সহকর্মী এবং অন্যান্য ব্যবসায়িক সহযোগীদের সাথে যোগাযোগের জন্য ইমেলগুলি একটি দ্রুত এবং সহজ উপায়, এবং সব ধরণের মিটিংয়ের সময় নির্ধারণের জন্য একটি কার্যকর হাতিয়ার। আপনি একজন সহকর্মী, উচ্চতর বা সম্পূর্ণ অপরিচিত ব্যক্তির সাথে অ্যাপয়েন্টমেন্ট সেট করার চেষ্টা করছেন কিনা, আপনাকে প্রথমে একটি পরিষ্কার বিষয় লাইন এবং বডি টেক্সট সহ ইমেলটি ফর্ম্যাট করতে হবে। একবার আপনি আপনার ইমেইল সাইন অফ করে মেসেজ পাঠালে, ফলো-আপ প্রতিক্রিয়া পাঠানোর আগে 3-5 দিন অপেক্ষা করুন।
ধাপ
2 এর পদ্ধতি 1: ইমেল ফরম্যাট করা
ধাপ 1. আপনি যে বিষয়ের সাথে দেখা করতে চান তা উল্লেখ করুন।
ইমেইলের বিষয়বস্তুতে আপনার উদ্দেশ্য স্পষ্টভাবে বলুন, যাতে প্রাপক অবিলম্বে জানেন যে আপনি তাদের সাথে দেখা করতে চান। "মিটিং" বা "সম্ভাব্য মিটিং সময়" এর মতো অস্পষ্ট ভাষা ব্যবহার করা এড়িয়ে চলুন। পরিবর্তে, সাবজেক্ট লাইনে নির্দিষ্ট তারিখ এবং সময় ফ্রেম ব্যবহার করুন যাতে আপনার প্রাপক তাৎক্ষণিকভাবে কী আশা করতে পারে তা জানে।
উদাহরণস্বরূপ, এরকম কিছু টাইপ করুন: "11/11 এ 5/17 এর জন্য মিটিং অনুরোধ।"
পদক্ষেপ 2. আপনার ইমেইল শুরু করার জন্য একটি সঠিক অভিবাদন ব্যবহার করুন।
যখন আপনি আপনার বার্তা লিখতে শুরু করেন তখন একটি আদর্শ, আনুষ্ঠানিক অভিবাদন ব্যবহার করার চেষ্টা করুন। আপনি যদি কোন পাবলিক অফিসিয়াল বা অন্য বিশিষ্ট ব্যক্তির সাথে যোগাযোগ করেন যা আপনার সাথে কখনো দেখা হয়নি, শিরোনামে তাদের সম্পূর্ণ শিরোনাম ব্যবহার করুন। আপনি যদি একজন সহকর্মী বা উচ্চপদস্থ ব্যক্তির সাথে যোগাযোগ করেন, তাহলে "Mr. একটি সাধারণ নিয়ম হিসাবে, আপনার ইমেল শুরু করার জন্য "প্রিয়," "হ্যালো," এবং "হাই" এর মতো শুভেচ্ছা ব্যবহার করার চেষ্টা করুন।
- আপনি যদি কোনও ব্যক্তির পরিবর্তে একটি সাধারণ অফিস বা গোষ্ঠীকে সম্বোধন করছেন, তাহলে পরিবর্তে "কার জন্য এটি উদ্বিগ্ন হতে পারে" ব্যবহার করুন।
-
উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি আপনার উচ্চপদস্থ ব্যক্তির কাছে পৌঁছান, তাহলে এইভাবে সালামের খসড়া তৈরি করার চেষ্টা করুন:
প্রিয় মি Mr. জ্যাকসন, আমি আসা করি এই ইমেইলটি তোমাকে খুঁজে নিবে! আমি একটি সম্ভাব্য বৈঠকের ব্যাপারে আপনার সাথে যোগাযোগ করতে চেয়েছিলাম।
ধাপ yourself. আপনার পরিচয় দিন যদি আপনি একজন সম্পূর্ণ অপরিচিত ব্যক্তির সাথে দেখা করেন।
আপনার প্রথম অনুচ্ছেদটি সংক্ষিপ্ত পরিচয়ের জন্য উৎসর্গ করুন যদি আপনি কোনও পাবলিক অফিসার বা অন্য ব্যক্তির কাছে লিখছেন যা আপনি আগে কখনও দেখেননি। আপনার নাম, অবস্থান এবং পেশাদার সংযোগের দিকে মনোযোগ দিন, যাতে প্রাপক জানেন আপনি কে এবং কেন আপনি তাদের সাথে যোগাযোগ করছেন। আপনি যদি ইতিমধ্যে পরিচিত কারও সাথে যোগাযোগ করেন, যেমন একজন বস বা সহকর্মী, একটি সূচনা অনুচ্ছেদ অন্তর্ভুক্ত করতে বাধ্য বোধ করবেন না।
- আপনার ভূমিকা পড়তে বেশি সময় লাগবে না।
-
এরকম কিছু লেখার চেষ্টা করুন:
প্রিয় মিসেস অ্যাটকিনস, আমার নাম সারাহ ক্লিমেন্ট, এবং আমি জোন্স কাউন্টি পশু আশ্রয়ের জন্য কাজ করি।
ধাপ 4. সভার কারণ এবং এর সামগ্রিক গুরুত্ব বর্ণনা করুন।
ইমেইলের শুরুতে (আপনার পরিচিতি অনুসরণ করে, যদি আপনি একটি অন্তর্ভুক্ত করতে পছন্দ করেন), প্রাপকের সাথে আপনি যে ধরনের বৈঠক করতে চান তা বলুন এবং এটি একটি আনুষ্ঠানিক বা নৈমিত্তিক ব্যাপার হবে কিনা। একবার আপনি মিটিংটি কী জন্য তা ব্যাখ্যা করার পরে, আপনি যে কাজটি সম্পন্ন করার চেষ্টা করছেন তার জন্য মিটিংটি কেন গুরুত্বপূর্ণ তা প্রসারিত করুন। আপনার ব্যাখ্যা সংক্ষিপ্ত রাখার চেষ্টা করুন, কারণ আপনার প্রাপকের কাছে আপনার ইমেলের মাধ্যমে যাওয়ার জন্য অনেক সময় থাকতে পারে না।
উদাহরণস্বরূপ, এইরকম কিছু লেখার চেষ্টা করুন: "আপনি কি আগামী সপ্তাহে আমার সাথে দেখা করতে পারেন আসন্ন গ্রহণ অভিযান নিয়ে আলোচনা করতে? যেহেতু আপনি পশুর আশ্রয়ের বর্তমান আর্থিক উপদেষ্টা, আমি বিশ্বাস করি যে আপনি ইভেন্টের জন্য প্রতিষ্ঠানের কাজের বাজেট সম্পর্কে অনেক অন্তর্দৃষ্টি প্রদান করতে পারেন।
পদক্ষেপ 5. আপনার মিটিংয়ের জন্য একটি সম্ভাব্য স্থান এবং সময় প্রস্তাব করুন।
এমন জায়গা সম্পর্কে চিন্তা করার চেষ্টা করুন যা সুপরিচিত এবং প্রাপকের কাছে সহজেই অ্যাক্সেসযোগ্য। আপনি যদি সেই ব্যক্তির মতো একই ভবন বা সাধারণ স্থানে কাজ করেন যাকে আপনি ইমেল করছেন, তাহলে দেখুন লাঞ্চ বিরতির সময় আপনি দেখা করতে পারেন কিনা। আপনি এবং প্রাপক যদি কাছাকাছি স্থানে থাকেন না বা কাজ না করেন, তাহলে একটি রেস্তোরাঁ বা অন্যান্য পাবলিক এলাকা যেখানে আপনি দেখা করতে পারেন তার পরামর্শ দেওয়ার চেষ্টা করুন। উপরন্তু, আপনার জন্য কাজ করে এমন একটি পরিসীমা উল্লেখ করুন, যাতে প্রাপক আপনাকে তাদের সহজলভ্যতা আরও সহজে বলতে পারেন।
- যদি আপনার উভয়ের ব্যস্ত সময়সূচী থাকে, তাহলে একটি ফোন বা ভিডিও কনফারেন্স মিটিংয়ের সময়সূচী বিবেচনা করুন।
- উদাহরণস্বরূপ, এরকম কিছু খসড়া করুন: "আপনি কি এই সপ্তাহে কিছু সময় পশু আশ্রয়ে দোল খেতে পারবেন? আমি প্রতিদিন 9 থেকে 5 পর্যন্ত সামনের ডেস্কে থাকব।”
পদক্ষেপ 6. জিজ্ঞাসা করুন যে প্রাপক আপনার বার্তার উত্তর দেয়।
যেহেতু আপনি টেকনিক্যালি একটি ইভেন্টের সময় নির্ধারণ করছেন, তাই বিনয়ের সাথে জিজ্ঞাসা করুন যে প্রাপক তাদের প্রাপ্যতার সাথে উত্তর দেয়। আপনি যদি বিশেষভাবে ব্যস্ত ব্যক্তির সাথে যোগাযোগ করেন, মনে রাখবেন যে তাদের প্রতিক্রিয়া জানাতে এক বা দুই দিন সময় লাগতে পারে। পেছনে.
উদাহরণস্বরূপ, এরকম কিছু বলুন: "যদি আপনি আমাকে আগামী সপ্তাহের জন্য আপনার প্রাপ্যতা জানাতে পারতেন, আমি সত্যিই এটির প্রশংসা করতাম!"
ধাপ 7. ইমেইল শেষ করার সময় সৌহার্দ্যপূর্ণ বন্ধ করার ভাষা ব্যবহার করুন।
একটি সমাপ্ত বাক্যের খসড়া তৈরি করুন যা আপনার ইমেইলের উদ্দেশ্য পুন reস্থাপন করে, তাই প্রাপক স্পষ্টভাবে সভার উদ্দেশ্য বুঝতে পারে। "আন্তরিক," "ধন্যবাদ," বা "শুভকামনা" এর মতো বাক্যাংশ ব্যবহার করে আপনার ইমেল সাইন অফ করার জন্য একটি বন্ধুত্বপূর্ণ সুর ব্যবহার করুন। সাইন-অফ লেখার পরে, আপনার নামের নিচে একটি স্বাক্ষর রেখে দিন, যা আপনার অবস্থান বা বর্তমান ক্যারিয়ারকে পুনatesস্থাপন করে।
- প্রাপকের কাছে আপনার ভাষা পূরণ করুন। আপনি যদি একজন সহকর্মীর সাথে কথা বলছেন, "শীঘ্রই দেখা হবে" এর মতো একটি সাইন-অফ "সম্মানজনকভাবে আপনার" এর চেয়ে বেশি অর্থপূর্ণ হবে। আপনি যদি একজন উচ্চপদস্থ ব্যক্তির সাথে যোগাযোগ করেন, "আন্তরিকভাবে" বা "শুভ কামনা" "দেখা হবে" এর মতো নৈমিত্তিক সাইন-অফের চেয়ে বেশি উপযুক্ত হবে।
-
উদাহরণস্বরূপ, এই মত কিছু লিখুন:
আমি শীঘ্রই আপনার সাথে দেখা করার জন্য উন্মুখ, কারণ আমি চাই এই দত্তক অভিযান যতটা সম্ভব সফল হোক।
আন্তরিকভাবে, সারাহ ক্লিমেন্ট
কার্যক্রম সমন্বয়কারী, জোন্স কাউন্টি প্রাণী আশ্রয়
ধাপ 8. মিটিংয়ের সাথে সম্পর্কিত যেকোন প্রাসঙ্গিক সংযুক্তি অন্তর্ভুক্ত করুন।
যে কোনও নথি, স্প্রেডশীট বা অন্যান্য প্রাসঙ্গিক ফাইল সংযুক্ত করুন যা মিটিংয়ের জন্য প্রাপককে প্রস্তুত করতে সাহায্য করতে পারে। আপনি যদি কোন জটিল বিষয় সম্পর্কে কারো সাথে যোগাযোগ করেন, তাহলে প্রাপককে মিটিংয়ের বিষয় বুঝতে সাহায্য করার জন্য যে কোন প্যামফলেট বা ডেটা শীট প্রয়োজন তা অন্তর্ভুক্ত করুন।
উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি আসন্ন ইভেন্টের জন্য বাজেট পরিবর্তন নিয়ে আলোচনা করছেন, তাহলে আপনি আগের বছরের বাজেটের একটি স্প্রেডশীট অন্তর্ভুক্ত করতে চাইতে পারেন।
ধাপ 9. ইমেইল জুড়ে পেশাদার ভাষা এবং সঠিক ব্যাকরণ ব্যবহার করুন।
যে কোন সুস্পষ্ট ব্যাকরণগত ভুল এবং বানানের ভুলের জন্য আপনার বার্তা প্রুফরিড করুন, তাই আপনার চূড়ান্ত খসড়াটি যতটা সম্ভব পালিশ এবং পরিষ্কার দেখাচ্ছে। উপরন্তু, কোন সংক্ষিপ্ত বিবরণ বা অপবাদ অপসারণ করুন যা বার্তাটিকে আরো নৈমিত্তিক মনে করে, বা বোঝা আরও কঠিন। যদি আপনার চূড়ান্ত খসড়াটি পেশাদার মনে না হয় এবং মনে হয়, তাহলে প্রাপক আপনার অনুরোধটিকে গুরুত্ব সহকারে নাও নিতে পারে।
যদিও ইমোজিগুলি টেক্সট এবং নৈমিত্তিক ইমেলগুলিতে ব্যবহার করা মজাদার হতে পারে, আপনার সেগুলি মিটিংয়ের জন্য অনুরোধ করা উচিত নয়।
2 এর পদ্ধতি 2: প্রাপকের সাথে অনুসরণ করা
ধাপ 1. একটি ফলো-আপ ইমেল খসড়া করুন যদি প্রাপক 3-5 দিনের মধ্যে আপনার কাছে ফিরে না আসে।
আপনার অনুরোধটি পড়ার এবং উত্তর দেওয়ার জন্য প্রাপককে কয়েক দিন দিন। আপনি যদি কোনো ব্যবসায়িক সপ্তাহের মধ্যে ফিরে না পান, তাহলে সেই ব্যক্তিকে একটি দ্রুত ইমেল পাঠান যাতে তাদের মনে করিয়ে দেয় যে আপনি একটি উত্তরের জন্য অপেক্ষা করছেন। চাপ দিন যে আপনি তাদের সাথে দেখা করার সুযোগের জন্য কৃতজ্ঞ, এবং আপনি তাদের সময়ের জন্য কৃতজ্ঞ।
- আপনি যে ব্যক্তির সাথে দেখা করার চেষ্টা করছেন তার সাথে চেক ইন করার জন্য ফলোআপ কলগুলিও একটি কার্যকর উপায়।
- উদাহরণস্বরূপ, এইরকম কিছু খসড়া করুন: "আমি আমার সাক্ষাতের অনুরোধের বিষয়ে আপনার সাথে অনুসরণ করতে চেয়েছিলাম। যখন আপনার অবসর সময় থাকে, তখন কি পরের সপ্তাহে কোনোদিন মিটিংয়ের জন্য আপনার প্রাপ্যতা আমাকে বলতে পারবেন?
পদক্ষেপ 2. একটি অতিরিক্ত ইমেইল সভার বিবরণ লোহা আউট।
উত্তর দেওয়ার পর অন্য ব্যক্তির সময়সূচী নিয়ে আলোচনা করুন। অন্য ব্যক্তির প্রাপ্যতা নোট করুন, এবং যখন আপনি উভয়ই উপলব্ধ থাকবেন তখন তারিখে সাক্ষাতের সময় নিশ্চিত করুন। আপনার ইনবক্সে কোনও বিভ্রান্তি এবং বিশৃঙ্খলা এড়াতে 1-2 টি ইমেলের মধ্যে একটি তারিখ এবং সময় নিশ্চিত করার চেষ্টা করুন।
- যতটা সম্ভব নমনীয় হওয়ার চেষ্টা করুন। আপনি যদি কোন ব্যস্ত ব্যক্তির সাথে যোগাযোগ করেন, তাহলে তারা হয়তো আপনার সাথে সরাসরি দেখা করতে পারবে না।
- শেষ মুহূর্তে মিটিংয়ের সময় নির্ধারণ করবেন না। যদি প্রাপক ব্যস্ত থাকেন, তাহলে আপনি হয়তো সাক্ষাতের তারিখের সাথে একমত হতে পারবেন না।
পদক্ষেপ 3. মিটিংয়ের কয়েক দিন আগে একটি অনুস্মারক বা নিশ্চিতকরণ পাঠান।
আপনি যদি নির্ধারিত মিটিংয়ের আগে অতিরিক্ত প্রস্তুতি নিতে চান, তাহলে রিমাইন্ডার হিসেবে প্রাপকের কাছে একটি নিশ্চিতকরণ ইমেল পাঠানোর চেষ্টা করুন। এই ইমেইলটি খুব বেশি সময় ধরে করবেন না, মিটিংয়ের দিন, সময় এবং স্থানটি যেটি আপনি পরিকল্পনা করেছেন তা বারবার যাচাই করে দেখুন যে মিটিংটি এখনও নির্ধারিত হিসাবে চলছে।
-
উদাহরণস্বরূপ, এই মত কিছু লিখুন:
আমি শুধু নিশ্চিত করতে চেয়েছিলাম যে আমরা এখনও 17 ই মে সকাল 11 টায় জোন্স কাউন্টি অ্যানিমেল শেল্টারে দেখা করছি।
