আপনি একটি দুর্দান্ত ইমেল লিখেছেন, কিন্তু যখন আপনার সমাপ্তি বিবৃতিগুলি লেখার সময় আসে তখন আপনি কী বলবেন তা জানেন না। এটা সম্পূর্ণ স্বাভাবিক। একটি ইমেইল শেষ করার জন্য একটি স্পষ্ট, সংক্ষিপ্ত উপায় খোঁজা হতাশাজনক হতে পারে, কিন্তু এটি অসম্ভব নয়। আপনাকে যা করতে হবে তা হল আপনার পয়েন্টগুলির একটি দ্রুত সারসংক্ষেপ যোগ করা, বন্ধুত্বপূর্ণ বন্ধের প্রস্তাব দেওয়া এবং সঠিক শব্দ বা বাক্যাংশ দিয়ে সাইন অফ করা।
ধাপ
3 এর মধ্যে 1 পদ্ধতি: একটি আনুষ্ঠানিক ইমেইল শেষ করা
ধাপ 1. লেখার জন্য আপনার উদ্দেশ্য পুনরায় নিশ্চিত করুন।
সংক্ষিপ্ত ইমেইল বা কারো প্রশ্নের দ্রুত প্রতিক্রিয়ার জন্য এটি প্রয়োজনীয় নয়। যদি আপনি একটি দীর্ঘ ইমেইল লিখে থাকেন, যদিও, অথবা আপনি যদি একাধিক বিষয় বা উদ্বেগ নিয়ে কাজ করেন, তাহলে আপনার তথ্য বা অনুরোধের সংক্ষিপ্ত বিবরণে একটি সংক্ষিপ্ত সমাপ্ত বাক্য যোগ করুন।
উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি চাকরির জন্য আবেদন করছেন, তাহলে আপনি আপনার শংসাপত্র এবং অভিজ্ঞতা সম্পর্কিত তথ্য অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন। তারপর আপনি আপনার ইমেইলটি সংক্ষিপ্ত করে লিখতে পারেন, "আমার পটভূমি এবং অভিজ্ঞতার উপর ভিত্তি করে, আমি বিশ্বাস করি আমি এই পদের জন্য একজন চমৎকার প্রার্থী হব।"
ধাপ 2. একটি উপসংহার লাইন যোগ করুন।
একটি বাক্যে, কৃতজ্ঞতার প্রকাশ বা যোগাযোগের অনুরোধের সাথে আপনার ইমেলটি শেষ করুন। আপনি যদি অন্য কারও সাথে যোগাযোগ করেন, আপনি লিখতে পারেন, "আপনার সময়ের জন্য আপনাকে ধন্যবাদ," অথবা "আমি আপনার সাথে দেখা করার জন্য উন্মুখ।" আপনি যদি কাউকে সাড়া দিচ্ছেন, তাহলে আপনি বন্ধ করতে পারেন, "আপনার যদি আরও কোন প্রশ্ন থাকে তবে অনুগ্রহ করে আমার সাথে যোগাযোগ করুন।"
আপনার ব্যবহার করা সঠিক বন্ধ আপনার ইমেলের বিষয় উপর নির্ভর করে। শুধু মনে রাখবেন আপনার ইমেইলের সংক্ষিপ্ত, বিনয়ী এবং প্রাসঙ্গিক।
পদক্ষেপ 3. আপনার সাইন-অফ নির্বাচন করুন।
একটি আনুষ্ঠানিক ইমেল শেষ করার সময় সর্বদা সাইন অফ আশা করা হয়। যখন আপনি একটি আনুষ্ঠানিক ইমেল শেষ করেন, আপনি একটি নম্র এবং সম্মানজনক সাইন-অফ বাছতে চান। "শুভেচ্ছা," "আন্তরিকভাবে," "ধন্যবাদ," বা "শুভেচ্ছা" এর মতো একটি সমাপ্তির চেষ্টা করুন।
- শর্টহ্যান্ড বা সংক্ষেপ ব্যবহার করা এড়িয়ে চলুন। আনুষ্ঠানিক সাইন-অফে সম্পূর্ণ শব্দগুলি লেখা সর্বদা সেরা।
- খুব কাছাকাছি বা আনুষ্ঠানিকভাবে বন্ধ হওয়া এড়ানোর চেষ্টা করুন। "প্রেম" এর মতো সাইন-অফগুলি একটি আনুষ্ঠানিক ইমেলের জন্য খুব ব্যক্তিগত, যখন "সম্মানজনকভাবে আপনার" শুধুমাত্র সরকারি কর্মকর্তাদের সম্বোধন করার সময় উপযুক্ত।
ধাপ 4. আপনার পুরো নাম লিখুন
যখন আপনি একটি আনুষ্ঠানিক ইমেল শেষ করেন, আপনি সর্বদা আপনার প্রথম এবং শেষ নাম ব্যবহার করতে চান। আপনি জানেন না জন বা লিসা নামে কতজন প্রাপক জানেন। আপনার শেষ নাম যোগ করা তাদের দ্রুত এবং আরো স্পষ্টভাবে মনে করতে সাহায্য করে।
3 এর মধ্যে পদ্ধতি 2: একটি অনানুষ্ঠানিক ইমেলের সমাপ্তি
পদক্ষেপ 1. ইমেইল শেষ করার একটি কারণ দিন।
সাইন অফ করার আগে একটি দ্রুত সমাপ্তি মন্তব্য করে আলতো করে আপনার ইমেলটি শেষ করুন। এটি বন্ধুত্বপূর্ণ হওয়া উচিত এবং এতে প্রচুর বিশদ থাকতে হবে না। একটি বাক্য যেমন, "যাইহোক, আমাকে বইগুলি আঘাত করতে হবে!" একটি সম্পূর্ণ ভাল সমাপনী মন্তব্য।
পদক্ষেপ 2. যোগাযোগের লাইন খোলা রাখুন।
আপনার প্রাপককে জানাতে একটি দ্রুত বিবৃতি যোগ করুন যে আপনি তাদের কাছ থেকে ফিরে শুনতে চান। লেখা, "আপনার অন্য কিছু প্রয়োজন হলে আমাকে জানান", অথবা "আপনি যা করেছেন তা শোনার জন্য আমি অপেক্ষা করতে পারি না," বন্ধুত্বপূর্ণ এবং নৈমিত্তিক।
ধাপ 3. সাইন অফ।
একটি অনানুষ্ঠানিক ইমেল শেষ করা একটি আনুষ্ঠানিক ইমেলের চেয়ে অনেক বেশি নৈমিত্তিক হতে পারে। আপনার প্রাপকের উপর নির্ভর করে, সাইন-অফগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে পারে:
- ভালবাসা
- চিয়ার্স
- দেখা হবে
- তোমার
- বাই
ধাপ 4. আপনার নাম স্বাক্ষর করুন।
একটি অনানুষ্ঠানিক ইমেলের সাথে, আপনাকে সাধারণত আপনার পুরো নামটি সাইন করার দরকার নেই। প্রাপক ইতিমধ্যেই জানেন আপনি কে। আপনার প্রথম নামটি সাইন করা সম্পূর্ণরূপে গ্রহণযোগ্য।
আপনি যদি আপনার কাছের কাউকে লিখছেন, আপনি একটি ডাকনামও ব্যবহার করতে পারেন। যদি বন্ধুরা বা পরিবারের সদস্যরা আপনাকে ডাকনামে ডাকে, তাহলে আপনি সাইন অফ করার সময় এটি ব্যবহার করা মজাদার এবং বন্ধুত্বপূর্ণ হতে পারে।
3 এর পদ্ধতি 3: একটি স্বাক্ষর ব্লক ব্যবহার করা
পদক্ষেপ 1. একটি স্বাক্ষর প্রয়োজন কিনা তা নির্ধারণ করুন।
আপনি যদি ব্যক্তিগত ইমেইল পাঠাচ্ছেন, তাহলে স্বাক্ষরের কোন প্রয়োজন নেই। একটি স্বাক্ষর ব্লকে আপনার শিরোনাম, আপনার যোগাযোগের তথ্য এবং আপনার কোম্পানি বা সংস্থার তথ্য সহ তথ্য অন্তর্ভুক্ত থাকে। যদি আপনি একটি অনানুষ্ঠানিক বা ব্যক্তিগত ইমেল পাঠাচ্ছেন তবে এই তথ্যটি অন্তর্ভুক্ত করার বিষয়ে চিন্তা করবেন না। পরিবর্তে, শুধু আপনার নাম স্বাক্ষর করুন।
- প্রায়শই, আপনার সংস্থা বা সংস্থার স্বাক্ষরের প্রয়োজন হবে এবং তারা আপনাকে তাদের কী তথ্য প্রয়োজন তা জানাবে। আপনার কোম্পানিকে জিজ্ঞাসা করুন যদি তাদের একটি মানসম্মত স্বাক্ষর ব্লক থাকে তবে তারা আপনাকে ব্যবহার করতে চায়।
- যদি আপনার কোম্পানি একটি স্ট্যান্ডার্ড সিগনেচার ব্লক প্রদান না করে, তাহলে আপনি আপনার প্রতিষ্ঠানের অন্য কারও কাছ থেকে একটি ব্লক কপি করতে পারেন এবং তাদের সাথে আপনার যোগাযোগের বিবরণ প্রতিস্থাপন করতে পারেন।
পদক্ষেপ 2. আপনার তথ্য যোগ করুন।
আপনার স্বাক্ষর ব্লকে কয়েকটি মৌলিক বিষয় অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। সর্বনিম্ন, এটিতে আপনার প্রথম এবং শেষ নাম, আপনার শিরোনাম, আপনার ফোন নম্বর এবং আপনার ইমেল ঠিকানা থাকা উচিত। ।
- যদি আপনার কোম্পানি বা সংস্থার একটি আদর্শ স্বাক্ষর বিন্যাস না থাকে, তাহলে এই মৌলিক প্রবাহটি অনুসরণ করুন: আপনার নামটি প্রথমে রাখুন, পরের লাইনে আপনার শিরোনামটি রাখুন। তারপর, আপনার ইমেইল এবং ফোন নম্বর যোগ করুন, এবং আপনার কোম্পানি বা গ্রুপের তথ্য শেষ করুন।
- আপনার স্বাক্ষর সংক্ষিপ্ত এবং সহজ রাখার চেষ্টা করুন। পাঠ্যের তিন বা চার লাইন ব্যবহার করুন। আপনার কোম্পানির নাম টাইপ করার পরিবর্তে একটি লোগো যোগ করুন, এবং ইউআরএল টাইপ করার পরিবর্তে সামাজিক নেটওয়ার্ক আইকনগুলির একটি সিরিজ ব্যবহার করুন।
- খুব বেশি সোশ্যাল মিডিয়া তথ্য সহ সতর্ক থাকুন। লিঙ্কগুলি আপনার কোম্পানির সোশ্যাল মিডিয়া তথ্যে যেতে হবে। যদি আপনার কোম্পানির সোশ্যাল মিডিয়া অ্যাকাউন্ট না থাকে, তাহলে সাধারণত আপনার নিজের অ্যাকাউন্টের সাথে লিঙ্ক করা যথাযথ নয় যদি না স্পষ্টভাবে তা করতে বলা হয়।
পদক্ষেপ 3. বারবার ব্যবহারের জন্য আপনার স্বাক্ষর সংরক্ষণ করুন।
জিমেইল এবং আউটলুক সহ বেশিরভাগ ইমেল ক্লায়েন্ট আপনাকে আপনার স্বাক্ষর সংরক্ষণ করতে দেয় যাতে আপনি এটি টাইপ করার পরিবর্তে এক ক্লিকে যুক্ত করতে পারেন। আপনার স্বাক্ষর সেট আপ করার জন্য আপনার ইমেল সেটিংসের অধীনে চেক করুন।
