আপনি মনে করতে পারেন যে শুধুমাত্র স্কুলের শিক্ষকদের উপস্থিতি নিয়ে চিন্তা করা দরকার, কিন্তু এটি আসলে একটি গুরুত্বপূর্ণ ব্যবসায়িক অনুশীলনও বটে। ছোট এবং বড় ব্যবসার জন্য একইভাবে, সঠিক উপস্থিতির তথ্য দক্ষতা, লাভজনকতা এবং কর্মচারীর সন্তুষ্টি সম্পর্কে অনেক কিছু প্রকাশ করতে পারে। আধুনিক প্রযুক্তির জন্য ধন্যবাদ, কর্মীদের উপস্থিতি রেকর্ড করার এবং ডেটা কার্যকরভাবে ব্যবহার করার অসংখ্য উপায় রয়েছে।
ধাপ
3 এর মধ্যে পদ্ধতি 1: উপস্থিতি তথ্য সংগ্রহ
ধাপ 1. আপনি যদি একটি ছোট ব্যবসা পরিচালনা করেন তবেই একটি সাধারণ স্প্রেডশীট ব্যবহার করুন।
আপনার যদি 5 বা তার কম কর্মচারী থাকে এবং সম্ভবত 10 বা তারও কম, খুব সহজ উপস্থিতি রেকর্ডিং পদ্ধতি ব্যবহার করে আপনার জন্য কাজ করতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি মাইক্রোসফ্ট অফিস বা গুগল ডক্স স্প্রেডশীটে উপস্থিতি এবং ঘন্টা ট্র্যাক করতে পারেন, অথবা কাগজের স্প্রেডশীটের উপর নির্ভর করতে পারেন। আরও উন্নত ট্র্যাকিং বিকল্পগুলি বেছে নিন, যদিও আপনার যদি 5-10 এর বেশি কর্মচারী থাকে।
- আপনার ব্যবসার আকার যাই হোক না কেন, উপস্থিতি এবং ঘন্টা রেকর্ড করার জন্য সর্বদা একটি পরিষ্কার সিস্টেম ব্যবহার করুন। জিনিসগুলি ট্র্যাক রাখার চেষ্টা করার সময় আপনার স্মৃতি বা আপনার কর্মচারীর কথায় বিশ্বাস করবেন না!
- আপনি যদি একটি কাগজ-ভিত্তিক স্প্রেডশীট পছন্দ করেন, তাহলে আপনার প্রয়োজন অনুসারে একটি মুদ্রণযোগ্য টেমপ্লেটের জন্য অনলাইনে চেক করুন।
ধাপ 2. আপনার স্প্রেডশীটকে স্ট্রিমলাইন করার জন্য একটি অফিস বা ডক্স টেমপ্লেট তৈরি করুন।
মাইক্রোসফট অফিস এবং গুগল ডক্স উভয়ই কর্মীদের উপস্থিতি এবং ঘন্টা রেকর্ড করার জন্য ডিজাইন করা অ্যাড-অন টেমপ্লেট অফার করে। একটি জেনেরিক স্প্রেডশীটের তুলনায়, এই বিকল্পটি আপনার কর্মীদের জন্য তাদের সময় প্রবেশ করা সহজ করে দিতে পারে এবং আপনার জন্য ডেটা ট্র্যাক এবং বিশ্লেষণ করতে পারে।
যদিও একটি মৌলিক কাগজ বা ইলেকট্রনিক স্প্রেডশীটের চেয়ে বেশি দক্ষ, এই বিকল্পটি এখনও ছোট ব্যবসার জন্য সর্বোত্তমভাবে বামে থাকে-যাদের 20 জন কর্মচারী রয়েছে, সম্ভবত।
ধাপ your. আপনার রেকর্ড-রক্ষার জন্য চুক্তি করুন যদি এটি সময় এবং খরচ সাশ্রয়ী হয়।
ছোট এবং বড় উভয় ব্যবসার জন্য, উপস্থিতি রেকর্ড করার সর্বোত্তম উপায় হল অন্য কাউকে এটি করার জন্য অর্থ প্রদান করা! বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, আপনার কর্মচারীরা তাদের উপস্থিতি এবং ঘন্টা একটি ওয়েব পোর্টাল বা অ্যাপে প্রবেশ করবে এবং ঠিকাদার ডেটা হোস্ট করবে এবং এর উপর ভিত্তি করে আপনাকে নিয়মিত রিপোর্ট দেবে।
কিছু কোম্পানি কর্মচারী স্তরের উপর ভিত্তি করে একটি ফ্ল্যাট রেট চার্জ করে-উদাহরণস্বরূপ, 10 জন কর্মচারীর জন্য প্রতি মাসে 20 মার্কিন ডলার-অন্যরা প্রতি কর্মচারীর জন্য চার্জ করে। আপনার কর্মীদের উপস্থিতি এবং ঘন্টা ট্র্যাক করার জন্য একটি তৃতীয় পক্ষের কোম্পানি নির্বাচন করার সময় খরচ, বৈশিষ্ট্য এবং পরিষেবার তুলনা করুন।
ধাপ record। যদি আপনার আইটি সামর্থ্য থাকে তবেই ঘরে ঘরে রেকর্ড রাখা পরিচালনা করুন।
একটি মাঝারি বা বড় কোম্পানি হিসেবে, আপনি হয়তো আপনার রেকর্ড-সংরক্ষণের জন্য আরামদায়ক চাষ করতে পারেন না, সম্ভবত আর্থিক বা নিরাপত্তার কারণে। 100, 1, 000, অথবা 10, 000 কর্মচারীদের উপস্থিতি এবং ঘন্টা ট্র্যাক করার জন্য একটি শক্তিশালী আইটি বিভাগ প্রয়োজন যা প্রয়োজনীয় তথ্য সংগ্রহ, সঞ্চয় এবং বিশ্লেষণের অবকাঠামো বিকাশ ও রক্ষণাবেক্ষণ করতে পারে। আপনার আইটি এবং এইচআর বিভাগগুলিও একসাথে ভালভাবে কাজ করতে সক্ষম হওয়া দরকার!
রেকর্ড হ্যান্ডলিংয়ের খরচ এবং সুবিধাগুলি যত্ন সহকারে মূল্যায়ন করুন এবং এটি করার জন্য তৃতীয় পক্ষের সাথে চুক্তি করুন।
3 এর 2 পদ্ধতি: প্রযুক্তির সাথে উপস্থিতি ট্র্যাক করা
পদক্ষেপ 1. কর্মীদের তাদের আইডি কার্ড দিয়ে "সোয়াইপ ইন" এবং "আউট" করুন।
এটি মূলত কর্মীদের "ক্লক ইন" এবং "আউট" একটি কাগজের পাঞ্চ কার্ডের আধুনিক সংস্করণ। এখানে সুবিধা হল যে ডেটা স্টোরেজ এবং বিশ্লেষণের জন্য আপনার অভ্যন্তরীণ বা তৃতীয় পক্ষের রেকর্ড-রাখার পরিকাঠামোতে সরাসরি পাঠানো হয়।
সোয়াইপ কার্ড স্টেশনগুলি এমন কর্মীদের সাথে সবচেয়ে ভাল কাজ করে যারা একক অবস্থানে থাকে এবং তাদের সাধারণ কর্মদিবসের সময় নিয়মিত ঘন্টা কাজ করে-উদাহরণস্বরূপ, অফিসের কর্মী, শিক্ষক বা কারখানার কর্মীরা।
ধাপ ২। আইডি স্ক্যানারে "বন্ধু পাঞ্চিং" সীমাবদ্ধ করতে বায়োমেট্রিক্স বা ভিডিও ব্যবহার করুন।
দেরিতে বা অনুপস্থিত সহকর্মী-যাকে "বন্ধু পাঞ্চিং" বলা হয়-ঘুষি কার্ডের সাহায্যে সহজ ছিল, তাদের জন্য একজন সহকর্মীর আইডি সোয়াইপ করা এবং একই উদ্দেশ্য অর্জন করা এখনও সম্ভব। যদি আপনি উদ্বিগ্ন হন যে এটি আপনার কর্মীদের মধ্যে একটি সমস্যা, তাহলে আপনার সোয়াইপ কার্ড স্টেশনগুলির নিরাপত্তা এবং নির্ভুলতা বাড়ানোর জন্য ভিডিও ক্যামেরা বা বায়োমেট্রিক স্ক্যানারের মতো ব্যবস্থাগুলিতে বিনিয়োগ করার কথা বিবেচনা করুন।
- বায়োমেট্রিক স্ক্যানার, যা সাধারণত আঙুলের ছাপ অনুমোদনের প্রয়োজন হয়, আইডি কার্ড স্ক্যানারের সাথে ব্যবহার করা যেতে পারে।
- আপনার সোয়াইপ কার্ড স্টেশনে সিকিউরিটি ক্যামেরা লাগানো আপনাকে সন্দেহজনক "বন্ধু পাঞ্চার" সনাক্ত করতে সাহায্য করতে পারে।
ধাপ a. ফোন-ভিত্তিক অ্যাপ দিয়ে অফিসের বাইরে কর্মচারীদের ঘন্টা ট্র্যাক করুন।
যেসব কর্মীরা বাড়ি থেকে বা একাধিক স্থান থেকে কাজ করেন তাদের জন্য সোয়াইপ কার্ড ভাল কাজ করে না। পরিবর্তে, তাদের কর্ম-জারি বা ব্যক্তিগত ফোনে একটি অ্যাপ ইনস্টল করে তাদের "পাঞ্চ ইন" এবং "আউট" করুন। অনেক ক্ষেত্রে, তাদের চলমান ঘড়ি শুরু এবং বন্ধ করার জন্য তাদের কেবল একটি বোতাম টিপতে হবে যা তাদের উপস্থিতি এবং ঘন্টা ট্র্যাক করে।
যদি আপনার ব্যবসা ইতিমধ্যেই তৃতীয় পক্ষের কাছে তার রেকর্ড-কেপিং আউটসোর্স করে, তাহলে এই ধরনের অ্যাপ প্যাকেজের অংশ হিসেবে অন্তর্ভুক্ত করা যেতে পারে। এই ক্ষেত্রে, আপনার কর্মীদের স্ব-প্রবেশ করা উপস্থিতি ডেটা আপনার সামগ্রিক রেকর্ড-রক্ষণের সাথে অবিচ্ছিন্নভাবে সংহত করা উচিত।
পদক্ষেপ 4. ব্যাপকভাবে ভ্রমণকারী কর্মীদের জন্য GPS অবস্থান এবং সময় ট্র্যাকিং বিবেচনা করুন।
এই ধরণের ট্র্যাকিং সিস্টেম ভাল কাজ করে যদি আপনার কর্মচারী থাকে যারা তাদের কাজের দিনগুলিতে নির্দিষ্ট অবস্থানের মধ্যে ভ্রমণ করে। তাদের কাজের ফোনের জিপিএস ট্র্যাক করবে যখন তারা নির্দিষ্ট কাজের অঞ্চলে ছিল, যা তাদের মোট কাজের সময় নির্ধারণ করতে ব্যবহার করা যেতে পারে।
জিপিএস ট্র্যাকিং কিছু "টাইমকার্ড" অ্যাপ্লিকেশনের সাথে একটি চ্ছিক বৈশিষ্ট্য। এই বৈশিষ্ট্যটি অবশ্যই কর্ম-জারি করা ফোনের সাথে ব্যবহারের জন্য সবচেয়ে ভালোভাবে রাখা হয়, যেহেতু কর্মচারীদের ব্যক্তিগত ফোনে ট্র্যাক করা কিছুটা "বড় ভাই" -র মতো অনুভব করতে পারে।
3 এর পদ্ধতি 3: উপস্থিতি ডেটা নিয়ে কাজ করা
ধাপ 1. উপস্থিতি সমস্যাগুলি আপনার ব্যবসাকে কীভাবে প্রভাবিত করে তা দেখতে সংখ্যাগুলি ক্রঞ্চ করুন।
সঠিক কর্মচারী উপস্থিতি রেকর্ড রাখা আপনাকে গণনা করতে সক্ষম করে কিভাবে ইতিবাচক এবং নেতিবাচক উপস্থিতি নিদর্শন আপনার নিচের লাইনকে প্রভাবিত করে। পরিবর্তে, আপনি এই ডেটা ব্যবহার করতে পারেন আপনার কর্মক্ষেত্র এবং এইচআর কৌশলগুলি আরও দক্ষতার জন্য সামঞ্জস্য করতে।
কিছু দ্রুত গণনা, উদাহরণস্বরূপ, আপনাকে "ঘটনার হার" দিতে পারে-একটি নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে প্রতি 100 জন কর্মীর অনুপস্থিতির সংখ্যা। অনুরূপ ডেটা পয়েন্ট, যেমন "নিষ্ক্রিয়তার হার" এবং "তীব্রতার হার", উপস্থিতি এবং অনুপস্থিতির অর্থনৈতিক প্রভাব প্রতিষ্ঠায় সাহায্য করতে ব্যবহার করা যেতে পারে।
ধাপ ২. কর্মচারীদের স্বীকৃতি দিন যারা সঠিক উপস্থিতি পদ্ধতি অনুসরণ করে।
একটু ইতিবাচক শক্তিবৃদ্ধি অনেক দূর যেতে পারে! নথিভুক্ত উপস্থিতি রেকর্ড সহ কর্মীদের পরিচয় করার জন্য আপনার সংগৃহীত ডেটা ব্যবহার করুন। তাদের সর্বজনীন স্বীকৃতি, প্রশংসা, এবং সম্ভবত পুরষ্কার দিন-এমনকি কয়েকটি উপহার কার্ড বা একটি ছোট বোনাস অন্যদেরকে অনুসরণ করতে উৎসাহিত করতে সাহায্য করতে পারে।
মনে রাখবেন যে "ভাল উপস্থিতি" এর অর্থ এই নয় যে কর্মচারী কখনই কাজ মিস করবেন না। এর অর্থ হল, সময় নেওয়ার ব্যাপারে বিবেকবান হওয়া-উদাহরণস্বরূপ, একদিন ছুটি নেওয়ার আগে যথাযথ নোটিশ দিয়ে অথবা যখন তারা অসুস্থতা থেকে সেরে উঠছেন তখন বাড়িতে থাকুন।
ধাপ action. কোন কর্মচারীর সাথে দেখা করুন যার উপস্থিতির সমস্যা আছে পদক্ষেপ নেওয়ার আগে।
যখনই আপনার ডেটা একজন কর্মচারীকে উপস্থিতির সমস্যা চিহ্নিত করে, তখন সরাসরি শৃঙ্খলা বা অবসানের দিকে ঝাঁপিয়ে পড়বেন না। পরিবর্তে, সমস্যাটি নিয়ে আলোচনা করার জন্য তাদের (এবং একটি এইচআর প্রতিনিধি বা অনুরূপ প্রাসঙ্গিক পক্ষ) সাথে দেখা করুন। লিখিতভাবে একটি কর্ম পরিকল্পনা রাখুন যা কর্মচারীকে উপস্থিতি প্রত্যাশা পূরণের জন্য স্পষ্ট নির্দেশনা এবং মানদণ্ড দেয়।
আপনি হয়তো কাজ করছেন, উদাহরণস্বরূপ, একজন নিবেদিত কর্মচারীর সাথে যিনি বাড়িতে কিছু চাপা সমস্যার মধ্যে লড়াই করছেন। এই ক্ষেত্রে, আপনি একটি মূল্যবান কর্মীকে হুট করে কাটানোর পরিবর্তে কিছু সময়সূচী বা কাজের চাপ সমন্বয় করতে সক্ষম হতে পারেন।
ধাপ a। কর্মীকে শৃঙ্খলাবদ্ধ বা সমাপ্ত করার সময় লাল টেপটি সাবধানে নেভিগেট করুন।
উপস্থিতি সমস্যা সহ কর্মচারীকে শৃঙ্খলাবদ্ধ করার সময় এবং বিশেষত তাদের চাকরিচ্যুত করার আগে সর্বদা একটি পরিষ্কার, সামঞ্জস্যপূর্ণ পদ্ধতি অনুসরণ করুন। আদর্শভাবে, আপনাকে কর্মসংস্থান আইনের উপর মনোযোগ দিয়ে আইনি পরামর্শদাতার পরামর্শ দেওয়া উচিত। অন্যথায়, কাট-শুকনো গুলির মতো যা মনে হয় তা একটি ব্যয়বহুল মামলা হতে পারে।
