মাইক্রোসফট এক্সেলের অনেক ক্ষমতার মধ্যে একটি হল ডেটার দুটি তালিকা তুলনা করার ক্ষমতা, তালিকার মধ্যে মিল চিহ্নিত করা এবং কোন একটি আইটেম পাওয়া যাবে তা চিহ্নিত করা। আর্থিক রেকর্ডের তুলনা করার সময় বা একটি নির্দিষ্ট নাম ডাটাবেসে আছে কিনা তা পরীক্ষা করার সময় এটি কার্যকর। আপনি ম্যাচিং ফাংশন ব্যবহার করে ম্যাচিং বা নন-ম্যাচিং রেকর্ড চিহ্নিত করতে পারেন, অথবা আপনি COUNTIF ফাংশনের সাথে কন্ডিশনিং ফরম্যাটিং ব্যবহার করতে পারেন। নিচের ধাপগুলো আপনাকে বলবে কিভাবে আপনার ডেটা মেলাতে প্রতিটি ব্যবহার করতে হয়।
ধাপ
2 এর মধ্যে 1 পদ্ধতি: MATCH ফাংশনের সাথে রেকর্ড চিহ্নিত করা
ধাপ 1. একটি একক কার্যপত্রে ডেটা তালিকা কপি করুন।
এক্সেল একক ওয়ার্কবুকের মধ্যে একাধিক ওয়ার্কশীটের সাথে বা একাধিক ওয়ার্কবুকের সাথে কাজ করতে পারে, কিন্তু আপনি যদি তালিকাগুলিকে একক ওয়ার্কশীটে অনুলিপি করেন তবে তালিকাগুলি তুলনা করা সহজ হবে।
ধাপ 2. প্রতিটি তালিকা আইটেম একটি অনন্য শনাক্তকারী দিন।
যদি আপনার দুটি তালিকা তাদের শনাক্ত করার একটি সাধারণ উপায় শেয়ার না করে, তাহলে আপনাকে প্রতিটি ডেটা তালিকায় একটি অতিরিক্ত কলাম যুক্ত করতে হতে পারে যা সেই আইটেমটিকে এক্সেল -এ শনাক্ত করে যাতে এটি দেখতে পারে যে প্রদত্ত তালিকার একটি আইটেম একটি আইটেমের সাথে সম্পর্কিত কিনা অন্য তালিকায়। এই শনাক্তকারীর প্রকৃতি নির্ভর করবে আপনি কোন ধরনের ডেটা মেলাতে চাইছেন তার উপর। প্রতিটি কলাম তালিকার জন্য আপনার একটি শনাক্তকারী প্রয়োজন হবে।
- প্রদত্ত সময়ের সাথে সম্পর্কিত আর্থিক তথ্যের জন্য, যেমন কর রেকর্ডের সাথে, এটি একটি সম্পদের বিবরণ, সম্পদ অর্জনের তারিখ বা উভয়ই হতে পারে। কিছু ক্ষেত্রে, একটি কোড নম্বর দিয়ে একটি এন্ট্রি চিহ্নিত করা যেতে পারে; যাইহোক, যদি একই সিস্টেম উভয় তালিকার জন্য ব্যবহার করা না হয়, তাহলে এই শনাক্তকারী এমন ম্যাচ তৈরি করতে পারে যেখানে কোনটিই নেই অথবা যে ম্যাচগুলো তৈরি করা উচিত তা উপেক্ষা করুন।
- কিছু ক্ষেত্রে, আপনি একটি তালিকা থেকে আইটেম নিতে পারেন এবং অন্য তালিকা থেকে আইটেমগুলির সাথে একত্রিত করে একটি শনাক্তকারী তৈরি করতে পারেন, যেমন একটি শারীরিক সম্পদের বিবরণ এবং যে বছর এটি কেনা হয়েছিল। এই ধরনের একটি শনাক্তকারী তৈরি করতে, আপনি এম্পারস্যান্ড (&) ব্যবহার করে দুই বা ততোধিক কোষ থেকে ডেটা সংযোজন (যোগ, একত্রিত) করুন। সেল F3 এ একটি আইটেমের বিবরণকে সেল G3 এর একটি তারিখের সাথে একটি স্থান দ্বারা পৃথক করার জন্য, আপনি সেই সারির অন্য কোষে '= F3 & "" এবং G3' সূত্রটি লিখবেন, যেমন E3। যদি আপনি সনাক্তকারীতে শুধুমাত্র বছর অন্তর্ভুক্ত করতে চান (কারণ একটি তালিকা সম্পূর্ণ তারিখ ব্যবহার করে এবং অন্যটি শুধুমাত্র বছর ব্যবহার করে), আপনি E3 এর পরিবর্তে '= F3 & "" এবং YEAR (G3)' লিখে YEAR ফাংশনটি অন্তর্ভুক্ত করবেন। (একক উদ্ধৃতি অন্তর্ভুক্ত করবেন না; তারা শুধুমাত্র উদাহরণ নির্দেশ করার জন্য সেখানে আছে।)
- একবার আপনি সূত্রটি তৈরি করে নিলে, আপনি সূত্রের সাথে সেল নির্বাচন করে এবং কলামের অন্যান্য কোষের উপর ফিল হ্যান্ডেলটি টেনে এনে শনাক্তকারী কলামের অন্য সব কক্ষে অনুলিপি করতে পারেন যেখানে আপনি সূত্রটি অনুলিপি করতে চান। যখন আপনি আপনার মাউস বোতামটি ছেড়ে দেবেন, আপনি যে কোষটি টেনে নিয়েছেন সেগুলি সূত্রের সাথে পপুলেটেড হবে, একই সারির উপযুক্ত কোষে কোষের রেফারেন্স সমন্বয় করা হবে।
ধাপ data. যেখানে সম্ভব ডাটার মান নির্ধারণ করুন।
যদিও মন চিনতে পারে যে "ইনকর্পোরেটেড" এবং "ইনকর্পোরেটেড" মানে একই জিনিস, এক্সেল তা না করে যদি না আপনি এটি একটি শব্দ বা অন্যটি পুনরায় ফরম্যাট করেন। অনুরূপভাবে, আপনি $ 11, 950 এবং $ 11, 999.95 এর মত মানকে মিলের জন্য যথেষ্ট কাছাকাছি হিসাবে বিবেচনা করতে পারেন, কিন্তু আপনি এটি না বললে এক্সেল হবে না।
- আপনি কিছু সংক্ষিপ্তসার মোকাবেলা করতে পারেন, যেমন "কোম্পানি" এর জন্য "Co" এবং "Inc" এর জন্য "Incorporated" লেফট স্ট্রিং ফাংশন ব্যবহার করে অতিরিক্ত অক্ষর কেটে ফেলতে পারেন। একটি ডেটা এন্ট্রি স্টাইল গাইড প্রতিষ্ঠার মাধ্যমে মোকাবিলা করা হয়েছে এবং তারপর অনুপযুক্ত ফরম্যাটগুলি দেখতে এবং সংশোধন করার জন্য একটি প্রোগ্রাম লিখেছেন।
- সংখ্যার স্ট্রিংগুলির জন্য, যেমন জিপ কোড যেখানে কিছু এন্ট্রিতে জিপ +4 প্রত্যয় অন্তর্ভুক্ত থাকে এবং অন্যরা না থাকে, আপনি কেবলমাত্র প্রাথমিক জিপ কোডগুলি সনাক্ত করতে এবং মেলাতে LEFT স্ট্রিং ফাংশনটি ব্যবহার করতে পারেন। এক্সেলের কাছাকাছি কিন্তু একই নয় এমন সংখ্যাসূচক মানগুলি সনাক্ত করতে, আপনি রাউন্ড ফাংশন ব্যবহার করে একই সংখ্যার কাছাকাছি মানগুলি রাউন্ড করতে পারেন এবং তাদের সাথে মেলে।
- TRIM ফাংশন ব্যবহার করে অতিরিক্ত স্পেস, যেমন একটি শব্দের মধ্যে দুটি স্পেস টাইপ করা যায়।
ধাপ 4. তুলনা সূত্রের জন্য কলাম তৈরি করুন।
তালিকা শনাক্তকারীদের জন্য যেমন আপনাকে কলাম তৈরি করতে হয়েছিল, তেমনি আপনাকে সেই সূত্রের জন্য কলাম তৈরি করতে হবে যা আপনার সাথে তুলনা করে। প্রতিটি তালিকার জন্য আপনার একটি কলাম লাগবে।
আপনি এই কলামগুলিকে "অনুপস্থিত?"
ধাপ 5. প্রতিটি ঘরে তুলনা সূত্র লিখুন।
তুলনা সূত্রের জন্য, আপনি অন্য এক্সেল ফাংশন, আইএসএনএ -এর ভিতরে থাকা MATCH ফাংশনটি ব্যবহার করবেন।
- সূত্রটি "= ISNA (MATCH (G3, $ L $ 3: $ L $ 14, FALSE))" রূপ নেয়, যেখানে প্রথম তালিকার শনাক্তকারী কলামের একটি কোষকে দ্বিতীয় তালিকার প্রতিটি শনাক্তকারীর সাথে তুলনা করা হয় দেখুন এটি তাদের একটির সাথে মেলে কিনা। যদি এটি মেলে না, একটি রেকর্ড অনুপস্থিত, এবং সেই শব্দটিতে "TRUE" শব্দটি প্রদর্শিত হবে। যদি এটি মিলে যায়, রেকর্ডটি উপস্থিত রয়েছে এবং "মিথ্যা" শব্দটি প্রদর্শিত হবে। (সূত্র প্রবেশ করার সময়, ঘের উদ্ধৃতি অন্তর্ভুক্ত করবেন না।)
- আপনি কলামের অবশিষ্ট কোষে সূত্রটি অনুলিপি করতে পারেন যেভাবে আপনি সেল শনাক্তকারী সূত্রটি অনুলিপি করেছিলেন। এই ক্ষেত্রে, শনাক্তকারী ঘরের জন্য শুধুমাত্র কোষের রেফারেন্স পরিবর্তিত হয়, কারণ দ্বিতীয় সেল শনাক্তকারীর তালিকায় প্রথম এবং শেষ কোষের সারি এবং কলামের রেফারেন্সের সামনে ডলারের চিহ্ন রাখা তাদের নিখুঁত রেফারেন্স করে তোলে।
- আপনি প্রথম তালিকার তুলনা সূত্রটি দ্বিতীয় তালিকার জন্য কলামের প্রথম কক্ষে অনুলিপি করতে পারেন। এরপরে আপনাকে সেল রেফারেন্সগুলি সম্পাদনা করতে হবে যাতে "G3" দ্বিতীয় তালিকার প্রথম শনাক্তকারী ঘরের রেফারেন্সের সাথে প্রতিস্থাপিত হয় এবং "$ L $ 3: $ L $ 14" এর প্রথম এবং শেষ শনাক্তকারী সেল দিয়ে প্রতিস্থাপিত হয় দ্বিতীয় তালিকা। (ডলারের চিহ্ন এবং কোলনকে একাই ছেড়ে দিন।) তারপর আপনি এই সম্পাদিত সূত্রটি দ্বিতীয় তালিকার তুলনা সারিতে অবশিষ্ট কোষে অনুলিপি করতে পারেন।
ধাপ necessary। প্রয়োজনে নন-ম্যাচিং মানগুলি আরও সহজে দেখতে তালিকাগুলি সাজান।
যদি আপনার তালিকাগুলি বড় হয়, তাহলে সবগুলি মিল না থাকা মানগুলিকে একত্রিত করার জন্য আপনাকে সেগুলি সাজানোর প্রয়োজন হতে পারে। নিচের সাবস্টেপের নির্দেশাবলী পুনalগণনার ত্রুটিগুলি এড়াতে সূত্রগুলিকে মানগুলিতে রূপান্তর করবে এবং যদি আপনার তালিকাগুলি বড় হয় তবে দীর্ঘ পুনর্নিরীক্ষণের সময় এড়াবে।
- আপনার মাউসকে একটি তালিকার সমস্ত কক্ষের উপরে টেনে আনুন।
- Excel 2003 এ Edit মেনু থেকে অথবা Excel 2007 বা 2010 এর হোম রিবনের ক্লিপবোর্ড গ্রুপ থেকে কপি নির্বাচন করুন।
- এক্সেল 2003 এ সম্পাদনা মেনু থেকে বা এক্সেল 2007 বা 2010 এর হোম রিবনের ক্লিপবোর্ড গ্রুপের পেস্ট ড্রপডাউন বোতাম থেকে পেস্ট স্পেশাল নির্বাচন করুন।
- পেস্ট স্পেশাল ডায়ালগ বক্সে Paste As তালিকা থেকে "মান" নির্বাচন করুন। ডায়ালগ বন্ধ করতে ঠিক আছে ক্লিক করুন।
- এক্সেল 2003 -এ ডাটা মেনু থেকে বাছাই করুন বা এক্সেল 2007 বা 2010 -এ ডাটা রিবনের সাজান এবং ফিল্টার গ্রুপ নির্বাচন করুন।
- বাছাই করুন ডায়ালগে "আমার ডেটা পরিসীমা আছে" তালিকা থেকে "হেডার সারি" নির্বাচন করুন, "অনুপস্থিত?" (অথবা আপনি যে নামটি আসলে তুলনা কলাম হেডার দিয়েছেন) এবং ঠিক আছে ক্লিক করুন।
- অন্যান্য তালিকার জন্য এই পদক্ষেপগুলি পুনরাবৃত্তি করুন।
ধাপ 7. অ-মেলা আইটেমগুলিকে চাক্ষুষভাবে তুলনা করুন কেন তারা মেলে না।
পূর্বে উল্লিখিত হিসাবে, এক্সেলটি সঠিক ডেটা ম্যাচগুলি সন্ধান করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে যদি না আপনি এটি আনুমানিক তথ্য খুঁজতে সেট আপ করেন। আপনার অ-মিলটি অক্ষর বা সংখ্যার দুর্ঘটনাক্রমে স্থানান্তরের মতো সহজ হতে পারে। এটি এমন কিছু হতে পারে যার জন্য স্বাধীন যাচাইকরণের প্রয়োজন হয়, যেমন তালিকাভুক্ত সম্পদগুলি প্রথমে রিপোর্ট করা প্রয়োজন কিনা তা পরীক্ষা করা।
2 এর পদ্ধতি 2: COUNTIF সহ শর্তাধীন বিন্যাস
ধাপ 1. একটি একক কার্যপত্রে ডেটা তালিকা কপি করুন।
ধাপ 2. আপনি কোন তালিকায় মিল বা অসামঞ্জস্যপূর্ণ রেকর্ড হাইলাইট করতে চান তা স্থির করুন।
আপনি যদি শুধুমাত্র একটি তালিকায় রেকর্ড হাইলাইট করতে চান, আপনি সম্ভবত সেই তালিকার অনন্য রেকর্ডগুলি হাইলাইট করতে চাইবেন; অর্থাৎ, যে রেকর্ডগুলি অন্য তালিকার রেকর্ডের সাথে মেলে না। যদি আপনি উভয় তালিকায় রেকর্ড হাইলাইট করতে চান, তাহলে আপনি এমন রেকর্ডগুলি হাইলাইট করতে চান যা একে অপরের সাথে মেলে। এই উদাহরণের উদ্দেশ্যে, আমরা ধরে নেব প্রথম তালিকাটি G14 থেকে G14 এবং দ্বিতীয় তালিকা L3 থেকে L14 পর্যন্ত কোষ গ্রহণ করে।
ধাপ the। তালিকায় থাকা আইটেমগুলো নির্বাচন করুন যেগুলোতে আপনি অনন্য বা মিলে যাওয়া আইটেম হাইলাইট করতে চান।
যদি আপনি উভয় তালিকায় মিলে যাওয়া আইটেমগুলিকে হাইলাইট করতে চান, তাহলে আপনাকে একবারে একটি তালিকা নির্বাচন করতে হবে এবং প্রতিটি তালিকায় তুলনা সূত্র (পরবর্তী ধাপে বর্ণিত) প্রয়োগ করতে হবে।
পদক্ষেপ 4. উপযুক্ত তুলনা সূত্র প্রয়োগ করুন।
এটি করার জন্য, আপনাকে আপনার এক্সেলের সংস্করণে শর্তাধীন বিন্যাস ডায়ালগ অ্যাক্সেস করতে হবে। এক্সেল 2003 -এ, আপনি ফরম্যাট মেনু থেকে শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস নির্বাচন করে এটি করেন, যখন এক্সেল 2007 এবং 2010 -এ, আপনি হোম রিবনের শৈলী গোষ্ঠীতে শর্তাধীন বিন্যাস বোতামটি ক্লিক করুন। "ফর্মুলা" হিসাবে নিয়ম টাইপ নির্বাচন করুন এবং নিয়ম বর্ণনা সম্পাদনা ক্ষেত্রে আপনার সূত্র লিখুন।
- যদি আপনি প্রথম তালিকার অনন্য রেকর্ডগুলি হাইলাইট করতে চান, তাহলে সূত্রটি হবে "= COUNTIF ($ L $ 3: $ L $ 14, G3 = 0)", দ্বিতীয় তালিকার কোষের পরিসরের সাথে পরম মান এবং রেফারেন্স আপেক্ষিক মান হিসাবে প্রথম তালিকার প্রথম ঘরে। (ঘনিষ্ঠ উদ্ধৃতি লিখবেন না।)
- যদি আপনি দ্বিতীয় তালিকার অনন্য রেকর্ডগুলি হাইলাইট করতে চান, তাহলে সূত্রটি হবে "= COUNTIF ($ G $ 3: $ G $ 14, L3 = 0)", প্রথম তালিকার কোষের পরিধির সাথে পরম মান এবং রেফারেন্স আপেক্ষিক মান হিসাবে দ্বিতীয় তালিকার প্রথম ঘরে। (ঘনিষ্ঠ উদ্ধৃতি লিখবেন না।)
- আপনি যদি অন্য তালিকায় পাওয়া প্রতিটি তালিকার রেকর্ডগুলি হাইলাইট করতে চান, তাহলে আপনার দুটি সূত্র প্রয়োজন হবে, একটি প্রথম তালিকার জন্য এবং দ্বিতীয়টির জন্য একটি। প্রথম তালিকার সূত্র হল "= COUNTIF ($ L $ 3: $ L $ 14, G3> 0)", যখন দ্বিতীয় তালিকার সূত্র হল COUNTIF ($ G $ 3: $ G $ 14, L3> 0) "। পূর্বে উল্লেখ করা হয়েছে, আপনি তার সূত্র প্রয়োগ করার জন্য প্রথম তালিকা নির্বাচন করুন এবং তার সূত্র প্রয়োগ করার জন্য দ্বিতীয় তালিকা নির্বাচন করুন।
- পতাকাযুক্ত রেকর্ডগুলি হাইলাইট করতে আপনি যে কোনও ফর্ম্যাটিং প্রয়োগ করুন। ডায়ালগ বন্ধ করতে ঠিক আছে ক্লিক করুন।
ভিডিও - এই পরিষেবাটি ব্যবহার করে, কিছু তথ্য ইউটিউবের সাথে শেয়ার করা যেতে পারে।
পরামর্শ
- COUNTIF শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস পদ্ধতির সাথে একটি সেল রেফারেন্স ব্যবহার করার পরিবর্তে, আপনি অনুসন্ধান করার জন্য একটি মান লিখতে পারেন এবং সেই মানের উদাহরণগুলির জন্য এক বা একাধিক তালিকা চিহ্নিত করতে পারেন।
- তুলনা ফর্মগুলি সহজ করার জন্য, আপনি আপনার তালিকার জন্য নাম তৈরি করতে পারেন, যেমন "List1" এবং "List2।" তারপরে, সূত্রগুলি লেখার সময়, এই তালিকাগুলির নামগুলি উপরের উদাহরণগুলিতে ব্যবহৃত পরম কোষের রেঞ্জের বিকল্প হতে পারে।
