কাজের সময় বন্ধের জন্য জিজ্ঞাসা করা ভয়ঙ্কর এবং বিশ্রী হতে পারে, তবে এটি প্রায়শই প্রয়োজনীয়। আপনি যদি কাজ থেকে দূরে থাকার সময় পরিকল্পনা করেন যাতে এটি আপনার নিয়োগকর্তার জন্য ন্যূনতম সমস্যা সৃষ্টি করে, তাহলে সেই দিনগুলোতে ছুটি কাটানোর সময় আপনার আরও ভালো শট হবে। যখন আপনি আপনার ইমেইল অনুরোধ লিখতে বসেন, সরাসরি, বন্ধুত্বপূর্ণ হন এবং আপনি কেন কাজ বন্ধ করতে চান তার একটি ভাল ব্যাখ্যা প্রদান করুন। আপনি ছুটি নিচ্ছেন বা ব্যক্তিগত বিষয়ে মনোযোগ দিচ্ছেন, আপনি যদি বিনয়ী হন এবং আপনার অনুপস্থিতি আপনার কর্মক্ষেত্রে কীভাবে প্রভাব ফেলবে সে বিষয়ে চিন্তাশীল হলে আপনি আত্মবিশ্বাসের সাথে সময় কাটানোর অনুরোধ করতে পারেন।
ধাপ
2 এর অংশ 1: আপনার অনুরোধের সময় নির্ধারণ
ধাপ 1. কাজের ছুটির সময় অনুরোধ করার জন্য আপনার কোম্পানির নীতিগুলি পরীক্ষা করুন।
আপনার কর্মচারীর হ্যান্ডবুকটি পরীক্ষা করুন অথবা একজন সুপারভাইজারকে জিজ্ঞাসা করুন যে আপনার কর্মস্থলে ছুটির নীতি কী। আপনি কত দিন উপলভ্য আছেন, কিভাবে এবং কখন তারা জোগাড় করেন এবং যদি আপনি অর্থ প্রদানের সময় বন্ধের জন্য যোগ্য হন তা নির্ধারণ করুন।
- জ্যেষ্ঠতাও প্রভাব ফেলতে পারে যে আপনি কত দিন ছুটি নিতে পারেন এবং কখন আপনি ছুটি নিতে পারেন।
- আপনি যদি একজন নতুন কর্মচারী হন, তাহলে আপনি এখনও অবসর পাওয়ার যোগ্য কিনা তা পরীক্ষা করে দেখুন। আপনি যখন একজন নতুন কর্মচারী হন তখন সময় নেওয়া কঠিন হতে পারে এবং আপনার সুপারভাইজার হয়তো উৎসাহী নাও হতে পারেন।
পদক্ষেপ 2. একটি সুবিধাজনক সময়ে আপনার দিন বন্ধ পরিকল্পনা।
যদি আপনি একটি চলমান প্রকল্পের সাথে জড়িত না হন, অথবা যদি কোন আসন্ন সময়সীমা না থাকে তবে সময় নেওয়া সহজ হবে। যদি আপনার কোম্পানির বছরের একটি নির্দিষ্ট সময় থাকে যা খুব ব্যস্ত থাকে, তাহলে আপনাকে সেই সময়ের মধ্যে কাজের ছুটি এড়ানোর চেষ্টা করা উচিত।
- অপ্রত্যাশিত জরুরি অবস্থা বা সুযোগের জন্য ব্যস্ত সময়কালে যদি আপনার ছুটি প্রয়োজন হয়, আপনার অনুরোধের জন্য একটি শক্তিশালী ব্যাখ্যা প্রদান করুন।
- যদি সম্ভব হয়, জিজ্ঞাসা করুন অন্য কেউ আপনার পছন্দের তারিখগুলির কাছাকাছি সময় নেওয়ার কথা ভাবছেন কিনা। যদি আপনার কর্মস্থল স্বল্প-কর্মচারী হয়, আপনার সুপারভাইজারের জন্য আপনার অনুরোধ মঞ্জুর করা কঠিন হবে।
- যদি আপনার ছুটির জন্য অনুরোধ মঞ্জুর করা হয়, তাহলে আপনার সহকর্মীদের মনে করিয়ে দিন যে আপনি কাজ থেকে ছুটি নেওয়ার এক সপ্তাহ আগে আপনি চলে যাবেন।
পদক্ষেপ 3. কমপক্ষে 2 সপ্তাহ আগে আপনার অনুরোধ করুন।
যেদিন আপনি আপনার ছুটি শুরু করতে চান তার কমপক্ষে 2 সপ্তাহ আগে আপনাকে দিনের ছুটি চাইতে হবে। সাধারণত, আপনি যত বেশি অগ্রিম বিজ্ঞপ্তি প্রদান করতে সক্ষম হবেন, আপনার অবসর নেওয়ার সম্ভাবনা তত ভাল। আপনার তত্ত্বাবধায়ককে জানিয়ে দেওয়া যে, আপনি চলে যাওয়ার পরিকল্পনা করার আগে কয়েক সপ্তাহ বা এমনকি এক মাস ছুটি নেওয়ার পরিকল্পনা করছেন, যা আপনার কর্মস্থলকে আপনার অনুপস্থিতির জন্য প্রস্তুত করার অনুমতি দেবে।
আপনি যতক্ষণ কাজ বন্ধ করার পরিকল্পনা করবেন তত বেশি অগ্রিম বিজ্ঞপ্তি আপনাকে প্রদান করতে হবে। কয়েক দিনের ছুটিতে 2 সপ্তাহের নোটিশ দেওয়া যথেষ্ট। যদি আপনি এক সপ্তাহ বা তারও বেশি সময় ধরে চলে যান, তাহলে আপনি আপনার বসকে যাওয়ার পরিকল্পনা করার অন্তত 1 মাস আগে আপনার বসকে জানানোর চেষ্টা করা উচিত।
ধাপ 4. যাবার আগে যতটা সম্ভব কাজ সম্পন্ন করুন।
কাজ বন্ধ করার অনুরোধ করার সময় যদি আপনি এমন কাজ এবং দায়িত্ব পালন করেন যা আপনি চলে যাওয়ার আগে যতটা সম্ভব সম্পন্ন করুন। আপনার সহকর্মীদের আশ্বস্ত করা যে আপনার অনুপস্থিতি তাদের অতিরিক্ত বোঝা দেবে না এবং তাদের সুপারভাইজারের পক্ষে আপনার অনুরোধ মঞ্জুর করা সহজ হবে।
যদি আপনার কাজের দায়িত্ব থাকে যা আপনি চলে যাওয়ার আগে সম্পন্ন করা যাবে না, সহকর্মীদের সাথে আপনার জন্য কভার করার ব্যবস্থা করুন। নিশ্চিত হোন যে তারা যে কাজগুলি সম্পন্ন করার জন্য তাদের প্রয়োজন তা সম্পূর্ণরূপে বুঝতে পারে। তাদের সাহায্যের প্রয়োজন হলে তাদের যোগাযোগের তথ্য প্রদান করুন।
2 এর 2 অংশ: আপনার ইমেল লেখা
পদক্ষেপ 1. ইমেইল সাবজেক্ট লাইনে আপনার অনুরোধ রাখুন।
আপনি চান যে আপনার সুপারভাইজার ইমেইল না খোলার সাথে সাথে আপনার অনুরোধটি বুঝতে পারে। নির্দিষ্টভাবে বলুন যে আপনি সময় বন্ধের অনুরোধ করছেন, এবং বিষয় লাইনে আপনি যে তারিখগুলি অনুরোধ করছেন তা দিন।
উদাহরণস্বরূপ, একটি সাবজেক্ট লাইন হতে পারে: "প্যাট স্মিথ 2020-25-10 থেকে 2020-05-10 অবকাশের দিনগুলির জন্য অনুরোধ করছেন।"
পদক্ষেপ 2. একটি বন্ধুত্বপূর্ণ শুভেচ্ছা দিয়ে খুলুন।
আপনার সুপারভাইজারকে সরাসরি নাম দিয়ে সম্বোধন করুন এবং একটি অভিবাদন অন্তর্ভুক্ত করুন। এটি একটি অপ্রয়োজনীয় বা গুরুত্বহীন জিনিস বলে মনে হতে পারে, কিন্তু একটি উষ্ণ সুর সেট করে এবং ইমেলটিকে আরও পেশাদার দেখায়।
- আপনার অভিবাদন অভিনব কিছু হতে হবে না। "হেই জেন", "হ্যালো ডেভ" বা "গ্রিটিংস এডেন" এর মতো সহজ কিছু বলা পুরোপুরি ঠিক।
- আপনার সুপারভাইজারের শিরোনাম এবং পছন্দগুলি কীভাবে তাদের সম্বোধন করা হয় সে সম্পর্কে সচেতন থাকুন। যদি আপনার কর্মসংস্থানের জায়গাটি সাধারণত যোগাযোগের ক্ষেত্রে শেষ নাম ব্যবহার করে, তাহলে আপনার সুপারভাইজারের প্রথম নামটি একটি ইমেইলে ব্যবহার করা অসম্মানজনক মনে হতে পারে। একইভাবে, যদি আপনার সুপারভাইজার একটি শিরোনামের উপসর্গ (যেমন ডাক্তার, অধ্যাপক, বিচারক ইত্যাদি) ব্যবহার করেন, তাহলে আপনার শুভেচ্ছায় এটি ব্যবহার করা উচিত।
ধাপ 3. আপনার ছুটির তারিখ দিন।
যদিও আপনি ইতোমধ্যে ইমেইল সাবজেক্ট লাইনে যে তারিখগুলি চান তা ইতিমধ্যেই রেখে দিয়েছেন, আপনার ইমেলের প্রথম লাইনে সেগুলি পুনরায় বলা উচিত। একটি অনুরোধ আকারে এই তথ্য রাখুন।
উদাহরণস্বরূপ, আপনি লিখতে পারেন: "আমি বুধবার, অক্টোবর 10 থেকে বৃহস্পতিবার, অক্টোবর 25 পর্যন্ত ছুটির সময় অনুরোধ করতে চাই।"
ধাপ 4. ব্যাখ্যা করুন কেন আপনি সময় চান।
আপনি যে তারিখগুলি বন্ধ করতে চান তা দেওয়ার অবিলম্বে, আপনি যে অনুরোধটি করছেন তা সরবরাহ করুন। আপনি কেন সময় বন্ধ করতে চান সে সম্পর্কে আপনার সৎ হওয়া উচিত, এমনকি যদি আপনি মনে করেন যে আপনার কারণ ইতিবাচক উত্তর পাবে না। আপনি যদি ছুটি কাটানোর প্রয়োজন হয় সে সম্পর্কে মিথ্যা বললে মারাত্মক প্রতিক্রিয়া হতে পারে এবং ভবিষ্যতে সময় বন্ধের অনুরোধ করা অনেক কঠিন হবে।
- উদাহরণস্বরূপ, আপনি লিখতে পারেন: "আমি এই দিনগুলি বন্ধের অনুরোধ করছি কারণ আমার পরিবার হাওয়াইতে ছুটি কাটাতে যাচ্ছে।"
- আপনি যদি কোন জরুরী বা অপ্রত্যাশিত ঘটনার কারণে সময় বন্ধের অনুরোধ করেন, তাহলে নিশ্চিত করুন যে আপনি আপনার ব্যাখ্যায় এটিকে গুরুত্ব দিয়েছেন। অন্ত্যেষ্টিক্রিয়া, চিকিৎসা সংক্রান্ত সমস্যা, অথবা এমনকি বিস্ময়কর বিবাহও অপ্রত্যাশিত ঘটনার কিছু উদাহরণ যা আপনার সুপারভাইজারকে শেষ মুহূর্তের অনুরোধ মঞ্জুর করার সম্ভাবনা বেশি করে।
পদক্ষেপ 5. আপনার সুপারভাইজারকে আশ্বস্ত করুন যে আপনার অনুপস্থিতির জন্য আপনার একটি পরিকল্পনা আছে।
আপনার নিয়োগকর্তাকে জানাতে দিন যে আপনি আপনার অনুপস্থিতি কর্মক্ষেত্রে কীভাবে প্রভাব ফেলতে পারে তা আপনি সাবধানে বিবেচনা করেছেন। যদি আপনার জন্য কাউকে আচ্ছাদন করার ব্যবস্থা করার প্রয়োজন হয় অথবা যদি আপনার অবসর সময় বিদ্যমান প্রকল্প এবং ক্লায়েন্টদের আপনার মনোযোগের প্রয়োজন হয়, তাহলে আপনি কিভাবে এই সমস্যাগুলি সমাধান করবেন তার বিস্তারিত ব্যাখ্যা করুন। আপনি যত বেশি কাজ এবং হতাশা আপনি আপনার সুপারভাইজারকে বাঁচাতে পারবেন, তত বেশি আরামদায়ক তারা সময় নিয়ে আপনার সাথে থাকবে।
- উদাহরণস্বরূপ, আপনি লিখতে পারেন: "আমি নিশ্চিত হয়েছি যে যখন আমি চলে যাব তখন আমার দায়িত্বের যত্ন নেওয়া হবে। আমি চার্লিকে আমার ক্লায়েন্টদের সামলানোর ব্যবস্থা করেছি। এছাড়াও, আমি ইতিমধ্যে আমার সমস্ত কাগজপত্র সম্পন্ন করেছি যা আমি করতে চাই আমার অনুপস্থিতি."
- আপনি দূরে থাকাকালীন আপনার সাথে কিভাবে যোগাযোগ করা যেতে পারে তা আপনার সুপারভাইজারকে বলা একটি ভাল ধারণা। যদি আপনি একটি ফোন নম্বর বা ইমেইল প্রদান করতে অক্ষম হন, অথবা অনিচ্ছুক হন, যেখানে আপনার অবসর সময়ে আপনার সাথে যোগাযোগ করা যেতে পারে, তাহলে আপনাকে আপনার অনুরোধে এই তথ্যটি জানাতে হবে।
পদক্ষেপ 6. একটি ইতিবাচক নোট শেষ করুন।
আপনার ইমেলের শেষ লাইনটি জিজ্ঞাসা করা উচিত যে আপনি যে অনুরোধটি রেখেছেন তা আপনার নিয়োগকর্তার কাছে ঠিক আছে কিনা। আপনার নামের সাথে সাইন ইন করার আগে আপনার সুপারভাইজারকেও ধন্যবাদ জানানো উচিত। এটি বন্ধুত্বপূর্ণ এবং পেশাদারী সুর বজায় রাখে যা আপনার শুভেচ্ছা দিয়ে শুরু হয়েছিল।
উদাহরণস্বরূপ, আপনার ইমেইলের শেষ অংশ পড়তে পারে: "এই সব ঠিক আছে? ধন্যবাদ, প্যাট।”
বিশেষজ্ঞের পরামর্শ
কীভাবে আপনার সময়কে সর্বাধিক উপভোগ করবেন:
- আপনি আগামী months মাসের মধ্যে যা শিখতে চান বা অর্জন করতে চান তার পরিপ্রেক্ষিতে নিজের জন্য একটি লক্ষ্য নির্ধারণ করুন। দীর্ঘ কাজের ছুটি থেকে ফিরে আসার পর প্রথম মাসে নিজেকে অনুপ্রাণিত রাখতে সাহায্য করতে পারে এমন কিছু আশা করা।
- আপনার অবসর সময়, আপনার কর্মজীবন সম্পর্কে চিন্তা করুন। নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন আপনি কোথায় থাকতে চান এবং আপনার কাজটি আসলে আপনাকে এটি সরবরাহ করছে কিনা। তারপরে, আপনার কাজের মধ্যে মস্তিষ্কের সুযোগ যা আপনাকে আপনার দীর্ঘমেয়াদী লক্ষ্যগুলির কাছাকাছি যেতে সহায়তা করতে পারে।
- আপনি যদি আপনার কর্মক্ষেত্রে খুশি হন কিন্তু সঠিক ভূমিকায় না থাকেন, তাহলে সম্ভবত কোম্পানির অন্য কোন ভূমিকায় রূপান্তরিত হওয়ার বিষয়ে ফিরে আসার আগে আপনার বসের সাথে কথা বলার বিষয়টি বিবেচনা করুন।
থেকে অর্চনা রামমূর্তি, এমএস প্রধান প্রযুক্তি কর্মকর্তা, কর্মদিবস
