আপনি একজন তরুণ হুইপার স্ন্যাপার হোন, যিনি আগে কখনও ফ্যাক্সের কথা শোনেননি, অথবা আপনি ব্লকের আশেপাশে ছিলেন কিন্তু ভুলে গেছেন, আপনাকে সম্ভবত কোন সময়ে ফ্যাক্স পাঠাতে হবে তা জানতে হবে। মনে রাখবেন যে ফ্যাক্স মেশিনের মধ্যে বেশ কয়েকটি বৈচিত্র রয়েছে, তাই আপনার ব্যক্তিগত মেশিনের জন্য ম্যানুয়াল বা নির্দেশাবলীর সাথে পরামর্শ করা উচিত যদি সেগুলি হাতে থাকে। বেশিরভাগ মেশিন ব্যবহার করার জন্য একটি কভার লেটার,োকানো, ফ্যাক্স নম্বর ডায়াল করা এবং আপনার ফ্যাক্স পাঠানোর প্রয়োজন হয়।
ধাপ
2 এর পদ্ধতি 1: ফ্যাক্স পাঠানোর আগে
ধাপ 1. কভার লেটার তৈরি করুন।
ফ্যাক্স মেশিনগুলি প্রায়ই অফিস বা অফিসের মধ্যে বেশ কয়েকজন লোক ভাগ করে নেয়। যেহেতু যে কেউ ফ্যাক্স মেশিনে পাঠানো একটি ফ্যাক্স দেখতে পারে, তাই একটি কভার লেটার অন্তর্ভুক্ত করা একটি ভাল ধারণা। এটি নিশ্চিত করবে যে আপনার ফ্যাক্স সঠিক ব্যক্তির কাছে পৌঁছেছে।
কভার লেটারে প্রাপকের নাম, ফ্যাক্সের বিষয়বস্তু এবং কতগুলি পৃষ্ঠা রয়েছে তার মতো তথ্য অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। এর মধ্যে প্রেরকের তথ্য যেমন নাম এবং ফ্যাক্স নম্বর অন্তর্ভুক্ত করা উচিত, যাতে প্রাপক জানতে পারে যে এটি কার কাছ থেকে এসেছে এবং প্রয়োজনে উত্তর দিতে পারে।
পদক্ষেপ 2. ফ্যাক্স নম্বর ডায়াল করুন।
পরবর্তী, আপনাকে ফ্যাক্স নম্বর ডায়াল করতে হবে, ঠিক একইভাবে আপনি টেলিফোনে। বেশিরভাগ নতুন ফ্যাক্স মেশিনে, স্থানীয় কোডের জন্য এরিয়া কোড ডায়াল করার প্রয়োজন হবে না কিন্তু দীর্ঘ দূরত্বের সংখ্যার জন্য এটি এখনও প্রয়োজনীয়। কিছু ফ্যাক্স মেশিনের অবস্থান নির্বিশেষে এরিয়া কোড প্রয়োজন। আপনার মেশিনটি পরীক্ষা করুন বা জিজ্ঞাসা করুন।
- কান্ট্রি কোড (মার্কিন ফোন এবং ফ্যাক্স নম্বরের জন্য 1 নম্বর) এছাড়াও কখনও কখনও স্থানীয় নম্বরের আগে ডায়াল করতে হবে কিন্তু শুধুমাত্র যখন এলাকা কোডের প্রয়োজন হয়। দীর্ঘ দূরত্বের নম্বরগুলি ডায়াল করার জন্য দেশের কোড প্রায় সবসময় প্রয়োজন।
- দীর্ঘ দূরত্বের নম্বরগুলি ডায়াল করার আগে আপনাকে প্রায়ই 9 ডায়াল করতে হবে। আপনার ব্যক্তিগত ফ্যাক্স মেশিনের জন্য স্পেসিফিকেশন চেক করুন বা জিজ্ঞাসা করুন।
- নিশ্চিত হোন যে আপনি যে নম্বরটি ব্যবহার করছেন তা ফ্যাক্স নম্বর এবং আপনি যে ব্যক্তির কাছে পৌঁছানোর চেষ্টা করছেন তার ফোন নম্বর নয়। প্রায়শই সংখ্যাগুলি ব্যবসায়িক কার্ডগুলিতে একে অপরের পাশে তালিকাভুক্ত করা হবে এবং এটি ভুলভাবে পড়া বা ভুল নম্বরটি দেখতে সহজ।
ধাপ 3. খাওয়ানোর পদ্ধতি নির্ধারণ করুন।
যখন আপনি মেশিনে ফ্যাক্স করার জন্য উপকরণগুলি রাখবেন, তখন আপনাকে সেগুলি যথাযথ দিকে রাখতে হবে। কাগজটি স্ক্যান করা হবে, সুতরাং যদি কাগজটি ভুল পথে মুখোমুখি হয় তবে কেবল পিছনের দিকটি স্ক্যান করা হবে এবং আপনার পাঠানো ফ্যাক্স ফাঁকা থাকবে। ফ্যাক্স পাঠানোর আগে নিশ্চিত হয়ে নিন যে কাগজগুলি ডান দিকে মুখ করা।
-
বিভিন্ন ফ্যাক্স মেশিন বিভিন্ন উপায়ে খাওয়ায়। সহায়কভাবে, সমস্ত ফ্যাক্স মেশিনে কাগজপত্র রাখার জন্য উপযুক্ত দিক নির্দেশ করা আছে। যেখানে আপনি কাগজ খাওয়ান সেই এলাকার কাছাকাছি কোথাও, একটি কোণার ভাঁজ করে কাগজের একটি শীটের প্রতীক সন্ধান করুন। আপনি এই প্রতীকটিতে দেখতে পাবেন যে শীটের একপাশে লাইন রয়েছে এবং অন্য দিকে ফাঁকা রয়েছে।
- যদি ভাঁজ করা কোণায় লাইন থাকে, তাহলে এর মানে হল চাদরগুলিকে ফ্যাক্স মেশিনে খালি পাশে রেখে দিতে হবে।
- যদি ভাঁজ করা কোণটি ফাঁকা থাকে, এর অর্থ হল আপনাকে অবশ্যই কাগজের সামনের দিক দিয়ে আপনার মুখোমুখি মেশিনটি খাওয়ানো উচিত।
ধাপ 4. সঠিক উপাদান ফ্যাক্স করুন।
ফ্যাক্স মেশিন স্ট্যান্ডার্ড সাইজের কাগজ দিয়ে সবচেয়ে ভালো কাজ করে। একটি অ-মানক আকারে কিছু পাঠানো কাজ নাও করতে পারে বা এটি আপনার ফ্যাক্স মেশিনকে জ্যাম বা ক্ষতি করতে পারে। যদি আপনার একটি অ-মানক আকারের কিছু পাঠানোর প্রয়োজন হয়, যেমন একটি রসিদ কপি, আপনি প্রথমে আইটেমের একটি ফটোকপি তৈরি করতে চান এবং ফটোকপিটি ফ্যাক্স করতে চান।
ফ্যাক্স মেশিনের জন্য সবচেয়ে সাধারণ আকারের কাগজ, যেমন প্রিন্টার, A4 বা আমেরিকান লেটারহেড।
2 এর পদ্ধতি 2: ফ্যাক্স পাঠানো
ধাপ 1. ফ্যাক্স পাঠাতে আপনার ফ্যাক্স মেশিন ব্যবহার করুন।
একবার আপনি উপরে তালিকাভুক্ত সবকিছু সম্পন্ন করলে, আপনি আপনার ফ্যাক্স পাঠাতে প্রস্তুত। কাগজটি সঠিকভাবে ertedোকানো এবং ডায়াল করা নম্বর দিয়ে, আপনি প্রেরণ টিপতে প্রস্তুত। এই বোতামটি সাধারণত বড় এবং ভাল লেবেলযুক্ত হবে। এটাই! আপনি আপনার ফ্যাক্স পাঠিয়েছেন!
আপনি লক্ষ্য করবেন যে, সেন্ড চাপার পরে, মেশিনটি বীপ এবং ঘোরের শব্দগুলির একটি সিরিজ তৈরি করবে। এই স্বাভাবিক. এই শব্দগুলি হল কিভাবে ফ্যাক্স মেশিন একে অপরের সাথে যোগাযোগ করে। যখন একটি ফ্যাক্স সফলভাবে চলে গেছে, আপনি সাধারণত কয়েক মিনিটের পরে একটি দীর্ঘ, স্পষ্ট বীপ শুনতে পাবেন। যখন একটি ফ্যাক্স একটি সমস্যার সম্মুখীন হয় এবং এর মধ্য দিয়ে যায় না, আপনি সাধারণত শুনতে পাবেন এটি একটি ভয়ঙ্কর ধরণের মৃত্যু-প্রবণতা তৈরি করে। আপনি যদি এই ভয়ঙ্কর শব্দটি শুনতে পান, সমস্যাটি মূল্যায়ন করার জন্য আপনার ফ্যাক্স মেশিনে পরীক্ষা করা উচিত।
পদক্ষেপ 2. একটি ফ্যাক্স পাঠাতে ইন্টারনেট ব্যবহার করুন।
ফ্যাক্স মেশিনে উপকরণ পাঠানোর জন্য ইন্টারনেট ব্যবহার করাও সম্ভব। বেশ কয়েকটি পরিষেবা রয়েছে যা ব্যবহার করা যেতে পারে, যার বেশিরভাগের জন্য অর্থ ব্যয় হয়। এটি একটি বুদ্ধিমান বিনিয়োগ হতে পারে, তবে, যদি আপনি প্রায়শই ফ্যাক্স পাঠান না এবং ফ্যাক্স মেশিন কিনতে বা ফেডেক্সের মতো পরিষেবাগুলির সাথে চুক্তি করতে না চান।
- প্যামফ্যাক্স স্কাইপের জন্য একটি চমৎকার ফ্যাক্সিং পরিষেবা। তবে এই প্রোগ্রামটি একটি ছোট ফি চার্জ করে।
- হ্যালোফ্যাক্স এমন একটি পরিষেবা যা গুগল ড্রাইভকে ভালভাবে সংহত করে, যা আপনাকে সহজেই গুগল ডকুমেন্ট ফ্যাক্স করতে দেয়। এটি একটি নির্দিষ্ট সংখ্যক ফ্রি ফ্যাক্স অন্তর্ভুক্ত করে এবং তারপরে একটি ফি চার্জ করে।
পদক্ষেপ 3. একটি ফ্যাক্স পাঠাতে ইমেল ব্যবহার করুন।
আপনি যে নম্বরে ফ্যাক্স পাঠাচ্ছেন তার উপর নির্ভর করে, ফ্যাক্স মেশিনে বিনা মূল্যে ফাইলটি ইমেল করা সম্ভব। যাইহোক, আপনার মনে রাখা উচিত যে এই পদ্ধতিটি শুধুমাত্র সীমিত সংখ্যক ফ্যাক্স নম্বর জুড়ে এবং শুধুমাত্র সীমিত তথ্য পাঠাতে পারে।
- আপনি অনলাইনে দেখে ফ্যাক্স নম্বরটি কভার করা আছে কিনা তা পরীক্ষা করতে পারেন।
- ঠিকানাটি তৈরি করতে এই সূত্রটি ব্যবহার করুন যেখানে আপনি ইমেল পাঠাবেন: "remote-printer. [email protected]"
- উদ্ধৃতিগুলি সরান, ফ্যাক্স নম্বরের (দেশ এবং এলাকা কোড সহ) নম্বরগুলি বিনিময় করুন এবং আপনি যে ব্যক্তির কাছে পাঠাচ্ছেন তার নামের জন্য প্রথম এবং শেষ।
- মনে রাখবেন যে শুধুমাত্র পাঠ্য বাক্সের পাঠ্য ফ্যাক্সে প্রদর্শিত হবে। আপনি এই পদ্ধতির সাথে পিডিএফ বা অন্য কোন উপাদান সংযুক্ত করতে পারবেন না।
পরামর্শ
- এরিয়া কোড এবং দূরত্বের জন্য 1 নম্বর সহ সর্বদা সম্পূর্ণ নম্বর লিখুন।
- বেশিরভাগ ফ্যাক্স মেশিনে তাদের নির্দেশ থাকবে। আপনার ভ্রমণে আপনাকে গাইড করার আগে যারা এসেছে তাদের প্রজ্ঞা যাক …
