কাগজে আপনার অগ্রাধিকারগুলি লেখার কাজ করে যদি আপনি সেগুলি বিকালে বন্ধ করতে পারেন। বাড়িতে বা কর্মস্থলে আগত কাজের একটি টরেন্টের সাথে, অনেকে পরের দিন (বা সপ্তাহ বা মাস) নিয়ে যায়। এই এক্সেল স্প্রেডশীট সময়সীমার কাছাকাছি ঘড়ি এবং সেই অনুযায়ী কাজের অগ্রাধিকার পরিবর্তন করে। 20 মিনিটের মধ্যে নীচের পদক্ষেপগুলি আপনার অগ্রাধিকারগুলি পরিচালনা করার জন্য আরও কার্যকর উপায় সরবরাহ করে।
ধাপ
ধাপ 1. একটি "হোম" বা "অফিস" ট্যাব তৈরি করুন।
একটি নতুন এক্সেল স্প্রেডশীট খুলুন। নীচে "Sheet1" ট্যাবে ডান ক্লিক করুন এবং Rename এ ক্লিক করুন। "হোম" বা "অফিস" টাইপ করুন।
ধাপ 2. ধাপ 1 পুনরাবৃত্তি করে শীট 2 কে "টেমপ্লেট" এবং শীট 3 কে "পয়েন্ট" হিসাবে নামকরণ করুন।
পদক্ষেপ 3. গুরুত্ব সারণী তৈরি করুন।
পয়েন্ট ট্যাবে, কলাম A, B এবং C পূরণ করুন:
ধাপ 4. "গুরুত্ব" নামটি সংজ্ঞায়িত করুন।
সেল A2 থেকে C7 নির্বাচন করুন। Insert Name Define এ ক্লিক করুন
নামটিকে "গুরুত্ব" হিসাবে সংজ্ঞায়িত করুন এবং ঠিক আছে ক্লিক করুন।
পদক্ষেপ 5. প্রচেষ্টা টেবিল তৈরি করুন।
E, F, এবং G কলামে Effort টেবিল তৈরির জন্য 3, 4 এবং 5 ধাপের পুনরাবৃত্তি করুন। E2 থেকে G6 ঘর নির্বাচন করুন এবং তাদের "প্রচেষ্টা" নাম দিন।
পদক্ষেপ 6. জরুরী টেবিল তৈরি করুন।
কলাম I, J এবং K- এ আর্জেন্সি টেবিল তৈরি করতে 3, 4 এবং 5 ধাপের পুনরাবৃত্তি করুন। তাদের নাম দিন "জরুরী"।
ধাপ 7. হোম ট্যাবে শিরোনাম লিখুন।
হোম ট্যাবে ক্লিক করুন এবং সারি 1 এ শিরোনাম সন্নিবেশ করান:
- A - অগ্রাধিকার একটি সূত্র, সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কাজের জন্য 1, কিন্তু 100 এর বেশি হতে পারে
- বি - টাস্ক টাস্কের নাম।
- C - গুরুত্ব টেবিল থেকে একটি A, B, C, D, E, বা F।
- D - প্রচেষ্টা A 1-5, প্রচেষ্টা টেবিল থেকে।
- ই - জরুরী তারিখের উপর ভিত্তি করে একটি সূত্র।
- F - নির্ধারিত তারিখ যখন টাস্ক শেষ করা উচিত। নির্ধারিত তারিখগুলি কঠিন এবং দ্রুত নয়। র R্যাম আপ আপনি কত তাড়াতাড়ি আপনি কাজ শুরু করতে পারে এবং আপনাকে বলে সম্প্রসারণ কত দিন স্লাইড করতে পারে তা আপনাকে বলে। চুল কাটার জন্য 5 এর র্যাম্প এবং 4 এর এক্সটেনশন থাকতে পারে - 2 সপ্তাহ আগে চুল কাটার কোনো মানে হয় না এবং 5 দিনের বেশি দেরি হলে লোকেরা লক্ষ্য করতে পারে।
- জি - নির্ধারিত তারিখের আগের দিনগুলি র R্যাম্প করুন আপনি কাজ শুরু করতে পারেন।
- H - এক্সটেনশন নির্ধারিত তারিখের স্বয়ংক্রিয় এক্সটেনশন
- আমি - দিন বাম সূত্র। নির্ধারিত তারিখের আগে দিনের সংখ্যা; নির্ধারিত তারিখ পার হয়ে গেলে নেগেটিভ।
- জে - সমাপ্ত তারিখের কাজটি আসলে সম্পন্ন হয়েছিল।
- K - টাস্কের জন্য কোন বিবরণ মন্তব্য করুন।
ধাপ 8. আপনার কাজের তালিকা লিখুন।
নোট অগ্রাধিকার, জরুরী এবং দিন বাম ফাঁকা রাখা হয়। সেগুলো ফর্মুলায় ভরা হবে। এখানে বাড়ির কাজের একটি নমুনা।
ধাপ 9. বাম, জরুরী এবং অগ্রাধিকার জন্য সূত্র লিখুন।
নীচের সূত্রগুলি সারি 2 এর জন্য।
- I (দিন বাকি) = F2-IF (ISBLANK (J2), TODAY (), J2)
- E (জরুরী) = IF (I2> G2, 5, IF (I2> 0, 4, IF (I2 = 0, 3, IF (I2+H2> 0, 2, 1))))
- A (অগ্রাধিকার) = VLOOKUP (C2, গুরুত্ব, 2, FALSE) + VLOOKUP (D2, Effort, 2, FALSE) + VLOOKUP (E2, Urgent, 2, FALSE)
ধাপ 10. সেল I2 এর ফরম্যাট পরিবর্তন করুন সেলে ডান ক্লিক করে, ফরম্যাট নির্বাচন করে এবং 0 দশমিক স্থান দিয়ে একটি সংখ্যা তৈরি করুন।
ধাপ 11. প্রতিটি কলামের অবশিষ্ট কোষে অগ্রাধিকার, জরুরী এবং বাম দিনগুলির জন্য সূত্রগুলি অনুলিপি করুন।
সেল E2 নির্বাচন করুন এবং টাইপ করুন CTRL-C।
E3 থেকে E10 ঘর নির্বাচন করুন এবং ক্লিক করুন CTRL-V । সেল I2 থেকে I3 থেকে I10 এ কপি করার জন্য পুনরাবৃত্তি করুন। অবশেষে, সেল A2 থেকে A3 থেকে A10 কক্ষে কপি করার পুনরাবৃত্তি করুন। অনির্ধারিত কাজের জন্য আপনি যে অদ্ভুত মানগুলি পান তা উপেক্ষা করুন।
ধাপ 12. অগ্রাধিকার অনুসারে সারিগুলি সাজান।
A1 থেকে K পর্যন্ত কোষগুলি নির্বাচন করুন, যতটা সারি আপনার কাছে আছে। তারপর Data Sort এ ক্লিক করুন।
ধাপ 13. সংস্করণের তারিখ সহ আপনার অগ্রাধিকার স্প্রেডশীট সংরক্ষণ করুন।
পদক্ষেপ 14. কাজ সমাপ্ত চিহ্নিত করুন।
আপনি যখন কাজগুলি সম্পন্ন করবেন, সমাপ্ত কলামে তারিখটি চিহ্নিত করুন। মনে রাখবেন সিটিআরএল- ;
(নিয়ন্ত্রণ কী এবং আধা-কোলন) অবিলম্বে বর্তমান তারিখ প্রবেশ করে।
ধাপ 15. প্রতিদিন অগ্রাধিকার পরিবর্তন দেখুন।
এখানে বেশ কয়েক দিনের অগ্রাধিকার রয়েছে। 13 জুলাই সমস্ত কাজগুলি আগে র R্যাম আপ সময়কাল, তাই বড় সংখ্যা আছে। 20 জুলাই, চারটি কাজের জন্য উচ্চতর অগ্রাধিকার (ছোট সংখ্যা) উপস্থিত হয়, যার মধ্যে রয়েছে ঘাস কাটা যা তার আঘাত করেছে বাকি তারিখ 21 তারিখে, অগ্রাধিকার বেশি কারণ আমরা এর মধ্যে আছি সম্প্রসারণ সময়কাল এবং 23 শে জুলাই এটি আরও বেশি কারণ এটি এর বাইরে সম্প্রসারণ সময়কাল বিল পরিশোধ এছাড়াও 23 এবং 25 তারিখে একটি বৃদ্ধির মধ্য দিয়ে যায়।
পরামর্শ
- নির্দ্বিধায় আরো কলাম যোগ করুন - যারা টাস্ক, বিভাগ ইত্যাদি নিযুক্ত করেছেন।
- বড় কাজগুলোকে ছোট ছোট ভাগে ভাগ করুন।
- প্রয়োজনে প্রতিদিন কাজের তালিকা সাজান।
- পরিবার/বাড়ি এবং কাজের জন্য আলাদা এক্সেল ফাইল রাখুন।
- = IF (উইকডে (টুডে (), 2)> 5, টুডে ()-(উইকডে (টুডে (), 2) -5) +7, টুডে ()-(উইকডে (টুডে (), 2) -5))
- অতীতের নির্ধারিত কাজগুলি (জরুরী = 1) বা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলি (গুরুত্ব = "A") নির্বাচন করতে অটো ফিল্টার ব্যবহার করুন
- অগ্রাধিকার এবং সময় ব্যবস্থাপনায় নীচে তালিকাভুক্ত নিবন্ধগুলি পড়ুন।
- টেমপ্লেট ট্যাবে পুনরাবৃত্তিমূলক কাজগুলি অনুলিপি করুন, যাতে আপনি সেগুলি সহজেই খুঁজে পেতে এবং পুনরায় কপি করতে পারেন।
- অগ্রাধিকার প্রতিটি অংশ জন্য প্রদত্ত পয়েন্ট পরিবর্তন বিনা দ্বিধায়।
- একটি পুনরাবৃত্তিমূলক কাজকে ক্রমাগত আপডেট রাখার একটি উপায় হল তারিখের কলামের অধীনে এটি প্রবেশ করা: (এই উদাহরণটি শুক্রবার ব্যবহার করে, যা এখানে "5"।)
- শর্তসাপেক্ষ ফরম্যাট যুক্ত করুন তারিখে কখন তা শেষ হয়ে যাবে তা নির্দেশ করে।
- সাপ্তাহিক, মাসিক (অথবা সম্ভবত দ্বিগুণ) প্রতিটি সময়ের মধ্যে সম্পন্ন কাজগুলির সংখ্যা গণনা করুন। এটাই হতে পারে একমাত্র ইতিবাচক প্রতিক্রিয়া যা আপনি আপনার কাজে পেতে পারেন।
- এটি "আজ" তারিখ (সোমবার = 1, মঙ্গল = 2,… সূর্য = 7) খুঁজে পায় এবং শুক্রবারের পরে তা দেখতে পরীক্ষা করে। যদি তা হয় তবে এটি বর্তমান শুক্রের সাথে সাত যোগ করবে, আগামী সপ্তাহে শুক্রবার দেবে। যদি এটি শুক্রবারের পরে না হয় তবে এটি কেবল এই সপ্তাহের জন্য শুক্রবারের তারিখ প্রদর্শন করে।
- এই উদাহরণে, সোমবার = 1, মঙ্গলবার = 2, বুধবার = 3, বৃহস্পতিবার = 4, শুক্রবার = 5, শনিবার = 6 এবং রবিবার = 7।
- এই সূত্রটি পরিবর্তন করতে যাতে এটি কাজ করে, বলুন, মঙ্গলবার, আমরা সেই মঙ্গলবার = 2 এর উপরে তালিকা দেখে দেখতে পারি, তাই 2s এর সূত্রের মধ্যে কেবলমাত্র 3 5 গুলি অদলবদল করুন।
সতর্কবাণী
- আপনার এক্সেল ফাইল সব সময় আপনার সাথে রাখার পরিবর্তে, গুগল স্প্রেডশীট ব্যবহার করুন যাতে আপনার ফাইল সবসময় আপনার কাছে পাওয়া যায়।
- পুনরুদ্ধারের জন্য প্রতি কয়েক সেশনে স্প্রেডশীট সংরক্ষণ করুন।
- সময় ব্যবস্থাপনা অত্যন্ত ব্যক্তিগত এবং এই স্প্রেডশীটটি আপনার প্রয়োজন এবং পছন্দগুলির সাথে মেলে না। এটি অনুপ্রবেশমূলক বা দৈনন্দিন পরিদর্শন করার জন্য খুব চাহিদা বোধ করতে পারে। এটি আপনার জন্য কাজ করতে পারে, কিন্তু আপনার বন্ধুরা বা তদ্বিপরীত নয়।
- গণনা করা অগ্রাধিকারগুলি ক্রমিক সংখ্যা নয়। একটি "1" অগ্রাধিকার টাস্ক সম্পন্ন করা অন্য সকলকে স্থানান্তরিত করে না। অগ্রাধিকার একশর বেশি হতে পারে এবং সমস্ত সংখ্যা সম্ভব নয়। সাধারণত 1 এবং 12 এর মধ্যে অগ্রাধিকারগুলিতে ফোকাস করুন।
- খুব বেশি টাস্ক নিয়ে চিন্তা করবেন না - এমনকি দুই মাসের কাজগুলি তাদের নির্ধারিত তারিখ না আসা পর্যন্ত তালিকার নীচে অপেক্ষা করতে পারে।
