এই উইকিহো আপনাকে শেখায় কিভাবে মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে "মেল মার্জ" বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করতে হয়। মেইল মার্জ আপনাকে একটি নথির প্রতিটি কপি স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি ভিন্ন ঠিকানা, নাম বা তথ্যের অন্যান্য অংশ বরাদ্দ করার জন্য যোগাযোগের তথ্যের একটি স্প্রেডশীট ব্যবহার করতে দেয়। নিউজলেটার বা বিবৃতি ব্যক্তিগতকৃত করার সময় এটি কার্যকর, কারণ আপনাকে প্রতিটি নথির শীর্ষে প্রতিটি ব্যক্তির নাম বা ঠিকানা লিখতে হবে না।
ধাপ
3 এর অংশ 1: একটি যোগাযোগ পত্রক তৈরি করা
ধাপ 1. মাইক্রোসফট এক্সেল খুলুন।
মাইক্রোসফট এক্সেলের অ্যাপ আইকন একটি গা "়-সবুজ পটভূমিতে একটি সাদা "X" এর অনুরূপ। এক্সেল "নতুন" পৃষ্ঠাটি খুলবে।
যদি আপনার ইতিমধ্যেই এক্সেলে একটি পরিচিতি পত্রক থাকে, তাহলে এর পরিবর্তে এক্সেল পরিচিতিগুলি আমদানি করতে এগিয়ে যান।
ধাপ 2. খালি কর্মপুস্তকে ক্লিক করুন।
এটি "নতুন" পৃষ্ঠার উপরের বাম দিকে। এটি একটি নতুন, ফাঁকা এক্সেল ডকুমেন্ট খুলবে।
ধাপ 3. আপনার পরিচিতি শিরোনাম যোগ করুন।
সেলে শুরু হচ্ছে A1 এবং সেখান থেকে ডানদিকে চলুন, নিম্নলিখিত শিরোনামগুলি প্রবেশ করুন:
- ফার্স্টনেম - আপনার পরিচিতির প্রথম নাম এই কলামে (সেল A1).
- শেষ নাম - আপনার পরিচিতির শেষ নাম এই কলামে (সেল খ 1).
- টেল - আপনার পরিচিতির ফোন নম্বর এই কলামে (সেল C1).
- StreetAddress - আপনার পরিচিতির রাস্তার ঠিকানা এই কলামে (সেল D1).
- শহর - আপনার পরিচিতিদের বসবাসের শহরগুলি এই কলামে (সেল E1).
- রাজ্য - আপনার পরিচিতিদের বসবাসের অবস্থা এই কলামে (সেল F1).
- জিপ - আপনার পরিচিতির জিপ কোড এই কলামে (সেল জি 1).
- ইমেইল - আপনার পরিচিতির ইমেইল ঠিকানা এই কলামে (সেল H1).
ধাপ 4. আপনার পরিচিতির তথ্য লিখুন।
কলাম A, সেল 2 থেকে শুরু করে, যাদের জন্য আপনি একটি মেইল মার্জ তৈরি করতে চান তাদের প্রত্যেকের জন্য যোগাযোগের তথ্য প্রবেশ করা শুরু করুন।
এগিয়ে যাওয়ার আগে নিশ্চিত করুন যে এই তথ্যটি সঠিক।
পদক্ষেপ 5. আপনার নথি সংরক্ষণ করুন।
তাই না:
- উইন্ডোজ - ক্লিক করুন ফাইল, ক্লিক সংরক্ষণ করুন, ডবল ক্লিক করুন এই পিসি, উইন্ডোর বাম পাশে একটি সেভ লোকেশন ক্লিক করুন, "ফাইলের নাম" টেক্সট বক্সে ডকুমেন্টের নাম টাইপ করুন এবং ক্লিক করুন সংরক্ষণ.
- ম্যাক - ক্লিক করুন ফাইল, ক্লিক সংরক্ষণ করুন…, "সেভ এজ" ফিল্ডে ডকুমেন্টের নাম লিখুন, "কোথায়" বক্সে ক্লিক করে একটি ফোল্ডারে ক্লিক করে একটি সেভ লোকেশন নির্বাচন করুন এবং ক্লিক করুন সংরক্ষণ.
- মনে রাখবেন আপনার নির্বাচিত সেভ লোকেশন- আপনাকে পরে এক্সেল স্প্রেডশীট খুঁজে বের করতে হবে।
ধাপ 6. এক্সেল বন্ধ করুন।
ক্লিক করুন এক্স এক্সেলের উপরের ডানদিকে (উইন্ডোজ) বা উপরের বাম কোণে লাল বৃত্ত (ম্যাক)। আপনি এখন মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডে মেল মার্জ তৈরি করতে এগিয়ে যেতে পারেন।
3 এর অংশ 2: ওয়ার্ডে পরিচিতিগুলি আমদানি করা
ধাপ 1. মাইক্রোসফট ওয়ার্ড খুলুন।
ওয়ার্ড অ্যাপ আইকনটি একটি গা "়-নীল পটভূমিতে একটি সাদা "W" এর মতো দেখাচ্ছে। এক্সেলের মতো, "নতুন" পৃষ্ঠাটি খুলবে।
যদি আপনার একটি বিদ্যমান মাইক্রোসফট ওয়ার্ড ডকুমেন্ট থাকে যার মধ্যে আপনি এক্সেল পরিচিতিগুলি আমদানি করতে চান, তাহলে আপনি এটি খুলতে ডাবল ক্লিক করুন এবং পরবর্তী ধাপ এড়িয়ে যান।
ধাপ 2. খালি নথিতে ক্লিক করুন।
এটি পৃষ্ঠার উপরের বাম পাশে একটি সাদা বাক্স। একটি ফাঁকা মাইক্রোসফট ওয়ার্ড ডকুমেন্ট খুলবে।
ধাপ 3. মেইলিংস ট্যাবে ক্লিক করুন।
এই ট্যাবটি মাইক্রোসফট ওয়ার্ড উইন্ডোর শীর্ষে রয়েছে। একটি টুলবার এখানে ট্যাবের সারির ঠিক নীচে উপস্থিত হবে।
ধাপ 4. ক্লিক করুন প্রাপক নির্বাচন করুন।
এটি "স্টার্ট মেল মার্জ" বিভাগে রয়েছে মেইলিং টুলবার। এটি করা একটি ড্রপ-ডাউন মেনু অনুরোধ করে।
ধাপ 5. একটি বিদ্যমান তালিকা ব্যবহার করুন ক্লিক করুন…।
আপনি ড্রপ-ডাউন মেনুতে এই বিকল্পটি পাবেন। একটি নতুন উইন্ডো ওপেন হবে।
- যদি আপনি কখনও পরিবর্তে আউটলুক পরিচিতি ব্যবহার করতে চান, আপনি নির্বাচন করতে পারেন আউটলুক পরিচিতি থেকে চয়ন করুন ড্রপ-ডাউন মেনুতে বিকল্প।
- আপনি শব্দটি নির্বাচন করে যোগাযোগের তথ্যের একটি অস্থায়ী তালিকাও টাইপ করতে পারেন একটি নতুন তালিকা টাইপ করুন বিকল্প এটি তখনই উপকারী যখন আপনার কেবলমাত্র পরিচিতিগুলির একটি মুষ্টিমেয় তথ্য তৈরি করতে হবে।
ধাপ 6. আপনার মাইক্রোসফট এক্সেল যোগাযোগ শীট নির্বাচন করুন।
উইন্ডোর বাম দিকে, যে ফোল্ডারে আপনি এক্সেল শীটটি সেভ করেছেন সেটিতে ক্লিক করুন, তারপরে এক্সেল শীটটি নির্বাচন করতে ক্লিক করুন।
ধাপ 7. খুলুন ক্লিক করুন।
এটা জানালার নিচের ডান কোণে।
ধাপ 8. সিদ্ধান্ত নিশ্চিত করুন।
পপ-আপ উইন্ডোতে এক্সেল শীটের নাম ক্লিক করুন, তারপর ক্লিক করুন ঠিক আছে জানালার নীচে। আপনার এক্সেল শীটটি সেই অবস্থান হিসাবে নির্বাচিত হবে যেখান থেকে আপনার পরিচিতিগুলি লোড হবে।
নিশ্চিত করুন যে "উইন্ডোর প্রথম সারিতে কলাম শিরোনাম রয়েছে" চেকবক্সটি এই উইন্ডোর নীচে চেক করা আছে।
3 এর 3 ম অংশ: মেল মার্জ ব্যবহার করা
ধাপ 1. যে স্থানে আপনি যোগাযোগের তথ্য সন্নিবেশ করতে চান সেখানে যান।
সেই জায়গাটি খুঁজুন যেখানে আপনি যোগাযোগের তথ্য সন্নিবেশ করতে চান (যেমন, নথির উপরের অংশ) এবং সেখানে কার্সার রাখার জন্য এটিতে ক্লিক করুন।
পদক্ষেপ 2. সন্নিবেশ মার্জ ফিল্ড ক্লিক করুন।
এটি "লিখুন এবং সন্নিবেশ করান" বিভাগে একটি বিকল্প মেইলিং ট্যাব। একটি ড্রপ ডাউন মেনু প্রদর্শিত হবে.
আপনাকে ক্লিক করতে হতে পারে মেইলিং এটি করার আগে আবার ট্যাব করুন।
ধাপ 3. এক ধরনের তথ্য নির্বাচন করুন।
ড্রপ-ডাউন মেনুতে, আপনার এক্সেল ডকুমেন্টের শিরোনামগুলির একটিতে এটি সন্নিবেশ করানোর নাম ক্লিক করুন।
উদাহরণস্বরূপ, আপনি ক্লিক করবেন নামের প্রথম অংশ ড্রপ-ডাউন মেনুতে যদি আপনি পরিচিতির প্রথম নামের জন্য একটি ট্যাগ সন্নিবেশ করতে চান।
ধাপ 4. প্রয়োজনে অন্যান্য তথ্য যোগ করুন।
এতে পরিচিতির ঠিকানা, শেষ নাম, ফোন নম্বর ইত্যাদি অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে।
ধাপ 5. শেষ এবং মার্জ ক্লিক করুন।
এটি এর ডান দিকে মেইলিং ট্যাবের টুলবার। এটি একটি ড্রপ-ডাউন মেনু অনুরোধ করে।
পদক্ষেপ 6. একটি মার্জ বিকল্প নির্বাচন করুন।
নিচের যেকোন একটিতে ক্লিক করুন:
- পৃথক নথি সম্পাদনা করুন - প্রতিটি প্রাপকের ডকুমেন্ট খোলে, আপনাকে ডকুমেন্টগুলিকে আরও ব্যক্তিগতকৃত করার অনুমতি দেয়।
- ডকুমেন্ট প্রিন্ট করুন … - আপনাকে আপনার যোগাযোগের পাতায় তালিকাভুক্ত প্রতিটি ব্যক্তির জন্য আপনার নথির একটি অনুলিপি প্রিন্ট করার অনুমতি দেয়।
- ইমেল বার্তা পাঠান … - আপনাকে ইমেল হিসাবে নথি পাঠানোর অনুমতি দেয়। পরিচিতির ইমেল ঠিকানাগুলি গন্তব্য ইমেল ঠিকানা হিসাবে নির্বাচিত হবে।
ধাপ 7. পর্দায় নির্দেশাবলী অনুসরণ করুন।
আপনার নির্বাচিত বিকল্পের উপর নির্ভর করে, আপনার পর্যালোচনার জন্য একটি অতিরিক্ত ফর্ম থাকবে (উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি নির্বাচন করেন ইমেইল, আপনাকে একটি বিষয় লিখতে হবে এবং তারপর ক্লিক করুন ঠিক আছে)। এটা করলে মেইল মার্জ প্রক্রিয়া সম্পূর্ণ হবে।
