এই উইকিহাউ আপনাকে শেখাবে কিভাবে মাইক্রোসফট অফিস বা OpenOffice.org এ মেল মার্জ করতে হয়। মেইল মার্জ একটি অতি সুবিধাজনক বৈশিষ্ট্য যা আপনাকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রতিটি প্রাপকের কাছে একটি ডকুমেন্ট প্রেরণ করার জন্য পাঠানো হচ্ছে। এইভাবে আপনাকে প্রতিটি প্রাপকের জন্য পৃথকভাবে নথি পরিবর্তন করতে হবে না। এটি একটি বিশাল সময় সাশ্রয়কারী এবং এটি করা সত্যিই সহজ! নিচের ধাপগুলো আপনাকে ধাপে ধাপে পুরো প্রক্রিয়াটি নিয়ে যাবে।
ধাপ
পদ্ধতি 3 এর 1: প্রস্তুতি
ধাপ 1. একটি ডেটা ফাইল তৈরি করুন।
এটি একটি স্প্রেডশীট ফাইল, ডাটাবেস ফাইল, অথবা সঠিক বিন্যাস সহ একটি পাঠ্য নথি হতে পারে। স্প্রেডশীট ফাইলগুলি সর্বাধিক ব্যবহৃত হয়; এই গাইড ধরে নেয় আপনি একটি স্প্রেডশীট ব্যবহার করছেন।
-
আপনার ডেটা ফাইলে এমন সব তথ্য থাকতে হবে যা কপি থেকে কপি পরিবর্তন করতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি ফর্ম লেটার লিখছেন, আপনার ডেটা ফাইল নাম এবং সম্ভবত আপনি যাদের কাছে চিঠি পাঠাতে চান তাদের প্রত্যেকের ঠিকানা থাকবে।
প্রতিটি কক্ষে একটি লাইনের বরাবর তথ্যের একটি আইটেম রাখুন, যাতে প্রতিটি ধরনের তথ্য (প্রথম নাম, শেষ নাম, সম্মানজনক ইত্যাদি) তার নিজস্ব কলামে থাকে।
-
বুদ্ধিমান কলামের নাম তৈরি করুন। মেইল মার্জ কলামে তথ্য পড়ে। এটি ধরে নেবে যে তথ্যের প্রতিটি কলামে প্রথম এন্ট্রি হল সেই ধরনের তথ্যের সাধারণ নাম, তাই এমন নাম ব্যবহার করুন যা আপনার জন্য অর্থপূর্ণ।
উদাহরণস্বরূপ, "প্রথম নাম" টাইপ করে প্রথম নামের একটি কলাম শুরু করুন, তারপরে এর নীচে সমস্ত প্রথম নাম রাখুন। যখন আপনাকে জিজ্ঞাসা করা হবে যে আপনার চিঠিতে কোন ক্ষেত্রটি সন্নিবেশ করানো হবে, আপনি একটি বিকল্প হিসাবে "প্রথম নাম" দেখতে পাবেন এবং সেই কলামে কী রয়েছে তা মনে রাখবেন।
- মাইক্রোসফট অফিস ব্যবহারকারীরা যারা তাদের ই-মেইলের জন্য আউটলুক ব্যবহার করেন তারা চাইলে তাদের আউটলুক অ্যাড্রেস বুককে ডেটা ফাইল হিসেবে ব্যবহার করতে পারেন।
পদক্ষেপ 2. ডেটা ফাইল সংরক্ষণ করুন।
এটি কোথাও সংরক্ষণ করুন যেখানে আপনি এটি সহজেই খুঁজে পেতে পারেন এবং এটি এমন কিছু নাম দিন যা আপনি সহজেই মনে রাখবেন।
ধাপ 3. আপনার প্রাথমিক নথি লিখুন।
এই নথিতে আপনি তথ্য tingোকাবেন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি ফর্ম লেটার লিখছেন, প্রাথমিক ডকুমেন্ট হল চিঠি। মেল মার্জ করা যেকোনো আইটেম আপনার জন্য পূরণ করবে (যেমন নাম) আপাতত ফাঁকা রাখা উচিত।
3 এর 2 পদ্ধতি: এমএস অফিসে মেল মার্জ
ধাপ 1. মেইল মার্জ টাস্ক পেন খুলুন।
আপনার প্রাথমিক নথি থেকে, ফলকটি খুলতে এটিতে ক্লিক করুন। যদি আপনি এটি দেখতে না পান, টুলস মেনু খুলুন এবং তালিকা থেকে মেল মার্জ নির্বাচন করুন।
ধাপ 2. এমএস অফিসের প্রশ্নের উত্তর দিন।
অফিসে মেইল মার্জ টুলটিতে আপনার ফাইলগুলিকে আরও চালাকি এবং নির্ভুলভাবে মার্জ করে আপনার জীবনকে সহজ করার জন্য ডিজাইন করা কয়েকটি ধাপ রয়েছে।
- আপনি কি ধরনের নথি লিখছেন তা জানিয়ে শুরু করুন। সেরা ফিট ক্লিক করুন, এবং তারপর পরবর্তী ক্লিক করুন।
- আপনি কোন "প্রারম্ভিক নথি" (প্রাথমিক নথি) ব্যবহার করতে চান তা বলুন। আপনি যদি এই ধাপগুলি অনুসরণ করেন, তাহলে আপনি "এই দস্তাবেজটি ব্যবহার করুন" নির্বাচন করতে সক্ষম হবেন। পরবর্তী ক্লিক করুন।
ধাপ 3. মার্জ করার জন্য ফাইলটি চয়ন করুন।
এটি আপনার তৈরি করা ডেটা ফাইল। উপযুক্ত রেডিও বোতামটি নির্বাচন করুন এবং ফাইলটি অনুসন্ধান করার জন্য পরবর্তী ক্লিক করুন এবং এটি আপনার প্রাথমিক নথিতে সংযুক্ত করুন।
আপনি যদি আপনার আউটলুক অ্যাড্রেস বুক ব্যবহার করতে পছন্দ করেন, তাহলে সেই বিকল্পটি ক্লিক করুন।
ধাপ 4. কোন ডেটা ব্যবহার করতে হবে তা বেছে নিন।
অফিস আপনাকে আপনার পছন্দের তথ্য সারি নির্বাচন বা অনির্বাচনের অনুমতি দেয়। এটি আপনাকে ডাটা ফাইলের কোন আইটেমগুলিকে আপনি প্রাথমিক নথিতে একত্রিত করতে চান তা চয়ন করতে দেয়, যা ডেটা ফাইলকে বিভিন্ন উপায়ে ব্যবহার করার সময় সময়ের সাথে সাথে আরও বেশি উপযোগী করে তোলে। যখন আপনি সন্তুষ্ট হন, পরবর্তী ক্লিক করুন।
প্রতিটি কলামের হেডারে ক্লিক করে ডেটা সাজানো যায়। আপনার যদি অনেক তথ্যের মাধ্যমে দ্রুত অনুসন্ধান করার প্রয়োজন হয় তবে এটি কার্যকর হতে পারে।
ধাপ 5. তথ্য ক্ষেত্র সন্নিবেশ করান।
টাস্ক প্যানের পরবর্তী পৃষ্ঠায়, যদি আপনি ইতিমধ্যে এটি না করে থাকেন তবে আপনাকে আপনার নথিটি লিখতে বলা হবে এবং ফাইল থেকে ডেটা নথিতে সন্নিবেশ করার জন্য বিকল্পগুলির একটি অ্যারে উপস্থাপন করা হবে।
-
কার্সারটি যেখানে ফিল্ডটি যাবে সেখানে রেখে একটি ডেটা ফিল্ড সন্নিবেশ করান, এবং তারপর সেখানে ertোকানোর জন্য টাস্ক প্যানে উপযুক্ত বাটনে ক্লিক করুন।
আপনি একটি সাধারণ অক্ষর বা সংখ্যার মতো ডিলিট কী চাপিয়ে ভুল স্থানান্তরিত বা সদৃশ ডেটা ক্ষেত্রগুলি মুছতে পারেন।
-
আপনি যে ধরনের ডকুমেন্ট লিখেছেন তার উপর ভিত্তি করে প্রিসেট বিকল্পগুলি কিছুটা পরিবর্তিত হয়। অফিস আপনার দেওয়া ডেটা থেকে যথাযথ তথ্য পূরণ করার জন্য যথাসাধ্য চেষ্টা করে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি ফর্ম ব্যবসায়িক চিঠি লিখছেন, আপনি একটি ঠিকানা ব্লক সন্নিবেশ করার একটি বিকল্প দেখতে পারেন, যার মধ্যে প্রতিটি প্রাপকের প্রথম এবং শেষ নাম এবং পূর্ণ ঠিকানা রয়েছে, যা কিছু লাইনে সুন্দরভাবে সংগঠিত।
- কিছু প্রিসেট অপশন আপনার জন্য উপযুক্ত তথ্য পূরণ করার জন্য অতিরিক্ত উইন্ডো খুলে দেবে। এগুলি সবই কমবেশি সোজা এবং সহজেই বোঝা যায়।
- যদি আপনি একটি প্রিসেট ব্যবহার করেন এবং এটি সঠিক তথ্য খুঁজে পেতে সক্ষম বলে মনে হয় না, তাহলে প্রোগ্রামটি শেখানোর জন্য "ম্যাচ ফিল্ডস" চিহ্নিত বোতামটি ক্লিক করুন যা আপনার ক্ষেত্রের নাম তার মানক নামের সাথে মিলে যায়। উদাহরণস্বরূপ, আপনি এটি দেখাতে পারেন যে এটি একটি ঠিকানা ব্লকে "শেষ নাম" ডেটা পূরণ করতে আপনার ডেটা ফাইলে "পারিবারিক নাম" বিভাগটি ব্যবহার করা উচিত।
- আপনার নিজের ক্ষেত্রগুলি ব্যবহার করতে, "আরও বিকল্পগুলি" ক্লিক করুন। আপনি প্রতিটি কলামে যে নামগুলি দিয়েছেন তা দেখতে এবং পরিবর্তে সেগুলি ব্যবহার করতে সক্ষম হবেন।
ধাপ 6. আপনার অক্ষর চেক করুন।
আপনার প্রাথমিক নথিতে প্রিন্ট না করা পর্যন্ত মেইল মার্জ আপনার নির্দিষ্ট ক্ষেত্রগুলিতে নির্দিষ্ট তথ্য প্রদর্শন করবে না, কিন্তু অফিস একটি প্রিভিউ ফাংশন অফার করে যা আপনাকে যাচাই করতে এবং নিশ্চিত করতে দেয় যে আপনি যেভাবে রেখেছেন সে অনুযায়ী তথ্য সঠিকভাবে দেখা যাচ্ছে। আপনার নথিতে ক্ষেত্র। যতক্ষণ না আপনি সন্তুষ্ট হন যে সবকিছু ঠিকঠাক আছে ততক্ষণ এটি ব্যবহার করতে বিনা দ্বিধায়।
ধাপ 7. মার্জ শেষ করুন।
মেইল মার্জ টাস্ক প্যানের চূড়ান্ত পর্দা আপনাকে জানিয়ে দেয় যে সবকিছু ঠিক আছে, এবং এটি আপনার নথি মুদ্রণ করার জন্য প্রস্তুত। মুদ্রিত ডকুমেন্টের প্রতি তথ্যের একটি সেট প্রদর্শিত হবে, এবং প্রোগ্রামটি তথ্যের সেট হিসাবে যতগুলি কপি মুদ্রণ করবে।
যদি আপনি নির্দিষ্ট অক্ষরে পৃথক সম্পাদনা করতে চান, তাহলে আপনি এই টাস্ক প্যান স্ক্রীন থেকে প্রথমে "পৃথক অক্ষর সম্পাদনা করুন" ক্লিক করে এটি করতে পারেন।
পদ্ধতি 3 এর 3: OpenOffice.org- এ মেল মার্জ
ধাপ 1. একটি ডাটাবেস তৈরি করুন।
OpenOffice.org- এ, মেইল মার্জের জন্য সবসময় একটি ডাটাবেস ফাইল প্রয়োজন হয়; যাইহোক, আপনি এখনও একটি স্প্রেডশীটে আপনার ডেটা তৈরি করতে পারেন।
- আপনার প্রাথমিক নথি থেকে, ফাইল মেনু খুলুন এবং একটি নতুন ডাটাবেস ফাইল তৈরি করুন।
- প্রদর্শিত উইন্ডোতে, "একটি বিদ্যমান ডাটাবেসের সাথে সংযোগ করুন" বিকল্পটি নির্বাচন করুন। ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে, "স্প্রেডশীট" নির্বাচন করুন এবং তারপরে পরবর্তী ক্লিক করুন।
- পরবর্তী স্ক্রিনে, আপনি যে স্প্রেডশীট ফাইলটি ব্যবহার করতে চান তার জন্য OpenOffice.org নির্দেশ করুন। ফাইলের লোকেশনের নিচের বাক্সটি চেক করে আপনি ডাটাবেসকে পাসওয়ার্ড সুরক্ষিত করবেন কিনা তা চয়ন করতে পারেন। আপনি প্রস্তুত হলে পরবর্তী ক্লিক করুন।
-
এই স্ক্রিনে, পরবর্তীতে সহজ অ্যাক্সেসের জন্য ডাটাবেস নিবন্ধন করতে হবে কিনা তা চয়ন করুন এবং সিদ্ধান্ত নিন যে আপনি এখনই এটি সম্পাদনা করার জন্য ডাটাবেস ফাইলটি খুলতে চান কিনা। (যদি আপনি শুধু স্প্রেডশীট ফাইলটি তৈরি করেন তবে সম্ভবত আপনাকে করতে হবে না।) ডাটাবেস সংরক্ষণ করতে শেষ ক্লিক করুন।
ডাটাবেসের একটি নাম দিতে ভুলবেন না যা আপনি সহজেই মনে রাখতে পারেন।
ধাপ 2. আপনার ক্ষেত্রগুলি সন্নিবেশ করান।
এখন যেহেতু আপনি আপনার তথ্যকে একটি ডাটাবেসের সাথে সংযুক্ত করেছেন যা OpenOffice.org বুঝতে পারে, মেইল মার্জ করার জন্য সেই ডাটাবেস ব্যবহার করা একটি সহজ বিষয়, যতক্ষণ আপনি জানেন কোথায় দেখতে হবে।
- সন্নিবেশ মেনু থেকে, সাব-মেনু থেকে 'ক্ষেত্রগুলি' এবং তারপরে "অন্যান্য …" নির্বাচন করুন। বিকল্পভাবে, আপনি control-F2 টাইপ করতে পারেন।
- প্রদর্শিত উইন্ডোতে, "ডাটাবেস" ট্যাবে ক্লিক করুন।
-
উইন্ডোর নিচের ডানদিকে ব্রাউজ বাটনে ক্লিক করুন এবং আপনার সদ্য তৈরি করা ডাটাবেস ফাইলটি খুঁজুন।
একবার আপনি আপনার ডাটাবেস নির্বাচন করলে, এটি উইন্ডোর ডান পাশে "ডাটাবেস নির্বাচন" শিরোনামের তালিকায় উপস্থিত হবে।
- উইন্ডোর বাম পাশে "টাইপ" তালিকা থেকে, "মেল মার্জ ক্ষেত্রগুলি" নির্বাচন করুন।
- আপনার ডাটাবেসের পাশে + ক্লিক করুন এবং এর নিচে একটি স্প্রেডশীট ফাইল উপস্থিত হওয়া উচিত। + এর পাশে ক্লিক করুন যে, এবং আপনি আপনার স্প্রেডশীট তৈরি করার সময় আপনি যে ক্ষেত্রের নামগুলি বেছে নিয়েছেন তা দেখতে পাবেন।
-
আপনি যে ক্ষেত্রটি সন্নিবেশ করতে চান তা নির্বাচন করুন এবং আপনার প্রাথমিক নথিতে ক্ষেত্রটি স্থাপন করতে সন্নিবেশ ক্লিক করুন।
- মনে রাখবেন যে কার্সারটি আপনি fieldোকানোর আগে যেখানে আপনার ক্ষেত্রটি ertedুকিয়ে দিতে চান, অথবা এটিকে সঠিক অবস্থানে নিয়ে যাওয়ার জন্য আপনাকে কেটে পেস্ট করতে হবে।
- অফিসের মতো, পাঠ্য ক্ষেত্রগুলি আপনার প্রাথমিক নথিতে আলফানিউমেরিক অক্ষরের মতো আচরণ করা হয়। আপনি তাদের স্পেস বারের সাহায্যে সরাতে পারেন এবং ডিলিট কী দিয়ে মুছে ফেলতে পারেন।
পদক্ষেপ 3. মার্জ শেষ করুন।
যথাযথ বসানোর জন্য প্রতিটি ক্ষেত্র দুবার পরীক্ষা করুন। যখন আপনি প্রস্তুত হন, আপনার প্রাথমিক নথি মুদ্রণ করুন। মেল মার্জ আপনার নথিতে মার্জ করা ফাইলটিতে প্রতিটি এন্ট্রিগুলির জন্য একটি কপি মুদ্রণ করবে।
পরামর্শ
- ওয়ার্ড প্রসেসিং প্রোগ্রামে প্রায়ই টেমপ্লেট থাকে যা আপনি প্রাথমিক নথি তৈরি করতে ব্যবহার করতে পারেন।
- ক্ষেত্রগুলিকে সর্বাধিক সুনির্দিষ্ট পদে বিভক্ত করতে ভুলবেন না। উদাহরণস্বরূপ, আপনি সৌজন্য শিরোনাম (মি।, মিসেস, মিস), নামের জন্য প্রথম নাম এবং শেষ নাম ব্যবহার করতে পারেন। নামের জন্য এটি তিনটি ক্ষেত্র, তাই প্রতিটি কলামে এক ধরণের ক্ষেত্র সহ তিনটি পৃথক কলাম ব্যবহার করুন।
