মুঠোফোনের যুগে টেলিফোন শিষ্টাচার অনেকাংশে পথের ধারে চলে গেছে। আপনি যখন অফিসে কাজ করছেন বা অন্য কারও জন্য কল করছেন তখন কীভাবে বার্তা নিতে হয় তা জানা এখনও কার্যকর। বিনয়ী হওয়া, সবকিছু লিখে রাখা, এবং বার্তাটি অবিলম্বে প্রদান করা কী!
ধাপ
ধাপ 1. ফোনের উত্তর দিন।
অন্য প্রান্তের ব্যক্তি আপনার তাত্ক্ষণিক সুপারভাইজার বা সহকর্মীর জন্য জিজ্ঞাসা করে, যিনি তার ডেস্কে নেই। আপনার প্রথম যে কাজটি করা উচিত তা হল, "এই মুহূর্তে সে পাওয়া যাচ্ছে না। আমি কি একটি বার্তা নিতে পারি?" ধরে নিচ্ছি তারা হ্যাঁ বলে পরবর্তী ধাপে চালিয়ে যান। যদি তারা না বলে তবে দয়া করে জোর দিন তারা অন্তত আপনাকে তাদের সাহায্য করার অনুমতি দেবে। যদি তারা ভদ্রভাবে প্রত্যাখ্যান করে, সেই ব্যক্তিকে অন্তত তাদের নাম এবং কোম্পানির নাম দিতে বলুন; কল আইডি বন্ধ করে তাদের নাম্বারটি লিখে রাখতে ভুলবেন না। আপনি অন্য কিছু করতে পারেন কিনা তা কেবল জিজ্ঞাসা করতে মনে রাখবেন - তারা হয়তো কল করতে এবং উত্তর দেওয়ার মেশিনে একটি বার্তা দিতে চাইতে পারে। কলটি কার জন্য কল করা হয়েছিল এবং কখন তারা আবার চেষ্টা করতে পারে তা নিশ্চিত করতে ভুলবেন না।
ধাপ 2. তারা যা বলে তা লিখুন।
আপনি হয়তো মনে করেন না যে তারা যা বলে তা গুরুত্বপূর্ণ কিন্তু আপনি যে ব্যক্তির জন্য বার্তা লিখছেন সেটি হয়তো মনে করতে পারে। প্রয়োজনে তাদের তথ্য পুনরাবৃত্তি করতে বলুন।
ধাপ 3. বিদায় বলুন (এবং এটি প্রযোজ্য হলে "আপনাকে স্বাগতম")।
ধাপ 4. যত তাড়াতাড়ি সম্ভব ব্যক্তিকে বার্তাটি দিন অথবা কোথাও রেখে দিন তারা এটি খুঁজে পাবে।
পরামর্শ
- ভদ্র হও.
- ঝরঝরে হাতে লিখুন।
- নিশ্চিত হয়ে নিন যে আপনি ভুল জিনিস লিখছেন না। আপনি চাইবেন না যে ব্যক্তি বার্তাটি পায় সে ভুল ধারণা পায়।
