আপনি মাইক্রোসফ্ট আউটলুক -এ ইমেইলের মাধ্যমে ইভেন্টে আমন্ত্রণ জানিয়ে সরঞ্জাম, কক্ষ এবং পরিষেবাগুলি নির্ধারিত এবং বুক করার জন্য রিসোর্স অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করতে পারেন। রিসোর্স অ্যাকাউন্টগুলি কর্মক্ষেত্রে রিজার্ভিং সরঞ্জামগুলিকে একটি সহজ এবং সংগঠিত প্রক্রিয়া করে তোলে। যদি একটি নির্দিষ্ট সম্পদ একটি নির্দিষ্ট সময়ের জন্য ইতিমধ্যেই বুক করা থাকে, তফসিল অনুরোধগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে গ্রহণ বা প্রত্যাখ্যান করার জন্য অ্যাকাউন্টটি সেট আপ করা যেতে পারে। মাইক্রোসফ্ট আউটলুকের মধ্যে কীভাবে রিসোর্স অ্যাকাউন্ট তৈরি করা যায় সে সম্পর্কে কিছু পদক্ষেপ এখানে দেওয়া হল।
ধাপ
পদ্ধতি 1 এর 3: সম্পদের জন্য একটি ইমেল অ্যাকাউন্ট তৈরি করুন। আপনার রিসোর্সকে একটি ইমেইল অ্যাকাউন্ট এবং সম্পদের একটি বর্ণনামূলক নাম দিন; যেমন "টেলিভিশন" বা "উত্তর সম্মেলন কক্ষ।"
3 এর মধ্যে পদ্ধতি 2: মাইক্রোসফ্ট আউটলুক 97 এ একটি রিসোর্স অ্যাকাউন্ট তৈরি করুন
ধাপ 1. "সরঞ্জাম" মেনু থেকে, "বিকল্পগুলি" -এ ক্লিক করুন।
ধাপ 2. "ইমেইল" ট্যাবে ক্লিক করুন।
"মেইলের স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়াকরণের জন্য সেটিংস" এর অধীনে "প্রক্রিয়াকরণের অনুরোধ এবং আগমনের প্রতিক্রিয়া" নির্বাচন করুন, তারপর "ঠিক আছে" ক্লিক করুন।
ধাপ 3. "ক্যালেন্ডার" ট্যাবে "উন্নত সময়সূচী" এ ক্লিক করুন।
- "মিটিং অনুরোধের প্রক্রিয়াকরণ" নামক বিভাগে আপনার পছন্দসই বিকল্পগুলি নির্বাচন করুন।
- ডায়ালগ বক্স বন্ধ করে "ওকে" ক্লিক করুন।
ধাপ 4. "প্রতিনিধি" ট্যাবে ক্লিক করুন।
"যোগ করুন" ক্লিক করুন এবং প্রতিনিধি অ্যাকাউন্টের নাম টাইপ করুন।
- "প্রতিনিধি অনুমতি" বাক্সে, "ক্যালেন্ডার তালিকার সম্পাদক" ক্লিক করুন এবং "প্রতিনিধি আমাকে পাঠানো বৈঠক-সংক্রান্ত বার্তাগুলির কপি গ্রহণ করে" নির্বাচন করুন, তারপর "ঠিক আছে" ক্লিক করুন।
- "শুধুমাত্র আমার প্রতিনিধিদের কাছে মিটিংয়ের অনুরোধ এবং প্রতিক্রিয়া পাঠান, আমার কাছে নয়" ক্লিক করুন তারপর "ওকে" ক্লিক করুন।
3 এর পদ্ধতি 3: মাইক্রোসফ্ট আউটলুক 98 এবং 2010 এ একটি রিসোর্স অ্যাকাউন্ট তৈরি করুন।
ধাপ 1. "সরঞ্জাম" মেনুতে যান।
"বিকল্পগুলি" এ ক্লিক করুন।
ধাপ 2. "ক্যালেন্ডার বিকল্পগুলি" -এ ক্লিক করুন, তারপর "রিসোর্স শিডিউলিং" -এ ক্লিক করুন।
- "মিটিং অনুরোধের প্রক্রিয়াকরণ" বিভাগে আপনার পছন্দসই বিকল্পগুলি নির্বাচন করুন, তারপরে "ওকে" ক্লিক করুন।
- ক্যালেন্ডার বিভাগের শুরুতে "ডিফল্ট রিমাইন্ডার" এর পাশের চেক-চিহ্নটি সরান।
ধাপ 3. "প্রতিনিধি" ট্যাবে যান।
"যোগ করুন" ক্লিক করুন এবং প্রতিনিধি অ্যাকাউন্টের নাম টাইপ করুন।
- প্রতিনিধি অনুমতি বাক্সে, "ক্যালেন্ডার তালিকার সম্পাদক" ক্লিক করুন এবং "প্রতিনিধি আমাকে পাঠানো সভা-সংক্রান্ত বার্তাগুলির কপি গ্রহণ করে" নির্বাচন করুন, তারপর "ঠিক আছে" ক্লিক করুন।
- নির্বাচন করতে ক্লিক করুন, "শুধুমাত্র আমার প্রতিনিধিদের কাছে মিটিংয়ের অনুরোধ এবং প্রতিক্রিয়া পাঠান, আমার কাছে নয়" তারপর "ওকে" ক্লিক করুন।
পরামর্শ
- রিসোর্স তৈরির পরে, আপনার মাইক্রোসফট এক্সচেঞ্জ সার্ভারের প্রসেসিং স্পিডের উপর নির্ভর করে আপডেট হতে কয়েক মিনিট সময় লাগতে পারে। প্রক্রিয়াকরণের অনুমতি দেওয়ার জন্য, আপনার স্থানীয় কম্পিউটারকে কমপক্ষে 30 সেকেন্ডের জন্য নিষ্ক্রিয় থাকতে দিন।
- আউটলুক -এ একটি নতুন রিসোর্স তৈরি করার আগে, আপনাকে অবশ্যই প্রতিনিধিদের জন্য একটি ইমেইল অ্যাকাউন্ট সেট আপ করতে হবে। আপনি একটি বিদ্যমান ইমেইল অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করতে পারেন অথবা প্রতিনিধিদের জন্য একটি ডেডিকেটেড অ্যাকাউন্ট সেট আপ করতে পারেন।
- আপনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে মিটিং অনুরোধের প্রতিক্রিয়া জানাতে রিসোর্স অ্যাকাউন্ট কনফিগার করতে পারেন। এটি "উন্নত সময়সূচী" এর অধীনে "ক্যালেন্ডার" ট্যাবে করা যেতে পারে।
- একাধিক রিসোর্সের হ্যান্ডলিং সহজ করার জন্য, আপনি একটি ডেডিকেটেড কম্পিউটার সেট আপ করতে পারেন যা মাইক্রোসফ্ট আউটলুকের প্রতিনিধি অ্যাকাউন্টে লগ ইন করা আছে। এই ভাবে, আপনি সহজেই একসাথে বিভিন্ন সংস্থার বুকিং পরিচালনা করতে পারেন।
