নলেজ শেয়ারিং ইমেইল হল একটি ইমেইল যা তথ্য আদান -প্রদানের জন্য ডিজাইন করা হয়েছে, বিশেষ করে কর্মক্ষেত্রে বা অন্য কোনো পেশাগত পরিবেশে। জ্ঞান ভাগ করা আপনার সহকর্মীদের দেখানোর একটি দুর্দান্ত উপায় যে আপনি তাদের প্রতি যত্নশীল এবং আপনি যা জানেন তা তাদের সাথে ভাগ করতে চান, এই আশায় যে এটি ভবিষ্যতে তাদের সাহায্য করতে পারে। এটি আপনার পেশাদার সংযোগগুলিকে শক্তিশালী করতেও সাহায্য করতে পারে। আপনার জ্ঞান শেয়ার করার ইমেইলগুলোকে যতটা সম্ভব পরিষ্কার এবং হজম করার চেষ্টা করুন। এটি তাদের জন্য অন্যদের বোঝা এবং শোষণ করা সহজ করে দেবে।
ধাপ
2 এর পদ্ধতি 1: আপনার ইমেল রচনা
ধাপ 1. বিষয়বস্তুতে আপনার ইমেইলের উদ্দেশ্য স্পষ্টভাবে এবং সংক্ষেপে বলুন।
একটি বিষয় লাইন লিখুন যা আপনার শ্রোতাদের আপনার ইমেল খোলার সময় কী প্রত্যাশা করবে তার একটি স্পষ্ট পূর্বরূপ দেয়। বিষয় লাইনের দৈর্ঘ্য প্রায় 7 টি শব্দ রাখার চেষ্টা করুন।
- উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি কোডিং সম্মেলনে অংশ নেওয়ার সময় অর্জিত জ্ঞান ভাগ করতে চান, তাহলে আপনি বিষয়বস্তুকে এমন কিছু করতে পারেন: "মিয়ামি কোডার্স সম্মেলন 2020 থেকে কী টেকওয়েস।"
- অস্পষ্ট বা অত্যধিক দীর্ঘ বিষয়ের লাইন সহ ইমেলগুলি খোলার সম্ভাবনা কম। শুধুমাত্র 1-2 শব্দের সংক্ষিপ্ত বিষয় লাইন থেকে দূরে থাকুন যা ইমেলটি কী তা কার্যকরভাবে বলে না।
টিপ: যদি আপনি চান যে লোকেরা একটি নির্দিষ্ট সময়সীমার মধ্যে আপনার জ্ঞান ভাগ করে নেওয়ার ইমেলটি পড়ুক, সাবজেক্ট লাইনে একটি তারিখ অন্তর্ভুক্ত করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি "2 আগস্টের সভায় আলোচনা করার জন্য শিল্প অগ্রগতি" রাখতে পারেন।
পদক্ষেপ 2. আপনার নির্দিষ্ট শ্রোতাদের নির্দেশিত একটি শুভেচ্ছা দিয়ে ইমেলটি শুরু করুন।
আপনি যে শ্রোতাদের কাছে আপনার জ্ঞান ভাগ করে নেওয়ার ইমেইল পাঠানোর পরিকল্পনা করছেন সে সম্পর্কে চিন্তা করুন এবং উপযুক্ত স্তরের আনুষ্ঠানিকতার সাথে একটি অভিবাদন চয়ন করুন। ইমেইল গ্রহনকারী প্রত্যেককে অন্তর্ভুক্ত করে শুভেচ্ছা জানান।
- উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি প্রোগ্রামারদের একটি ছোট দলকে ইমেল পাঠাচ্ছেন যাদের সাথে আপনি ঘনিষ্ঠভাবে কাজ করেন এবং ভালভাবে জানেন, তাহলে আপনি ইমেইলটি খুব নৈমিত্তিক এবং বন্ধুত্বপূর্ণ কিছু দিয়ে শুরু করতে পারেন: "শুভ বিকাল, আমার সহকর্মী কোডিং নিনজা।"
- আপনি যদি উচ্চতর আপস বা এমন কোন গ্রুপে জ্ঞান শেয়ার করার ইমেইল পাঠাচ্ছেন যার মধ্যে এমন ব্যক্তি রয়েছে যা আপনি ব্যক্তিগতভাবে জানেন না, তাহলে আপনি "নির্বাহী বোর্ডের প্রিয় সদস্য," বা " শুভ সকাল, মার্কেটিং টিম।"
- আপনি যদি মাত্র 1 বা 2 জনের সাথে জ্ঞান ভাগ করে থাকেন, তাহলে আপনি আপনার ইমেইলের শুভেচ্ছায় নাম দিয়ে তাদের সম্বোধন করতে পারেন।
- সন্দেহ হলে, আপনি কেবল জেনেরিক কিছু ব্যবহার করতে পারেন: "হ্যালো, সবাই," বা "শুভ বিকাল।"
পদক্ষেপ 3. ইমেইলের শুরুতে কিছু সংক্ষিপ্ত পটভূমি বা প্রসঙ্গ লিখুন।
আপনার শুভেচ্ছার ঠিক নীচে একটি ছোট অনুচ্ছেদ দিয়ে শুরু করুন, এটি ব্যাখ্যা করে যে আপনি আপনার ইমেলটিতে কী ভাগ করবেন। এটি পাঠকদেরকে বিষয়বস্তুর চেয়ে কী পড়বে তার জন্য আরও প্রসঙ্গ দেবে।
উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি কোডিং কনফারেন্স থেকে শেখা ভাগ করছেন, আপনি কিছু লিখতে পারেন: "গত সপ্তাহে, মায়ামি কোডার্স সম্মেলনের ২০২০ সংস্করণে অংশ নেওয়ার সৌভাগ্য আমার হয়েছিল। আমি 2 দিনের সম্মেলন থেকে কিছু গুরুত্বপূর্ণ তথ্য আপনাদের সাথে শেয়ার করতে চাই, যে সময় আমরা 2021 এর জন্য কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তা এবং কোডিং প্রবণতা সম্পর্কে শিখেছি ।”
ধাপ the. ইমেইলের বডিকে অংশে ভাগ করুন।
আপনি যে প্রধান পয়েন্টগুলিকে একত্রিত বিভাগে ভাগ করতে চান তা ভাগ করুন, যাতে এটি অনুসরণ করা এবং হজম করা সহজ হয়। তথ্যের প্রতিটি বিভাগের শুরুতে শিরোনাম রাখুন যাতে নীচের লেখাটি কী তা স্পষ্ট হয়। তথ্যগুলিকে বিভক্ত করার জন্য লম্বা অংশগুলিকে একাধিক ছোট অনুচ্ছেদে বিভক্ত করুন, কেবলমাত্র একটি লম্বা টেক্সট ব্লকে একগুচ্ছ তথ্য ডাম্প করার পরিবর্তে।
- নিশ্চিত করুন যে আপনার প্রতিটি অনুচ্ছেদে সংশ্লিষ্ট পয়েন্ট রয়েছে। যদি আপনি একটি নতুন চিন্তা শুরু করছেন, একটি নতুন অনুচ্ছেদ লেখা শুরু করুন।
- উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি সাম্প্রতিক একটি সম্মেলনে কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তা এবং কোডিং প্রবণতা সম্পর্কে যা শিখেছেন তা শেয়ার করতে চান, তাহলে আপনি আপনার ইমেলটি এভাবে গঠন করতে পারেন: একটি বিভাগ শিরোনাম যা বলে, "কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তা শিল্প আপডেট", তারপর কয়েকটি অনুচ্ছেদ লিখুন বিষয় সম্পর্কে, এর পরে আরেকটি বিভাগ শিরোনাম যা বলে, "2021 এর জন্য কোডিং ট্রেন্ডস," এর পরে আরও কয়েকটি অনুচ্ছেদ।
ধাপ 5. একটি সারসংক্ষেপ অনুচ্ছেদ সহ ইমেলের মূল অংশটি উপসংহার করুন।
আপনার সাইন অফের আগে একটি ছোট অনুচ্ছেদ লিখুন যা আপনার ইমেলটিতে থাকা কিছু প্রধান তথ্য পুনরাবৃত্তি করে। আপনার পাঠকদের জানাতে হবে যে তারা ভাগ করা জ্ঞান থেকে কী লাভ করবে এবং কোন প্রাসঙ্গিক কর্ম আইটেম অন্তর্ভুক্ত করবে।
- উদাহরণস্বরূপ, আপনি এরকম কিছু বলতে পারেন: “যেমন আপনি দেখতে পাচ্ছেন, মার্কেটিং সম্পর্কিত এআই -তে অনেক উত্তেজনাপূর্ণ নতুন উন্নয়ন রয়েছে এবং ২০২১ সালে কিছু আকর্ষণীয় নতুন প্রোগ্রামিং প্রবণতা রয়েছে। আমি আশা করি আপনি এই তথ্য প্রয়োগ করবেন আমাদের উন্নয়ন প্রকল্পগুলিতে এবং আগামী বছর ধরে আমরা আমাদের পণ্যগুলিকে উন্নত করতে পারি সে সম্পর্কে চিন্তা করছি।”
- একটি অ্যাকশন আইটেমের উদাহরণ এমন কিছু হবে: "আসুন শুক্রবারের সভায় এই সমস্ত তথ্যের উপর আমাদের কিছু চিন্তাভাবনা ভাগ করে নেওয়ার পরিকল্পনা করি। অনুগ্রহ করে আলোচনার জন্য কমপক্ষে ১ পয়েন্ট নিয়ে প্রস্তুত হোন।
ধাপ 6. আপনার নাম এবং শিরোনামের পরে একটি সাইন অফ দিয়ে আপনার ইমেলটি শেষ করুন।
আপনার দর্শকদের জন্য উপযুক্ত মাত্রার আনুষ্ঠানিকতার সাথে সংক্ষিপ্ত এবং বন্ধুত্বপূর্ণ একটি সাইন অফ বেছে নিন। আপনার নাম এবং শিরোনামটি একেবারে শেষের দিকে অন্তর্ভুক্ত করুন, যাতে লোকেরা ঠিকই জানতে পারে যে তারা যে ইমেলটি পড়েছিল তা আসলে কোনটি, যদি আপনি আপনার শ্রোতাদের সমস্ত সদস্যকে ব্যক্তিগতভাবে না জানেন তবে এটি বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ।
- প্রায় যেকোনো ইমেইলের জন্য কাজ করে এমন নৈমিত্তিক সাইন অফের উদাহরণ হল: "ধন্যবাদ," "শুভেচ্ছা," এবং "সর্বশ্রেষ্ঠ।"
- আরও কিছু আনুষ্ঠানিক সাইন অফ হল: "আন্তরিকভাবে" এবং "সম্মানজনকভাবে আপনার।"
- এমনকি আরও নৈমিত্তিক সাইন অফের জন্য কিছু ধারণা, যেগুলি আপনি প্রতিদিন একটি ইমেলের জন্য মানুষের সাথে কাজ করতে বা দেখার জন্য ব্যবহার করতে পারেন, সেগুলি হল: "আগামীকাল আপনার সাথে দেখা হবে" এবং "চিয়ার্স।"
- আপনি যদি আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরে জ্ঞান শেয়ার করছেন, আপনার নাম এবং শিরোনামের পরে আপনার প্রতিষ্ঠানের নামও অন্তর্ভুক্ত করুন, যাতে লোকেরা জানতে পারে যে আপনি সেগুলি কোথা থেকে লিখছেন।
2 এর পদ্ধতি 2: আপনার ইমেল পাঠক বান্ধব করা
ধাপ 1. আপনার ইমেইল যতটা সম্ভব সংক্ষিপ্ত রাখুন।
যতটুকু সম্ভব আপনি যতটুকু তথ্য শেয়ার করতে চান তা অন্তর্ভুক্ত করার চেষ্টা করুন। আপনার ইমেইল যত দীর্ঘ হবে, আপনি যাদের সাথে আপনার জ্ঞান ভাগ করতে চান তাদের সমগ্র জিনিসটি পড়ার সম্ভাবনা কম।
- আপনি যদি একটি বিশেষ জটিল বিষয় নিয়ে লিখছেন, আপনি আরও বিস্তারিত তথ্য প্রদানের জন্য সর্বদা বাইরের উৎস বা সংযুক্তিগুলির লিঙ্ক অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন। এইভাবে, আপনি যা শেয়ার করছেন তাতে যারা আগ্রহী তারা বিষয়টির গভীরে যেতে পারেন।
- জ্ঞান ভাগ করে নেওয়ার ইমেইল কতক্ষণ হওয়া উচিত তার কোন সেট-ইন-স্টোন নিয়ম নেই এবং এটি আপনি যে ধরনের তথ্য শেয়ার করছেন তা এবং বিষয়টির জটিলতার উপর অনেকটা নির্ভর করবে। একটি ভাল নিয়ম হল আপনি নিজের চেয়ে বেশি সময় ধরে একটি ইমেল লিখবেন না।
পদক্ষেপ 2. বুলেট পয়েন্ট বা সংখ্যাযুক্ত তালিকা সহ গুরুত্বপূর্ণ তথ্য হাইলাইট করুন।
বুলেট পয়েন্ট বা সংখ্যাযুক্ত তালিকায় আপনার পাঠ্য অনুচ্ছেদ থেকে গুরুত্বপূর্ণ তথ্যগুলির পুনরাবৃত্তি করুন। এটি আপনার ভাগ করা জ্ঞান পুনরাবৃত্তি করতে সাহায্য করে এবং পাঠকদের আপনার ইমেইলের কিছু মূল বিষয় পেতে দ্রুত নজর দেওয়ার জন্য কিছু দেয়।
উদাহরণস্বরূপ, আপনি "2021 এর জন্য শীর্ষ 5 মার্কেটিং ট্রেন্ডস" এর মতো একটি শিরোনাম দিয়ে একটি তালিকা তৈরি করতে পারেন এবং এর নীচে একটি সংখ্যাযুক্ত তালিকায় 1-5 থেকে প্রবণতাগুলি লিখতে পারেন। পাঠকরা সহজেই দেখতে পারেন প্রবণতাগুলি কী, তারপর যদি তারা আরও গভীরভাবে তথ্য চায় তবে আপনার ইমেলের পাঠ্যটি পড়ুন।
ধাপ simple. যতটা সম্ভব সহজ, সহজে বোঝার ভাষা ব্যবহার করুন।
আপনার পয়েন্ট ব্যাখ্যা করার জন্য বড় শব্দ এবং শব্দ ব্যবহার করা এড়িয়ে চলুন যদি না আপনার একেবারে প্রয়োজন হয়। এটি আপনার ইমেইলকে আরও বিস্তৃত শ্রোতাদের দ্বারা পড়তে এবং বুঝতে আরও সহজ করে তুলবে যারা সম্ভবত আপনি যে বিষয়ে লিখছেন তার সাথে ততটা পরিচিত নন।
আপনি কোন ভাষা ব্যবহার করবেন তা বেছে নেওয়ার সময় আপনার শ্রোতাদের বিবেচনা করুন। আপনি যদি প্রোগ্রামারদের একটি ছোট গ্রুপে লিখছেন, উদাহরণস্বরূপ, আপনি সম্ভবত আপনার ইমেইলে আরও বেশি কোডিং জারগন ব্যবহার করে দূরে সরে যেতে পারেন যদি আপনি বিভিন্ন শ্রোতাদের কাছে লিখছেন।
টিপ: যদি আপনার একেবারে এমন একটি শব্দ ব্যবহার করার প্রয়োজন হয় যা মানুষ হয়তো কোন পয়েন্ট ব্যাখ্যা করতে জানে না, প্রথমবার আপনার ইমেইলের বিষয়বস্তুতে শব্দটি ব্যবহার করার সময় একটি সংজ্ঞা দিন।
ধাপ 4. পেশাদার সুরে লিখুন।
বিনয়ী হোন, সঠিক ব্যাকরণ এবং যতিচিহ্ন ব্যবহার করুন এবং আপনার শব্দগুলি সাবধানে চয়ন করুন। নৈমিত্তিক সুরে লেখা এড়িয়ে চলুন এবং অপবাদ বা অপেশাদার ভাষা ব্যবহার করবেন না। এটি আপনাকে সেই বিষয়ে পেশাদার এবং জ্ঞানী হিসাবে পরিচিত হতে সাহায্য করবে যার বিষয়ে আপনি তথ্য ভাগ করছেন।
- উদাহরণস্বরূপ, সমস্ত ক্যাপে শব্দ লিখবেন না এবং বিস্ময়কর চিহ্ন ব্যবহার করবেন না, যাতে আপনি আপনার শ্রোতাদের দিকে চিৎকার করার মতো না হন।
- কিছু নাম দেওয়ার জন্য "ইয়ো," "কি হচ্ছে," বা "সব," এর মতো অশ্লীল শব্দ বা বাক্যাংশ ব্যবহার করবেন না।
ধাপ ৫। স্ট্যান্ডার্ড ফন্ট, অক্ষর এবং ইমেইল ফরম্যাটিং এ লেগে থাকুন।
কোন সিস্টেমে নেই এমন কোন ফন্ট বা বিশেষ অক্ষর ব্যবহার করবেন না। আপনার ইমেইল সার্ভারে অন্তর্নির্মিত একটি স্ট্যান্ডার্ড সিস্টেম ফন্ট ব্যবহার করুন, একটি স্ট্যান্ডার্ড কীবোর্ডে থাকা অক্ষরগুলি ব্যবহার করুন এবং আপনার ইমেলের ডিফল্ট ফর্ম্যাটিংয়ে গোলমাল করবেন না।
এটি নিশ্চিত করবে যে প্রকৃতপক্ষে যে কেউ আপনার ইমেইল একটি ভিন্ন কম্পিউটারে অথবা একটি ভিন্ন ইমেইল সার্ভারের মাধ্যমে গ্রহণ করবে আপনি আপনার ইমেইল লেখার সময় ঠিক কি দেখেছেন তা দেখতে পাবেন।
পরামর্শ
- যখন আপনি একটি জ্ঞান ভাগ করার ইমেল লিখছেন তখন সর্বদা আপনার শ্রোতাদের বিবেচনা করুন। এটি আপনাকে আনুষ্ঠানিকতা, স্বর এবং কোন ভাষা ব্যবহার করতে হবে তা নির্ধারণ করতে সহায়তা করবে।
- নিশ্চিত করুন যে আপনি এমন লোকদের কাছে জ্ঞান ভাগ করার ইমেল পাঠাচ্ছেন যারা এটি থেকে সবচেয়ে বেশি উপকৃত হবে। উদাহরণস্বরূপ, একজন প্রোগ্রামার বিপণন শিল্পের প্রবণতা এবং উন্নয়নে আগ্রহী নাও হতে পারেন, কিন্তু ক্লায়েন্ট সেবার কেউ হতে পারে।
- আপনি একটি জ্ঞান ভাগ ইমেইল রচনা করার আগে, নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন এটি তথ্য ভাগ করার সেরা উপায় কিনা। কিছু ক্ষেত্রে, আপনি সিদ্ধান্ত নিতে পারেন যে ব্যক্তিগতভাবে বৈঠক বা ভিডিও কনফারেন্স উপস্থাপনা আরও কার্যকর হবে।
- আপনি আপনার ইমেইল লেখার আগে আপনি কি শেয়ার করতে চান তার একটি রূপরেখা তৈরি করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি কোন ওয়েবিনারে গিয়েছেন এমন কিছু মার্কেটিং কৌশল শেয়ার করতে চান, তাহলে আপনি "নতুন এসইও কৌশল", "ইমেইল মার্কেটিং কৌশল" এবং "কন্টেন্ট মার্কেটিংয়ের সর্বোত্তম অনুশীলন" এর মতো মূল বিষয়গুলি লিখতে পারেন।
সতর্কবাণী
- নিশ্চিত করুন যে আপনি আপনার ইমেইলে যে ভাষা ব্যবহার করেন তা আপনার শ্রোতাদের প্রত্যেকেই বোধগম্য হবে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি আপনার পুরো কোম্পানিকে লিখছেন তবে একগুচ্ছ প্রোগ্রামিং জারগন ব্যবহার করবেন না।
- আপনার ইমেলগুলি পাঠানোর আগে সর্বদা প্রুফরিড এবং বানান পরীক্ষা করুন। যদি আপনার ইমেইলে ত্রুটি থাকে, তাহলে আপনি জ্ঞানের নির্ভরযোগ্য উৎস হিসেবে আসবেন না।
