মাইক্রোসফট আউটলুকের আউট অফ অফিস অ্যাসিস্ট্যান্ট আপনাকে একটি স্বয়ংক্রিয় উত্তর সেট আপ করার অনুমতি দেয় যা আপনাকে অনুপলব্ধ বা অফিসের বাইরে থাকলে আপনাকে ইমেল পাঠানো হয়। আউট অফ অফিস বৈশিষ্ট্যটি শুধুমাত্র মাইক্রোসফট এক্সচেঞ্জ অ্যাকাউন্ট ব্যবহারকারীদের জন্য উপলব্ধ; যাইহোক, নন-এক্সচেঞ্জ অ্যাকাউন্ট সহ হোম ব্যবহারকারীরা অফিসের বাইরে একটি টেমপ্লেট তৈরি করতে পারে এবং আউটলুক স্বয়ংক্রিয়ভাবে উত্তর পাঠানোর নিয়ম তৈরি করতে পারে। আপনার কোন অ্যাকাউন্টটি সম্পর্কে আপনি অনিশ্চিত থাকলে, জেনে রাখুন যে এক্সচেঞ্জ অ্যাকাউন্টগুলি সাধারণত ব্যবসা বা স্কুল অ্যাকাউন্ট। এক্সচেঞ্জ এবং নন-এক্সচেঞ্জ একাউন্ট উভয়ের সাহায্যে আউটলুকের বাইরে অফিসের প্রতিক্রিয়া কিভাবে সেট করবেন তা এই উইকিহাউ আপনাকে দেখাবে।
ধাপ
পদ্ধতি 4 এর 1: আউটলুক 2019-2010 এবং অফিস 365 এর জন্য আউটলুক ব্যবহার করা
ধাপ 1. আপনার ব্যক্তিগত কম্পিউটারে মাইক্রোসফট আউটলুক চালু করুন।
আপনি স্টার্ট মেনুতে এই অ্যাপ্লিকেশনটি পাবেন।
ধাপ 2. ফাইল ট্যাবে তথ্য ক্লিক করুন।
হোম, সেন্ড/রিসিভ, ফোল্ডার, ভিউ এবং গ্রুপ সহ আপনি আপনার ইনবক্সের উপরে ফিতাটিতে এটি দেখতে পাবেন।
পদক্ষেপ 3. স্বয়ংক্রিয় উত্তর (অফিসের বাইরে) ক্লিক করুন।
এটি স্বয়ংক্রিয় উত্তর ডায়ালগ বক্স খুলবে।
যদি এই বিকল্পটি উপলব্ধ না হয়, তাহলে আপনি একটি নন-এক্সচেঞ্জ অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করতে পারেন। অ-বিনিময় অ্যাকাউন্টগুলির জন্য স্বয়ংক্রিয় উত্তরগুলি সক্ষম করতে এই নিবন্ধের পদ্ধতিটি অনুসরণ করুন।
ধাপ 4. "স্বয়ংক্রিয় উত্তর পাঠান" এর পাশের বাক্সটি নির্বাচন করতে ক্লিক করুন।
” যখন আপনি বাক্সটি ক্লিক করেন, এটি একটি চেকমার্ক দিয়ে পূরণ করবে যাতে এটি সক্ষম হয়েছে তা নির্দেশ করে।
আপনি যদি একটি সময় নির্দিষ্ট করতে চান, "এই সময়সীমার মধ্যে শুধুমাত্র পাঠান" এর পাশের বাক্সটি নির্বাচন করতে ক্লিক করুন, তারপর একটি শুরুর সময় এবং শেষ সময় নির্বাচন করুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি দুই সপ্তাহের জন্য ছুটিতে যাওয়ার পরিকল্পনা করেন, তাহলে আপনি যে তারিখের সময়টি ছুটিতে থাকবেন তা নির্বাচন করুন যাতে আপনি যখন বাইরে থাকবেন তখন স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া কেবল সক্রিয় থাকবে।
ধাপ 5. আমার প্রতিষ্ঠানের ভিতরের ট্যাবে ক্লিক করুন।
আপনি এটি বড়, ফাঁকা পাঠ্য বাক্সের উপরে দেখতে পাবেন।
ধাপ 6. আপনার অফিস বা কোম্পানি থেকে আপনাকে ইমেল করা লোকদের কাছে পাঠানো স্বয়ংক্রিয় উত্তরটি টাইপ করুন।
ধাপ 7. আমার সংগঠনের বাইরে ট্যাবে ক্লিক করুন।
আপনি এটি বড়, ফাঁকা পাঠ্য বাক্সের উপরে দেখতে পাবেন।
ধাপ 8. স্বয়ংক্রিয় উত্তর টাইপ করুন যারা আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরে থেকে আপনাকে ইমেল পাঠায়।
ফন্ট টাইপ এবং ফন্ট সাইজের জন্য ড্রপ-ডাউন রয়েছে এবং আপনার বার্তার পাঠ্য ফরম্যাট করার জন্য বোতাম রয়েছে।
ধাপ 9. ঠিক আছে ক্লিক করুন।
আপনি অফিসের বাইরে থাকাকালীন যারা আপনাকে ইমেল করবেন তারা আপনার তৈরি করা স্বয়ংক্রিয় উত্তর পাবেন। যদি আপনি একটি সময়সীমা নির্বাচন না করেন, আপনি বৈশিষ্ট্যটি বন্ধ না করা পর্যন্ত স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া পাঠানো হবে।
4 এর পদ্ধতি 2: আউটলুক 2007 ব্যবহার করে
ধাপ 1. আপনার ব্যক্তিগত কম্পিউটারে মাইক্রোসফট আউটলুক চালু করুন।
আপনি এটি স্টার্ট মেনুতে পাবেন।
ধাপ 2. সরঞ্জাম ট্যাবে অফিস সহায়কের বাইরে ক্লিক করুন।
আপনি প্রোগ্রাম উইন্ডোর উপরের বাম দিকে মেনুতে টুলস ট্যাবটি পাবেন। আউট অফ অফিস সহকারী ডায়লগ বক্স খুলবে।
যদি এই বিকল্পটি উপলব্ধ না হয়, তাহলে আপনি একটি নন-এক্সচেঞ্জ অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করতে পারেন। অ-বিনিময় অ্যাকাউন্টগুলির জন্য স্বয়ংক্রিয় উত্তরগুলি সক্ষম করতে এই নিবন্ধের পদ্ধতিটি অনুসরণ করুন।
ধাপ “" অফিসের বাইরে পাঠান স্বয়ংক্রিয় উত্তর "এর পাশে বৃত্তটি নির্বাচন করতে ক্লিক করুন
”
আপনি যদি একটি সময় নির্দিষ্ট করতে চান, "এই সময়সীমার মধ্যে শুধুমাত্র পাঠান" এর পাশের বাক্সটি নির্বাচন করতে ক্লিক করুন, তারপর একটি শুরুর সময় এবং শেষ সময় নির্বাচন করুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি দুই সপ্তাহের জন্য ছুটিতে যাওয়ার পরিকল্পনা করেন, তাহলে যে তারিখের সময় আপনি ছুটিতে থাকবেন তা নির্বাচন করুন যাতে আপনি যখন বাইরে থাকবেন তখন স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া কেবল সক্রিয় থাকবে।
ধাপ 4. ইনসাইড মাই অর্গানাইজেশন ট্যাবে ক্লিক করুন।
আপনি এটি বড়, ফাঁকা পাঠ্য বাক্সের উপরে দেখতে পাবেন।
ধাপ 5. আপনার অফিস বা কোম্পানি থেকে আপনাকে ইমেল করা লোকদের কাছে পাঠানো স্বয়ংক্রিয় উত্তর টাইপ করুন।
পদক্ষেপ 6. আমার সংগঠনের বাইরে ট্যাবে ক্লিক করুন।
আপনি এটি বড়, ফাঁকা পাঠ্য বাক্সের উপরে দেখতে পাবেন।
ধাপ 7. স্বয়ংক্রিয় উত্তরটি টাইপ করুন যারা আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরে থেকে আপনাকে ইমেল পাঠায়।
ফন্ট টাইপ এবং ফন্ট সাইজের জন্য ড্রপ-ডাউন রয়েছে এবং আপনার বার্তার টেক্সট ফরম্যাট করার জন্য বোতাম রয়েছে।
ধাপ 8. ঠিক আছে ক্লিক করুন।
আপনি অফিসের বাইরে থাকাকালীন যারা আপনাকে ইমেল করবেন তারা আপনার তৈরি করা স্বয়ংক্রিয় উত্তর পাবেন। আপনি যদি একটি সময়সীমা নির্বাচন না করেন, আপনি বৈশিষ্ট্যটি বন্ধ না করা পর্যন্ত স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া পাঠানো হবে।
4 এর মধ্যে পদ্ধতি 3: আউটলুক 2003 ব্যবহার করে
ধাপ 1. আপনার ব্যক্তিগত কম্পিউটারে মাইক্রোসফট আউটলুক চালু করুন।
আপনি স্টার্ট মেনুতে এই প্রোগ্রামটি পাবেন।
ধাপ 2. সরঞ্জাম ট্যাবে অফিস সহায়কের বাইরে ক্লিক করুন।
আপনি প্রোগ্রাম উইন্ডোর উপরের বাম দিকে মেনুতে টুলস ট্যাব পাবেন। আউট অফ অফিস সহকারী ডায়লগ বক্স খুলবে।
যদি এই বিকল্পটি উপলভ্য না হয়, তাহলে আপনি একটি নন-এক্সচেঞ্জ অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করতে পারেন। অ-বিনিময় অ্যাকাউন্টগুলির জন্য স্বয়ংক্রিয় উত্তরগুলি সক্ষম করতে এই নিবন্ধের পদ্ধতিটি অনুসরণ করুন।
ধাপ 3. “আমি বর্তমানে অফিসের বাইরে আছি” এর পাশে বৃত্ত নির্বাচন করতে ক্লিক করুন।
”
ধাপ 4. পাঠ্য বাক্সে একটি বার্তা টাইপ করুন।
যে ব্যক্তিরা আপনাকে ইমেইল করবেন তারা আপনার উত্তরটি অফিসে ফিরে না আসা পর্যন্ত মাত্র একবার পাবেন।
ধাপ 5. ঠিক আছে ক্লিক করুন।
যে সকল দল আপনাকে ইমেইল করবে তারা আপনার অফিসের বাইরে অনির্দিষ্টকালের জন্য উত্তর পাবে, অথবা আপনি "আমি বর্তমানে অফিসে আছি" নির্বাচন না করা পর্যন্ত।
4 এর পদ্ধতি 4: নন-এক্সচেঞ্জ অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করা
ধাপ 1. আপনার ব্যক্তিগত কম্পিউটারে মাইক্রোসফট আউটলুক চালু করুন।
আপনি এটি স্টার্ট মেনুতে পাবেন।
পদক্ষেপ 2. হোম ট্যাবে নতুন ইমেল ক্লিক করুন।
আপনি ফাইল, প্রেরণ/গ্রহণ, ফোল্ডার, দেখুন এবং গোষ্ঠী সহ আপনার ইনবক্সের উপরে ফিতাটিতে ট্যাবটি দেখতে পাবেন। একটি খালি ইমেইল খুলবে।
পদক্ষেপ 3. অফিসের বাইরে টেমপ্লেট ইমেল সম্পাদনা করুন।
To… এবং CC… লাইন ফাঁকা রাখুন।
- ইমেলের জন্য একটি বিষয় টাইপ করুন, যেমন "অফিসের বাইরে" যাতে লোকেরা জানতে পারে যে তারা আপনার কাছ থেকে একটি স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া পাচ্ছে।
- ইমেল বার্তার মূল অংশে যারা আপনাকে ইমেল করে তাদের কাছে স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠানো উত্তরটি টাইপ করুন। এই বার্তাটি আপনার "অফিসের বাইরে" টেমপ্লেট হিসাবে ব্যবহার করা হবে।
ধাপ 4. ফাইল ট্যাবে ক্লিক করুন এবং সংরক্ষণ করুন ক্লিক করুন।
এটি "সংরক্ষণ করুন" ডায়ালগ বক্স খুলবে।
ধাপ ৫. "টাইপ হিসাবে সংরক্ষণ করুন" ড্রপডাউন মেনু থেকে আউটলুক টেমপ্লেটে ক্লিক করুন।
পদক্ষেপ 6. বার্তা টেমপ্লেটের জন্য একটি নাম টাইপ করুন, তারপর সংরক্ষণ করুন ক্লিক করুন।
এই টেমপ্লেটটি এখনই ব্যবহার করা যেতে পারে যখনই আপনি আপনার ব্যক্তিগত আউটলুক অ্যাকাউন্টে ইমেলের মাধ্যমে উপলব্ধ নন।
ধাপ 7. ফাইল ট্যাবে ক্লিক করুন এবং নিয়ম এবং সতর্কতা পরিচালনা করুন ক্লিক করুন।
আপনার টেমপ্লেটটি ব্যবহারকারীদের কাছে স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রেরণ করার জন্য, আপনাকে অবশ্যই একটি নিয়ম তৈরি করতে হবে যা এই টেমপ্লেট ব্যবহার করে ইমেলগুলির স্বয়ংক্রিয়ভাবে উত্তর দেওয়ার নির্দেশ দেয়।
ধাপ 8. নতুন নিয়ম ক্লিক করুন।
আপনি ইমেইল রুলস ট্যাবের অধীনে এটি দেখতে পাবেন। একটি রুল উইজার্ড ডায়ালগ বক্স আপনাকে একটি নিয়ম তৈরির মাধ্যমে চলতে দেখাবে।
ধাপ 9. "আমি যে বার্তাগুলি পাই তার উপর নিয়ম প্রয়োগ করুন" নির্বাচন করতে ক্লিক করুন।
” আপনি এটি "একটি ফাঁকা নিয়ম থেকে শুরু করুন" শিরোনামের অধীনে দেখতে পাবেন।
ক্লিক পরবর্তী দুবার নিয়ম তৈরি করতে এগিয়ে যান। আপনি ক্লিক করবেন পরবর্তী বিকল্প সহ একটি পৃষ্ঠায়, কিন্তু আপনি আপনার নিয়ম কাজ করার জন্য ধাপ 1 এবং 2 এর জন্য বাক্সগুলি ফাঁকা রাখতে চান।
ধাপ 10. “একটি নির্দিষ্ট টেমপ্লেট ব্যবহার করে উত্তর দিন” এর পাশের বাক্সে ক্লিক করুন।
” আপনি এটি শিরোনামের নীচে দেখতে পাবেন "আপনি বার্তাটি দিয়ে কী করতে চান?"
ধাপ 11. ধাপ 2 এ "একটি নির্দিষ্ট টেমপ্লেট" লিঙ্কে ক্লিক করুন।
একটি বক্স আসবে।
ধাপ 12. "লুক ইন" ড্রপডাউন মেনু থেকে "ফাইল সিস্টেমে ব্যবহারকারী টেমপ্লেট" নির্বাচন করুন।
আপনার অফিসের বাইরে স্বয়ংক্রিয় উত্তর হিসাবে ব্যবহার করার জন্য আপনার তৈরি করা টেমপ্লেটটি নির্বাচন করতে ডাবল ক্লিক করুন।
ধাপ 13. পরবর্তী ক্লিক করুন।
আপনি রুলস উইজার্ডের শেষ ধাপে পরিচালিত হয়েছেন যেখানে আপনি আপনার নিয়মের নাম দিতে পারেন, ব্যতিক্রম সেট করতে পারেন এবং পর্যালোচনা করতে পারেন।
আপনার তৈরি করা স্বয়ংক্রিয় উত্তর নিয়মের জন্য একটি নাম লিখুন।
ধাপ 14. শেষ করুন ক্লিক করুন।
যে সকল ব্যবহারকারী আপনাকে ইমেইল করবেন তারা এখন টেমপ্লেট ব্যবহার করে আপনার তৈরি করা স্বয়ংক্রিয় উত্তর পাবেন।
