কাগজের নথিগুলি সংগঠিত করার জন্য আপনি যেমন ফাইলিং ক্যাবিনেট এবং ফাইল ফোল্ডার ব্যবহার করতে পারেন, তেমনি আপনি ফটোগ্রাফ এবং নথি সহ ডিজিটাল ফাইলগুলি পরিচালনা করতে আপনার কম্পিউটারকে একটি বৈদ্যুতিন ফাইলিং সিস্টেম হিসাবে ব্যবহার করতে পারেন।
ধাপ
পদ্ধতি 2 এর 1: উইন্ডোজে একটি ফাইল সিস্টেম তৈরি করা
ধাপ 1. আপনি কোন ফাইলগুলি সংগঠিত করতে চান তা চয়ন করুন।
উইন্ডোজ এক্সপ্লোরারে একসঙ্গে তালিকাভুক্ত একাধিক ফাইল নির্বাচন করার জন্য, আপনি যে ফাইলটি নির্বাচন করতে চান তাতে প্রথমে ক্লিক করুন এবং তারপরে ⇧ Shift ধরে রাখুন এবং শেষ ফাইলটিতে ক্লিক করুন।
পদক্ষেপ 2. ফাইলিং সিস্টেমের জন্য একটি অবস্থান চয়ন করুন।
উইন্ডোজের ডিফল্ট প্রধান ফোল্ডারের নাম আছে যেমন আমার ডকুমেন্টস, মাই পিকচারস এবং মাই মিউজিক অথবা আপনি ফোল্ডারটি কোথায় তৈরি করবেন তা বেছে নিতে পারেন।
পদক্ষেপ 3. একটি নতুন ফোল্ডার তৈরি করুন।
এই ফোল্ডারটি আপনার ফাইলিং ক্যাবিনেট হিসেবে কাজ করবে, অন্যান্য সংগঠিত সাবফোল্ডার ধারণ করে।
- উইন্ডোজ এক্সপ্লোরারে, যেখানে আপনি ফোল্ডারটি তৈরি করতে চান সেখানে ডান ক্লিক করুন।
- ক্লিক নতুন.
- ক্লিক ফোল্ডার । ফোল্ডারের নাম New Folder হাইলাইট করা হয়েছে।
- আপনি যে ফোল্ডারটি ব্যবহার করতে চান তা টাইপ করুন।
- Press এন্টার চাপুন।
ধাপ 4. আপনার প্রধান ফোল্ডারে সাবফোল্ডার যুক্ত করুন।
সেই ফোল্ডারটি খুলতে প্রধান ফোল্ডারের নামের উপর ডাবল ক্লিক করুন। একইভাবে আপনি প্রধান ফোল্ডার তৈরি করেছেন, আপনার ফাইলগুলি সাজানোর জন্য সাবফোল্ডার তৈরি করুন।
পদক্ষেপ 5. ফাইলগুলিকে নতুন ফোল্ডারে সরান।
আপনি উইন্ডোজ এক্সপ্লোরারের দুটি সংস্করণ পাশাপাশি খুলতে পারেন এবং তারপরে মূল অবস্থান থেকে ফাইলগুলিকে নতুন ফোল্ডারে টেনে আনতে পারেন।
পদক্ষেপ 6. আপনার সংগঠিত ফাইল ব্যাকআপ করুন।
একটি বহিরাগত হার্ড ড্রাইভ বা ক্লাউড সার্ভারে নিয়মিত তাদের অনুলিপি করতে উইন্ডোজ ব্যাকআপ ব্যবহার করুন। যদি আপনার কম্পিউটারের হার্ড ড্রাইভ ব্যর্থ হয়, আপনি আপনার ব্যাকআপ ব্যবহার করে ফাইলগুলিকে একটি নতুন হার্ড ড্রাইভে ফিরিয়ে আনতে পারেন।
- ক্লিক শুরু করুন.
- অনুসন্ধান বাক্সে, টাইপ করুন ব্যাকআপ.
- ক্লিক ব্যাকআপ এবং পুনঃস্থাপন.
- ক্লিক বিকল্প ব্যবস্থা প্রস্তুত করা এবং উইজার্ডের ধাপগুলি অনুসরণ করুন।
2 এর পদ্ধতি 2: Mac এ একটি ফাইল সিস্টেম তৈরি করা
ধাপ 1. আপনি কোন ফাইলগুলি সংগঠিত করতে চান তা চয়ন করুন।
একসঙ্গে তালিকাভুক্ত একাধিক ফাইল নির্বাচন করতে, আপনি যে ফাইলটি নির্বাচন করতে চান তার প্রথমটিতে ক্লিক করুন এবং তারপর ⇧ Shift ধরে রাখুন এবং শেষ ফাইলটি ক্লিক করুন।
- ফাইলগুলির একটিতে কন্ট্রোল-ক্লিক করুন এবং তারপরে ক্লিক করুন নির্বাচন সহ নতুন ফোল্ডার.
- নতুন ফোল্ডারের জন্য একটি নাম লিখুন।
- Press রিটার্ন টিপুন।
পদক্ষেপ 2. আপনার প্রধান ফোল্ডারে সাবফোল্ডার যুক্ত করুন।
প্রধান ফোল্ডারটি খুলতে, ⌘ কমান্ড টিপুন এবং ধরে রাখুন যখন আপনি ফোল্ডারে ডাবল ক্লিক করুন। একইভাবে আপনি প্রধান ফোল্ডার তৈরি করেছেন, আপনার ফাইলগুলি সাজানোর জন্য সাবফোল্ডার তৈরি করুন।
পদক্ষেপ 3. আপনার সংগঠিত ফাইলগুলির ব্যাকআপ নিন।
টাইম মেশিন ব্যবহার করে সেগুলিকে এক্সটার্নাল হার্ড ড্রাইভ, টাইম ক্যাপসুল বা আপনার নেটওয়ার্কে OS X সার্ভারে কপি করুন। যদি আপনার কম্পিউটারের হার্ড ড্রাইভ ব্যর্থ হয়, আপনি আপনার ব্যাকআপ ব্যবহার করে ফাইলগুলিকে একটি নতুন হার্ড ড্রাইভে ফিরিয়ে আনতে পারেন।
- টাইম মেশিন মেনুতে ক্লিক করুন টাইম মেশিনের পছন্দ.
- ক্লিক করুন ব্যাকআপ ডিস্ক নির্বাচন করুন বোতাম।
- যেখানে আপনি আপনার ফাইল ব্যাকআপ করতে চান তা চয়ন করুন। এটি একটি বহিরাগত হার্ড ড্রাইভ বা টাইম ক্যাপসুল হতে পারে। ড্রাইভ নির্বাচন করুন এবং ক্লিক করুন ডিস্ক ব্যবহার করুন.
- আপনি যদি একাধিক ড্রাইভে ব্যাকআপ করতে চান, আপনি নির্বাচন করতে পারেন ব্যাকআপ ডিস্ক যোগ করুন বা সরান এবং এটি আপনাকে অন্য ব্যাকআপ ডিভাইস যোগ করার বিকল্প দেবে। এটি একটি alচ্ছিক, অতিরিক্ত নিরাপত্তা পদক্ষেপ।
পরামর্শ
- ফাইল তৈরির তারিখটি অন্তর্ভুক্ত করার জন্য আপনি ফাইলগুলির পুনnameনামকরণ করতে চাইতে পারেন যাতে আপনি ফাইলগুলিকে তাদের ক্রমানুসারে দেখতে সহজেই বর্ণানুক্রমিকভাবে সাজাতে পারেন। ফাইলের নামের অংশ হিসাবে তারিখ অন্তর্ভুক্ত করার জন্য আপনার ফাইলগুলির পুনnনামকরণ করার সময়, YYYY. MM. DD বিন্যাসটি ব্যবহার করুন, উদাহরণস্বরূপ, 2010.09.29। আপনি শতাব্দী এবং বিন্দুগুলি এড়িয়ে যেতে পারেন এবং কেবল 100929 ব্যবহার করতে পারেন।
- উইন্ডোজ এক্সপ্লোরারে নাম অনুসারে ফাইলগুলি সাজানোর জন্য, এ ক্লিক করুন নাম হেডার
- যখন আপনি আপনার কম্পিউটারে একটি বাহ্যিক হার্ড ড্রাইভ সংযুক্ত করেন, তখন আপনাকে জিজ্ঞাসা করা হতে পারে যে আপনি ব্যাকআপের জন্য ড্রাইভটি ব্যবহার করতে চান কিনা, উইন্ডোজ ব্যাকআপ বা ম্যাক টাইম মেশিন ব্যবহার করে।
