মাইক্রোসফট এক্সেলের অটো ফিল্টার ফিচার ব্যবহার করা হচ্ছে বৃহৎ পরিমাণে ডেটা সাজানোর একটি দ্রুত এবং সহজ উপায়। ফিল্টারগুলি বিভিন্ন ধরণের মানদণ্ড সমর্থন করে যার সাহায্যে আপনার ডেটা বাছাই করা যায়। শুরু করতে, আপনাকে একটি ডেটাসেট তৈরি করতে হবে। তারপরে কেবলমাত্র লক্ষ্য নির্বাচন করা এবং "ডেটা" ট্যাবে অবস্থিত "ফিল্টার" বোতাম টিপে অটো ফিল্টার সক্রিয় করা এবং আপনার পছন্দ মতো ফিল্টারটি কাস্টমাইজ করা। এই প্রক্রিয়াটি কয়েক মিনিটের মধ্যে আয়ত্ত করা যায়, শেষ পর্যন্ত আপনার এক্সেলের দক্ষতা বৃদ্ধি পায়।
ধাপ
2 এর অংশ 1: অটো ফিল্টার দিয়ে শুরু করা
ধাপ 1. একটি টেবিল তৈরি করুন।
নিশ্চিত করুন যে আপনার ডেটাতে কলামের শিরোনাম রয়েছে যাতে তার নীচের ডেটা নির্দিষ্ট করা যায়। শিরোনাম হল যেখানে ফিল্টার স্থাপন করা হবে এবং সাজানো ডেটার মধ্যে অন্তর্ভুক্ত করা হবে না। প্রতিটি কলামে একটি অনন্য ডেটাসেট থাকতে পারে (যেমন তারিখ, পরিমাণ, নাম ইত্যাদি) এবং যতগুলি এন্ট্রি আপনি সাজাতে চান তা ধারণ করতে পারেন।
আপনি ধারণকারী সারি নির্বাচন করে এবং "দেখুন> ফ্রিজ পেন" এ গিয়ে আপনার শিরোনামগুলি স্থির করতে পারেন। এটি বড় ডেটা সেটে ফিল্টার করা বিভাগগুলির ট্র্যাক রাখতে সাহায্য করবে।
ধাপ 2. আপনি ফিল্টার করতে চান এমন সমস্ত ডেটা নির্বাচন করুন।
আপনি ফিল্টারে অন্তর্ভুক্ত করতে চান এমন সমস্ত কোষ নির্বাচন করতে ক্লিক করুন এবং টেনে আনুন। যেহেতু অটোফিল্টার, নাম অনুসারে, একটি স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়া, আপনি এটি অ-সংলগ্ন কলামগুলি ফিল্টার করতে ব্যবহার করতে পারবেন না। এর মধ্যে সমস্ত কলাম তাদের সাথে ফিল্টার করার জন্য সেট করা হবে।
পদক্ষেপ 3. অটো ফিল্টার সক্রিয় করুন।
"ডেটা" ট্যাবে যান, তারপরে "ফিল্টার" টিপুন। একবার সক্রিয় হয়ে গেলে, কলাম শিরোনামে ড্রপ-ডাউন বোতাম থাকবে। এই বোতামগুলি ব্যবহার করে, আপনি আপনার ফিল্টার বিকল্পগুলি সেট করতে পারেন।
ধাপ 4. ফিল্টারের মানদণ্ড নির্বাচন করুন।
কোষের মধ্যে ডেটার ধরণ অনুসারে ফিল্টার অপশনগুলি পরিবর্তিত হতে পারে। পাঠ্য কোষগুলি পাঠ্য সামগ্রী দ্বারা ফিল্টার করবে, যখন সংখ্যা কোষে গাণিতিক ফিল্টার থাকবে। কয়েকটি ফিল্টার রয়েছে যা উভয়ই ভাগ করে নেয়। যখন একটি ফিল্টার সক্রিয় থাকে তখন একটি ছোট ফিল্টার আইকন কলাম হেডারে উপস্থিত হবে।
- ক্রমানুসারে আরোহণ: সেই কলামের তথ্যের উপর ভিত্তি করে আরোহী ক্রমে ডেটা সাজায়; সংখ্যাগুলি 1, 2, 3, 4, 5 ইত্যাদি সাজানো হয় এবং শব্দগুলি বর্ণানুক্রমিকভাবে a, b, c, d, e, ইত্যাদি দিয়ে সাজানো হয়
- সাজানো অবতরণ: সেই কলামের তথ্যের উপর ভিত্তি করে ডেটাকে ক্রমানুসারে সাজান; সংখ্যাগুলি 5, 4, 3, 2, 1, ইত্যাদি বিপরীত ক্রমে সাজানো হয় এবং শব্দগুলি বিপরীত বর্ণানুক্রমিকভাবে সাজানো হয়, e, d, c, b, a, ইত্যাদি।
- শীর্ষ 10: আপনার স্প্রেডশীটে ডেটার প্রথম 10 সারি বা ফিল্টার করা নির্বাচন থেকে প্রথম 10 সারির ডেটা
- সুনির্দিষ্ট শর্তাবলী: কিছু ফিল্টার প্যারামিটার মান যুক্তি ব্যবহার করে সেট করা যেতে পারে, যেমন ফিল্টারিং মানগুলি এর চেয়ে বড়, কম, সমান, আগে, পরে, মধ্যে, ধারণকারী, ইত্যাদি। 1/1/2011 এর পরে বা 1000 এর বেশি)।
- দ্রষ্টব্য: ফিল্টার করা ডেটা দৃশ্য থেকে লুকানো আছে, মুছে ফেলা হয়নি। আপনি ফিল্টার করে কোন ডেটা হারাবেন না।
2 এর অংশ 2: স্বয়ংক্রিয় ফিল্টার কাস্টমাইজ এবং নিষ্ক্রিয়করণ
ধাপ 1. আরো জটিল সাজানোর জন্য কাস্টম অটো ফিল্টার ব্যবহার করুন।
একটি কাস্টম ফিল্টার "এবং/অথবা" যুক্তি ব্যবহার করে একাধিক ফিল্টার প্রয়োগ করার অনুমতি দেয়। "কাস্টম ফিল্টার …" বিকল্পটি ফিল্টার ড্রপডাউন মেনুর নীচে তালিকাভুক্ত এবং একটি পৃথক উইন্ডো নিয়ে আসে। এখানে আপনি দুটি পর্যন্ত ফিল্টার অপশন নির্বাচন করতে পারেন, তারপর সেই ফিল্টারগুলিকে একচেটিয়া বা অন্তর্ভুক্তিমূলক করতে "এবং" বা "অথবা" বাটন নির্বাচন করুন।
উদাহরণস্বরূপ: "A" বা "B" ধারণকারী নাম দ্বারা একটি কলাম ফিল্টার করা যেতে পারে, যার অর্থ অ্যান্ড্রু এবং বব উভয়ই উপস্থিত হবে। কিন্তু "A" এবং "B" উভয়ের জন্য একটি ফিল্টার সেটে উপস্থিত হবে না।
পদক্ষেপ 2. আপনার ফিল্টার সাফ করুন।
একটি একক ফিল্টার সাফ করতে, ফিল্টার করা কলামের জন্য ড্রপডাউন নির্বাচন করুন এবং "[নাম] থেকে ফিল্টার সাফ করুন" নির্বাচন করুন। সমস্ত ফিল্টার মুছে ফেলার জন্য, টেবিলের যেকোনো সেল নির্বাচন করুন এবং "ডেটা" ট্যাবে যান এবং "ক্লিয়ার" (ফিল্টার টগলের পাশে) টিপুন।
পদক্ষেপ 3. অটো ফিল্টার নিষ্ক্রিয় করুন।
যদি আপনি ফিল্টারগুলিকে সম্পূর্ণরূপে নিষ্ক্রিয় করতে চান, তাহলে টেবিলটি নির্বাচন করার সময় অটো ফিল্টার অপশনটি অনির্বাচন করুন।
পরামর্শ
- ড্রপ-ডাউন মেনু বোতামটি দেখে আপনি দেখতে পারেন কোন কলামের শিরোনামে ফিল্টার প্রয়োগ করা হয়েছে। যদি বোতামের তীরটি নীল হয়, তবে সেই মেনুতে একটি ফিল্টার প্রয়োগ করা হয়েছে। যদি বোতামের তীরটি কালো হয়, তবে সেই মেনুতে একটি ফিল্টার প্রয়োগ করা হয়নি।
- অটো ফিল্টার উল্লম্বভাবে ডেটা সাজায়, মানে ফিল্টার অপশন শুধুমাত্র কলাম শিরোনামে প্রয়োগ করা যায় কিন্তু সারিতে নয়। যাইহোক, প্রতিটি সারির জন্য বিভাগগুলি প্রবেশ করে, এবং তারপর শুধুমাত্র সেই কলামটি ফিল্টার করে, আপনি একই প্রভাব পেতে পারেন।
- যদি আপনি কোন কোষ ফাঁকা রাখেন তবে ফিল্টারটি কোনো ফাঁকা কোষের বাইরে কাজ করবে না।
- অটো ফিল্টার ব্যবহার করার আগে আপনার ডেটা ব্যাকআপ করুন। যদিও অটো ফিল্টার বন্ধ করা যায়, ডেটাতে করা যেকোনো পরিবর্তন আপনার বিদ্যমান তথ্যকে ওভাররাইট করতে পারে।
সতর্কবাণী
- আপনার ডেটা ফিল্টার করে, আপনি সারিগুলি মুছে ফেলছেন না, আপনি সেগুলি লুকিয়ে রাখছেন। লুকানো সারিগুলি লুকানো সারির উপরে এবং নীচে সারি নির্বাচন করে, তাদের উপর ডান ক্লিক করে এবং "আনহাইড" নির্বাচন করে লুকানো যায়।
- আপনার পরিবর্তনগুলি ঘন ঘন সংরক্ষণ করুন যদি না আপনি আপনার ডেটা ব্যাক আপ করে থাকেন এবং আপনার ডেটা ওভাররাইট করার পরিকল্পনা না করেন।
