আপনার যদি পর্যাপ্ত সুরক্ষা ছাড়াই ডেটাবেসে ডেটা প্রবেশ করে একাধিক ব্যক্তি থাকে তবে ডুপ্লিকেট রেকর্ডগুলি উপস্থিত হতে পারে। একাধিক ডাটাবেস একসাথে মার্জ করলেও ডুপ্লিকেট হতে পারে। অ্যাক্সেস আপনার ডাটাবেসে ডুপ্লিকেট খুঁজে পেতে একটি ক্যোয়ারী টুল সরবরাহ করে। তারপর আপনি তাদের অপসারণ বা একত্রিত করতে পারেন, আপনার ডাটাবেস পড়া সহজ এবং আরো কার্যকর করে তোলে।
ধাপ
ধাপ 1. জানুন কোনটি তথ্যকে "সদৃশ" করে তোলে।
ডুপ্লিকেট ডেটার অর্থ এই নয় যে সমস্ত ক্ষেত্র একই রকম। উদাহরণস্বরূপ, যে গ্রাহক ডাটাবেসে দুবার প্রবেশ করেছিলেন তার দুটি ভিন্ন আইডি এবং সম্ভাব্য ভিন্ন বানান থাকতে পারে। অন্যদিকে, যদি নামটি সাধারণ হয় তবে এটি দুটি ভিন্ন গ্রাহক হতে পারে। আপনাকে উপলব্ধ ডেটার তুলনা করতে হবে এবং ডুপ্লিকেট কী এবং না তা নির্ধারণ করতে প্রতিটি ফলাফল সাবধানে পরীক্ষা করতে হবে।
পদক্ষেপ 2. আপনার ডাটাবেসের ব্যাকআপ নিন।
বড় পরিবর্তন করার আগে আপনাকে একটি নতুন ব্যাকআপ তৈরি করার পরামর্শ দেওয়া হচ্ছে। এইভাবে আপনি ডাটাবেস পুনরুদ্ধার করতে পারেন যদি আপনি ভুলভাবে ভুল এন্ট্রি মুছে ফেলেন।
- ফাইল মেনুতে ক্লিক করুন এবং "সংরক্ষণ করুন" বা "সংরক্ষণ করুন এবং প্রকাশ করুন" নির্বাচন করুন।
- উন্নত বিভাগে "ব্যাকআপ ডেটাবেস" ক্লিক করুন। আপনার ডাটাবেসের ব্যাকআপ করার জন্য অনুরোধগুলি অনুসরণ করুন।
ধাপ other. অন্য ব্যবহারকারীদের জানান যে আপনি পরিবর্তন করতে চলেছেন
ডেটা দ্বন্দ্ব এড়ানোর জন্য, নিশ্চিত করুন যে অন্য কোন ব্যবহারকারী ডাটাবেসে ডেটা যুক্ত করবে না। এটি প্রয়োজন হয় না, তবে কিছু ভুল হলে পরে আপনাকে কিছু মাথাব্যথা বাঁচাতে পারে।
পারলে আপনার ডাটাবেসকে এক্সক্লুসিভ মোডে সেট করুন। এটি অন্য ব্যবহারকারীদের দ্বারা কোন পরিবর্তন করা প্রতিরোধ করবে। ফাইল মেনুতে ক্লিক করুন এবং "বিকল্পগুলি" নির্বাচন করুন, তারপরে "ক্লায়েন্ট সেটিংস" নির্বাচন করুন। "ডিফল্ট ওপেন মোড" বিভাগে, "এক্সক্লুসিভ" নির্বাচন করুন। আপনার যদি ডাটাবেস ব্যবহার করে অনেক লোক না থাকে, তবে আপনাকে সাধারণত এই বিষয়ে চিন্তা করার দরকার নেই।
ধাপ 4. প্রশ্ন উইজার্ড খুলুন
ক্যোয়ারী টুল ডুপ্লিকেট কন্টেন্ট ধারণকারী এন্ট্রি খুঁজে পেতে পারে। আপনি যে অ্যাক্সেস ব্যবহার করছেন তার উপর নির্ভর করে উইজার্ড শুরু করার প্রক্রিয়াটি পরিবর্তিত হয়:
- 2013/2010 - "তৈরি করুন" ট্যাবে ক্লিক করুন এবং তারপরে "কোয়েরি উইজার্ড" ক্লিক করুন।
- 2007 - "ertোকান" বা "তৈরি করুন" ট্যাবে ক্লিক করুন এবং "ক্যোয়ারী উইজার্ড" নির্বাচন করুন।
- 2003 - ডাটাবেস উইন্ডো খুলুন এবং "প্রশ্ন" ট্যাব নির্বাচন করুন। "নতুন" বোতামে ক্লিক করুন।
ধাপ 5. "ডুপ্লিকেটস কোয়েরি উইজার্ড খুঁজুন" নির্বাচন করুন।
এই প্রশ্নটি ডুপ্লিকেট এন্ট্রি খুঁজে পেতে ক্ষেত্রগুলির তুলনা করে।
পদক্ষেপ 6. আপনি যে টেবিলটি অনুসন্ধান করতে চান তা চয়ন করুন।
আপনার ডাটাবেসের সমস্ত টেবিল তালিকাভুক্ত করা হবে। আপনি যে টেবিলটি ডুপ্লিকেট চেক করতে চান তা নির্বাচন করুন।
বেশিরভাগ ডুপ্লিকেট চেকিংয়ের জন্য, আপনি "টেবিল" ভিউ নির্বাচন করতে চান।
ধাপ 7. আপনি মনে করেন যে ক্ষেত্রগুলিতে সদৃশ রয়েছে।
ডুপ্লিকেট ডেটার জন্য আপনি যে সমস্ত ক্ষেত্র তুলনা করতে চান তা নির্বাচন করুন। রায় দেওয়ার জন্য পর্যাপ্ত ক্ষেত্র অন্তর্ভুক্ত করুন। ডুপ্লিকেটগুলি কেবল তখনই ফেরত দেওয়া হয় যদি ক্ষেত্রগুলি চরিত্রের জন্য চরিত্রের সাথে মেলে। আংশিক মিল খুঁজে পেতে আপনি এক্সপ্রেশন ব্যবহার করতে পারেন।
- সাধারণ ক্ষেত্র ব্যবহার করা এড়িয়ে চলুন। এন্ট্রিগুলির তুলনা করার সময় বিশৃঙ্খলা কমাতে তারিখ বা অবস্থানের মতো ক্ষেত্রগুলি ব্যবহার করা এড়িয়ে চলুন।
- রেকর্ডের মধ্যে পার্থক্য করার জন্য পর্যাপ্ত ক্ষেত্র ছাড়া, অথবা খুব সাধারণ ক্ষেত্রগুলির সাথে, আপনি অনেকগুলি সদৃশ ফলাফল পাবেন।
ধাপ 8. দেখার জন্য অতিরিক্ত ক্ষেত্র নির্বাচন করুন।
একটি অতিরিক্ত ক্ষেত্র বা দুটি আপনাকে সিদ্ধান্ত নিতে সাহায্য করতে পারে যে ডেটা আসলে নকল কিনা। উদাহরণস্বরূপ, একটি অর্ডার আইডি ক্ষেত্র আপনাকে একই নাম দুবার পৃথক এন্ট্রি কিনা তা নির্ধারণ করতে সাহায্য করবে। এই পার্থক্য করতে এবং দুর্ঘটনাক্রমে ডেটা ক্ষতি রোধ করতে সাহায্য করার জন্য অন্তত একটি ক্ষেত্র অন্তর্ভুক্ত করুন।
ধাপ 9. প্রশ্ন তৈরি করুন।
আপনাকে প্রশ্নের একটি নাম দিতে অনুরোধ করা হবে। ফলাফল দেখতে "শেষ" ক্লিক করুন।
ধাপ 10. আপনার ফলাফল সাবধানে পর্যালোচনা করুন।
আপনার মানদণ্ডের উপর ভিত্তি করে যে কোনও সম্ভাব্য সদৃশ প্রদর্শিত হবে। প্রতিটি ফলাফলের মধ্য দিয়ে যান এবং এন্ট্রিটি নকল কিনা তা নির্ধারণ করতে আপনার কোম্পানি সম্পর্কে আপনার জ্ঞানটি ব্যবহার করুন। আপনি এটি সরানোর আগে নিশ্চিত করুন যে একটি রেকর্ড একটি সদৃশ।
আপনি যদি সিদ্ধান্ত নিতে না পারেন, তাহলে আপনার সিদ্ধান্ত নিতে সাহায্য করার জন্য একটি অতিরিক্ত ক্ষেত্রের সাথে প্রশ্নটি পুনরায় তৈরি করুন।
ধাপ 11. ডুপ্লিকেট রেকর্ড মুছুন।
বাম কলামে ডান ক্লিক করুন এবং একটি সদৃশ অপসারণ করতে "রেকর্ড মুছুন" নির্বাচন করুন। আপনি একসাথে সব রেকর্ড মুছে ফেলতে একাধিক রেকর্ড নির্বাচন করতে পারেন।
- আপনি ডুপ্লিকেট রেকর্ডগুলির মধ্যে কিছু ডেটা আপনার রেকর্ডে রাখার জন্য মার্জ করতে চাইতে পারেন।
- ডুপ্লিকেট ফলাফলের তালিকায় প্রদর্শিত সমস্ত রেকর্ড মুছে ফেলতে ভুলবেন না, অথবা আপনার আসল রেকর্ড বাকি থাকবে না।
