ডেটা টেবিলের জন্য এক্সেল দুর্দান্ত, তবে আপনি কীভাবে এটিকে ম্যানিপুলেট এবং সংগঠিত করতে পারেন যাতে এটি আপনার প্রয়োজন মেটাতে পারে? সাজানোর সরঞ্জামটি আপনাকে বিভিন্ন ফরম্যাটের মাধ্যমে কলামগুলি দ্রুত বাছাই করতে দেয়, অথবা একাধিক কলাম এবং ডেটার প্রকারের জন্য আপনার নিজস্ব কাস্টম সাজানোর অনুমতি দেয়। আপনার ডেটাকে যৌক্তিকভাবে সংগঠিত করার জন্য সাজান ফাংশনটি ব্যবহার করুন এবং বুঝতে এবং ব্যবহার করা সহজ করুন।
ধাপ
3 এর অংশ 1: বর্ণানুক্রমিক বা সংখ্যাসূচকভাবে বাছাই করা
ধাপ 1. আপনার ডেটা নির্বাচন করুন।
আপনি যে কলামটি সাজাতে চান তা নির্বাচন করতে আপনি ক্লিক বা টেনে আনতে পারেন, অথবা কলামের কোষগুলির একটিতে ক্লিক করে এটি সক্রিয় করতে পারেন এবং এক্সেলকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডেটা নির্বাচন করতে দিন।
কলামে আপনার সমস্ত ডেটা একইভাবে বিন্যাস করতে হবে (যেমন পাঠ্য, সংখ্যা, তারিখ)।
ধাপ 2. বাছাই বাটন খুঁজুন।
এগুলি "সাজান এবং ফিল্টার" বিভাগে ডেটা ট্যাবে পাওয়া যাবে। দ্রুত সাজানোর জন্য, আপনি "AZ ↓" এবং "AZ ↑" বোতাম ব্যবহার করবেন।
ধাপ 3. উপযুক্ত বোতামে ক্লিক করে আপনার কলাম সাজান।
যদি আপনি সংখ্যা বাছাই করেন, তাহলে আপনি সর্বনিম্ন থেকে সর্বোচ্চ ("AZ ↓") বা সর্বোচ্চ থেকে সর্বনিম্ন ("AZ ↑") বাছাই করতে পারেন। আপনি যদি টেক্সট বাছাই করেন, তাহলে আপনি আরোহী আলফানিউমেরিক ক্রম ("AZ ↓") বা নিম্নমানের আলফানিউমেরিক ক্রম ("AZ ↑") সাজাতে পারেন। আপনি যদি তারিখ বা সময় বাছাই করেন, তাহলে আপনি আগে থেকে পরে ("AZ ↓") অথবা পরে আগের ("AZ ↑") থেকে বাছাই করতে পারেন।
যদি আপনি বাছাই করছেন তার পাশে যদি ডেটার আরেকটি কলাম থাকে, তাহলে আপনাকে জিজ্ঞাসা করা হবে যে আপনি সেই ডেটাকে সাজানোর মধ্যে অন্তর্ভুক্ত করতে চান কিনা। বাছাইটি এখনও আপনার দ্বারা নির্বাচিত কলাম হবে, তবে ডেটার সাথে সম্পর্কিত কলামগুলি তার সাথে বাছাই করা হবে।
ধাপ 4. একটি কলামের সমস্যা সমাধান করুন যা সাজানো হবে না।
যদি আপনি বাছাই করার সময় ত্রুটির মধ্যে পড়েন, তবে সম্ভবত অপরাধী ডেটার সমস্যাগুলি ফর্ম্যাট করছে।
- যদি আপনি সংখ্যাগুলি বাছাই করেন, তবে নিশ্চিত করুন যে সমস্ত কোষগুলি পাঠ্য নয় বরং সংখ্যা হিসাবে ফরম্যাট করা হয়েছে। নির্দিষ্ট অ্যাকাউন্টিং প্রোগ্রাম থেকে পাঠ্য হিসাবে সংখ্যাগুলি দুর্ঘটনাক্রমে আমদানি করা যেতে পারে।
- আপনি যদি টেক্সট বাছাই করেন, তাহলে লিডিং স্পেস বা খারাপ ফরম্যাটিং থেকে ত্রুটি দেখা দিতে পারে।
- আপনি যদি তারিখ বা সময় বাছাই করেন, সমস্যাগুলি সাধারণত আপনার ডেটার বিন্যাস থেকে উদ্ভূত হয়। তারিখ অনুসারে এক্সেল সফলভাবে সাজানোর জন্য, আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে যে সমস্ত ডেটা তারিখ হিসাবে সংরক্ষণ করা হয়েছে।
3 এর অংশ 2: একাধিক মানদণ্ডের সাথে বাছাই
ধাপ 1. আপনার ডেটা নির্বাচন করুন।
ধরুন আপনার কাছে একটি স্প্রেডশীট আছে যেখানে গ্রাহকের নাম এবং সেই শহর যেখানে তারা অবস্থিত। আপনার জীবনকে সহজ করার জন্য, আপনি প্রথমে শহর অনুসারে বর্ণানুক্রমিকভাবে বাছাই করতে চান, এবং তারপর প্রতিটি গ্রাহকের বর্ণানুক্রমিকভাবে প্রতিটি শহরের মধ্যে সাজান। একটি কাস্টম সাজানো তৈরি করা ঠিক করতে পারে।
ধাপ 2. বাছাই বাটনে ক্লিক করুন।
এটি ডেটা ট্যাবের "সাজান এবং ফিল্টার" বিভাগে পাওয়া যাবে। সাজানোর উইন্ডোটি খুলবে, আপনাকে একাধিক মানদণ্ড সহ একটি কাস্টম সাজানোর অনুমতি দেবে।
যদি আপনার কলামের প্রথম কক্ষে শিরোনাম থাকে, যেমন "শহর" এবং "নাম", সাজানোর উইন্ডোর উপরের-বাম কোণে "আমার ডেটাতে হেডার আছে" বাক্সটি চেক করতে ভুলবেন না।
পদক্ষেপ 3. আপনার প্রথম নিয়ম তৈরি করুন।
আপনি যে কলামটি চান তা চয়ন করতে "দ্বারা সাজান" মেনুতে ক্লিক করুন। এই উদাহরণে, আপনি প্রথমে শহর অনুসারে বাছাই করবেন, তাই মেনু থেকে উপযুক্ত কলাম নির্বাচন করুন।
- "Sort on" সেটকে "Values" এ রাখুন।
- আপনি কিভাবে সাজাতে চান তার উপর নির্ভর করে "A থেকে Z" অথবা "Z থেকে A" অর্ডার সেট করুন।
ধাপ 4. আপনার দ্বিতীয় নিয়ম তৈরি করুন।
"লেভেল যোগ করুন" বোতামে ক্লিক করুন। এটি প্রথমটির নীচে একটি নিয়ম যুক্ত করবে। দ্বিতীয় কলাম (আমাদের উদাহরণের নাম কলাম) নির্বাচন করুন এবং তারপর বাছাই ক্রম নির্বাচন করুন (পড়ার সুবিধার জন্য, আপনার প্রথম নিয়মের মতো একই ক্রম নির্বাচন করুন)।
ধাপ 5. ঠিক আছে ক্লিক করুন।
আপনার তালিকা আপনার নিয়ম অনুযায়ী সাজানো হবে। আপনার বর্ণানুক্রমিকভাবে তালিকাভুক্ত শহরগুলি দেখা উচিত এবং তারপরে প্রতিটি শহরের মধ্যে বর্ণানুক্রমিকভাবে গ্রাহকদের নামগুলি সাজানো হয়েছে।
এই উদাহরণটি একটি সহজ এবং শুধুমাত্র দুটি কলাম অন্তর্ভুক্ত। যাইহোক, আপনি আপনার সাজানোর মতো জটিল করতে পারেন, এবং অনেকগুলি কলাম অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন।
3 এর অংশ 3: সেল বা ফন্ট রঙ দ্বারা সাজানো
ধাপ 1. আপনার ডেটা নির্বাচন করুন।
আপনি যে কলামটি সাজাতে চান তা নির্বাচন করতে আপনি ক্লিক বা টেনে আনতে পারেন, অথবা আপনি কলামের একটি কোষকে সক্রিয় করতে ক্লিক করতে পারেন এবং এক্সেলকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডেটা নির্বাচন করতে দিন।
ধাপ 2. বাছাই বাটনে ক্লিক করুন।
বাছাই বাটনটি "সাজান এবং ফিল্টার" বিভাগে ডেটা ট্যাবে পাওয়া যাবে। এটি বাছাই উইন্ডো খুলবে। যদি আপনার বাছাই করা ডেটার পাশে আপনার আরেকটি কলাম থাকে, তাহলে আপনাকে জিজ্ঞাসা করা হবে যে আপনি সেই ডাটাকে সাজানোর মধ্যে অন্তর্ভুক্ত করতে চান কিনা।
ধাপ 3. "সাজান" মেনুতে "সেল রঙ" বা "ফন্ট রঙ" নির্বাচন করুন।
এটি আপনাকে প্রথম রঙটি বেছে নিতে অনুমতি দেবে যা আপনি সাজাতে চান।
ধাপ 4. আপনি কোন রঙটি প্রথমে সাজাতে চান তা নির্বাচন করুন।
"অর্ডার" কলামে, আপনি ড্রপ ডাউন মেনু ব্যবহার করে বেছে নিতে পারেন কোন রঙটি আপনি সাজাতে প্রথমে বা শেষ করতে চান। আপনি শুধুমাত্র কলামে উপস্থিত রং নির্বাচন করতে পারেন।
রঙ সাজানোর জন্য কোন ডিফল্ট অর্ডার নেই। আপনাকে অর্ডারটি নিজেই সংজ্ঞায়িত করতে হবে।
ধাপ 5. অন্য রঙ যোগ করুন।
আপনি যে কলামে বাছছেন তার প্রতিটি রঙের জন্য আপনাকে অন্য নিয়ম যোগ করতে হবে। সাজানোর আরেকটি নিয়ম যোগ করতে "লেভেল যোগ করুন" এ ক্লিক করুন। পরের রঙ যা আপনি সাজাতে চান তা চয়ন করুন এবং তারপরে আপনি যে অর্ডারটি সাজাতে চান তা চয়ন করুন।
নিশ্চিত করুন যে প্রতিটি আদেশ প্রতিটি নিয়মের জন্য একই। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি উপরে থেকে নীচে বাছাই করছেন, নিশ্চিত করুন যে প্রতিটি নিয়মের জন্য "অর্ডার" বিভাগটি "উপরে" বলে।
পদক্ষেপ 6. ঠিক আছে ক্লিক করুন।
প্রতিটি নিয়ম একে একে প্রয়োগ করা হবে, এবং কলামটি আপনার সংজ্ঞায়িত রং দ্বারা সাজানো হবে।
পরামর্শ
- বিভিন্ন উপায়ে ডেটা সাজানোর চেষ্টা করুন; এই নতুন দৃষ্টিভঙ্গি তথ্যের বিভিন্ন দিক আলোকিত করতে পারে।
- আপনার স্প্রেডশীটে যদি আপনার সাজানোর জন্য প্রয়োজনীয় তথ্যের নিচে টোটাল, এভারেজ বা অন্যান্য সারসংক্ষেপের তথ্য থাকে, সেগুলোও যাতে সাজানো না হয় সেদিকে খেয়াল রাখুন।
