা ভুল শব্দ পছন্দ বা কারো বানান ভুল নাম ধরতে পারবে না। অনুপস্থিত বিরামচিহ্ন বা ব্যাকরণগত ত্রুটির জন্য আপনারও পড়া উচিত, কারণ সেগুলি পাঠককে ভাবতে পারে যে আপনি পাত্তা দিচ্ছেন না। আপনার ইমেইল পাঠানোর আগে 2 থেকে 3 মিনিট সময় ব্যয় করুন যাতে নিশ্চিতভাবে কোন স্পষ্ট ত্রুটি না থাকে।
পেশাদার পরিবেশে, কারও নাম সঠিকভাবে বানান করা খুব গুরুত্বপূর্ণ। ভবিষ্যতে কোনো বিশৃঙ্খলা এড়াতে এটি পাঠানোর আগে আপনার কাছে এটি সঠিক কিনা তা একবার পরীক্ষা করে দেখুন।
10 এর 8 পদ্ধতি: স্বরের জন্য আপনার ইমেলগুলি আবার পড়ুন।
ধাপ 1. আপনার প্রাপকরা কীভাবে আপনার বার্তাটি পড়বে তা চিন্তা করুন।
"আসুন পরে কথা বলি" এর মতো কিছু আপনার কাছে নির্দোষ মনে হতে পারে, কিন্তু আপনার সহকর্মী এটি পড়ে মনে করতে পারেন যে তারা সমস্যায় আছেন বা আপনি রাগ করছেন। এটিকে এমন কিছুতে পরিবর্তন করুন, "প্রতিবেদনে আসন্ন পরিবর্তনগুলি সম্পর্কে আপনার পরে চ্যাট করার সময় আছে?" একটু পরিষ্কার হতে।
- আপনার ইমেইলে সব ক্যাপ ব্যবহার করবেন না! ক্যাপস লকে একটি বাক্য লেখা সাধারণত কম্পিউটারের স্ক্রিনের মাধ্যমে কাউকে চিৎকার করতে দেখা যায়।
- এর পরিবর্তে, "আগামীকাল সকালের মধ্যে আপনার পরিবর্তনগুলি জমা দিন।" কিছু করার চেষ্টা করুন, "যেহেতু সময়সীমা আগামীকাল বিকেল, তাই আগামীকাল সকালের মধ্যে আপনার পরিবর্তন প্রয়োজন। সেই টাইমলাইনটি আপনার জন্য কাজ করে কিনা আমাকে জানান।”
10 এর 9 পদ্ধতি: একটি প্রদাহজনক ইমেলের উত্তর দেওয়ার আগে বিরতি দিন।
ধাপ 1. যদি আপনি এমন একটি ইমেল পান যা আপনাকে রাগান্বিত করে, তাহলে শ্বাস নিতে এক সেকেন্ড সময় নিন।
একটি উত্তরের উত্তর তৈরি করার পরিবর্তে, 10 (বা 1, 000) গণনা করুন যতক্ষণ না আপনি শান্ত বোধ করেন। তারপরে, ইমেলটি আবার পড়ুন এটি আসলে অপমানজনক কিনা তা দেখতে। সম্ভাবনা হল, আপনি হয়তো বার্তাটিকে কিছুটা ভুল বুঝিয়েছেন এবং এটি আসলে তেমন খারাপ নয়।
আপনি যদি এখনও রাগী উত্তর দেওয়ার প্রয়োজন অনুভব করেন তবে পাঠানোর আগে 24 ঘন্টা অপেক্ষা করুন। তারপরে, একদিন পরে আপনার উত্তরটি আবার দেখুন, আপনি এখনও পাঠাতে চান কিনা তা দেখতে।
10 এর 10 পদ্ধতি: মানুষকে সন্দেহের সুবিধা দিন।
ধাপ 1. একটি ইমেইলে ইতিবাচক সুর প্রকাশ করা কঠিন।
যদি আপনি কোন সহকর্মী আপনাকে পাঠানো কিছু পড়েন এবং আপনি অবিলম্বে বিরক্ত হন, তাহলে এক ধাপ পিছিয়ে যান এবং তারা যা লিখেছেন তা পুনরায় পড়ুন। নিজেকে জিজ্ঞাসা করার চেষ্টা করুন যে টোনটি ব্যাখ্যা করার অন্য কোন উপায় আছে কিনা-এই ইমেলটি কি আসলেই অসভ্য, নাকি তারা কেবল ভোঁতা?
উদাহরণস্বরূপ, কেউ লিখতে পারে, "আজ রাতের মধ্যে আমার সেই রিপোর্ট দরকার।" প্রথম নজরে, এটি একটু ঠান্ডা এবং অনুভূতিহীন বলে মনে হচ্ছে। যাইহোক, এটি অগত্যা অভদ্র নয়, এটি কেবল বাস্তব এবং সংক্ষিপ্ত।
পরামর্শ
ইমেলগুলি প্রায়ই অ-জরুরী হিসাবে দেখা হয়। যদি আপনার এখনই একটি উত্তর প্রয়োজন হয়, আপনার সহকর্মীর সাথে ব্যক্তিগতভাবে বা ভিডিও চ্যাটের মাধ্যমে কথা বলার চেষ্টা করুন।
সতর্কবাণী
- যদিও ইমোজি এবং ইমোটিকনগুলি স্বর নির্দেশ করে, সেগুলি পেশাদার ইমেলের জন্য ব্যবহার করবেন না।
- অপমানজনক বা প্রদাহজনক ইমেল পাঠাবেন না, বিশেষ করে এমন ব্যক্তিকে আপনি খুব ভাল জানেন না।
