যদিও লোকেরা একবারের চেয়ে কম ফ্রিকোয়েন্সি সহ নথিগুলি ফ্যাক্স করছে, তবুও আপনাকে সময় সময় একটি ফ্যাক্স পাঠাতে হতে পারে। একটি ফ্যাক্স পাঠানোর এখনও অনেক ভাল কারণ রয়েছে, বিশেষ করে যদি আপনি চুক্তি পাঠাচ্ছেন অথবা আপনার প্রাপকের কাছে কাগজ প্রেরণের জন্য প্রয়োজনীয় প্রযুক্তি বা সরঞ্জাম না থাকলে অন্য কোনও উপায়ে। ভাগ্যক্রমে, আপনি একটি ফ্যাক্স মেশিন, একটি কম্পিউটার বা এমনকি একটি স্মার্ট ফোন ব্যবহার করে নথি ফ্যাক্স করতে পারেন।
ধাপ
3 এর মধ্যে 1 পদ্ধতি: একটি ফ্যাক্স মেশিন ব্যবহার করা
ধাপ 1. আপনার ফ্যাক্স মেশিন সেট আপ করুন।
একটি ফ্যাক্স মেশিন ব্যবহার করে ফ্যাক্স পাঠাতে এবং গ্রহণ করার জন্য, আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে যে আপনার ফ্যাক্স মেশিনটি প্লাগ ইন এবং আপনার ল্যান্ডলাইন ফোন সংযোগের সাথে সংযুক্ত।
- আপনি যদি ঘন ঘন ফ্যাক্স করার পরিকল্পনা করেন তবে একটি ডেডিকেটেড লাইন সুপারিশ করা হয় কারণ আপনি একই সময়ে ফ্যাক্স মেশিন এবং ফোন ব্যবহার করতে পারবেন না।
- আপনার ফ্যাক্স মেশিনে টোনার এবং কাগজ আছে কিনা তা নিশ্চিত করতে হবে যদি আপনি ফ্যাক্স গ্রহণের পরিকল্পনা করেন।
- যদি আপনার বাড়িতে বা কর্মস্থলে ফ্যাক্স মেশিন না থাকে, তাহলে আপনি আপনার স্থানীয় পাবলিক লাইব্রেরি থেকে বিনামূল্যে একটি পাঠাতে সক্ষম হতে পারেন। আপনি কিঙ্কো বা দ্য ইউপিএস স্টোরের মতো দোকানেও যেতে পারেন ফি দিয়ে আপনার নথি ফ্যাক্স করতে। আপনি ঘন ঘন ফ্যাক্স পাঠানোর আশা না করলে এই বিকল্পগুলি সবচেয়ে ভাল কাজ করে।
পদক্ষেপ 2. আপনার সেটিংস সামঞ্জস্য করুন।
সমস্ত ফ্যাক্স মেশিন আলাদা, তবে আপনার সাধারণত নির্দিষ্ট সেটিংস সামঞ্জস্য করার বিকল্প থাকবে। আপনার মেশিনে নির্দিষ্ট বৈশিষ্ট্যগুলি সম্পর্কে আরও জানতে আপনার ব্যবহারকারীর ম্যানুয়ালটি পড়ুন।
- আপনি যদি নিশ্চিতভাবে জানতে চান যে আপনার ফ্যাক্স সফলভাবে প্রেরণ করা হয়েছে, নিশ্চিতকরণ পৃষ্ঠা সেটিং চালু করুন। যখন এই বৈশিষ্ট্যটি চালু করা হয়, তখন আপনি একটি ফ্যাক্স পাঠানোর পরে মেশিনটি একটি পৃষ্ঠা মুদ্রণ করবে, যা আপনাকে জানাবে যে এটি সফলভাবে প্রেরণ করা হয়েছে কি না।
- আপনি একটি ফ্যাক্স হেডারও সেট করতে পারেন, যা পাঠ্যের একটি লাইন যা আপনার পাঠানো প্রতিটি নথির শীর্ষে উপস্থিত হবে। এটি সাধারণত ফ্যাক্স কার কাছ থেকে সে সম্পর্কে প্রাথমিক তথ্য অন্তর্ভুক্ত করে।
- আপনি যদি ফ্যাক্স নেওয়ার পরিকল্পনা করেন, তাহলে আপনি স্বয়ংক্রিয় রিসিভ মোড বা ম্যানুয়াল রিসিভ মোড বেছে নিতে পারেন, যার জন্য আপনাকে প্রতিটি ইনকামিং ফ্যাক্স গ্রহণ করতে হবে।
পদক্ষেপ 3. আপনার নথি সংগ্রহ করুন।
ফটোকপির পরিবর্তে আসল ডকুমেন্ট ব্যবহার করলে প্রাপককে এমন একটি ডকুমেন্ট প্রদান করবে যা পরিষ্কার এবং পড়া সহজ।
আপনি যে পৃষ্ঠাগুলি ফ্যাক্স করবেন তার উপরে একটি কভার শীট ব্যবহার করুন। কভার শীটে তথ্য যেমন প্রেরকের নাম এবং ফ্যাক্স নম্বর, প্রাপকের নাম এবং ফ্যাক্স নম্বর, তারিখ এবং ফ্যাক্সের অন্তর্ভুক্ত পৃষ্ঠাগুলির সংখ্যা থাকতে হবে।
ধাপ 4. মেশিনে আপনার নথি রাখুন।
অনেক মেশিনে পেপার ফিডার এবং ফ্ল্যাটবেড স্ক্রিন উভয়ই থাকে। আপনার যদি শুধুমাত্র একটি পৃষ্ঠা থাকে, আপনি ফাংশন ব্যবহার করতে পারেন। আপনার যদি একাধিক পৃষ্ঠা থাকে, পেপার ফিডার সাধারণত ভাল কাজ করে।
- পেপার ফিডার ব্যবহার করার সময়, আপনি একবারে আপনার সমস্ত পৃষ্ঠা সন্নিবেশ করতে পারেন। আপনার ফ্যাক্স মেশিনে একটি আইকন থাকা উচিত যা নির্দেশ করে যে কাগজগুলি কাগজের ফিডারে কোন দিকে মুখ করা উচিত। কিছু ফ্যাক্স মেশিন একটি ডকুমেন্টের উভয় পাশে স্ক্যান এবং ফ্যাক্স করার বিকল্পও দেয়, তাই আপনার মেশিনে এটি সম্ভব কিনা তা দেখতে আপনার ইউজার ম্যানুয়ালটি দেখুন।
- ফ্ল্যাটবেড স্ক্রিন ব্যবহার করার সময়, মেশিনের উপরে idাকনা তুলুন এবং আপনার নথির মুখ কাচের পর্দায় রাখুন। স্ক্রিনে প্রদত্ত চিহ্নগুলির সাথে আপনার দস্তাবেজের লাইনটি নিশ্চিত করুন এবং চালিয়ে যাওয়ার আগে lাকনা বন্ধ করুন।
ধাপ 5. ফ্যাক্স নম্বর লিখুন।
নম্বরটি প্রবেশ করার সময়, এরিয়া কোড, কান্ট্রি কোড এবং যে কোন নম্বর যা আপনাকে ডায়াল করতে হবে তা অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না। আপনি যদি ফোনটি ব্যবহার করে নাম্বারটি কল করেন তবে আপনি ঠিক সেইভাবে নম্বরটি প্রবেশ করান।
পদক্ষেপ 6. প্রেরণ বোতাম টিপুন।
কয়েক সেকেন্ড পরে, আপনি শুনতে পাবেন যে মেশিনটি ফ্যাক্স প্রেরণ শুরু করে এবং কাগজগুলি ফ্যাক্স মেশিনে খাওয়ানো শুরু করে।
আপনার মেশিনের বোতামটি "পাঠান" এর পরিবর্তে "যান" বা "ফ্যাক্স" বলতে পারে।
ধাপ 7. একটি নিশ্চিতকরণ বার্তা দেখুন।
আপনার ফ্যাক্স সফলভাবে প্রেরণ করা হয়েছে কিনা তা জানাতে কিছু মেশিন স্ক্রিনে একটি বার্তা প্রদর্শন করবে। যদি আপনি মুদ্রিত নিশ্চিতকরণ পেতে আপনার সেটিংস কনফিগার করেন, আপনার মেশিন এমন একটি পৃষ্ঠা মুদ্রণ করবে যা আপনার ফ্যাক্সের স্থিতির বিবরণ দেবে।
3 এর 2 পদ্ধতি: একটি কম্পিউটার দিয়ে ফ্যাক্সিং
পদক্ষেপ 1. একটি প্রোগ্রাম চয়ন করুন।
কম্পিউটার থেকে ফ্যাক্স পাঠানোর সময়, আপনার কম্পিউটারে ইনস্টল করা সফ্টওয়্যার বা অনলাইন পরিষেবা ব্যবহার করার বিকল্প থাকবে।
- কিছু অপারেটিং সিস্টেম এমন প্রোগ্রাম নিয়ে আসে যা আপনাকে ফ্যাক্স পাঠাতে দেয়। উইন্ডোজ 7, উদাহরণস্বরূপ, ফ্যাক্স এবং স্ক্যান নামে একটি টুল রয়েছে, যা আপনাকে ফ্যাক্স মেশিন ছাড়াই ফ্যাক্স পাঠাতে দেয়।
- কম্পিউটার সফটওয়্যার ব্যবহার করার জন্য, আপনাকে আপনার কম্পিউটারকে একটি ফোন লাইনে সংযুক্ত করতে হবে। যদি এটি সম্ভব না হয়, তার পরিবর্তে একটি অনলাইন পরিষেবা ব্যবহার করার চেষ্টা করুন।
- MyFax, eFax এবং FaxZero সহ বেশ কয়েকটি অনলাইন পরিষেবা পাওয়া যায়। কিছু বিনামূল্যে, কিছু কিছু সাবস্ক্রিপশন বা সদস্যপদ প্রয়োজন, এবং কিছু পরিষেবা আপনাকে ফ্যাক্স প্রতি অর্থ প্রদান করতে বলবে।
পদক্ষেপ 2. প্রোগ্রামটি খুলুন এবং একটি নতুন ফ্যাক্স তৈরি করুন।
প্রতিটি প্রোগ্রাম অনন্য, কিন্তু আপনি "নতুন ফ্যাক্স তৈরি করুন" বা অনুরূপ কিছু নামে একটি বিকল্প দেখতে হবে।
পদক্ষেপ 3. আপনার নথি সংযুক্ত করুন।
একটি কম্পিউটার ব্যবহার করে নথি ফ্যাক্স করার জন্য, আপনাকে সেগুলি আপনার বার্তায় আপলোড করতে হবে। আপনার একটি বোতাম দেখা উচিত যা "নথি আপলোড করুন" বা অনুরূপ কিছু বলে।
- আপনার যদি ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট থাকে, আপনি সেগুলো আপনার কম্পিউটারে সার্চ করে আপনার বার্তার সাথে সংযুক্ত করতে পারেন।
- আপনার যদি কাগজের নথি থাকে, সেগুলিকে ডিজিটাইজ করার জন্য আপনাকে একটি স্ক্যানার ব্যবহার করতে হবে। যদি আপনার স্ক্যানার না থাকে, তাহলে আপনি ডকুমেন্টের ছবিও নিতে পারেন এবং নিজের কাছে ইমেইল করতে পারেন অথবা ছবিটি সরাসরি আপনার কম্পিউটারে আপলোড করতে পারেন।
ধাপ 4. ফ্যাক্স নম্বর এবং একটি বার্তা লিখুন।
আপনার প্রাপকের কাছে স্ক্রিনে দেওয়া স্থানটিতে একটি সংক্ষিপ্ত বার্তা টাইপ করুন, ঠিক যেমন আপনি যদি একটি ইমেল পাঠাচ্ছিলেন। এটি আপনার কভার শীট হিসেবে কাজ করবে, তাই আলাদা কভারশিট সংযুক্ত করার প্রয়োজন নেই। আপনাকে TO ক্ষেত্রে প্রাপকের ফ্যাক্স নম্বরও লিখতে হবে।
আপনি একটি রোবট নন তা প্রমাণ করার জন্য আপনাকে একটি নিশ্চিতকরণ কোড টাইপ করতে বলা হতে পারে।
ধাপ 5. পাঠান আঘাত করুন।
একবার আপনি আপনার ডকুমেন্ট সংযুক্ত করলে, আপনার বার্তা টাইপ করুন, এবং প্রাপকের ফ্যাক্স নম্বর লিখুন, প্রেরণ বোতাম টিপুন, এবং আপনি সম্পন্ন করেছেন।
3 এর মধ্যে 3 টি পদ্ধতি: একটি মোবাইল ফোন বা ট্যাবলেট ব্যবহার করা
ধাপ 1. একটি অ্যাপ ডাউনলোড করুন।
ফোন এবং ট্যাবলেটগুলির জন্য বিভিন্ন ধরণের মোবাইল অ্যাপস রয়েছে যা আপনাকে আপনার কম্পিউটার থেকে ফ্যাক্স পাঠানোর অনুমতি দেয়। কিছু অ্যাপ বিনামূল্যে, অন্যরা ফি নিতে পারে। জনপ্রিয় অ্যাপগুলির মধ্যে রয়েছে ফাইল এনিহোয়ার, ফ্যাক্স বার্নার এবং জটনট ফ্যাক্স।
কিছু অ্যাপ আপনাকে একটি অস্থায়ী ফ্যাক্স নম্বর দেবে, যা আপনি যদি ঘন ঘন পাঠানোর এবং গ্রহণ করার পরিকল্পনা করেন তাহলে তা আদর্শ নাও হতে পারে।
পদক্ষেপ 2. অ্যাপটি খুলুন এবং আপনার নথি নির্বাচন করুন।
একবার আপনি আপনার মোবাইল ডিভাইসে অ্যাপটি খুললে, আপনাকে একটি নতুন ফ্যাক্স তৈরি করতে বলা হবে। প্রথমে আপনাকে যা করতে হবে তা হল ডকুমেন্ট যা আপনি ফ্যাক্স করতে চান তা নির্বাচন করুন।
- যদি আপনার নথিটি স্থানীয়ভাবে আপনার ডিভাইসে, আপনার ইমেইলে, অথবা ড্রপবক্সের মতো ক্লাউড স্টোরেজ সার্ভিসে সংরক্ষিত থাকে, তাহলে আপনি অ্যাপ থেকে আপনার ডকুমেন্ট অনুসন্ধান এবং আপলোড করতে সক্ষম হবেন।
- আপনার যদি একটি কাগজের নথি থাকে, আপনি আপনার ফোন বা ট্যাবলেট ব্যবহার করে আপনার নথির একটি ছবি তুলতে পারেন এবং এটি আপনার বার্তার সাথে সংযুক্ত করতে পারেন।
পদক্ষেপ 3. ফ্যাক্স নম্বর এবং একটি বার্তা লিখুন।
আপনার প্রাপকের কাছে একটি বার্তা টাইপ করুন, যেমন আপনি যদি কম্পিউটার থেকে ফ্যাক্স পাঠাচ্ছিলেন। আপনার বার্তার TO ক্ষেত্রে প্রাপকের ফ্যাক্স নম্বর লিখতে ভুলবেন না।
ধাপ 4. পাঠান আঘাত করুন।
একবার আপনি আপনার দস্তাবেজ সংযুক্ত করলে, আপনার বার্তা টাইপ করুন এবং প্রাপকের ফ্যাক্স নম্বরটি প্রবেশ করুন, প্রেরণ বোতামটি টিপুন এবং আপনার ফ্যাক্স পাঠানো হবে।
পরামর্শ
- আপনি যদি সফটওয়্যার ডাউনলোড না করে, ওয়েবসাইটে ডকুমেন্ট আপলোড না করে, অথবা আলাদা ফ্যাক্স মেশিন না কিনে আপনার বাড়ি বা অফিস থেকে ফ্যাক্স করতে চান তাহলে অল-ইন-ওয়ান প্রিন্টারে আপগ্রেড করুন। আপনার এখনও একটি ফোন সংযোগ প্রয়োজন হবে।
- যদি আপনার রিংসেন্ট্রাল বা ইফ্যাক্সের মতো অনলাইন ফ্যাক্স পরিষেবাতে অ্যাকাউন্ট থাকে, আপনি সরাসরি জিমেইল থেকে ফ্যাক্স পাঠাতে আপনার অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করতে পারেন। আপনাকে যা করতে হবে তা হল the domainname.com এর পরে আপনি যে ফ্যাক্স নম্বরটি পাঠাতে চান তা প্রবেশ করুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি eFax ব্যবহার করেন, তাহলে আপনি [email protected] লিখবেন।
- ফ্যাক্স মেশিন কখনো কখনো জ্যাম হয়ে যায় এবং কখনো কখনো পাতাগুলো একসাথে লেগে যায়। যদি এটি ঘটে থাকে, তাহলে আপনাকে আপনার নথি পুনরায় পাঠাতে হবে।
