টেক্সট মেসেজ, ফোন কল এবং ইন্সট্যান্ট-মেসেজিং অ্যাপ্লিকেশন সহ ইমেইল এখন যোগাযোগের সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত ফর্মগুলির মধ্যে একটি। ইমেইলের সাথে সংশ্লিষ্টতা এতটাই সাধারণ যে অনেকেই সঠিকভাবে কিভাবে একটি তৈরি করতে হয় তা ভুলে গেছে। একটি সুসংগঠিত ইমেইল যে বার্তাটি প্রদান করে তাতে পেশাদারিত্ব এবং আন্তরিকতার প্রতিফলন ঘটায়, তাই এটি একটি ইমেইল বার্তা কিভাবে ফরম্যাট করতে হয় তা জানা উচিত।
ধাপ
ধাপ 1. আপনার ইমেইলের বিষয় লিখুন।
একটি ইমেল বার্তার বিষয়বস্তু বার্তাটি কী সে সম্পর্কে একটি সংক্ষিপ্ত সারসংক্ষেপ হিসাবে কাজ করে। আপনার সাবজেক্ট লাইন সোজাসাপ্টা এবং সংক্ষিপ্ত হওয়া উচিত যে এটি প্রাপককে কিছু সহজ কথায় আপনার ইমেইলের বিষয়বস্তু সম্পর্কে ধারণা দিতে সক্ষম।
- উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি কাউকে কিছু ব্যবসার বিষয়ে লিখছেন, তাহলে বিষয়বস্তুকে খুব বেশি বিবরণ দিয়ে জটিল করবেন না যেমন "আমি যে গাড়ি চালাচ্ছি তা আমার পছন্দ। আমি এর নীল রঙ পছন্দ করি এবং চাকাগুলি খুব সুন্দর।
- স্পষ্টভাবে আপনার উদ্দেশ্য সরাসরি বিষয় লাইনে বলুন। উদাহরণস্বরূপ: "আপনার নীল সেডানের আগ্রহী ক্রেতা।"
পদক্ষেপ 2. যথাযথ অভিবাদন অন্তর্ভুক্ত করুন।
আপনার যা বলা দরকার তা দিয়ে তাত্ক্ষণিকভাবে ইমেলটি শুরু করবেন না। "শুভেচ্ছা" বা "শুভ দিন" এর মতো সাধারণ অভিবাদন অন্তর্ভুক্ত করুন। আপনি চাইবেন না যে কোনো এলোমেলো মানুষ উপরে উঠুক এবং আপনাকে শুভেচ্ছা না জানিয়ে অবিলম্বে আপনার সাথে কথা বলবে, তাই না? ইমেইলের ক্ষেত্রেও একই।
আপনার অভিবাদনকে আরো ব্যক্তিগত করার জন্য, আপনার প্রাপকের শেষ নামটি আপনার সালামে অন্তর্ভুক্ত করুন।
পদক্ষেপ 3. আপনার বার্তার মূল অংশটি লিখুন।
আপনি যে ধরনের বার্তা লিখছেন এবং আপনি কার কাছে পাঠাচ্ছেন তার উপর নির্ভর করে আপনি যা খুশি লিখতে পারেন।
- আপনি যদি আপনার কাছের কাউকে লিখছেন, আপনি আপনার ইমেইলকে ব্যক্তিগত করতে পারেন; কিন্তু যদি আপনি একটি ব্যবসায়িক চিঠি লিখছেন, তাহলে আপনাকে ইমেইলটি যতটা সম্ভব পেশাদার রাখতে হবে।
- আপনার মেসেজের ফরম্যাটও মাথায় রাখতে হবে। হার্ড-টু-রিড ফন্ট স্টাইল, সাইজ এবং ফরম্যাট ব্যবহার করবেন না এবং বড় অক্ষর ব্যবহার এড়িয়ে চলুন। ডিজিটাল জগতে বড় হাতের অক্ষর চিৎকারের অনুরূপ।
ধাপ 4. একটি সমাপ্তি মন্তব্য অন্তর্ভুক্ত করুন।
আপনার মেসেজ যেখানে শেষ হয় সেখানে শুধু আপনার ইমেইল শেষ করবেন না। "আন্তরিকভাবে," "শুভেচ্ছা," বা আপনি যে ইমেলটি রচনা করছেন তার সাথে সবচেয়ে ভাল হবে এমন কিছু সমালোচনা মন্তব্য লিখুন।
সমাপ্ত মন্তব্যগুলি অবশ্যই আপনার ইমেলের সাথে ভালভাবে চলতে হবে। কেন? কারণ যদি আপনি একটি ব্যবসায়িক বার্তা লিখছেন, আপনি আপনার চিঠির সমাপ্তি মন্তব্য হিসাবে "প্রেমময়ভাবে আপনার" লিখতে চান না; এটা অনুপযুক্ত হবে।
পদক্ষেপ 5. একটি স্বাক্ষর যোগ করুন।
যদিও আপনার ইমেল ঠিকানায় ইতিমধ্যেই আপনার পাঠানো প্রতিটি ইমেইলে আপনার নাম অন্তর্ভুক্ত রয়েছে, তবুও এটি সুপারিশ করা হয় যে আপনার লেখা প্রতিটি বার্তা সহ একটি স্বাক্ষর অন্তর্ভুক্ত করুন। স্বাক্ষরগুলি কেবল সাধারণ পাঠ্য হতে পারে অথবা, যদি আপনি সৃজনশীল হতে চান, ছবি (যেমন লোগো, ব্র্যান্ড চিহ্ন ইত্যাদি)।
আপনার নিজের স্বাক্ষর তৈরি করতে যে কোন ওয়েবমেইল বা ইমেইল ক্লায়েন্ট অ্যাপ্লিকেশনের স্বাক্ষর বিকল্প ব্যবহার করুন।
পরামর্শ
- ইমেল বার্তাগুলি বিন্যাস করার পাশাপাশি, আপনার সঠিকভাবে নামযুক্ত ইমেল ঠিকানাগুলিও ব্যবহার করা উচিত। "[email protected]" ব্যবহার করে আপনার শৈশবের বন্ধুকে মেসেজ করা ঠিক আছে, কিন্তু আপনি যখন আপনার বসের কাছে ব্যবসায়িক ইমেল পাঠাচ্ছেন তখন এটি তেমন একটি ভাল ধারণা নয়।
- ইমেল তৈরি করার সময় সঠিক ইন্টারনেট শিষ্টাচার ব্যবহার করুন। অজানা পরিচিতিগুলিতে স্প্যাম মেইল বা বার্তা পাঠাবেন না।
- একটি প্রাপকের কাছে একাধিক বার্তা পাঠানো এড়াতে আপনার ইমেল বার্তাটি পাঠানোর আগে সর্বদা দুবার পরীক্ষা করুন। আপনার বার্তাগুলি স্প্যাম হিসাবে চিহ্নিত করা যেতে পারে যদি আপনি তা করেন।
