ইমেইল হল যোগাযোগের একটি সাধারণ রূপ এবং ইমেইলে কারো সাথে নিজেকে কিভাবে পরিচয় করিয়ে দেওয়া যায় তা জানা আপনার ক্যারিয়ার এবং নেটওয়ার্কিং প্রচেষ্টাকে সাহায্য করতে পারে। একটি সংক্ষিপ্ত এবং স্পষ্ট সূচনামূলক ইমেল লেখার সম্ভাবনা বাড়বে যে আপনার প্রাপক এটি পড়তে এবং আপনার সাথে যুক্ত হওয়ার জন্য সময় নেবে। আপনি ভিড় থেকে আলাদা হয়ে যান তা নিশ্চিত করার জন্য আরও সাধারণ কিছু ভুল এড়িয়ে চলুন।
ধাপ
3 এর 1 পদ্ধতি: শক্তিশালী শুরু
পদক্ষেপ 1. আপনার বিষয় লাইন পরিষ্কার করুন।
আপনার প্রাপকের ইমেলটি খোলার আগে সে সম্পর্কে কী ধারণা রয়েছে সে সম্পর্কে একটি ভাল ধারণা থাকা উচিত। এটিকে ছোট রাখুন; একটি দীর্ঘ বিষয় কষ্টকর হতে পারে। একটি পরিচায়ক ইমেইলের জন্য, সাধারণত "ভূমিকা - আপনার নাম" লেখা সম্পূর্ণরূপে গ্রহণযোগ্য।
মোবাইল ডিভাইসগুলি সাধারণত বিষয়টির প্রায় 25-30 অক্ষর দেখাবে, তাই এটি সংক্ষিপ্ত রাখুন।
টিপ:
প্রথমে সাবজেক্ট লাইন লিখতে ভুলবেন না! একটি সাধারণ ভুল হল শেষের জন্য সাবজেক্ট লাইনটি সংরক্ষণ করা, যা এটি লিখতে ভুলতে পারে।
পদক্ষেপ 2. একটি ব্যবসায়িক অভিবাদন দিয়ে খুলুন।
"হ্যালো" বা "হাই" দিয়ে শুরু করবেন না। একবার আপনি ব্যক্তিকে জানতে পারলে আপনি এর মতো শুভেচ্ছা ব্যবহার করতে পারেন। একটি চেষ্টা এবং সত্য ব্যবসা শুভেচ্ছা দিয়ে শুরু করুন। নমস্কারে প্রাপকের প্রথম নাম ব্যবহার করা এড়িয়ে চলুন।
- "প্রিয় Ms./Mr./Mrs।" - আপনি যে মহিলার ইমেইল করছেন তার বৈবাহিক অবস্থা সম্পর্কে আপনি যদি একেবারেই অনিশ্চিত থাকেন, তাহলে আপনার সর্বদা "মিসেস" ব্যবহার করা উচিত। কারণ এটি কম অহংকারী।
- "এটি কার জন্য উদ্বিগ্ন হতে পারে" - এটি কেবল তখনই ব্যবহার করা উচিত যদি আপনি নিশ্চিত না হন যে কে বার্তাটি গ্রহণ করবে।
ধাপ 3. আপনার পরিচয় দিন।
আপনার প্রথম বাক্যটি আপনার প্রাপকের সাথে নিজেকে পরিচয় করিয়ে দেওয়া উচিত। এটি তাদের বাকি ইমেল বার্তার সাথে একটি নাম সংযুক্ত করতে দেয়।
- "আমার নাম…"
- প্রযোজ্য হলে আপনার শিরোনাম দিন। আপনার যদি একাধিক শিরোনাম থাকে তবে সেগুলি সবগুলি তালিকাভুক্ত করবেন না, কেবল সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বা প্রাসঙ্গিক একটি।
3 এর পদ্ধতি 2: এটি সংক্ষিপ্ত রাখা
ধাপ 1. আপনি কিভাবে প্রাপকের ইমেল ঠিকানা পেয়েছেন তা ব্যাখ্যা করুন।
প্রাপককে জানাবেন কিভাবে আপনি তাদের যোগাযোগের তথ্য জানতে পেরেছেন। এটি দেখাতে সাহায্য করে যে আপনি তাদের কাছে পৌঁছানোর জন্য সঠিক চ্যানেলগুলি দিয়ে গেছেন।
- "আপনার অফিস ম্যানেজার আমাকে এই ইমেইল ঠিকানার দিকে পরিচালিত করেছেন"
- "আমি আপনার ওয়েবসাইটে এই ইমেল ঠিকানাটি পেয়েছি"
- "তাই বলেছিলাম যে আমার সাথে যোগাযোগ করা উচিত"
ধাপ 2. শেষবার দেখা করার বিষয়ে কথা বলুন (যদি প্রযোজ্য হয়)।
ব্যক্তির স্মৃতি জগিং করা আরও বেশি ব্যস্ততার দিকে নিয়ে যেতে পারে।
- "আমরা গত সপ্তাহে সম্মেলনে সংক্ষেপে কথা বলেছিলাম"
- "আমরা গতকাল ফোনে কথা বলেছি"
- "আমি আপনার উপস্থাপনা দেখেছি …"
ধাপ a. একটি সাধারণ আগ্রহ শেয়ার করুন।
এটি আপনাকে আপনার প্রাপকের সাথে সম্পর্কিত হতে সাহায্য করতে পারে, এবং আপনার ব্যবসার ইমেলগুলিকে খুব ঠান্ডা মনে হতে পারে। পারস্পরিক স্বার্থ নির্ধারণের জন্য, আপনাকে প্রাপকের উপর একটু গবেষণা করতে হতে পারে। সম্ভাব্য গবেষণার ক্ষেত্রগুলির মধ্যে রয়েছে ফেসবুক, টুইটার এবং লিঙ্কডইন।
- নিশ্চিত করুন যে আপনি এই পারস্পরিক স্বার্থটি কোথায় পেয়েছেন তা ব্যক্তিকে জানান, অন্যথায় আপনি একজন স্টকার হিসাবে চলে আসবেন।
- যদি সম্ভব হয়, পারস্পরিক স্বার্থকে ব্যবসা-সম্পর্কিত রাখার চেষ্টা করুন, যেমন আপনার ক্ষেত্রে কিছু বা একটি পেশাদার আবেগ যা আপনি উভয়ই ভাগ করেন।
ধাপ 4. যোগাযোগের জন্য আপনার কারণ দিন।
বিন্দু পেতে খুব বেশি অপেক্ষা করবেন না। বিন্দুর সাথে সাদৃশ্যপূর্ণ কিছু প্রদর্শিত হওয়ার আগে কেউই এমন একটি ইমেল পড়বে না যা একাধিক অনুচ্ছেদ। আপনি কী চান এবং কেন আপনি সেই ব্যক্তির সাথে যোগাযোগ করছেন তা পরিষ্কার এবং সহজভাবে ব্যাখ্যা করুন। আপনি যদি পরামর্শ চান বা অন্য কিছু অনুরোধ করেন, নিশ্চিত করুন যে এটি পরিচালনাযোগ্য, বিশেষ করে যদি এটি আপনার প্রথম যোগাযোগ হয়।
- "আমি আরো জানতে আগ্রহী …"
- "আমি আলোচনা করার জন্য আপনার সাথে দেখা করতে চাই …"
- "আমি আপনার মতামত চাই …"
ধাপ ৫. আপনার ইমেইলকে একটি বিষয়ে ফোকাস রাখুন।
আপনার ইমেইল নষ্ট হয়ে যাওয়ার ফলে আপনার প্রাপক আগ্রহ হারিয়ে ফেলতে পারে অথবা আপনি কেন প্রথম স্থানে ইমেল করছিলেন তা ভুলে যেতে পারেন।
টিপ:
আপনার ইমেইলে শুধুমাত্র প্রাপককে একটি জিনিস জিজ্ঞাসা করুন।
3 এর 3 পদ্ধতি: সাইন অফ
পদক্ষেপ 1. প্রাপককে তাদের সময়ের জন্য ধন্যবাদ।
কেউ তাদের সমস্ত ইমেলের মাধ্যমে যেতে পছন্দ করে না, তাই আপনার পড়ার জন্য সময় নেওয়ার জন্য আপনার প্রাপককে ধন্যবাদ জানাতে ভুলবেন না। এই সহজ সৌজন্য আপনার গ্রহীতার মেজাজকে ব্যাপকভাবে উন্নত করবে এবং আপনার প্রতিক্রিয়া পাওয়ার সম্ভাবনা বাড়াবে।
- "আমি এই ইমেলটি পড়ার জন্য সময় দেওয়ার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ জানাই।"
- "এটি পড়ার জন্য আপনার সময়সূচী থেকে সময় বের করার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ।"
পদক্ষেপ 2. কর্মের জন্য একটি কল প্রদান করুন।
প্রাপককে আপনাকে আবার লিখতে বলুন, কল করুন, আপনার প্রস্তাব সম্পর্কে চিন্তা করুন, অথবা অন্য কিছু তাদের নিযুক্ত করতে। একটি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা ব্যস্ততা বাড়ানোর আরেকটি দুর্দান্ত উপায়।
- "আপনার যখন কিছু অবসর সময় আছে তখন আমাকে একটি কল দিন"
- "আসুন শীঘ্রই লাঞ্চের জন্য দেখা করি"
- "তোমার চিন্তা কি …?"
- "আমি আপনার প্রতিক্রিয়া অপেক্ষায় থাকলাম"
ধাপ 3. ইমেইল শেষ করুন।
একটি পেশাদারী ইমেল শেষ করার সময়, নিশ্চিত করুন যে আপনার শেষ কৃতজ্ঞ কিন্তু সংক্ষিপ্ত। আপনার কৃতজ্ঞতা প্রকাশ করার সময় একটি সহজ সমাপ্তি সালাম আপনার ইমেলকে পেশাদার রাখবে।
- "আন্তরিকভাবে,"
- "ধন্যবাদ,"
- "আন্তরিক/আন্তরিক শুভেচ্ছা,"
- "সেরা,"
- এড়িয়ে চলুন "সত্যিই আপনার," "আন্তরিকভাবে আপনার," "চিয়ার্স!" "শান্তি," "আপনার বিবেচনার জন্য ধন্যবাদ।"
ধাপ 4. আপনার স্বাক্ষর অন্তর্ভুক্ত করুন।
আপনি যদি আপনার স্বাক্ষর অন্তর্ভুক্ত করার জন্য আপনার ইমেল পরিষেবাটি কনফিগার না করেন, তাহলে আপনার নাম, শিরোনাম এবং যোগাযোগের তথ্য দিয়ে শেষ করতে ভুলবেন না। পাঁচটি ফোন নম্বর, দুটি ইমেইল ঠিকানা এবং তিনটি ওয়েবসাইট দিয়ে এই অংশটি ওভারলোড করবেন না। এটি সহজ রাখুন যাতে প্রাপক আপনার সাথে যোগাযোগের সেরা উপায় জানতে পারে। আপনার স্বাক্ষরে উদ্ধৃতি অন্তর্ভুক্ত করা এড়িয়ে চলুন।
-
-
- জো স্মিথ
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
-
ধাপ 5. ইমেল প্রুফরিড করুন।
"পাঠান" বোতামে ক্লিক করার আগে, আপনার ইমেলের মাধ্যমে কয়েকবার পড়ার জন্য কিছুটা সময় নিন, পথে যে কোনও ত্রুটিগুলি সংশোধন করুন। যেহেতু এই ইমেলটি সম্ভবত প্রাপকের সাথে আপনার প্রথম যোগাযোগ হবে, তাই আপনাকে সম্ভাব্য সেরা ছাপ রেখে যেতে হবে। ভুল বানান এবং ব্যাকরণগত ত্রুটিগুলি দ্রুত আপনার ইমেলকে অনেক কম পেশাদার দেখাবে।
