একটি গুরুত্বপূর্ণ ব্যবসায়িক ইমেল বন্ধ করা কঠিন মনে হতে পারে। আপনার বার্তা শেষ করার অনেক উপায় আছে! শেষ পর্যন্ত, যদিও, আপনি যেভাবে আপনার ইমেল বন্ধ করবেন তা কয়েকটি ভিন্ন বিষয়ের উপর নির্ভর করবে। এর মধ্যে এমন কিছু বিষয় অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে যেমন আপনি যে ব্যক্তিকে লিখছেন তাকে আপনি কতটা ভালভাবে চেনেন, ইমেইলের উদ্দেশ্য এবং আপনার ইমেইল কোন চেইনের অংশ কিনা। এই বিষয়গুলি মাথায় রেখে, একটি উপযুক্ত চূড়ান্ত বাক্য তৈরি করুন। তারপরে সঠিক সাইন-অফ চয়ন করুন এবং আপনার স্বাক্ষরে কী রাখবেন তা সিদ্ধান্ত নিন।
ধাপ
3 এর 1 ম অংশ: আপনার সমাপনী মন্তব্য লেখা
ধাপ 1. আপনার ইমেলের উদ্দেশ্য প্রাপককে মনে করিয়ে দিন।
একটি ব্যবসায়িক সেটিংসে একটি ইমেল লেখার অনেক কারণ রয়েছে। ইমেইলের প্রাথমিক উদ্দেশ্যটি চিহ্নিত করা আপনাকে এটি মোড়ানোর সর্বোত্তম উপায় নির্ধারণ করতে সহায়তা করবে।
- উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি অনুরোধ করছেন, "আপনার সময়ের জন্য ধন্যবাদ" বা "আপনার বিবেচনার জন্য ধন্যবাদ" এর মতো কিছু দিয়ে শেষ করুন।
- আপনি যদি তথ্য বা সহায়তার জন্য একটি অনুরোধের উত্তর দিচ্ছেন, আপনি "আমি আশা করি এটি সাহায্য করবে!" অথবা "আমাকে সাহায্য করার অন্য কোন উপায় থাকলে আমাকে জানান।"
- আপনি যদি সামনাসামনি একটি মিটিং সেট-আপ করছেন, তাহলে আপনি "পরের সপ্তাহে দেখা হবে" এর মতো কিছু দিয়ে শেষ করতে পারেন।
পদক্ষেপ 2. আপনার শ্রোতাদের জন্য একটি উপযুক্ত সুর ব্যবহার করুন।
আপনি যে ব্যক্তির কাছে লিখছেন তাকে আপনি কতটা ভালভাবে চেনেন, তাদের সাথে আপনার কী ধরনের সম্পর্ক রয়েছে এবং আপনি কী অর্জন করার চেষ্টা করছেন সে সম্পর্কে চিন্তা করুন। একটি উচ্চ-স্তরের ম্যানেজার বা একটি গুরুত্বপূর্ণ নতুন ক্লায়েন্টের কাছে একটি ইমেল সম্ভবত একজন সুপরিচিত সহকর্মীর ইমেলের চেয়ে বেশি আনুষ্ঠানিক হওয়া উচিত।
- উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একজন ক্লায়েন্টের সাথে একটি মিটিং স্থাপন করেন, তাহলে একটি ভালো সমাপনী বক্তব্য হতে পারে, “আমি 24 তারিখে আমাদের মিটিংয়ের অপেক্ষায় আছি। যদি আপনার কোন প্রশ্ন থাকে, অনুগ্রহ করে 555-555-5555 এ আমার সাথে যোগাযোগ করুন।
- অন্যদিকে, যদি আপনি একজন সহকর্মীর সাথে আপনার বন্ধুত্বপূর্ণ বৈঠকের আয়োজন করেন যা আপনি ভালভাবে জানেন, তবে এটি এমন কিছু দিয়ে শেষ করা পুরোপুরি ঠিক হতে পারে, "ভাল লাগছে! আগামীকাল দেখা হবে!:)”
ধাপ your. যদি আপনার ইমেইল একটি শৃঙ্খলার অংশ হয় তাহলে একটি সমাপ্তি বিবৃতি অন্তর্ভুক্ত করবেন না।
যদি এই বিষয়টির বিষয়ে আপনার প্রথম ইমেইলটি হয়, অথবা যদি এটি একটি বিশেষ গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল হয়, তাহলে সম্ভবত একটি সমাপ্তি ধন্যবাদ বা "কল টু অ্যাকশন" অন্তর্ভুক্ত করা একটি ভাল ধারণা। যাইহোক, ব্যবসায়িক ইমেলগুলিতে সংক্ষিপ্ততা গুরুত্বপূর্ণ। যদি আপনার ইমেলটি একটি দীর্ঘ শৃঙ্খলার অংশ হয়, তাহলে আপনাকে অতি প্রয়োজনীয় তথ্যের বাইরে কিছু অন্তর্ভুক্ত করার প্রয়োজন হতে পারে না।
উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি আপনার বসের সাথে একটি অ্যাসাইনমেন্ট সম্পর্কে ইমেলের মাধ্যমে দীর্ঘ কথোপকথন শেষ করেন, তাহলে আপনাকে এর চেয়ে বেশি কিছু বলার প্রয়োজন হতে পারে না, "ঠিক আছে। আমি শুক্রবার দিন শেষ হওয়ার আগে এটি সম্পন্ন করব। - এম।"
3 এর মধ্যে পার্ট 2: একটি সাইন-অফ নির্বাচন করা
ধাপ 1. আপনার ইমেলের সুরের সাথে মেলে এমন একটি সাইন-অফ বেছে নিন।
যদি আপনার ইমেলটি আনুষ্ঠানিক হয়, "শুভেচ্ছা," বা (আরও আনুষ্ঠানিক স্পর্শের জন্য) "আন্তরিকভাবে" এর মতো কিছু দিয়ে সাইন অফ করুন। কম আনুষ্ঠানিক ইমেলের জন্য, আপনি "যত্ন নিন" বা "চিয়ার্স" এর মতো কিছু ব্যবহার করে ভাল হতে পারেন।
আপনি যে ব্যক্তির কাছে লিখছেন তার পূর্ববর্তী ইমেলগুলি যদি আপনি পেয়ে থাকেন তবে আপনি তাদের সাইন-অফটি দেখতে পারেন এবং আপনার সুর তাদের সাথে মেলে। উদাহরণস্বরূপ, যদি তারা "উষ্ণ শুভেচ্ছা" এর মতো কিছু দিয়ে স্বাক্ষর করতে থাকে, তাহলে আপনার অনুরূপ মাত্রার আনুষ্ঠানিকতার সাথে সাইন অফ করা উচিত।
পদক্ষেপ 2. একটি সাইন-অফ ব্যবহার করুন যা আপনার উদ্দেশ্য অনুসারে উপযুক্ত।
সমাপ্ত বাক্যের মতো, একটি সাইন-অফ আপনার ইমেলের উদ্দেশ্যও প্রতিফলিত করতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি সহজ অনুরোধ করছেন বা সংক্ষিপ্তভাবে কোনো কিছুর জন্য কৃতজ্ঞতা প্রকাশ করছেন, তাহলে আপনি আপনার স্বাক্ষর অনুসারে "অনেক ধন্যবাদ" বা "অনেক ধন্যবাদ" এর মতো একটি সাইন-অফ ব্যবহার করতে পারেন।
পদক্ষেপ 3. খুব স্নেহময় কিছু এড়িয়ে চলুন।
আপনি যে ব্যক্তিকে খুব ভালোভাবে লিখছেন তাকে যদি না চেনেন, তবে খুব অশ্লীল, অনানুষ্ঠানিক বা স্নেহপূর্ণ কিছু এড়িয়ে চলুন। সাধারণভাবে, "প্রেম," "XOXO," বা "আলিঙ্গন" এর মতো জিনিসগুলি ব্যবসায়িক ইমেলগুলিতে ব্যবহার করা উচিত নয়।
ধাপ 4. সংক্ষিপ্ত বা চেইন ইমেইলে সাইন-অফ এড়িয়ে যান।
যদি আপনার ইমেলটি একটি দীর্ঘ শৃঙ্খলার অংশ হয়, অথবা আপনি যদি খুব সংক্ষিপ্তভাবে এবং দ্রুত কোনো সহকর্মীর সাথে কিছু যোগাযোগ করার চেষ্টা করেন, তাহলে সাইন-অফ অন্তর্ভুক্ত করার প্রয়োজন হতে পারে না।
আপনি যদি সাইন-অফ পুরোপুরি এড়িয়ে যেতে স্বাচ্ছন্দ্যবোধ করেন না, a বার্নিস বা –B এর মতো একটি সাধারণ সাইন-অফ। সংক্ষিপ্ত, অনানুষ্ঠানিক ইমেলগুলির জন্য ঠিক থাকা উচিত।
3 এর অংশ 3: আপনার ইমেইলে স্বাক্ষর করা
ধাপ 1. আপনার মৌলিক সনাক্তকরণ তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন।
আপনি আপনার স্বাক্ষরে কতটা তথ্য অন্তর্ভুক্ত করবেন তা নির্ভর করবে আপনি আপনার সংবাদদাতাকে কতটা ভালভাবে চেনেন এবং আপনি কতবার তাদের সাথে যোগাযোগ করেছেন তার উপর।
- প্রথমবারের ইমেইলে কমপক্ষে আপনার পুরো নাম, কাজের শিরোনাম, কাজের স্থান এবং ফোন নম্বর অন্তর্ভুক্ত করা উচিত।
- একজন সহকর্মী বা আপনি ঘন ঘন ইমেল করেন এমন কারো সাথে যোগাযোগ করার সময়, সম্ভবত আপনার প্রথম নাম বা আদ্যক্ষর দিয়ে স্বাক্ষর করা যথেষ্ট।
পদক্ষেপ 2. আপনার স্বাক্ষর সংক্ষিপ্ত রাখুন।
সাধারণভাবে, অনেকগুলি অতিরিক্ত পাঠ্য এবং চিত্র সহ একটি ব্যবসায়িক ইমেল বিশৃঙ্খলা না করা ভাল। আপনার ইমেইল স্বাক্ষরে অপ্রয়োজনীয় কিছু যোগ করা থেকে বিরত থাকুন, যেমন উদ্ধৃতি, চটকদার গ্রাফিক্স, অথবা প্রচুর লিঙ্ক।
পদক্ষেপ 3. একটি স্বয়ংক্রিয় স্বাক্ষর সেট আপ করুন।
প্রতিবার যখন আপনি একটি গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল পাঠান তখন আপনার কাজের শিরোনাম এবং যোগাযোগের তথ্য লিখতে আপনার মনে না হলে, আপনি একটি স্বাক্ষর তৈরি করতে চাইতে পারেন যা আপনার ইমেল ক্লায়েন্ট স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার বার্তায় যোগ করতে পারে।
কিছু প্রোগ্রাম, যেমন আউটলুক, আপনাকে একাধিক স্বাক্ষর তৈরি করার অনুমতি দেয়, যাতে আপনি যেকোনো ইমেইলের জন্য সবচেয়ে উপযুক্ত নির্বাচন করতে পারেন।
পরামর্শ
-
আপনার স্বাক্ষর এরকম কিছু দেখতে হবে:
- শুভেচ্ছান্তে,
- জেন ডো, বাজার বিশ্লেষক
- মেগা কর্প
- 214-444-1234
- বেশিরভাগ ইমেইল ক্লায়েন্ট যেমন আউটলুক, ইত্যাদিতে একটি স্বাক্ষর সেট করা খুব সহজ যা প্রতিটি ইমেইলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংযুক্ত হয়ে যায়।
সতর্কবাণী
- সম্ভব হলে অন্য ব্যক্তিকে আপনার কাজ দুবার পরীক্ষা করে দেখুন। সঠিক প্রুফ রিডিং এর কোন বিকল্প নেই।
- সমস্ত চিঠি পাঠানোর আগে সম্পাদনা করুন এবং প্রুফরিড করুন - অর্থাৎ সঠিক ব্যাকরণ এবং বানানের জন্য পড়ুন এবং টাইপোগ্রাফিক ত্রুটিগুলি সরান। অস্পষ্ট ভাষা পরিবর্তন করুন, যেমন, শব্দ এবং বাক্যাংশ যা অস্পষ্ট, অথবা যার দ্বিগুণ অর্থ রয়েছে।
- বানান চেক ব্যবহার করা অমূলক নয় কারণ সফটওয়্যারটি প্রায়ই সঠিকভাবে বানানযুক্ত শব্দ insোকাবে কিন্তু প্রসঙ্গের জন্য সঠিক শব্দ নয়। "ব্যাঙ্করোল" পরিবর্তন করে "ফাঁকা রোল" করা সত্যিই বাক্যের অর্থ পরিবর্তন করে। আপনাকে অবশ্যই ব্যাকরণের সূক্ষ্মতা সম্পর্কে আপনার নিজের জ্ঞানের উপর নির্ভর করতে হবে, কারণ সফটওয়্যারের পরামর্শ সবসময় সঠিক নয়।
